【案例導(dǎo)入】大溪管理顧問公司的檔案經(jīng)過近10年的積累，裝滿了整整兩個20平米大小的檔案庫。但公司人員在平時查閱檔案時，發(fā)現(xiàn)一個問題：檔案室只提供了案卷（文件）目錄供他們查找，感覺查找檔案速度很慢；有的檔案明知在庫，卻難以從目錄中尋到蹤影；甚至需要到檔案庫、檔案柜中去翻找。當(dāng)這個問題信息反饋給管理員小陳后，小陳也非常焦急。小陳認(rèn)真分析了同事們查找檔案的情況，發(fā)現(xiàn)公司的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員頻繁查找的檔案主要有客戶資料、公司的發(fā)文和內(nèi)部文件等。于是，他決定編制文號索引、客戶索引和專題目錄等幾種檢索工具為查找檔案提供途徑。這幾種工具完成投入使用后，明顯提高了查找檔案的效率，小陳也因此得到領(lǐng)導(dǎo)的表揚(yáng)。

第七章檔案的檢索和編研第一節(jié)檔案的檢索一、什么是檔案檢索工作？

將檔案原件中具有檢索意義特征的信息，如文件作者、題名、時間、主題詞等，記錄在一定的載體上，進(jìn)行分類或主題標(biāo)識，編制成檔案檢索工具，建立健全檔案檢索體系的過程。性質(zhì)：信息資源開發(fā)工作，為提供利用創(chuàng)造先決條件。二、檢索工具體系：“條條大路通羅馬”檢索目的檢索對象利用者掌握的相關(guān)線索多樣性、互補(bǔ)性、實用性１、檢索目的：為了什么問題來查詢檔案。（1）查證型。查證型檢索要求是指通過檔案提供證據(jù)，解決某個需要證實的情況或問題。這種檢索要求的基本特點(diǎn)是針對性強(qiáng)，不可替代，只有查到所特指的原始文件才能解決問題。（2）研究型。研究型檢索要求是指利用檔案作為研究歷史、總結(jié)經(jīng)驗、探索規(guī)律的參考資料。這類檢索要求的基本特點(diǎn)是全面性，查詢范圍較大。例：地方農(nóng)民革命發(fā)展史的研究、行業(yè)科技發(fā)展的研究。２、檢索對象：需要查檢的是什么檔案材料。如某一文件、事物、人物、機(jī)構(gòu)、事件、地區(qū)、學(xué)科領(lǐng)域、工作領(lǐng)域等的檔案。檢索類型所涉及的檢索范圍，可以是檢索對象的全部檔案材料，也可以是檢索對象某一部分的檔案材料。研究型檢索要求大多需要檢索對象的全部檔案材料，而查證型檢索要求大多需要檢索對象的某一部分的檔案材料。３、利用者掌握的相關(guān)線索：已確切知曉、未全面掌握、了解甚少、完全未掌握機(jī)關(guān)的名稱、沿革的情況、文件的作者、標(biāo)題、時間、文號、事件的時間及地點(diǎn)等三、檢索工具分類（一）載體上來分類

1、卡片式：較靈活，便于增減或調(diào)整、紙質(zhì)較好，耐翻撿；體積大，不便管理；不便傳遞；檢索慢；成本較高。

2、書本式：體積小，便于管理；可出版，利交流；編排緊湊，便于閱讀；檢索較快；成本較低。缺乏靈活性，不利增減或調(diào)整。

3、縮微式：密集存儲，節(jié)約空間；體積小，便于攜帶，便于復(fù)制；耐久性較好。成本較高，保存要求高?？捎脪呙杼娲?。

4、機(jī)讀式：存儲密度高，檢索速度快，可進(jìn)行多途徑檢索。

5、網(wǎng)絡(luò)式：現(xiàn)查、預(yù)約均可。

（二）編制體例上分類１、目錄：對檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行的比較全面、系統(tǒng)的著錄，項目比較完整－－分類目錄：以分類號為排檢項，依據(jù)《中國檔案分類法》、《檔案著錄規(guī)則》和檔案標(biāo)引的有關(guān)要求組織起來，多用于檔案館?！到y(tǒng)揭示、族性檢索－－主題目錄：依據(jù)主題法原理（《中國檔案主題詞表》），確定規(guī)范的主題詞，標(biāo)明文獻(xiàn)出處，按字順排列?！薪沂?、特性檢索

－－專題目錄：集中、系統(tǒng)揭示某一專門事物、專門內(nèi)容的檔案，多采用卡片式?！槍π詮?qiáng)，查檢頻率高、反映館藏特色。基本大類內(nèi)容

A中國共產(chǎn)黨黨務(wù)B國家政務(wù)總類C政法D軍事E外交F政協(xié)、民主黨派、群眾團(tuán)體G文化、教育、衛(wèi)生、體育…….……..U標(biāo)準(zhǔn)、計量、專利專題目錄（例）序號姓名任職免職任免時間批準(zhǔn)單位批準(zhǔn)文號所在檔號1劉備局長2005.6.3市政府寧政發(fā)（2005）16B01-192關(guān)羽書記2005.8.1市委寧委（2005）13A01-223張飛……456２、索引：對檔案的某一部分特征進(jìn)行著錄，著錄項目比較簡單；－－人名索引：包括人名、檔號兩部分。分為綜合性人名索引、專題性人名索引。后者的利用效率優(yōu)于前者。綜合性人名索引是將館藏檔案中所涉及的全部人名編索引，具有全面、系統(tǒng)的功效．但這種有名必錄的做法工作量極大，費(fèi)時費(fèi)事，而且并非檔案中提到的所有人名都具有實際檢索意義。專題性人名索引是根據(jù)所確定的專題范圍，如任免、獎懲、處分等對涉及該專題的人名編制索引。檔案利用的實踐證明，查找人物檔案的范圍是有規(guī)律的，專題性人名索引可以滿足大多數(shù)利用者的需求。因此，一般情況下兩種編制方法都會以專題性人名索引為首選。

對于某些特殊內(nèi)容的檔案，如外事檔案、人事檔案、訴訟檔案、公安檔案等，綜合性人名索引較適宜。－－地名索引：適用于組織的活動跨省或跨國－－文號索引：適用于單位、地、縣級檔案館

３、指南：以文章敘述的方式綜合介紹檔案情況?！締栴}】1、索引與目錄的聯(lián)系？索引與目錄沒有嚴(yán)格的界限，一般說來，目錄是對檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行全面、系統(tǒng)的著錄，項目比較完整；索引則是對檔案中的某一部分特征進(jìn)行著錄，如文件中涉及的人名地名等，著錄項目比較簡單，只有名稱（人名、地名、文號）及出處（檔號）兩個項目。2、如果一個利用者想查一份文件，已知文號和主題，請幫他想一想如何快速有效的查找到目標(biāo)。最佳檢索路線是查文號索引；如果沒有，分類目錄或主題目錄也可以。

四、檔案的檢索效率衡量檢索系統(tǒng)性能及每一個檢索過程質(zhì)量的最基本的指標(biāo)?！嫘?、準(zhǔn)確性－－查全率－－查準(zhǔn)率互逆性→視利用者需要，適當(dāng)指標(biāo)五、檔案檢索工具的編制檔案條目→檔案→條目

↑↑↑↑↑↑↑著錄著錄著錄著錄著錄著錄著錄項目項目項目項目項目項目項目

順序號發(fā)文字號責(zé)任者文件題名日期頁號備注1深府〔2018〕187號深圳市政府關(guān)于抓緊在我市興建煤氣工程的函2018.10.1012深府〔2018〕260號深圳市政府關(guān)于沿河路竣工通車的通知201811.102（一）著錄１、定義：在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。－－內(nèi)容特征：即檔案的主題，分類號、主題詞、摘要等；－－形式特征：檔案的標(biāo)題、作者、形成時間、檔號、文種、載體等?！镒ⅲ喊凑铡稒n案著錄規(guī)則》，檔案著錄級別可以是單份文件、一組文件、一個案卷或一組案卷。一般說來，對價值較大或珍貴檔案應(yīng)主要采用文件級著錄，輔之以案卷級（內(nèi)容單一）、一組文件（反映同一問題及由內(nèi)容基本相同）或一組案卷（相同題名的若干案卷）的著錄。２、作用：形成檔案目錄的基礎(chǔ)。著錄質(zhì)量會直接影響查全率和查準(zhǔn)率，因此一定要盡最大可能做好這個基礎(chǔ)工作。例如，人名索引要求對人物姓名的用字、同人異名、同名異人、曾用名(字)等項做出準(zhǔn)確標(biāo)注．歷史檔案文獻(xiàn)涉及的人物還要注意人名的小字、號、別號、綽號等別稱以及由于歷史原因造成的人名錯字、誤字、避諱字等現(xiàn)象的考訂校注工作。３、著錄項目→檔案條目→檔案目錄（1）每一個著錄項目都揭示了檔案內(nèi)容或形式方面的一個特征（2）檔案條目是對單份文件或案卷的內(nèi)容和形式特征所做的一條記錄（3）檔案目錄是由若干檔案條目按照一定次序編排而成的有機(jī)體系。４、工作標(biāo)準(zhǔn)：《檔案著錄規(guī)則》－－著錄項目（內(nèi)容和形式特征）題名與責(zé)任說明項稿本與文種項密級與保管期限項時間項附注與提要項排檢與編號項：分類號、檔案館代號、檔號、縮微號、電子文檔號、主題詞或關(guān)鍵詞－－標(biāo)識符號檢索符號：實體符號、容具符號、標(biāo)識符號實體符號：檔案室（館）代碼、檔案分類號、檔號、

縮微號等容具符號：庫房號、裝具號等標(biāo)識符號：表示不同著錄項目和著錄含義的標(biāo)志。例：“××市檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×檔發(fā)〔2001〕180號文件的通知”

→“××市檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〔××省檔案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全管理的幾點(diǎn)意見〕的通知”。-----著錄格式（卡片式、段落式）分類號檔案館代號檔號電子文檔號縮微號正題名=并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號/責(zé)任者+附件.——稿本：文種.——密級：保管期限.——時間.——載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格.——附注

提要主題詞或關(guān)鍵詞（二）標(biāo)引１、定義在檔案著錄中對檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識的過程。－－分類標(biāo)引：賦予分類號－－主題標(biāo)引：賦予主題詞２、性質(zhì)：著錄工作的一部分。３、工作標(biāo)準(zhǔn)－－《中國檔案分類法》－－《中國檔案主題詞表》

４、步驟與方法：主題分析→概念轉(zhuǎn)換→審校（１）主題分析正確的主題分析是保證檔案標(biāo)引質(zhì)量的重要因素；主題分析的誤差必然會導(dǎo)致檢索標(biāo)引的誤差，從而直接影響檔案的檢索效果。單主題：一件（卷）檔案只表達(dá)一個問題。－－單元主題：用一個單元詞即可表達(dá)的主題，如《關(guān)于聘任的若干規(guī)定》→聘任－－復(fù)合主題（多元主題）：用若干個單元詞組配或直接采用復(fù)合詞表達(dá)的主題，如《中國人民銀行調(diào)整儲蓄利率的公告》→儲蓄利率多主題：一件（卷）檔案記述兩個以上的問題，如《關(guān)于做好農(nóng)產(chǎn)品市場預(yù)防“非典”工作和維護(hù)農(nóng)產(chǎn)品流通秩序的通知》→分別給予標(biāo)引（２）概念轉(zhuǎn)換→分類標(biāo)引、主題標(biāo)引標(biāo)引語言（又稱檢索語言）：是根據(jù)檢索的需要而編制的一種專門語言，與自然語言不同，是一種人工語言。－－單義性：檢索語言與自然語言的根本區(qū)別所在。如“分配”一詞具有經(jīng)濟(jì)學(xué)和行政學(xué)上的不同含義，“電腦”和“電子計算機(jī)”表示的則是同一個事物。檔案檢索中，如果使用自然語言，就會造成著錄信息與查尋信息之間的匹配誤差，降低檢索的查全率和查準(zhǔn)率。如，在檢索中如果對“分配”一詞不加限定，查找出的文件就可能不符合特定需要，產(chǎn)生誤檢。特別是在計算機(jī)檢索中問題更加突出。如，對文件標(biāo)引時使用“電子計算機(jī)”一詞，在查找時卻使用“電腦”一詞，如果不加以人工的或自動的轉(zhuǎn)換，兩個詞就無法匹配，從而造成漏檢。所以，檢索語言正是通過各種方法對自然語言加以嚴(yán)格規(guī)范，達(dá)到一詞一義的效果。－－專業(yè)性：檢索語言的詞匯和編排方法符合檔案信息的特點(diǎn)，專門用于檔案的標(biāo)引和查找。六、如何建立計算機(jī)檢索系統(tǒng)系統(tǒng)分析→設(shè)備選購和安裝→人員培訓(xùn)→檢索軟件設(shè)計→數(shù)據(jù)準(zhǔn)備→系統(tǒng)的檢驗和修改→系統(tǒng)操作管理→系統(tǒng)評價

凝固70年前創(chuàng)傷----上海市檔案館編《日軍占領(lǐng)時期的上?！烦霭?2007-07-17)《清代上海房地契檔案匯編》(2003-01-20)《歷史的足跡----香港·上海城市發(fā)展圖片集》(2003-01-20)《上海解放》圖冊(2003-01-20)《上海解放》（續(xù)編）(2003-01-20)《上海解放初期的社會改造》(2003-01-20)《中國地域韓人團(tuán)體關(guān)系史料匯編》(2003-01-20)《日本帝國主義侵略上海罪行史料匯編》(2003-01-20)《上海和橫濱----近代亞洲兩個開放城市》（論文集）(2003-01-20)《顏惠慶日記》(2003-01-20)《民國名人手跡》(2003-01-20)

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第二節(jié)檔案編研一、如何認(rèn)識檔案編研？內(nèi)容：檔案室（館）以館藏檔案為基礎(chǔ)，根據(jù)利用需求對檔案信息進(jìn)行研究和加工，編輯各種類型的檔案出版物的活動。實質(zhì)：原始性、相對分散性→檔案信息開發(fā)作用：有效保護(hù)檔案原件；高效傳播檔案信息。二、主要形式----檔案文獻(xiàn)編纂→一次文獻(xiàn)----檔案文摘匯編→二次文獻(xiàn)----檔案參考資料→三次文獻(xiàn)----編史修志（社會力量、更高層次）三、檔案文獻(xiàn)編纂1、工作內(nèi)容按照一定的作者、專題、時間或文種等，將相關(guān)的檔案文件選編成冊，在一定的范圍內(nèi)使用或出版發(fā)行。例：《中華人民共和國政策法令選編》→重要文件匯編

《日本掠奪華北勞工檔案史料集》→專題性檔案史料匯編《中國加入世貿(mào)組織法律文件》

→專題性現(xiàn)行文件匯編

2、工作方法→一次文獻(xiàn)

將檔案原文從原件中提取出來，按照專題集中匯編成書。它使檔案信息脫離了原來的載體，與內(nèi)容相關(guān)的檔案共同組成新的文獻(xiàn)形式（如果出版發(fā)行，則轉(zhuǎn)化成圖書）。它屬于一次文獻(xiàn)。

檔案史料和現(xiàn)行文件匯編的名稱根據(jù)其內(nèi)容、材料的成分以及詳略程度不同，分別采用匯編、叢編、叢刊、輯錄、選編、選集等。3、特點(diǎn)----原始性。匯編選錄的都是檔案原件，一般不做文字改動。----系統(tǒng)性。檔案文獻(xiàn)匯編都按照專題組成，所選擇的檔案文件不僅在內(nèi)容上相互聯(lián)系，而且通過編排設(shè)計已構(gòu)成一個有機(jī)的體系，清晰、客觀地揭示事物發(fā)展變化的規(guī)律。----易讀性。在編輯檔案史料和現(xiàn)行文件匯編的過程中，編研人員需要對檔案文件上的段落、標(biāo)點(diǎn)、錯別字和殘缺文字進(jìn)行校正和恢復(fù)，對文件上的批語、標(biāo)記、格式進(jìn)行處理，對于文件中的一些人物、事件、時間和典故進(jìn)行注釋，還要為檔案文獻(xiàn)匯編編寫按語、序言、凡例、目錄、索引、備考等，以便于利用者閱讀和理解。4、現(xiàn)行文件匯編→便捷的手冊、工具書（1）法規(guī)文件匯編：由法規(guī)文件的制定機(jī)關(guān)編輯、公布、出版，非法規(guī)制定機(jī)關(guān)不得隨意編輯出版。綜合性匯編：如，《中華人民共和國法規(guī)匯編》專題性匯編：如，《WTO法律文件匯編》、《林業(yè)法令匯編》（2）重要文件匯編如，《十一屆三中全會以來重要文件匯編》（3）發(fā)文匯編：內(nèi)部資料