2026年高端鮮花定制公司費(fèi)用報銷管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司費(fèi)用報銷管理工作，合理控制運(yùn)營成本，保障資金使用合規(guī)性和效率，明確費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)、流程及責(zé)任，防范虛報、冒領(lǐng)、套取資金等風(fēng)險，確保公司財務(wù)收支有序可控，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)財務(wù)通則》《發(fā)票管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合公司高端鮮花定制業(yè)務(wù)（花材采購、花藝制作、客戶配送、市場推廣等）運(yùn)營特點(diǎn)，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有部門及員工的費(fèi)用報銷管理，涵蓋花材采購費(fèi)用、門店運(yùn)營費(fèi)用、客戶配送費(fèi)用、市場推廣費(fèi)用、差旅費(fèi)用、辦公費(fèi)用、客戶維護(hù)費(fèi)用等所有合規(guī)經(jīng)營類費(fèi)用的報銷；公司財務(wù)部、采購部、銷售部、門店運(yùn)營部、市場部及全體員工均需遵守本制度。第三條基本原則公司費(fèi)用報銷遵循以下原則：合規(guī)性原則：報銷費(fèi)用需符合國家財稅法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，票據(jù)真實(shí)合法，報銷用途與公司經(jīng)營活動相關(guān)；真實(shí)性原則：報銷的費(fèi)用必須是實(shí)際發(fā)生的支出，嚴(yán)禁虛構(gòu)費(fèi)用、虛報金額、重復(fù)報銷，報銷人對費(fèi)用真實(shí)性承擔(dān)全部責(zé)任；及時性原則：費(fèi)用發(fā)生后需在規(guī)定時限內(nèi)提交報銷申請，避免跨期報銷，確保財務(wù)核算及時準(zhǔn)確；合理性原則：報銷費(fèi)用需符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求，金額合理，無鋪張浪費(fèi)、超標(biāo)準(zhǔn)支出等情況；權(quán)責(zé)對等原則：各部門負(fù)責(zé)人對本部門員工報銷費(fèi)用的真實(shí)性、合理性進(jìn)行初審，財務(wù)部對票據(jù)合規(guī)性、流程完整性進(jìn)行終審。第四條管理職責(zé)分工財務(wù)部是費(fèi)用報銷的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)和流程，審核報銷票據(jù)的合規(guī)性、完整性，核對報銷金額，辦理費(fèi)用支付，監(jiān)督報銷制度執(zhí)行情況；財務(wù)專員負(fù)責(zé)接收報銷申請，初審票據(jù)，整理報銷檔案，解答員工報銷咨詢。各部門負(fù)責(zé)人為本部門費(fèi)用報銷第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)審核本部門員工報銷費(fèi)用的真實(shí)性、合理性，確認(rèn)費(fèi)用與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，對不符合要求的報銷申請予以退回；采購部負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核花材采購費(fèi)用的真實(shí)性，確保采購金額、數(shù)量與實(shí)際采購情況一致。報銷人需按要求整理報銷票據(jù)，如實(shí)填寫報銷單據(jù)，附齊相關(guān)證明材料，對報銷內(nèi)容的真實(shí)性、票據(jù)的合規(guī)性負(fù)責(zé)；門店運(yùn)營部負(fù)責(zé)人審核門店水電、耗材、租金等運(yùn)營費(fèi)用報銷的合理性，確保與門店實(shí)際運(yùn)營情況相符。第二章報銷范圍與標(biāo)準(zhǔn)第五條報銷范圍費(fèi)用報銷核心范圍包括：（一）花材采購費(fèi)用：進(jìn)口/國產(chǎn)稀缺花材、常規(guī)花材、花藝輔材等采購產(chǎn)生的費(fèi)用，需附采購訂單、驗收記錄等佐證材料；（二）門店運(yùn)營費(fèi)用：門店租金、水電費(fèi)、花藝制作耗材費(fèi)、門店裝修維護(hù)費(fèi)、POS機(jī)手續(xù)費(fèi)等日常運(yùn)營支出；（三）客戶配送費(fèi)用：專人專車配送費(fèi)、快遞費(fèi)、配送車輛燃油費(fèi)、過路費(fèi)等為交付定制花藝產(chǎn)生的配送支出；（四）市場推廣費(fèi)用：線下花藝展示活動費(fèi)、線上平臺宣傳費(fèi)、客戶禮品費(fèi)、品牌物料制作費(fèi)等推廣相關(guān)支出；（五）差旅費(fèi)用：員工因業(yè)務(wù)出差產(chǎn)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)貼、市內(nèi)交通費(fèi)等支出；（六）辦公費(fèi)用：辦公用品采購費(fèi)、通訊費(fèi)、軟件服務(wù)費(fèi)、打印復(fù)印費(fèi)等日常辦公支出；（七）其他費(fèi)用：合理的客戶接待費(fèi)、員工培訓(xùn)費(fèi)、設(shè)備維修費(fèi)等與公司經(jīng)營相關(guān)的合規(guī)支出。第六條報銷標(biāo)準(zhǔn)公司根據(jù)費(fèi)用類型制定差異化報銷標(biāo)準(zhǔn)，所有標(biāo)準(zhǔn)均符合國家財稅法規(guī)及行業(yè)常規(guī)水平：（一）差旅費(fèi)用：交通費(fèi)按實(shí)際發(fā)生額報銷（優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)便捷的交通方式），住宿費(fèi)按公司制定的分地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超標(biāo)準(zhǔn)部分需經(jīng)管理層審批后方可報銷；（二）客戶接待費(fèi)：遵循必要、合理原則，按單次接待場景制定標(biāo)準(zhǔn)，超標(biāo)準(zhǔn)接待需提前報備并經(jīng)審批；（三）日常運(yùn)營費(fèi)用：花材采購、門店耗材等費(fèi)用按實(shí)際采購金額報銷，需附采購清單及驗收憑證；（四）所有費(fèi)用報銷均不得超出公司年度費(fèi)用預(yù)算，超預(yù)算費(fèi)用需提交預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)審批后方可報銷。第三章報銷流程規(guī)范第七條報銷申請報銷人在費(fèi)用發(fā)生后，整理合規(guī)票據(jù)（增值稅發(fā)票、普通發(fā)票等），按費(fèi)用類型分類粘貼，如實(shí)填寫《費(fèi)用報銷單》，注明費(fèi)用用途、發(fā)生時間、金額、經(jīng)辦人等信息；涉及花材采購、市場活動的報銷，需附采購訂單、活動方案、驗收記錄等佐證材料，確保費(fèi)用與業(yè)務(wù)對應(yīng)。第八條層級審核報銷申請?zhí)峤缓?，先由部門負(fù)責(zé)人審核：核實(shí)費(fèi)用真實(shí)性、合理性，簽署審核意見，對不符合要求的退回報銷人補(bǔ)正；部門審核通過后，提交至財務(wù)部初審：核查票據(jù)是否合規(guī)、信息是否完整、金額是否準(zhǔn)確，對票據(jù)缺失、信息不全的退回補(bǔ)充。大額費(fèi)用（按公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)）或超標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用報銷，財務(wù)部初審?fù)ㄟ^后需提交公司管理層審批，審批通過后方可進(jìn)入支付環(huán)節(jié)；所有審核環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成，避免報銷流程積壓。第九條報銷時限日常費(fèi)用需在發(fā)生后的規(guī)定時限內(nèi)提交報銷申請，跨月度報銷需說明合理理由；年度收尾費(fèi)用需在當(dāng)年規(guī)定日期前完成報銷，逾期未提交且無合理理由的，財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷。因特殊情況（如票據(jù)丟失、異地出差等）無法按時報銷的，需提前向部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)部報備，經(jīng)同意后可適當(dāng)延長報銷時限，但最長不超過規(guī)定周期。第四章票據(jù)管理要求第十條票據(jù)合規(guī)性報銷票據(jù)需為國家稅務(wù)部門認(rèn)可的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票抬頭、稅號、金額、項目等信息完整準(zhǔn)確，與報銷費(fèi)用類型一致；電子發(fā)票需打印紙質(zhì)版并附查驗截圖，確保發(fā)票真實(shí)有效，嚴(yán)禁使用虛假發(fā)票、作廢發(fā)票報銷。無法取得正規(guī)發(fā)票的零星小額支出（按公司標(biāo)準(zhǔn)），需提供收款收據(jù)、支付憑證等佐證材料，注明無法取得發(fā)票的原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)部審批后方可報銷。第十一條票據(jù)提交與留存報銷人需按費(fèi)用發(fā)生時間順序粘貼票據(jù)，保持票據(jù)整潔完整，不得涂改、損毀；財務(wù)部審核通過的報銷票據(jù)，按月整理歸檔，電子報銷記錄備份至指定服務(wù)器，紙質(zhì)票據(jù)保存期限不少于規(guī)定年限，便于后續(xù)稅務(wù)核查及內(nèi)部審計。第五章審核與支付第十二條審核內(nèi)容財務(wù)部審核重點(diǎn)包括：票據(jù)是否合規(guī)有效、報銷單填寫是否完整、費(fèi)用金額是否準(zhǔn)確、佐證材料是否齊全、是否符合報銷標(biāo)準(zhǔn)、審批流程是否完整；對審核發(fā)現(xiàn)的問題，即時與報銷人溝通，要求補(bǔ)正或說明情況。第十三條支付方式費(fèi)用支付優(yōu)先采用對公轉(zhuǎn)賬方式：針對供應(yīng)商（花材商、配送公司等）的支出，直接轉(zhuǎn)賬至對方對公賬戶；員工代墊費(fèi)用的報銷，轉(zhuǎn)賬至員工實(shí)名登記的銀行賬戶，嚴(yán)禁現(xiàn)金報銷大額費(fèi)用，零星小額現(xiàn)金報銷需嚴(yán)格審核。財務(wù)部在審核通過后的規(guī)定時限內(nèi)完成費(fèi)用支付，支付后及時通知報銷人，同時登記費(fèi)用支付臺賬，確保賬實(shí)相符。第六章異常處理與監(jiān)督追責(zé)第十四條異常類型與處理費(fèi)用報銷常見異常及處理要求：（一）票據(jù)不合規(guī)：發(fā)票信息錯誤、虛假發(fā)票、票據(jù)損毀等，退回報銷人重新提供合規(guī)票據(jù)，無法提供的不予報銷；（二）報銷內(nèi)容不實(shí)：虛構(gòu)費(fèi)用、虛報金額、重復(fù)報銷等，直接拒絕報銷，追回已支付款項，記錄違規(guī)行為；（三）超標(biāo)準(zhǔn)未審批：超報銷標(biāo)準(zhǔn)且未提前報備審批的，核減超標(biāo)準(zhǔn)部分金額，僅報銷合規(guī)部分；（四）逾期未說明：無合理理由逾期報銷的，財務(wù)部可按公司規(guī)定核減報銷金額或拒絕報銷。第十五條監(jiān)督機(jī)制財務(wù)部每月抽查費(fèi)用報銷記錄，核查票據(jù)合規(guī)性、報銷真實(shí)性，每季度匯總報銷異常情況上報管理層；公司管理層定期檢查費(fèi)用報銷制度執(zhí)行情況，針對高頻異常問題優(yōu)化報銷流程和標(biāo)準(zhǔn)。設(shè)立費(fèi)用報銷違規(guī)舉報渠道，員工發(fā)現(xiàn)虛報費(fèi)用、審核不嚴(yán)等違規(guī)行為可實(shí)名或匿名舉報，核查屬實(shí)的給予舉報人適當(dāng)獎勵，對違規(guī)人員嚴(yán)肅處理。第十六條違規(guī)責(zé)任虛報、冒領(lǐng)、偽造票據(jù)報銷費(fèi)用的，追回全部違規(guī)款項，給予通報批評，扣減月度/年度績效；情節(jié)嚴(yán)重的（如套取大額資金），解除勞動合同，觸犯法律的移交司法機(jī)關(guān)處理；部門負(fù)責(zé)人審核不嚴(yán)，導(dǎo)致本部門員工違規(guī)報銷的，追究管理責(zé)任，扣減績效；財務(wù)部審核失職，導(dǎo)致違規(guī)費(fèi)用支付的，追究財務(wù)人員責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的調(diào)整崗位。第七章附則第十七條制度解釋