企業(yè)采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用范圍與應(yīng)用情境二、采購(gòu)全流程操作步驟（一）需求提出與審批需求發(fā)起：由需求部門(mén)（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、預(yù)算金額、期望交付時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。預(yù)算審核：采購(gòu)部對(duì)接財(cái)務(wù)部，核查采購(gòu)需求是否在部門(mén)年度預(yù)算范圍內(nèi)。若超預(yù)算，需由需求部門(mén)提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)主管、總經(jīng)理審批通過(guò)后，方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。審批層級(jí)：根據(jù)采購(gòu)金額劃分審批權(quán)限（示例）：金額≤5000元：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人*+采購(gòu)部經(jīng)理*審批；5000元＜金額≤50000元：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人*+采購(gòu)部經(jīng)理*+財(cái)務(wù)主管*審批；金額＞50000元：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人*+采購(gòu)部經(jīng)理*+財(cái)務(wù)主管*+總經(jīng)理*審批。審批完成后，采購(gòu)部留存《采購(gòu)申請(qǐng)表》原件，同步反饋結(jié)果給需求部門(mén)。（二）供應(yīng)商篩選與確定供應(yīng)商來(lái)源：優(yōu)先從企業(yè)《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商；名錄內(nèi)無(wú)合適供應(yīng)商的，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)（至少3家供應(yīng)商）、行業(yè)推薦等方式拓展供應(yīng)商資源。資質(zhì)審核：采購(gòu)部對(duì)候選供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、經(jīng)營(yíng)許可證）、生產(chǎn)能力/服務(wù)資質(zhì)、過(guò)往合作業(yè)績(jī)等進(jìn)行核查，形成《供應(yīng)商評(píng)估表》。比價(jià)與談判：對(duì)資質(zhì)合格的供應(yīng)商，要求其提供書(shū)面報(bào)價(jià)單（含單價(jià)、總價(jià)、交付周期、付款方式等條款）。采購(gòu)部組織比價(jià)分析，必要時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格/條款談判，保證性?xún)r(jià)比最優(yōu)。供應(yīng)商確定：根據(jù)比價(jià)結(jié)果、資質(zhì)評(píng)估及談判情況，選擇綜合評(píng)分最高的供應(yīng)商，填寫(xiě)《供應(yīng)商選定審批表》，按審批權(quán)限報(bào)采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)主管審批通過(guò)后，確定為本次采購(gòu)供應(yīng)商。（三）采購(gòu)訂單執(zhí)行訂單制作：采購(gòu)部根據(jù)審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》及供應(yīng)商報(bào)價(jià)，制作《采購(gòu)訂單》，明確訂單編號(hào)、供應(yīng)商信息、采購(gòu)物品/服務(wù)明細(xì)（名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額）、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理*簽字蓋章后送達(dá)供應(yīng)商。訂單確認(rèn)：供應(yīng)商收到《采購(gòu)訂單》后，需在2個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)訂單內(nèi)容（如有異議需書(shū)面反饋），雙方確認(rèn)無(wú)誤后訂單生效。訂單跟蹤：采購(gòu)部安排專(zhuān)人跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，包括生產(chǎn)/備貨情況、物流運(yùn)輸信息等，保證按期交付。若遇可能延遲交貨的情況，供應(yīng)商需提前3個(gè)工作日通知采購(gòu)部，協(xié)商解決方案。（四）到貨驗(yàn)收與確認(rèn)驗(yàn)收準(zhǔn)備：供應(yīng)商按訂單約定送達(dá)物品/服務(wù)后，需求部門(mén)、采購(gòu)部、質(zhì)檢部門(mén)（如涉及物品質(zhì)量）共同參與驗(yàn)收。驗(yàn)收前，需求部門(mén)需準(zhǔn)備好《采購(gòu)訂單》復(fù)印件、技術(shù)規(guī)格說(shuō)明書(shū)等資料。實(shí)物驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)物品數(shù)量與訂單是否一致，如為服務(wù)類(lèi)，需確認(rèn)服務(wù)范圍、時(shí)長(zhǎng)等符合約定；質(zhì)量驗(yàn)收：物品需檢查外觀、規(guī)格、功能等是否符合要求（可抽樣送檢或使用專(zhuān)業(yè)設(shè)備檢測(cè)）；服務(wù)類(lèi)需通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試、成果交付等方式評(píng)估服務(wù)質(zhì)量；單據(jù)核對(duì)：檢查供應(yīng)商提供的送貨單、合格證、保修卡等單據(jù)是否齊全。驗(yàn)收結(jié)果確認(rèn)：驗(yàn)收合格后，三方（需求部門(mén)、采購(gòu)部、質(zhì)檢部門(mén)）在《物品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，需在單據(jù)上注明具體問(wèn)題，要求供應(yīng)商在約定時(shí)間內(nèi)整改或退換貨，整改后重新驗(yàn)收。（五）財(cái)務(wù)結(jié)算與歸檔付款申請(qǐng)：驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部收集《采購(gòu)申請(qǐng)表》《采購(gòu)訂單》《物品驗(yàn)收單》、供應(yīng)商開(kāi)具的合規(guī)票據(jù)（如增值稅專(zhuān)用發(fā)票/普通發(fā)票）等資料，填寫(xiě)《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，按審批流程提交財(cái)務(wù)部。資金支付：財(cái)務(wù)部核對(duì)單據(jù)無(wú)誤后，按企業(yè)付款流程安排付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等），付款后及時(shí)將支付憑證反饋給采購(gòu)部。資料歸檔：采購(gòu)部負(fù)責(zé)將本次采購(gòu)全流程資料（含申請(qǐng)表、訂單、評(píng)估表、驗(yàn)收單、付款申請(qǐng)表、票據(jù)復(fù)印件等）整理成冊(cè)，按“一單一檔”原則編號(hào)存檔，保存期限不少于3年，以備后續(xù)查閱或?qū)徲?jì)。三、核心流程配套表格（一）采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人*聯(lián)系方式申請(qǐng)日期采購(gòu)物品/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）用途說(shuō)明期望交付時(shí)間預(yù)算科目部門(mén)負(fù)責(zé)人*意見(jiàn)簽字：日期：財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)簽字：日期：總經(jīng)理*審批意見(jiàn)簽字：日期：（二）供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱(chēng)聯(lián)系人聯(lián)系方式地址資質(zhì)文件清單（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)等）過(guò)往合作業(yè)績(jī)（案例、合作單位）報(bào)價(jià)信息（單價(jià)、總價(jià)、報(bào)價(jià)有效期）供貨能力/服務(wù)能力評(píng)估（生產(chǎn)規(guī)模、交付周期、服務(wù)響應(yīng)速度）質(zhì)量保障措施（質(zhì)檢流程、退換貨政策）綜合評(píng)價(jià)（優(yōu)/良/中/差）評(píng)估人*日期：采購(gòu)部經(jīng)理*意見(jiàn)簽字：日期：（三）采購(gòu)訂單訂單編號(hào)簽訂日期供應(yīng)商名稱(chēng)地址采購(gòu)物品/服務(wù)明細(xì)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量總計(jì)（大寫(xiě)）：小寫(xiě)：交貨時(shí)間交貨地點(diǎn)付款方式質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)其他約定采購(gòu)部（簽字蓋章）：供應(yīng)商（簽字蓋章）：日期：日期：（四）物品驗(yàn)收單驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)需求部門(mén)采購(gòu)部質(zhì)檢部門(mén)采購(gòu)訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)物品名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)數(shù)量驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收結(jié)果備注數(shù)量核對(duì)與訂單一致□合格□不合格外觀檢查無(wú)破損、劃痕□合格□不合格功能檢測(cè)符合技術(shù)參數(shù)□合格□不合格單據(jù)核查送貨單、合格證齊全□合格□不合格驗(yàn)收結(jié)論□合格□不合格（需整改）需求部門(mén)簽字：采購(gòu)部簽字：質(zhì)檢部門(mén)簽字：日期：日期：日期：（五）采購(gòu)付款申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人*供應(yīng)商名稱(chēng)訂單編號(hào)采購(gòu)物品/服務(wù)名稱(chēng)金額（元）付款方式預(yù)付□到貨款□尾款□付款事由附件清單（采購(gòu)申請(qǐng)表、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等）部門(mén)負(fù)責(zé)人*意見(jiàn)簽字：日期：財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)簽字：日期：總經(jīng)理*審批意見(jiàn)簽字：日期：四、關(guān)鍵管理要點(diǎn)（一）合規(guī)性管理采購(gòu)流程需嚴(yán)格遵守國(guó)家《招標(biāo)投標(biāo)法》《采購(gòu)法》（如適用）及企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)管理制度，禁止虛假采購(gòu)、規(guī)避招標(biāo)等行為。供應(yīng)商資質(zhì)審核需嚴(yán)格把關(guān)，保證其具備合法經(jīng)營(yíng)資格及履約能力，避免與“三無(wú)”供應(yīng)商合作。（二）預(yù)算控制采購(gòu)需求必須納入年度預(yù)算管理，超預(yù)算采購(gòu)需履行預(yù)算調(diào)整審批流程，嚴(yán)禁無(wú)預(yù)算、超預(yù)算采購(gòu)。財(cái)務(wù)部定期對(duì)采購(gòu)支出進(jìn)行分析，監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)覺(jué)并糾正偏差。（三）供應(yīng)商管理建立《合格供應(yīng)商名錄》，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估（每半年/1次），評(píng)估內(nèi)容包括供貨及時(shí)性、質(zhì)量合格率、服務(wù)響應(yīng)速度等，根據(jù)評(píng)估結(jié)果動(dòng)態(tài)調(diào)整名錄。重要物資或長(zhǎng)期服務(wù)類(lèi)采購(gòu)，可與核心供應(yīng)商簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)，保障供應(yīng)穩(wěn)定性。（四）文檔管理采購(gòu)全流程資料需完整保存，保證“申請(qǐng)-審批-訂單-驗(yàn)收-付款”各環(huán)節(jié)單據(jù)齊全、數(shù)據(jù)一致，杜絕資料缺失或