會議紀要撰寫與執(zhí)行跟進規(guī)范一、規(guī)范適用范圍本規(guī)范適用于各類工作會議的紀要撰寫與后續(xù)執(zhí)行跟進管理，包括但不限于：定期例會（如月度/季度工作總結會、部門周例會）專題推進會（如項目節(jié)點評審、跨部門協(xié)作協(xié)調(diào)會）決策部署會（如年度目標分解、重要事項落地會）臨時性會議（如突發(fā)問題處理研討會、緊急任務安排會）二、會議紀要全流程操作指南（一）會前籌備：保證會議基礎信息完備明確會議核心要素提前與主持人確認會議主題、目標、時間、地點、參會人員（含主持人、記錄人、核心議題匯報人），并同步至所有參會人。若涉及跨部門協(xié)作，需提前協(xié)調(diào)相關部門負責人參會。收集背景材料圍繞會議議題，收集相關數(shù)據(jù)、報告、上次會議紀要等背景資料，提前1-2天發(fā)送至參會人，保證其知曉會議背景。例如：項目進度報告、待決策方案對比表、上階段未完成任務清單等。準備記錄工具準備標準化會議紀要模板（見第三部分）、筆、錄音設備（需提前告知參會人“本次會議將進行錄音，用于紀要核對”），或使用線上協(xié)作工具（如共享文檔、會議軟件記錄功能）。（二）會中記錄：精準捕捉關鍵信息聚焦核心內(nèi)容，避免流水賬重點記錄與會議目標直接相關的內(nèi)容，包括：討論要點：參會人的核心觀點、分歧意見（需標注“爭議點”）、最終共識；決議事項：明確的結論（避免模糊表述，如“盡快完成”改為“X月X日前完成”）、決策依據(jù)（如“根據(jù)方案評審結果”）；責任主體：每項決議對應的執(zhí)行部門/人（如“由*主管牽頭負責”），避免使用“相關部門”“負責人”等模糊表述；待辦事項：需跟進的臨時任務、下次會議需匯報的內(nèi)容。標注優(yōu)先級與時間節(jié)點對決議事項和待辦事項標注優(yōu)先級（如“緊急”“重要”“常規(guī)”）及明確截止時間（如“2024年6月30日前完成初稿”），保證后續(xù)執(zhí)行有明確依據(jù)。（三）會后整理：形成標準化紀要文檔核對與補充信息會后24小時內(nèi)，根據(jù)會議記錄和錄音（如有），整理紀要初稿，并重點核對以下信息：參會人員姓名及職務（保證無遺漏，缺席人員需標注原因）；決議事項的責任主體、時間節(jié)點、具體要求（避免“原則上”“盡量”等模糊詞）；數(shù)據(jù)、結論的準確性（如“成本降低10%”需與匯報材料一致）。審核與分發(fā)紀要初稿完成后，提交主持人/部門負責人審核，確認無誤后，于會議結束48小時內(nèi)正式分發(fā)至所有參會人及相關部門。若涉及涉密內(nèi)容，需標注“內(nèi)部文件，注意保密”及查閱權限。（四）執(zhí)行跟進：建立閉環(huán)管理機制建立執(zhí)行臺賬以會議紀要為依據(jù)，創(chuàng)建《會議任務執(zhí)行臺賬》（模板見第三部分），記錄每項任務的：任務描述（與紀要決議一致）；責任部門/人（明確到具體崗位，如“市場部*專員”）；計劃完成時間；實際進度（定期更新，如“進行中”“已完成”“延期”）；成果說明（完成后需附交付物，如報告、方案、數(shù)據(jù)表）。定期反饋與預警責任人需按時間節(jié)點反饋進度，每周/每兩周更新臺賬（常規(guī)任務），緊急任務需每日反饋；若出現(xiàn)延期，需提前2個工作日說明原因（如“資源不足”“需協(xié)調(diào)*部門配合”）及解決方案，由記錄人同步至主持人。跨部門協(xié)調(diào)支持若任務執(zhí)行需其他部門配合，由牽頭部門發(fā)起協(xié)調(diào)需求，記錄人在臺賬中標注“待*部門確認”，并跟進配合方反饋，保證資源到位。（五）閉環(huán)管理：保證任務落地歸檔任務驗收任務完成后，責任人提交成果物（如報告、方案、數(shù)據(jù)），由負責人審核確認，在臺賬中標注“已完成”，并附驗收意見（如“符合要求，通過驗收”）。歸檔留存會議紀要及執(zhí)行臺賬需分類歸檔，電子檔按“年份-月份-會議類型”命名（如“2024-05-項目推進會紀要”），存儲至公司共享服務器；紙質(zhì)檔需經(jīng)負責人簽字后，由行政部統(tǒng)一存檔，保存期限不少于2年。復盤優(yōu)化每季度末，對會議紀要中的任務完成率、延期原因進行復盤，分析執(zhí)行中的共性問題（如“跨部門協(xié)作效率低”“時間節(jié)點設定不合理”），優(yōu)化會議流程或跟進機制。三、會議紀要標準模板（一）會議基本信息表項目內(nèi)容會議名稱[如：2024年第二季度項目進度推進會]會議時間[年/月/日上/下午X時-X時]會議地點[如：公司3號會議室/線上會議（騰訊會議號X）]主持人[如：*總監(jiān)]記錄人[如：*助理]參會人員[如：經(jīng)理、主管、*專員等，跨部門需標注部門]缺席人員及原因[如：主管（出差）、專員（病假）]會議主題[明確會議核心目標，如“審議Q2項目A進度計劃，協(xié)調(diào)資源瓶頸”]（二）會議議程與討論記錄表序號議題名稱匯報人討論要點（含分歧、共識）決議內(nèi)容依據(jù)/備注1項目A當前進度匯報*主管分歧：技術組認為需延期2周，市場組認為按原計劃推進；共識：需增加2名開發(fā)人員支持項目A開發(fā)階段延期2周，新增2名開發(fā)人員（*組負責協(xié)調(diào)），6月30日前完成第一版測試根據(jù)項目進度甘特圖分析2跨部門協(xié)作資源協(xié)調(diào)*經(jīng)理共識：市場部需配合提供用戶調(diào)研數(shù)據(jù)，產(chǎn)品部需同步優(yōu)化需求文檔市場部專員6月15日前提交調(diào)研數(shù)據(jù)，產(chǎn)品部主管6月20日前完成需求文檔終版上次會議紀要“任務3”要求3Q3目標分解討論*總監(jiān)分歧：銷售部認為目標過高，財務部認為需基于歷史數(shù)據(jù)調(diào)整；共識：按增長15%設定，需細化分解Q3銷售額目標定為萬元，各部門于6月25日前提交分解方案至*總監(jiān)審核2024年度經(jīng)營目標文件（三）執(zhí)行計劃與跟進表任務描述責任部門/人計劃完成時間所需資源實際完成時間成果說明驗收人備注項目A開發(fā)階段進度調(diào)整組/主管2024/06/30新增2名開發(fā)人員-完成第一版測試*總監(jiān)延期原因：人員招聘周期長用戶調(diào)研數(shù)據(jù)提交市場部/*專員2024/06/15調(diào)研問卷模板2024/06/16調(diào)研報告（含100份樣本）*經(jīng)理延期1天，問卷模板需優(yōu)化Q3部門目標分解方案提交各部門/*總監(jiān)2024/06/25歷史銷售數(shù)據(jù)-分解計劃表*總監(jiān)-（四）附件清單（如有）《項目A進度甘特圖》《Q3銷售目標分解測算表》《用戶調(diào)研問卷模板》四、執(zhí)行與歸檔關鍵要點（一）信息準確性保障紀要中涉及的時間、數(shù)據(jù)、責任人姓名等關鍵信息，需經(jīng)參會人二次確認，避免筆誤或遺漏；若對討論內(nèi)容存在爭議，需標注“待確認”并會后與主持人核實，保證決議內(nèi)容無歧義。（二）責任可追溯性每項任務必須明確到具體部門/人（如“設計部*設計師”而非“設計部”），避免責任推諉；執(zhí)行臺賬需實時更新，記錄每次進度反饋的時間、內(nèi)容及參與人，保證執(zhí)行過程留痕。（三）跟進及時性常規(guī)任務進度反饋周期不超過1周，緊急任務需每日反饋，保證問題早發(fā)覺、早解決；對延期任務，記錄人需主動協(xié)調(diào)資源，推動問題解決，而非僅記錄“未完成”。（四）保密與合規(guī)管理涉及公司戰(zhàn)略、財務數(shù)據(jù)、客戶隱私等敏感內(nèi)容的會議，紀要需標注“內(nèi)部機密”，限定查閱權限；歸檔的紀要及臺賬需符合公司檔案管理規(guī)定，嚴禁隨意復制、外傳。（五）模板一致性要求全公司統(tǒng)一使用本