行政人事文檔歸檔管理制度化工具一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的行政人事部門，用于規(guī)范員工全生命周期及行政事務(wù)相關(guān)文檔的系統(tǒng)化管理。典型應(yīng)用場景包括：新員工入職管理：收集、整理入職登記表、勞動合同、學(xué)歷學(xué)位證明、體檢報告等材料，建立員工初始檔案；在職員工動態(tài)管理：記錄崗位變動、培訓(xùn)考核、獎懲情況、薪資調(diào)整等關(guān)鍵信息，更新員工檔案；離職員工流程管理：歸檔離職申請表、工作交接清單、解除/終止勞動合同證明等材料，保證離職流程閉環(huán)；行政事務(wù)存檔：如會議紀要、公司制度文件、固定資產(chǎn)記錄、采購合同等行政類文檔的統(tǒng)一管理；合規(guī)審計支持：為勞動監(jiān)察、社保審計、法律糾紛等提供完整、規(guī)范的文檔依據(jù)，降低合規(guī)風(fēng)險。二、標準化操作流程（一）文檔收集：明確范圍與責(zé)任主體收集范圍界定人事類文檔：員工入職材料（身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、離職證明等）、勞動合同及補充協(xié)議、崗位說明書、績效考核記錄、培訓(xùn)記錄、薪資異動單、社保公積金繳納證明、獎懲文件、離職手續(xù)材料等；行政類文檔：公司章程、內(nèi)部管理制度、會議紀要、固定資產(chǎn)臺賬、采購合同、印章使用登記表、辦公物資申領(lǐng)記錄等。注：電子文檔（如掃描件、郵件記錄、在線表單）需同步收集，保證與紙質(zhì)文檔一致。責(zé)任分工各部門負責(zé)人：本部門產(chǎn)生的人事及行政文檔的初步收集與審核；行政人事專員：定期（每月/每季度）匯總各部門提交文檔，檢查完整性，補充缺失材料。（二）文檔分類：建立科學(xué)分類體系采用“一級分類+二級分類”結(jié)構(gòu)，保證文檔邏輯清晰、便于檢索：一級分類二級分類說明人事檔案入職管理含入職登記表、勞動合同、證明材料等在職管理含崗位變動、培訓(xùn)、考核、薪資、獎懲等離職管理含離職申請、交接清單、解除協(xié)議等行政檔案制度文件含公司章程、管理制度、流程規(guī)范等會議紀要含各類會議記錄、決議事項等資產(chǎn)與物資含固定資產(chǎn)臺賬、采購合同、物資申領(lǐng)記錄等其他行政含印章使用、證照管理、對外函件等（三）文檔編號：統(tǒng)一編碼規(guī)則每份文檔需賦予唯一編號，格式為：一級分類代碼-二級分類代碼-年份-流水號，示例：人事檔案-入職管理-2024-001（表示2024年入職管理類第1份文檔）；行政檔案-會議紀要-2024-015（表示2024年會議紀要類第15份文檔）。注：分類代碼可自定義（如“人事檔案”代碼為“HR”，“行政檔案”代碼為“AD”），一經(jīng)確定不得隨意變更。（四）文檔歸檔：規(guī)范整理與移交紙質(zhì)文檔歸檔按編號順序排序，使用檔案盒存放，盒外標注“一級分類-二級分類-年份-起止編號”（如“HR-入職管理-2024-001-010”）；每份首頁附《文檔歸檔標簽》，注明編號、名稱、形成日期、經(jīng)辦人、保管期限；每月25日前，行政人事專員將整理好的檔案盒移交至檔案室，填寫《檔案移交登記表》（詳見模板1），雙方簽字確認。電子文檔歸檔按分類建立電子文件夾（如“HR/入職管理/2024”），以編號+文件名命名（如“HR-RZ-2024-001_入職登記表”）；電子文檔需為PDF、Word等通用格式，避免使用特殊格式導(dǎo)致無法打開；定期（每周）備份至企業(yè)云盤或?qū)Ｓ梅?wù)器，備份文件加密存儲，訪問權(quán)限僅限行政人事部門負責(zé)人及專員。（五）檔案保管：保證安全與完整環(huán)境要求紙質(zhì)檔案存放于檔案室，需配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備（如滅火器、除濕機、檔案柜、監(jiān)控），溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；電子檔案存儲服務(wù)器需定期維護，保證硬件穩(wěn)定，防止數(shù)據(jù)丟失。保管期限人事檔案：員工在職期間及離職后至少保存2年（涉及勞動爭議的保存至爭議解決后2年）；行政檔案：制度文件、會議紀要等重要文檔長期保存，一般行政文檔保存3-5年。（六）檔案借閱：規(guī)范審批與登記借閱流程借閱人填寫《檔案借閱申請表》（詳見模板2），注明借閱文檔名稱、編號、用途、借閱期限（一般不超過3個工作日）；部門負責(zé)人審核→行政人事負責(zé)人審批→檔案管理員核對文檔并發(fā)放；涉密檔案（如未公開制度、薪資數(shù)據(jù)）需經(jīng)總經(jīng)理簽字批準。借閱要求借閱檔案需當(dāng)場檢查，如有污損、遺失，按公司規(guī)定賠償；嚴禁涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，嚴禁擅自復(fù)制（經(jīng)批準的復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)印章”）；借閱期限屆滿需及時歸還，如需續(xù)借需提前1天申請，續(xù)借不超過2個工作日。（七）檔案銷毀：合規(guī)處理與記錄銷毀條件保管期限屆滿且無繼續(xù)保存必要的文檔；因業(yè)務(wù)調(diào)整、政策變化等原因確需銷毀的文檔（需經(jīng)法務(wù)部門評估）。銷毀流程檔案管理員編制《檔案銷毀清冊》（詳見模板3），列出文檔名稱、編號、份數(shù)、保管期限、銷毀原因；行政人事負責(zé)人審核→總經(jīng)理審批→由2人以上監(jiān)銷（含檔案管理員、行政負責(zé)人）；銷毀過程需記錄銷毀日期、監(jiān)銷人簽字，銷毀清冊永久保存。三、配套工具模板清單模板1：檔案移交登記表移交日期檔盒編號一級分類二級分類起止編號份數(shù)移交人接收人備注2024-03-25HR-RZ-2024-001-010人事檔案入職管理001-01010*麗*強含勞動合同5份、入職表5份2024-03-25AD-HY-2024-015-020行政檔案會議紀要015-0206*麗*強2024年Q1會議紀要模板2：檔案借閱申請表借閱人部門借閱日期文檔名稱及編號借閱用途借閱期限歸還日期審批人經(jīng)辦人*明銷售部2024-03-25HR-ZP-2024-005_*明績效考核表晉升材料申報3天2024-03-28*華*麗*芳行政部2024-03-25AD-ZD-2023-001公司考勤制度制度修訂參考5天2024-03-30*強*麗模板3：檔案銷毀清冊銷毀日期文檔名稱及編號份數(shù)保管期限銷毀原因監(jiān)銷人經(jīng)辦人備注2024-03-30AD-WZ-2020-005辦公用品申領(lǐng)記錄205年保管期限屆滿*強*麗2020年度記錄2024-03-30HR-PX-2019-010新員工培訓(xùn)簽到表152年培訓(xùn)項目已終止*強*麗2019年項目四、執(zhí)行要點與風(fēng)險規(guī)避（一）強化保密管理人事檔案（尤其是薪資、績效、離職原因等敏感信息）需單獨存放，借閱權(quán)限嚴格限制；電子檔案加密存儲，定期修改密碼，避免非授權(quán)訪問；檔案管理員需簽訂《保密協(xié)議》，離職時辦理檔案交接手續(xù)。（二）保證及時歸檔各部門需在文檔形成后3個工作日內(nèi)提交至行政人事部門，避免材料積壓；行政人事專員每月末檢查歸檔情況，對逾期未交的部門負責(zé)人進行提醒。（三）保障文檔完整性歸檔前核對文檔內(nèi)容是否完整（如勞動合同需包含雙方簽字、蓋章頁），缺失材料及時補充；電子文檔與紙質(zhì)文檔不一致時，以紙質(zhì)文檔為準，并標注電子文檔作廢原因。（四）定期檢查與維護每季度對紙質(zhì)檔案進行一次清點，檢查是否有蟲蛀、受潮、