機(jī)關(guān)單位文檔管理規(guī)范與操作指南機(jī)關(guān)單位的文檔是政務(wù)活動、業(yè)務(wù)開展的重要記錄載體，其規(guī)范管理直接關(guān)系到行政效能提升、歷史資料傳承及信息安全保障。為推動文檔管理工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，結(jié)合機(jī)關(guān)運行實際，制定本規(guī)范與操作指南，供各單位參考執(zhí)行。一、文檔管理的基本原則（一）合法性原則文檔管理活動需嚴(yán)格遵循《中華人民共和國檔案法》《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》等法律法規(guī)，確保文檔的形成、收集、保管、利用等環(huán)節(jié)符合法定要求，嚴(yán)禁偽造、篡改或違規(guī)處置文檔。（二）規(guī)范性原則從文檔的分類、編號到保管、利用，需建立統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)和流程。例如，發(fā)文需嚴(yán)格履行擬稿、審核、簽發(fā)、歸檔等程序；收文需規(guī)范簽收、登記、批辦、承辦、歸檔全流程，避免因流程混亂導(dǎo)致文檔丟失或利用障礙。（三）安全性原則兼顧實體安全與信息安全。實體文檔需存放于防火、防潮、防蟲、防盜的專用場所；電子文檔需采取加密、備份、權(quán)限管控等措施，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障或人為失誤導(dǎo)致文檔損毀、泄露。（四）實用性原則文檔管理的最終目的是服務(wù)工作開展。需通過科學(xué)的分類、索引和檢索體系，確保文檔能快速被定位、調(diào)取，為決策參考、工作復(fù)盤、合規(guī)審計等提供高效支撐。二、文檔的分類與編號規(guī)則（一）分類體系結(jié)合機(jī)關(guān)職能與業(yè)務(wù)特點，文檔可分為公文類（含請示、報告、通知、函等法定公文）、會議類（會議紀(jì)要、議程、簽到表、匯報材料等）、業(yè)務(wù)類（調(diào)研成果、統(tǒng)計報表、項目檔案、執(zhí)法記錄等）、黨群類（黨建材料、群團(tuán)活動記錄、廉政建設(shè)文檔等）四大類。各單位可根據(jù)實際細(xì)化二級、三級類目，例如業(yè)務(wù)類下可按“行政審批”“公共服務(wù)”“監(jiān)管執(zhí)法”等子項分類。（二）編號規(guī)則采用“年度-類別代碼-順序號”的組合編號方式，確保每份文檔編號唯一。例如：2024年行政類第1份公文，編號為“2024-XZ-001”；2024年黨建類第5份會議紀(jì)要，編號為“2024-DJ-005”。*類別代碼*需在單位內(nèi)部統(tǒng)一制定（如XZ代表行政類、HY代表會議類、YW代表業(yè)務(wù)類、DJ代表黨群類），順序號從001開始依次遞增，年度以文檔形成年度為準(zhǔn)。電子文檔的編號需與紙質(zhì)文檔保持一致，便于關(guān)聯(lián)檢索。三、文檔的收集與整理流程（一）收集范圍與要求1.收文：所有外來公文（含紙質(zhì)、電子形式）需由文書崗位統(tǒng)一簽收，登記文號、標(biāo)題、來文單位、收文日期等信息，隨文附上的附件需一并收集，避免遺漏。2.發(fā)文：本單位制發(fā)的公文，需在簽發(fā)后立即收集定稿、存本（含領(lǐng)導(dǎo)簽批頁）、正式印發(fā)件，確保發(fā)文流程閉環(huán)。3.內(nèi)部文檔：會議記錄、調(diào)研材料、工作簡報、統(tǒng)計報表等內(nèi)部生成的文檔，需由責(zé)任部門或經(jīng)辦人在形成后5個工作日內(nèi)移交文書崗位，避免因人員變動導(dǎo)致文檔流失。（二）整理與數(shù)字化處理1.紙質(zhì)文檔整理：按“年度-類別-保管期限”組卷，同一事項的文檔需集中整理（如某項目從立項到驗收的所有材料）。整理時需審核文檔的完整性（簽字、蓋章是否齊全）、準(zhǔn)確性（內(nèi)容與文號是否對應(yīng)），去除無關(guān)材料（如草稿、重復(fù)文件）。2.電子文檔處理：紙質(zhì)文檔需掃描為PDF或OCR文本格式（分辨率不低于300dpi），命名規(guī)則與紙質(zhì)文檔編號一致（如“2024-XZ-001-請示-關(guān)于XX事項.pdf”）。電子文檔需按分類建立文件夾，定期備份至專用存儲設(shè)備（如移動硬盤、云盤），并與紙質(zhì)文檔建立關(guān)聯(lián)索引。四、文檔的保管與利用機(jī)制（一）保管要求1.場所管理：檔案室需配備防盜門窗、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備（溫度宜保持14-24℃，濕度45-60%）、消防器材（如滅火器、煙感報警器），并定期檢查維護(hù)。2.期限劃分：參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，將文檔分為永久（需長期保存，如機(jī)構(gòu)沿革、重要決策文件）、30年（如年度工作總結(jié)、重要業(yè)務(wù)檔案）、10年（如一般性通知、日常報表）三類，在文檔首頁或卷內(nèi)目錄標(biāo)注保管期限。3.實體保管：紙質(zhì)文檔需存放于防磁、防光的檔案柜，按編號順序排列；電子文檔需定期檢測存儲設(shè)備，防止數(shù)據(jù)損壞，建議采用“本地+異地”雙備份策略。（二）利用流程1.內(nèi)部借閱：工作人員因工作需要借閱文檔，需填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱事由、文檔編號、預(yù)計歸還時間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到文書崗位辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過15個工作日，逾期需申請續(xù)借。2.外部利用：外單位需查閱文檔時，需出具單位介紹信及經(jīng)辦人身份證，說明利用目的，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定場所查閱（涉密文檔除外），原則上不提供原件借閱。3.檢索與查閱：建立電子文檔檢索系統(tǒng)（如Excel索引表或?qū)I(yè)檔案管理軟件），支持按編號、標(biāo)題、關(guān)鍵詞、日期等維度檢索。紙質(zhì)文檔需在檔案室現(xiàn)場查閱，由文書崗位人員協(xié)助調(diào)取。五、文檔的安全與保密管理（一）實體安全防護(hù)檔案室實行“雙人雙鎖”管理，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入；定期開展安全檢查，重點排查火災(zāi)隱患、設(shè)備故障、文檔霉變蟲蛀等問題，發(fā)現(xiàn)異常立即處置。（二）信息安全管控電子文檔需采用國家密碼管理局認(rèn)可的加密算法（如SM4）進(jìn)行加密，存儲設(shè)備需設(shè)置開機(jī)密碼和用戶權(quán)限；嚴(yán)禁在非涉密計算機(jī)存儲、處理涉密文檔，涉密電子文檔需通過專用涉密設(shè)備傳輸、存儲，定期進(jìn)行病毒查殺和漏洞修復(fù)。（三）保密管理要求1.定密與解密：涉密文檔由定密責(zé)任人根據(jù)《國家秘密定密管理暫行規(guī)定》確定密級（絕密、機(jī)密、秘密），標(biāo)注保密期限和知悉范圍。保密期限屆滿的文檔，需按規(guī)定流程解密，解密后按普通文檔管理。2.知悉范圍控制：涉密文檔的傳遞、借閱需嚴(yán)格限定知悉范圍，嚴(yán)禁擅自擴(kuò)大。復(fù)制、摘抄涉密文檔需經(jīng)保密工作機(jī)構(gòu)審批，復(fù)制件需加蓋“復(fù)制件”戳記并登記。3.違規(guī)處理：若發(fā)生文檔泄露、丟失等事件，需立即啟動應(yīng)急預(yù)案，向保密主管部門報告，并追究相關(guān)人員責(zé)任，涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)處理。六、常見問題與解決建議（一）文檔丟失或不完整原因：收集不及時、交接流程不規(guī)范、存儲環(huán)境不佳。建議：建立“文檔交接臺賬”，明確責(zé)任人與時間節(jié)點；推行“雙套制”（紙質(zhì)+電子）管理，重要文檔需異地備份；定期開展文檔清查，對缺失文檔及時補(bǔ)全。（二）編號混亂或檢索困難原因：分類規(guī)則不清晰、命名不規(guī)范、索引體系不完善。建議：組織全員培訓(xùn)文檔編號與命名規(guī)則；利用Excel或檔案軟件建立“文檔索引庫”，包含編號、標(biāo)題、日期、保管期限、存放位置等信息；電子文檔按分類建立層級文件夾，避免“一鍋端”式存儲。（三）借閱逾期或損壞原因：借閱流程不嚴(yán)格、責(zé)任意識淡薄。建議：在借閱申請表中明確歸還時間，到期前1個工作日發(fā)送提醒；對逾期未歸還的，暫停其后續(xù)借閱權(quán)限；歸還時檢查文檔完整性，發(fā)現(xiàn)損壞需要求借閱人說明情況并修復(fù)，無法修復(fù)的按規(guī)定追責(zé)。結(jié)語文檔管理是機(jī)關(guān)單位治理能力的重