采購申請單標準格式—供應(yīng)商合作流程指導一、適用范圍與應(yīng)用場景本指導適用于企業(yè)內(nèi)部各部門（如行政部、生產(chǎn)部、研發(fā)部、市場部等）因業(yè)務(wù)需要采購商品、服務(wù)或工程時，從需求提出到供應(yīng)商合作的全流程規(guī)范。具體場景包括但不限于：辦公用品采購、生產(chǎn)原材料采購、設(shè)備采購、技術(shù)服務(wù)外包、項目合作供應(yīng)商引入等，旨在通過標準化流程保證采購合規(guī)、高效，同時規(guī)范供應(yīng)商合作管理，降低采購風險。二、采購申請與供應(yīng)商合作全流程指引步驟一：需求發(fā)起與內(nèi)部審批需求提出需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購需求表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算總價、用途說明、期望交付時間等關(guān)鍵信息。如涉及技術(shù)參數(shù)或特殊要求，需由技術(shù)部門（如研發(fā)部、設(shè)備部）出具《技術(shù)參數(shù)確認單》，作為采購依據(jù)。部門審核需求部門負責人對采購需求的必要性、合理性及預算合規(guī)性進行審核，簽字確認后提交至采購部。預算超部門年度預算10%以上的，需額外提交《預算調(diào)整申請表》，經(jīng)財務(wù)部復核后報總經(jīng)理審批?？绮块T協(xié)同（如需）采購部對需求進行初步評估，如涉及大宗采購或戰(zhàn)略品類，可組織需求部門、財務(wù)部、法務(wù)部召開采購需求評審會，明確采購方式（公開招標、邀請招標、詢價比價、單一來源等）。步驟二：供應(yīng)商尋源與資質(zhì)評估供應(yīng)商尋源公開尋源：通過企業(yè)合格供應(yīng)商庫、行業(yè)展會、官方采購平臺等渠道收集供應(yīng)商信息，篩選符合基本資質(zhì)的候選供應(yīng)商。定向?qū)ぴ矗簩τ讵毤掖砘蛱厥饧夹g(shù)要求的采購，由采購部牽頭，需求部門配合，定向邀請3家及以上具備資質(zhì)的供應(yīng)商參與。緊急采購：金額小、時效性高的采購（如應(yīng)急維修物資），可由采購部在合格供應(yīng)商庫中直接聯(lián)系2家供應(yīng)商進行詢價，需求部門確認后執(zhí)行。供應(yīng)商資質(zhì)審核采購部要求候選供應(yīng)商提供以下材料（復印件加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證（或三證合一復印件）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001質(zhì)量體系認證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等，根據(jù)采購品類確定）；近1年類似業(yè)績合同（至少2份，可隱去價格信息）；法定代表人證件號碼復印件、授權(quán)委托書（如委托他人辦理）。采購部聯(lián)合法務(wù)部對供應(yīng)商資質(zhì)進行合規(guī)性審查，重點核查經(jīng)營范圍、資質(zhì)有效期、有無法律糾紛等，形成《供應(yīng)商資質(zhì)審核報告》。供應(yīng)商綜合評估成立評估小組（由采購部、需求部門、技術(shù)部門、財務(wù)部人員組成），采用量化評分表（見下表）對候選供應(yīng)商進行綜合評估，評分內(nèi)容包括價格（40%）、資質(zhì)（30%）、服務(wù)能力（20%）、業(yè)績（10%）。評分前3名作為推薦供應(yīng)商，如僅1家符合要求，需說明理由并經(jīng)采購總監(jiān)審批。評估項目評分標準分值價格合理性最低價得40分，每高于最低價1%扣2分，扣完為止40分資質(zhì)完整性完全符合要求得30分，每缺少1項核心資質(zhì)扣10分30分服務(wù)能力售后響應(yīng)時間≤24小時得10分，交付周期≤約定時間得10分20分業(yè)績經(jīng)驗每提供1份有效業(yè)績合同得3分，最高10分10分步驟三：采購申請單填寫與提交填寫標準模板采購部根據(jù)評估結(jié)果，填寫《采購申請單》（模板見第四部分），保證以下信息完整準確：供應(yīng)商信息：名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（僅用于業(yè)務(wù)溝通）；采購明細：商品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、總價（需與供應(yīng)商報價一致）；附件清單：附《供應(yīng)商資質(zhì)審核報告》《技術(shù)參數(shù)確認單》《詢價比價記錄表》等。審批流程采購申請單按以下權(quán)限逐級審批（電子或紙質(zhì)簽字均可）：部門主管：確認采購需求與部門業(yè)務(wù)匹配；采購部經(jīng)理：審核采購方式合規(guī)性及供應(yīng)商選擇合理性；財務(wù)部：審核預算金額及付款方式；總經(jīng)理/分管副總：審批金額超過5萬元（含）的采購申請。審批完成后，采購部將《采購申請單》及附件存檔，同步通知需求部門及供應(yīng)商。步驟四：合同簽訂與訂單執(zhí)行合同擬定采購部根據(jù)《采購申請單》及供應(yīng)商報價，擬定《采購合同》，合同內(nèi)容需包括：雙方基本信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系人；企業(yè)名稱、地址、聯(lián)系人）；采購物品/服務(wù)明細（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交付時間地點）；質(zhì)量標準（需引用國家/行業(yè)標準或《技術(shù)參數(shù)確認單》）；付款方式（如“驗收合格后30日內(nèi)支付全款”）；違約責任（如逾期交貨、質(zhì)量不達標等處理條款）；爭議解決方式（如“提交企業(yè)所在地法院訴訟”）。合同審核與簽訂法務(wù)部對合同條款進行合法性審核，重點核查權(quán)利義務(wù)對等性、違約責任明確性；審核通過后，由授權(quán)代表（總經(jīng)理或分管副總）與供應(yīng)商簽訂合同，雙方各執(zhí)2份（原件），采購部留存1份，財務(wù)部留存1份。訂單下達采購部根據(jù)簽訂的《采購合同》，向供應(yīng)商下達《采購訂單》，明確交付時間、地點、驗收標準等信息，并同步跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進度。步驟五：驗收與付款到貨驗收供應(yīng)商按約定時間交付物品/服務(wù)后，由需求部門、采購部、質(zhì)檢部（如需）共同組成驗收小組：實物驗收：核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，檢查外包裝是否完好；質(zhì)量驗收：按《技術(shù)參數(shù)確認單》或合同約定的質(zhì)量標準進行檢測，出具《驗收報告》（合格/不合格/部分合格）；服務(wù)驗收：對于服務(wù)類采購（如技術(shù)外包），需確認服務(wù)內(nèi)容、完成時間是否達標，由需求部門負責人簽字確認。問題處理驗收不合格時，采購部需在2個工作日內(nèi)通知供應(yīng)商，要求其在3個工作日內(nèi)整改或退換貨，整改后重新驗收；因供應(yīng)商原因?qū)е掠馄诮桓痘蛸|(zhì)量不合格，按合同約定扣除違約金，情節(jié)嚴重的終止合作并列入黑名單。財務(wù)付款驗收合格后，采購部收集《采購申請單》《采購合同》《驗收報告》《供應(yīng)商發(fā)票》，提交財務(wù)部審核；財務(wù)部核對無誤后，按合同約定付款方式安排付款，付款前需保證發(fā)票信息（名稱、稅號、金額）準確無誤。步驟六：供應(yīng)商關(guān)系維護檔案管理采購部建立《供應(yīng)商檔案》，內(nèi)容包括：資質(zhì)文件、合同記錄、驗收報告、業(yè)績評估表、合作反饋等，檔案保存期限不少于5年。定期評估每季度末，采購部組織需求部門、技術(shù)部門對合作供應(yīng)商進行評估，評估指標包括：交付準時率（30%）、質(zhì)量合格率（40%）、服務(wù)響應(yīng)速度（20%）、價格合理性（10%），形成《供應(yīng)商績效評估報告》。分級管理根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為A類（優(yōu)秀）、B類（良好）、C類（合格）、D類（不合格）：A類供應(yīng)商：優(yōu)先分配訂單，可縮短付款周期；B/C類供應(yīng)商：維持現(xiàn)有合作，針對不足提出改進要求；D類供應(yīng)商：暫停合作，限期整改，整改不達標者永久終止合作。三、采購申請單標準模板采購申請單編號CG-2024-X申請日期年月日申請部門申請人*需求部門聯(lián)系方式（內(nèi)部固話）采購類型□商品□服務(wù)□工程預算科目采購明細序號商品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位12合計金額（大寫）合計金額（小寫）元候選供應(yīng)商1.名稱：聯(lián)系人：報價：元2.名稱：聯(lián)系人：報價：元3.名稱：聯(lián)系人：報價：元推薦供應(yīng)商及理由（如：供應(yīng)商A價格最低且資質(zhì)齊全，推薦選擇）審批意見部門主管簽字：日期：年月日采購部經(jīng)理簽字：日期：年月日財務(wù)部審核：簽字：日期：總經(jīng)理審批：簽字：日期：備注（如：緊急采購、需現(xiàn)場安裝等特殊要求）四、關(guān)鍵風險點與操作建議需求描述模糊導致采購偏差風險：規(guī)格參數(shù)不明確，導致采購物品/服務(wù)與實際需求不符，造成資源浪費。建議：需求部門必須提供詳細的技術(shù)參數(shù)或樣品，技術(shù)部門審核確認后再發(fā)起采購；對于復雜采購，可邀請供應(yīng)商參與需求溝通，保證雙方理解一致。供應(yīng)商資質(zhì)審核不嚴引發(fā)合作風險風險：供應(yīng)商提供虛假資質(zhì)或超越經(jīng)營范圍，可能導致合同無效、質(zhì)量無法保證。建議：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實供應(yīng)商資質(zhì)，關(guān)鍵資質(zhì)（如醫(yī)療器械經(jīng)營許可證）需核對原件；定期更新供應(yīng)商檔案，保證資質(zhì)在有效期內(nèi)。審批流程遺漏導致采購延誤風險：因?qū)徟h(huán)節(jié)缺失或超時，影響采購時效，影響業(yè)務(wù)開展。建議：明確各審批環(huán)節(jié)時限（如部門主管2個工作日內(nèi)完成審批），設(shè)置審批超時提醒機制；緊急采購需提前報總經(jīng)理審批，事后補全流程。驗收標準不統(tǒng)一引發(fā)爭議風險：驗收時無明確標準，供需雙方對“合格”認定存在分歧，導致付款延遲或合作糾紛。建議：采購前在合同中明確驗收標準（如“按GB/T19001-2016標準執(zhí)行”），對于大宗采購可邀請第三方質(zhì)檢機構(gòu)參與驗收，驗收過程留存影像資料。合同條款遺漏法律風險風險：合同未約定違約責任、爭議解決方式等，出現(xiàn)問題時難以維權(quán)。建議：所有采購合同必須經(jīng)法務(wù)部