職工勞動合同管理操作手冊第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范本單位職工勞動合同管理，明確勞動合同訂立、履行、變更、解除、終止及檔案管理等環(huán)節(jié)的操作標(biāo)準(zhǔn)，防范勞動用工風(fēng)險，依據(jù)《中華人民共和國勞動合同法》《中華人民共和國勞動法》等法律法規(guī)，結(jié)合單位實(shí)際制定本手冊。1.2適用范圍本手冊適用于本單位全體職工（含全日制用工、非全日制用工及以完成一定工作任務(wù)為期限的用工）的勞動合同全流程管理，涵蓋從用工準(zhǔn)備到離職手續(xù)辦理的所有環(huán)節(jié)。第二章勞動合同訂立管理2.1用工前準(zhǔn)備（1）主體資格審查用人單位需確保自身具備合法用工主體資格（如持有有效的營業(yè)執(zhí)照或登記證書）；對勞動者進(jìn)行身份核驗(yàn)（核對身份證原件，留存復(fù)印件）、學(xué)歷/資格證書真實(shí)性核查，嚴(yán)禁招用未滿16周歲的未成年人。（2）用工信息告知用人單位應(yīng)書面告知勞動者工作內(nèi)容、工作條件、工作地點(diǎn)、職業(yè)危害、勞動報酬、社會保險等核心信息，要求勞動者簽字確認(rèn)《用工信息告知書》，并留存歸檔。2.2合同文本選擇與條款設(shè)計（1）合同類型選擇固定期限勞動合同：適用于首次用工、崗位臨時性較強(qiáng)或員工意愿明確的情形，期限可根據(jù)崗位需求約定；無固定期限勞動合同：符合以下情形之一的，應(yīng)當(dāng)訂立：勞動者在本單位連續(xù)工作滿十年；連續(xù)訂立兩次固定期限勞動合同且勞動者無過失性辭退情形；用工滿一年未訂立書面合同的（視為已訂立）；以完成一定任務(wù)為期限的勞動合同：適用于項目制用工（如工程建設(shè)、季節(jié)性任務(wù)），需明確任務(wù)完成標(biāo)準(zhǔn)及合同終止條件。（2）必備條款與約定條款必備條款：合同期限、工作內(nèi)容與地點(diǎn)、工作時間與休息休假、勞動報酬、社會保險、勞動保護(hù)等（參照《勞動合同法》第十七條）；約定條款：試用期（最長不超過6個月，試用期工資不低于約定工資的80%且不低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY）、培訓(xùn)服務(wù)期、競業(yè)限制（僅限高管、技術(shù)人員等，期限不超過2年）等，需雙方協(xié)商一致后寫入合同。2.3簽訂流程與時間要求簽訂時間：自用工之日起一個月內(nèi)訂立書面勞動合同，逾期未簽且用工未滿一年的，需向勞動者支付雙倍工資；簽訂步驟：1.人力資源部門（以下簡稱“HR”）向勞動者提供合同文本，雙方協(xié)商條款內(nèi)容；2.勞動者簽字確認(rèn)后，用人單位加蓋公章（或合同專用章）；3.合同一式兩份，雙方各執(zhí)一份，HR留存《勞動合同簽收單》（注明簽收日期、合同期限）。第三章勞動合同履行與變更3.1日常履行管理（1）勞動報酬支付按月足額發(fā)放工資，發(fā)放日不得遲于合同約定日期（遇節(jié)假日順延）；工資支付形式優(yōu)先選擇銀行轉(zhuǎn)賬，留存轉(zhuǎn)賬憑證；要求勞動者簽字確認(rèn)《工資條》，并歸檔保存至少2年。（2）工作時間與休息休假執(zhí)行國家法定工時制度（標(biāo)準(zhǔn)工時、綜合計算工時或不定時工時，需經(jīng)勞動行政部門審批）；加班需與勞動者協(xié)商一致，依法支付加班費(fèi)（工作日1.5倍、休息日2倍、法定假日3倍）；帶薪年休假、病假、產(chǎn)假等休假需書面審批，留存《休假申請單》。（3）勞動保護(hù)與條件為勞動者提供必要的勞動防護(hù)用品（如安全帽、防護(hù)服），定期組織職業(yè)健康培訓(xùn)；留存《培訓(xùn)簽到表》《安全檢查記錄》，確保勞動條件符合國家標(biāo)準(zhǔn)。3.2合同變更管理（1）變更情形因崗位調(diào)整、薪酬變動、工作地點(diǎn)變更等客觀情況變化，需變更合同內(nèi)容的，應(yīng)與勞動者協(xié)商一致。（2）變更程序1.HR擬定《勞動合同變更協(xié)議》，明確變更條款（如崗位、薪酬、工作地點(diǎn)）；2.雙方簽字蓋章后，協(xié)議與原合同一并歸檔；3.變更后合同期限不得超過法定上限（如無固定期限合同變更后仍為無固定期限）。第四章勞動合同解除與終止4.1解除類型與法定條件（1）協(xié)商解除雙方協(xié)商一致即可解除合同，用人單位提出的需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償（按工作年限，每滿1年支付1個月工資）；勞動者提出的，無需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。（2）勞動者單方解除預(yù)告解除：提前30日以書面形式通知用人單位（試用期提前3日）；即時解除：用人單位存在未足額支付工資、未繳社保、違章指揮等違法情形的，勞動者可立即解除，用人單位需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。（3）用人單位單方解除過失性辭退：勞動者嚴(yán)重違反規(guī)章制度、嚴(yán)重失職、被追究刑事責(zé)任等，需提供充分證據(jù)（如《違紀(jì)事實(shí)確認(rèn)書》《考核記錄》），無需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償；無過失性辭退：勞動者醫(yī)療期滿不能勝任工作、經(jīng)調(diào)崗仍不能勝任、客觀情況重大變化導(dǎo)致合同無法履行的，需提前30日書面通知或支付1個月工資（代通知金），并支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償；經(jīng)濟(jì)性裁員：符合“企業(yè)破產(chǎn)、經(jīng)營困難、轉(zhuǎn)產(chǎn)調(diào)整”等法定情形，需提前30日向工會或全體職工說明情況，聽取意見后報勞動行政部門備案，優(yōu)先留用“老弱病殘”職工，支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。4.2解除終止程序與手續(xù)（1）解除前準(zhǔn)備用人單位解除合同需提前通知工會（或職工代表），聽取意見；留存解除理由的證據(jù)鏈（如違紀(jì)視頻、考勤記錄、考核報告）。（2）離職手續(xù)辦理1.出具《解除/終止勞動合同證明》（15日內(nèi)），注明合同期限、解除日期、工作崗位等；2.15日內(nèi)為勞動者辦理社保轉(zhuǎn)移、檔案移交手續(xù)；3.辦結(jié)工作交接時支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償（協(xié)商解除、無過失性辭退、經(jīng)濟(jì)性裁員等情形）；4.留存《工作交接清單》《離職確認(rèn)書》。第五章勞動合同檔案管理5.1歸檔范圍勞動合同文本、《勞動合同簽收單》；用工信息告知書、入職材料（簡歷、證書復(fù)印件）；合同變更/解除/終止協(xié)議、離職手續(xù)材料；工資發(fā)放記錄、考勤記錄、培訓(xùn)記錄等關(guān)聯(lián)文件。5.2保管要求專人負(fù)責(zé)檔案管理，設(shè)置專用檔案柜，做好防火、防潮、防蟲措施；電子檔案需加密存儲，定期備份（如每月備份至云端）；保管期限：勞動合同終止后至少保存2年（備查勞動爭議仲裁或訴訟）。5.3借閱與使用內(nèi)部借閱：需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后登記借閱；外部查詢：僅在勞動監(jiān)察、仲裁、訴訟等法定情形下，憑《協(xié)助調(diào)查函》或法院傳票提供，需雙人核對并登記。第六章風(fēng)險防控與爭議處理6.1常見風(fēng)險點(diǎn)未簽合同風(fēng)險：用工超1個月未簽，需支付雙倍工資；滿1年未簽，視為無固定期限合同；試用期風(fēng)險：超期約定試用期、試用期工資不足、違法解除（需證明“不符合錄用條件”）；解除違法風(fēng)險：未通知工會、證據(jù)不足，導(dǎo)致賠償金（經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)?倍）。6.2防控措施合同管理：HR建立“合同到期提醒表”，提前30天通知續(xù)簽/終止；新員工入職當(dāng)日簽訂合同；制度完善：制定《考勤管理制度》《獎懲制度》，經(jīng)職工代表大會討論通過并公示，要求勞動者簽字確認(rèn)；證據(jù)留存：所有書面文件（合同、通知、確認(rèn)單）需勞動者簽字，電子數(shù)據(jù)（如郵件、聊天記錄）截圖打印歸檔。6.3爭議處理協(xié)商優(yōu)先：發(fā)生爭議后，HR應(yīng)第一時間與勞動者溝通，爭取協(xié)商解決；調(diào)解與仲裁：協(xié)商不成的，引導(dǎo)勞動者向企業(yè)勞動爭議調(diào)解委員會申請調(diào)解；調(diào)解無效的，依法申請勞