一、適用范圍本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要采購物品、服務(wù)或工程時(shí)，規(guī)范采購需求申請流程，保證采購行為合規(guī)、高效。適用于常規(guī)辦公設(shè)備、生產(chǎn)物料、服務(wù)外包、固定資產(chǎn)等各類采購場景，需嚴(yán)格按照流程發(fā)起申請，避免隨意采購或資源浪費(fèi)。二、申請發(fā)起與審批流程（一）需求提出與表格填寫明確需求內(nèi)容：申請人需根據(jù)部門工作計(jì)劃或?qū)嶋H工作需要，確定采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)及總價(jià)等核心信息，保證需求描述清晰、無歧義。填寫申請表：登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)或《采購需求申請表》（模板見第三部分），逐項(xiàng)填寫完整信息，包括申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、需求理由、資金來源（如部門預(yù)算、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)等）等。如涉及供應(yīng)商初步意向，需注明供應(yīng)商名稱及報(bào)價(jià)依據(jù)。附件材料準(zhǔn)備：根據(jù)采購類型補(bǔ)充必要附件，如技術(shù)參數(shù)說明書（針對設(shè)備采購）、服務(wù)方案（針對外包服務(wù)）、市場詢價(jià)記錄（單價(jià)超過1萬元需至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)）等，保證材料真實(shí)、有效。（二）部門負(fù)責(zé)人審核必要性審核：部門負(fù)責(zé)人需核對采購需求是否與部門年度工作計(jì)劃匹配，判斷需求是否必要、緊急，避免重復(fù)采購或非必要開支。預(yù)算合規(guī)性審核：確認(rèn)申請預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需求需注明資金來源并附上級審批文件。簽字確認(rèn)：審核通過后，在“部門負(fù)責(zé)人審批意見”欄簽字并加蓋部門公章，反饋至申請人流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。（三）財(cái)務(wù)部門復(fù)核預(yù)算與資金審核：財(cái)務(wù)部門核對申請預(yù)算是否準(zhǔn)確，資金來源是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度（如是否涉及專項(xiàng)資金、是否需履行預(yù)算調(diào)整程序等）。成本合理性評估：對大額采購（如單價(jià)超5萬元或總價(jià)超10萬元），需評估市場公允價(jià)格，判斷申請預(yù)算是否合理，必要時(shí)要求補(bǔ)充市場調(diào)研報(bào)告或詢價(jià)記錄。意見反饋：審核通過后，在“財(cái)務(wù)部門審批意見”欄簽字；若預(yù)算不合規(guī)或成本不合理，注明修改意見并退回申請人調(diào)整。（四）采購部門執(zhí)行采購方式確定：根據(jù)采購金額、類型及企業(yè)采購制度，確定采購方式（如公開招標(biāo)、詢價(jià)采購、單一來源采購等）。小額采購（如金額低于5000元）可由采購部門直接對接供應(yīng)商實(shí)施。供應(yīng)商選擇：按照公平、公正原則，通過比價(jià)、招標(biāo)等方式選定合格供應(yīng)商，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）。合同簽訂與執(zhí)行：與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，跟進(jìn)履約進(jìn)度，保證采購物品/服務(wù)按時(shí)交付。（五）結(jié)果反饋與歸檔驗(yàn)收確認(rèn)：物品/服務(wù)交付后，由申請部門組織驗(yàn)收，填寫《采購驗(yàn)收單》，確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量是否符合需求，驗(yàn)收人簽字后反饋至采購部門。付款結(jié)算：采購部門根據(jù)驗(yàn)收單、合同及發(fā)票，辦理付款手續(xù)，財(cái)務(wù)部門完成賬務(wù)處理。資料歸檔：采購申請表、審批意見、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料由采購部門統(tǒng)一整理歸檔，保存期限不少于3年，便于后續(xù)審計(jì)或查詢。三、采購需求申請表模板申請編號申請日期年月日申請部門申請人聯(lián)系方式需求類型□物品□服務(wù)□工程采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容數(shù)量單位預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算總價(jià)（元）資金來源□部門預(yù)算□專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)□其他（請注明：________）緊急程度□緊急□一般□不緊急需求理由（詳細(xì)說明采購目的、使用場景及必要性，不少于50字）供應(yīng)商信息（如有）供應(yīng)商名稱：____________________報(bào)價(jià)依據(jù)：____________________附件清單□技術(shù)參數(shù)說明書□服務(wù)方案□詢價(jià)記錄□其他：________部門負(fù)責(zé)人審批意見：____________________簽字：______日期：______財(cái)務(wù)部門審批意見：____________________簽字：______日期：______采購部門審批意見：____________________簽字：______日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)審批（超預(yù)算/大額采購需）意見：____________________簽字：______日期：______備注四、使用說明與注意事項(xiàng)信息完整性與真實(shí)性：申請人需保證申請表所有信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛構(gòu)需求或夸大預(yù)算；規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)等需明確，避免模糊表述（如“類似產(chǎn)品”“高端配置”等）。審批時(shí)效要求：各部門需在收到申請后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，財(cái)務(wù)部門及采購部門需在3個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，緊急需求可啟動“綠色通道”，但需注明緊急原因并由分管領(lǐng)導(dǎo)特批。預(yù)算控制原則：嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，未納入預(yù)算的采購需求需提前辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)，不得超預(yù)算或無預(yù)算采購。小額采購（如金額低于2000元）可簡化流程，但仍需填寫申請表備查。供應(yīng)商合規(guī)性：優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商庫內(nèi)的供應(yīng)商，新供應(yīng)商需提交資質(zhì)文件由采購部門審核備案，避免與無資質(zhì)供應(yīng)商合作。變更與撤銷：采購需求獲批后如需變更（如數(shù)量、規(guī)格