行政活動策劃及執(zhí)行模板參考一、適用活動類型二、全流程操作指引（一）前期籌備階段需求明確與目標(biāo)定位核心問題：活動目的是什么？（如增強團隊凝聚力、表彰優(yōu)秀員工、傳遞企業(yè)文化、提升員工技能等）關(guān)鍵動作：與需求方（如部門負責(zé)人、領(lǐng)導(dǎo)）溝通，確認活動核心目標(biāo)、預(yù)期效果（如“員工參與度達90%以上”“滿意度評分85分+”）；明確活動規(guī)模（參與人數(shù)、人員類型：全體員工/特定部門/外部嘉賓）、時間節(jié)點（建議避開業(yè)務(wù)高峰期，提前1-2個月啟動籌備）；初步確定活動形式（線下/線上/線上線下結(jié)合），如線下需考慮場地容量，線上需測試直播穩(wěn)定性。方案制定與審批方案內(nèi)容框架：活動主題（簡潔明了，如“凝心聚力·共啟新程——2024年度年會”）；時間流程（詳細到分鐘，如“14:00-14:30簽到入場，14:30-14:40開場表演，14:40-15:30領(lǐng)導(dǎo)致辭及表彰”）；場地選擇（室內(nèi)/室外、交通便利性、設(shè)施配套：投影、音響、空調(diào)、停車位等）；物料清單（背景板、簽到用品、活動道具、禮品、餐飲等）；人員分工（策劃組、執(zhí)行組、后勤組、應(yīng)急組等，明確各組負責(zé)人及職責(zé)）；預(yù)算明細（分項列出場地費、物料費、餐飲費、禮品費、人員服務(wù)費等，預(yù)留10%-15%備用金）。審批流程：方案完成后提交至上級領(lǐng)導(dǎo)或行政部門審批，根據(jù)反饋調(diào)整優(yōu)化，最終定稿。資源協(xié)調(diào)與確認場地與物料：提前預(yù)訂場地，簽訂合同（明確場地使用時間、設(shè)備清單、違約責(zé)任）；物料采購/制作：根據(jù)清單聯(lián)系供應(yīng)商，確認樣品（如禮品、背景板設(shè)計稿），簽訂供貨協(xié)議，保證活動前3天全部到位。人員與嘉賓：內(nèi)部人員：確認主持人（提前溝通流程、串詞）、表演人員（如員工節(jié)目，預(yù)留排練時間）；外部嘉賓：邀請領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴等，提前發(fā)送邀請函（含活動時間、地點、流程、聯(lián)系人），確認出席情況，安排接待事宜（如接送、席位）。服務(wù)商對接：若涉及餐飲、攝影、主持等外包服務(wù)，與供應(yīng)商確認服務(wù)細節(jié)（如菜單、拍攝范圍、主持風(fēng)格），簽訂服務(wù)合同。（二）中期執(zhí)行階段場地布置與最終檢查布置時間：活動前1-2天（大型活動需提前3天），根據(jù)方案搭建舞臺、擺放桌椅、安裝設(shè)備（投影、音響、燈光）；檢查清單：設(shè)備：測試麥克風(fēng)、投影儀、燈光、音響是否正常，備用電池/設(shè)備是否就位；物料：背景板是否平整，簽到用品（簽到表、筆、胸牌）是否齊全，禮品/獎品是否分類擺放；安全：消防通道是否暢通，應(yīng)急標(biāo)識是否清晰，電源線路是否安全?；顒赢?dāng)天流程推進簽到環(huán)節(jié)：時間：提前1小時開始簽到，安排專人負責(zé)（引導(dǎo)嘉賓簽到、發(fā)放資料袋/胸牌、指引座位）；細節(jié)：設(shè)置簽到處指示牌，準備嘉賓簽到表（含姓名、單位、聯(lián)系方式），電子簽到可提前測試設(shè)備。開場與主體環(huán)節(jié)：主持人開場（介紹活動背景、流程、到場嘉賓，活躍氣氛）；按流程推進各環(huán)節(jié)（如領(lǐng)導(dǎo)致辭、節(jié)目表演、頒獎、互動游戲等），嚴格控制每個環(huán)節(jié)時間（可安排專人計時，提醒主持人）；互動環(huán)節(jié)：提前測試游戲道具（如抽獎箱、問答器），安排工作人員引導(dǎo)參與，避免冷場。餐飲與茶歇（如涉及）：午餐/茶歇時間提前通知，引導(dǎo)嘉賓有序就餐；確認餐飲質(zhì)量與數(shù)量，預(yù)留備用餐（防止臨時增加人數(shù)）。現(xiàn)場協(xié)調(diào)與應(yīng)急處理人員協(xié)調(diào)：各組工作人員（后勤、執(zhí)行、應(yīng)急）各司其職，保持通訊暢通（對講機/群）；突發(fā)情況處理：設(shè)備故障：立即啟用備用設(shè)備，技術(shù)人員現(xiàn)場維修；人員遲到/缺席：預(yù)留空位，調(diào)整流程順序；安全問題：安排安保人員巡邏，若發(fā)生突發(fā)情況，立即啟動應(yīng)急預(yù)案（疏散人員、聯(lián)系醫(yī)院/安保）。（三）后期收尾階段場地清理與物料回收活動結(jié)束后2小時內(nèi)完成場地清理：撤除舞臺、桌椅，清理垃圾，歸還租賃設(shè)備；物料回收：可重復(fù)利用的物料（如桌布、禮品包裝）統(tǒng)一登記入庫，需報廢的物料按規(guī)定處理。資料歸檔與效果評估資料歸檔：整理活動方案、簽到表、照片/視頻、預(yù)算決算表、反饋問卷等資料，分類存檔（電子檔+紙質(zhì)檔），保存期限不少于2年；效果評估：數(shù)據(jù)統(tǒng)計：參與人數(shù)、出勤率、滿意度評分（通過問卷星/紙質(zhì)問卷收集）、目標(biāo)達成情況（如“表彰人數(shù)20人，覆蓋全體員工”）；總結(jié)報告：撰寫活動總結(jié)，內(nèi)容包括活動亮點、不足之處、改進建議，提交至領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。費用結(jié)算與供應(yīng)商反饋根據(jù)合同與實際支出，與供應(yīng)商結(jié)算費用（核對發(fā)票、明細單，保證合規(guī)）；向供應(yīng)商反饋服務(wù)評價，建立合格供應(yīng)商名錄，為后續(xù)活動提供參考。三、配套工具表單表1：活動策劃總表（模板示例）項目內(nèi)容負責(zé)人完成時間備注活動主題“凝心聚力·共啟新程——2024年度年會”*經(jīng)理2024-08-15活動時間2024年9月20日14:00-17:30*助理2024-08-20避開業(yè)務(wù)高峰期活動地點公司三樓會議廳（可容納200人）*主管2024-08-25確認設(shè)備可用性參與人員全體員工（約150人）、外部嘉賓（5人）*專員2024-09-10嘉賓名單提前3天確認核心流程簽到→開場→領(lǐng)導(dǎo)致辭→年度回顧→表彰優(yōu)秀→員工節(jié)目→互動抽獎→合影→結(jié)束*策劃2024-08-30每個環(huán)節(jié)預(yù)留5分鐘緩沖時間預(yù)算總額50000元*財務(wù)2024-08-18含場地費、物料、餐飲、禮品等表2：預(yù)算明細表（模板示例）費用類別明細項目數(shù)量單價（元）小計（元）備注場地費會議廳租賃1天80008000含基礎(chǔ)設(shè)備物料費背景板制作1塊30003000尺寸：5m×3m簽到用品（胸牌、筆）150套203000胸牌含姓名、部門禮品（定制U盤）50份1005000表彰優(yōu)秀員工用餐飲費茶歇（咖啡、點心）150份304500中場休息時段晚餐（自助餐）150人8012000含酒水人員服務(wù)費主持人1人20002000專業(yè)主持人攝影師1人15001500全程跟拍合計39000預(yù)留備用金11000元表3：任務(wù)分工表（模板示例）小組負責(zé)人成員職責(zé)策劃組*經(jīng)理助理、專員方案制定、流程設(shè)計、預(yù)算編制、審批對接執(zhí)行組*主管策劃、文員場地布置、流程推進、現(xiàn)場協(xié)調(diào)、設(shè)備調(diào)試后勤組*主管助理、后勤物料采購/管理、餐飲安排、嘉賓接待、場地清理應(yīng)急組*安保主管*安保人員2名突發(fā)情況處理（設(shè)備故障、安全問題）、人員疏散、醫(yī)療保障（備急救箱）表4：簽到表（模板示例）序號姓名部門聯(lián)系方式簽到時間備注（如是否用餐）1市場部xxxx13:55是2技術(shù)部139xxxx567814:05是………………表5：活動反饋收集表（模板示例）問題選項1.您對本次活動整體滿意度？□非常滿意□滿意□一般□不滿意2.您認為活動流程安排是否合理？□非常合理□合理□一般□不合理3.您最喜歡的環(huán)節(jié)是？□領(lǐng)導(dǎo)致辭□表彰環(huán)節(jié)□員工節(jié)目□互動抽獎□其他（請注明）4.您對活動有哪些改進建議？________________________________________________________________________四、關(guān)鍵要點提示（一）時間把控：避免前松后緊每個環(huán)節(jié)設(shè)置“時間節(jié)點+緩沖時間”（如原定15分鐘的環(huán)節(jié)，預(yù)留2分鐘緩沖），主持人需嚴格控制流程，可安排專人舉牌提醒；提前測試設(shè)備（如視頻播放、PPT切換），避免因技術(shù)問題延誤時間。（二）溝通機制：保證信息同步建立“活動籌備群”，包含所有工作人員，及時同步進展、反饋問題；重要事項（如嘉賓名單、流程變更）需通過郵件/書面形式確認，避免信息遺漏。（三）應(yīng)急預(yù)案：提前預(yù)判風(fēng)險針對“設(shè)備故障、人員缺席、惡劣天氣”等常見風(fēng)險，制定具體應(yīng)對措施（如備用設(shè)備、備用節(jié)目、室內(nèi)場地備選方案）；應(yīng)急組需提前熟悉預(yù)案，活動當(dāng)天全程待