會(huì)議紀(jì)要撰寫與執(zhí)行跟進(jìn)規(guī)范一、規(guī)范適用范圍本規(guī)范適用于各類工作會(huì)議的紀(jì)要撰寫與后續(xù)執(zhí)行跟進(jìn)管理，包括但不限于：定期例會(huì)（如月度/季度工作總結(jié)會(huì)、部門周例會(huì)）專題推進(jìn)會(huì)（如項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)評審、跨部門協(xié)作協(xié)調(diào)會(huì)）決策部署會(huì)（如年度目標(biāo)分解、重要事項(xiàng)落地會(huì)）臨時(shí)性會(huì)議（如突發(fā)問題處理研討會(huì)、緊急任務(wù)安排會(huì)）二、會(huì)議紀(jì)要全流程操作指南（一）會(huì)前籌備：保證會(huì)議基礎(chǔ)信息完備明確會(huì)議核心要素提前與主持人確認(rèn)會(huì)議主題、目標(biāo)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含主持人、記錄人、核心議題匯報(bào)人），并同步至所有參會(huì)人。若涉及跨部門協(xié)作，需提前協(xié)調(diào)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參會(huì)。收集背景材料圍繞會(huì)議議題，收集相關(guān)數(shù)據(jù)、報(bào)告、上次會(huì)議紀(jì)要等背景資料，提前1-2天發(fā)送至參會(huì)人，保證其知曉會(huì)議背景。例如：項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、待決策方案對比表、上階段未完成任務(wù)清單等。準(zhǔn)備記錄工具準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議紀(jì)要模板（見第三部分）、筆、錄音設(shè)備（需提前告知參會(huì)人“本次會(huì)議將進(jìn)行錄音，用于紀(jì)要核對”），或使用線上協(xié)作工具（如共享文檔、會(huì)議軟件記錄功能）。（二）會(huì)中記錄：精準(zhǔn)捕捉關(guān)鍵信息聚焦核心內(nèi)容，避免流水賬重點(diǎn)記錄與會(huì)議目標(biāo)直接相關(guān)的內(nèi)容，包括：討論要點(diǎn)：參會(huì)人的核心觀點(diǎn)、分歧意見（需標(biāo)注“爭議點(diǎn)”）、最終共識(shí)；決議事項(xiàng)：明確的結(jié)論（避免模糊表述，如“盡快完成”改為“X月X日前完成”）、決策依據(jù)（如“根據(jù)方案評審結(jié)果”）；責(zé)任主體：每項(xiàng)決議對應(yīng)的執(zhí)行部門/人（如“由*主管牽頭負(fù)責(zé)”），避免使用“相關(guān)部門”“負(fù)責(zé)人”等模糊表述；待辦事項(xiàng)：需跟進(jìn)的臨時(shí)任務(wù)、下次會(huì)議需匯報(bào)的內(nèi)容。標(biāo)注優(yōu)先級與時(shí)間節(jié)點(diǎn)對決議事項(xiàng)和待辦事項(xiàng)標(biāo)注優(yōu)先級（如“緊急”“重要”“常規(guī)”）及明確截止時(shí)間（如“2024年6月30日前完成初稿”），保證后續(xù)執(zhí)行有明確依據(jù)。（三）會(huì)后整理：形成標(biāo)準(zhǔn)化紀(jì)要文檔核對與補(bǔ)充信息會(huì)后24小時(shí)內(nèi)，根據(jù)會(huì)議記錄和錄音（如有），整理紀(jì)要初稿，并重點(diǎn)核對以下信息：參會(huì)人員姓名及職務(wù)（保證無遺漏，缺席人員需標(biāo)注原因）；決議事項(xiàng)的責(zé)任主體、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、具體要求（避免“原則上”“盡量”等模糊詞）；數(shù)據(jù)、結(jié)論的準(zhǔn)確性（如“成本降低10%”需與匯報(bào)材料一致）。審核與分發(fā)紀(jì)要初稿完成后，提交主持人/部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)無誤后，于會(huì)議結(jié)束48小時(shí)內(nèi)正式分發(fā)至所有參會(huì)人及相關(guān)部門。若涉及涉密內(nèi)容，需標(biāo)注“內(nèi)部文件，注意保密”及查閱權(quán)限。（四）執(zhí)行跟進(jìn)：建立閉環(huán)管理機(jī)制建立執(zhí)行臺(tái)賬以會(huì)議紀(jì)要為依據(jù)，創(chuàng)建《會(huì)議任務(wù)執(zhí)行臺(tái)賬》（模板見第三部分），記錄每項(xiàng)任務(wù)的：任務(wù)描述（與紀(jì)要決議一致）；責(zé)任部門/人（明確到具體崗位，如“市場部*專員”）；計(jì)劃完成時(shí)間；實(shí)際進(jìn)度（定期更新，如“進(jìn)行中”“已完成”“延期”）；成果說明（完成后需附交付物，如報(bào)告、方案、數(shù)據(jù)表）。定期反饋與預(yù)警責(zé)任人需按時(shí)間節(jié)點(diǎn)反饋進(jìn)度，每周/每兩周更新臺(tái)賬（常規(guī)任務(wù)），緊急任務(wù)需每日反饋；若出現(xiàn)延期，需提前2個(gè)工作日說明原因（如“資源不足”“需協(xié)調(diào)*部門配合”）及解決方案，由記錄人同步至主持人?？绮块T協(xié)調(diào)支持若任務(wù)執(zhí)行需其他部門配合，由牽頭部門發(fā)起協(xié)調(diào)需求，記錄人在臺(tái)賬中標(biāo)注“待*部門確認(rèn)”，并跟進(jìn)配合方反饋，保證資源到位。（五）閉環(huán)管理：保證任務(wù)落地歸檔任務(wù)驗(yàn)收任務(wù)完成后，責(zé)任人提交成果物（如報(bào)告、方案、數(shù)據(jù)），由負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)，在臺(tái)賬中標(biāo)注“已完成”，并附驗(yàn)收意見（如“符合要求，通過驗(yàn)收”）。歸檔留存會(huì)議紀(jì)要及執(zhí)行臺(tái)賬需分類歸檔，電子檔按“年份-月份-會(huì)議類型”命名（如“2024-05-項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)紀(jì)要”），存儲(chǔ)至公司共享服務(wù)器；紙質(zhì)檔需經(jīng)負(fù)責(zé)人簽字后，由行政部統(tǒng)一存檔，保存期限不少于2年。復(fù)盤優(yōu)化每季度末，對會(huì)議紀(jì)要中的任務(wù)完成率、延期原因進(jìn)行復(fù)盤，分析執(zhí)行中的共性問題（如“跨部門協(xié)作效率低”“時(shí)間節(jié)點(diǎn)設(shè)定不合理”），優(yōu)化會(huì)議流程或跟進(jìn)機(jī)制。三、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板（一）會(huì)議基本信息表項(xiàng)目內(nèi)容會(huì)議名稱[如：2024年第二季度項(xiàng)目進(jìn)度推進(jìn)會(huì)]會(huì)議時(shí)間[年/月/日上/下午X時(shí)-X時(shí)]會(huì)議地點(diǎn)[如：公司3號(hào)會(huì)議室/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議號(hào)X）]主持人[如：*總監(jiān)]記錄人[如：*助理]參會(huì)人員[如：經(jīng)理、主管、*專員等，跨部門需標(biāo)注部門]缺席人員及原因[如：主管（出差）、專員（病假）]會(huì)議主題[明確會(huì)議核心目標(biāo)，如“審議Q2項(xiàng)目A進(jìn)度計(jì)劃，協(xié)調(diào)資源瓶頸”]（二）會(huì)議議程與討論記錄表序號(hào)議題名稱匯報(bào)人討論要點(diǎn)（含分歧、共識(shí)）決議內(nèi)容依據(jù)/備注1項(xiàng)目A當(dāng)前進(jìn)度匯報(bào)*主管分歧：技術(shù)組認(rèn)為需延期2周，市場組認(rèn)為按原計(jì)劃推進(jìn)；共識(shí)：需增加2名開發(fā)人員支持項(xiàng)目A開發(fā)階段延期2周，新增2名開發(fā)人員（*組負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)），6月30日前完成第一版測試根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度甘特圖分析2跨部門協(xié)作資源協(xié)調(diào)*經(jīng)理共識(shí)：市場部需配合提供用戶調(diào)研數(shù)據(jù)，產(chǎn)品部需同步優(yōu)化需求文檔市場部專員6月15日前提交調(diào)研數(shù)據(jù)，產(chǎn)品部主管6月20日前完成需求文檔終版上次會(huì)議紀(jì)要“任務(wù)3”要求3Q3目標(biāo)分解討論*總監(jiān)分歧：銷售部認(rèn)為目標(biāo)過高，財(cái)務(wù)部認(rèn)為需基于歷史數(shù)據(jù)調(diào)整；共識(shí)：按增長15%設(shè)定，需細(xì)化分解Q3銷售額目標(biāo)定為萬元，各部門于6月25日前提交分解方案至*總監(jiān)審核2024年度經(jīng)營目標(biāo)文件（三）執(zhí)行計(jì)劃與跟進(jìn)表任務(wù)描述責(zé)任部門/人計(jì)劃完成時(shí)間所需資源實(shí)際完成時(shí)間成果說明驗(yàn)收人備注項(xiàng)目A開發(fā)階段進(jìn)度調(diào)整組/主管2024/06/30新增2名開發(fā)人員-完成第一版測試*總監(jiān)延期原因：人員招聘周期長用戶調(diào)研數(shù)據(jù)提交市場部/*專員2024/06/15調(diào)研問卷模板2024/06/16調(diào)研報(bào)告（含100份樣本）*經(jīng)理延期1天，問卷模板需優(yōu)化Q3部門目標(biāo)分解方案提交各部門/*總監(jiān)2024/06/25歷史銷售數(shù)據(jù)-分解計(jì)劃表*總監(jiān)-（四）附件清單（如有）《項(xiàng)目A進(jìn)度甘特圖》《Q3銷售目標(biāo)分解測算表》《用戶調(diào)研問卷模板》四、執(zhí)行與歸檔關(guān)鍵要點(diǎn)（一）信息準(zhǔn)確性保障紀(jì)要中涉及的時(shí)間、數(shù)據(jù)、責(zé)任人姓名等關(guān)鍵信息，需經(jīng)參會(huì)人二次確認(rèn)，避免筆誤或遺漏；若對討論內(nèi)容存在爭議，需標(biāo)注“待確認(rèn)”并會(huì)后與主持人核實(shí)，保證決議內(nèi)容無歧義。（二）責(zé)任可追溯性每項(xiàng)任務(wù)必須明確到具體部門/人（如“設(shè)計(jì)部*設(shè)計(jì)師”而非“設(shè)計(jì)部”），避免責(zé)任推諉；執(zhí)行臺(tái)賬需實(shí)時(shí)更新，記錄每次進(jìn)度反饋的時(shí)間、內(nèi)容及參與人，保證執(zhí)行過程留痕。（三）跟進(jìn)及時(shí)性常規(guī)任務(wù)進(jìn)度反饋周期不超過1周，緊急任務(wù)需每日反饋，保證問題早發(fā)覺、早解決；對延期任務(wù)，記錄人需主動(dòng)協(xié)調(diào)資源，推動(dòng)問題解決，而非僅記錄“未完成”。（四）保密與合規(guī)管理涉及公司戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶隱私等敏感內(nèi)容的會(huì)議，紀(jì)要需標(biāo)注“內(nèi)部機(jī)密”，限定查閱權(quán)限；歸檔的紀(jì)要及臺(tái)賬需符合公司檔案管理規(guī)定，嚴(yán)禁隨意復(fù)制、外傳。（五）模板一致性要求全公司統(tǒng)一使用本