員工借物合同范本及管理流程一、引言企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中，員工因工作需要借用設(shè)備、物資等情況較為常見(jiàn)。規(guī)范的借物合同與管理流程，既能明確雙方權(quán)利義務(wù)、保障企業(yè)資產(chǎn)安全，也能避免因借用行為引發(fā)的糾紛、提升資產(chǎn)管理效率。本文結(jié)合實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，提供員工借物合同范本及配套管理流程，供企業(yè)參考使用。二、員工借物合同范本（一）合同主體信息出借方（甲方）：__________（企業(yè)全稱），統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：__________，地址：__________，聯(lián)系人：__________，聯(lián)系電話：__________借用方（乙方）：__________（員工姓名），身份證號(hào)：__________，部門(mén)/崗位：__________，聯(lián)系電話：__________（二）借用物品詳情1.物品名稱：__________2.規(guī)格/型號(hào)：__________3.數(shù)量：__________4.現(xiàn)狀描述：__________（如“全新未使用”“已使用X次，外觀無(wú)損壞、功能正?！钡?，需詳細(xì)記錄瑕疵或特殊狀態(tài)）（三）借用期限1.借用起始日：______年____月____日2.借用截止日：______年____月____日3.如需延期，乙方應(yīng)在到期前____個(gè)工作日向甲方提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)甲方同意后重新簽訂補(bǔ)充協(xié)議。（四）雙方權(quán)利與義務(wù)1.甲方權(quán)利義務(wù)有權(quán)要求乙方按約定用途使用物品，定期了解物品使用狀況；應(yīng)向乙方提供功能完好、符合使用要求的物品，必要時(shí)提供操作指導(dǎo)；物品所有權(quán)歸甲方所有，乙方僅享有借用期間的使用權(quán)。2.乙方權(quán)利義務(wù)有權(quán)在約定用途和期限內(nèi)使用物品，因工作需要的合理使用需求應(yīng)得到甲方配合；應(yīng)妥善保管物品，避免損壞、丟失、擅自改裝或轉(zhuǎn)借他人；承擔(dān)借用期間的日常維護(hù)費(fèi)用（如耗材、常規(guī)保養(yǎng)等），因故意或重大過(guò)失導(dǎo)致物品損壞、丟失的，需按本合同約定賠償；按約定期限歸還物品，歸還時(shí)應(yīng)確保物品功能、外觀與借用時(shí)一致（正常損耗除外）。（五）違約責(zé)任1.若乙方未按約定用途使用物品，甲方有權(quán)提前終止合同，要求乙方立即歸還物品，并按物品價(jià)值的____%收取違約金；2.若乙方逾期歸還物品，每逾期一日，按物品日租金（或物品價(jià)值的____‰）向甲方支付逾期費(fèi)用；逾期超過(guò)____日的，甲方有權(quán)要求乙方賠償物品全部?jī)r(jià)值；3.若物品因乙方原因損壞、丟失，乙方應(yīng)在____個(gè)工作日內(nèi)以現(xiàn)金賠償、維修復(fù)原或提供同等價(jià)值物品的方式承擔(dān)責(zé)任，賠償標(biāo)準(zhǔn)為：______（如“按物品購(gòu)置價(jià)的____%賠償”“維修費(fèi)用憑票報(bào)銷”等）。（六）爭(zhēng)議解決本合同履行過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議，雙方應(yīng)協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可向甲方所在地人民法院提起訴訟。（七）其他條款1.本合同自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力；2.本合同未盡事宜，可簽訂補(bǔ)充協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議與本合同具有同等效力。甲方（蓋章）：__________乙方（簽字）：__________日期：______年____月____日日期：______年____月____日三、借物管理流程（一）借物申請(qǐng)員工因工作需要借用物品時(shí)，需填寫(xiě)《員工借物申請(qǐng)表》，注明借用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、借用期限、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人初審。申請(qǐng)表應(yīng)包含“申請(qǐng)人承諾”欄，明確承諾按規(guī)定使用、保管及歸還物品。（二）審批流程1.部門(mén)初審：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)的必要性、用途合理性，確認(rèn)無(wú)閑置物品可替代后，簽署初審意見(jiàn)；2.資產(chǎn)管理部門(mén)復(fù)核：資產(chǎn)管理部門(mén)（或行政部、財(cái)務(wù)部等）核對(duì)物品庫(kù)存、使用狀態(tài)，評(píng)估借用風(fēng)險(xiǎn)（如貴重物品需評(píng)估借用必要性），簽署復(fù)核意見(jiàn)；3.最終審批：根據(jù)物品價(jià)值、重要性，由部門(mén)負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如借用價(jià)值較高的設(shè)備，需分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。（三）物品借出與登記1.審批通過(guò)后，員工憑審批后的《員工借物申請(qǐng)表》到資產(chǎn)管理部門(mén)辦理借出手續(xù)；2.資產(chǎn)管理部門(mén)與員工共同核對(duì)物品信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、現(xiàn)狀），填寫(xiě)《借物登記表》（包含借用人、物品信息、借出日期、歸還日期、經(jīng)辦人等），雙方簽字確認(rèn)；3.如需簽訂借物合同（如貴重物品、長(zhǎng)期借用），按上述合同范本簽訂后，方可借出物品。（四）使用監(jiān)督與檢查1.資產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)建立借物臺(tái)賬，定期（如每月）核對(duì)借物信息，跟蹤物品使用狀態(tài)；2.部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)監(jiān)督員工使用情況，確保物品用于約定用途，發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用或損壞跡象時(shí)，及時(shí)反饋至資產(chǎn)管理部門(mén)；3.如需長(zhǎng)期借用（超過(guò)3個(gè)月），資產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)每季度進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，記錄物品狀況。（五）歸還與驗(yàn)收1.員工應(yīng)在借用期限屆滿前，將物品歸還至資產(chǎn)管理部門(mén)；如需延期，需提前按審批流程申請(qǐng)；2.資產(chǎn)管理部門(mén)對(duì)照《借物登記表》和合同約定，驗(yàn)收物品的數(shù)量、外觀、功能狀態(tài)：若物品完好無(wú)損，辦理歸還登記，注銷借物臺(tái)賬；若物品存在損壞、缺失，按合同約定的違約責(zé)任處理，處理完畢后再辦理歸還手續(xù)。（六）檔案管理1.借物合同、《員工借物申請(qǐng)表》《借物登記表》等文件，由資產(chǎn)管理部門(mén)存檔，保存期限不少于____年（建議與企業(yè)檔案管理制度一致）；2.存檔文件應(yīng)按部門(mén)、物品類型分類整理，便于查詢和審計(jì)。四、注意事項(xiàng)（一）合同條款需明確具體借物合同中物品的“現(xiàn)狀描述”應(yīng)詳細(xì)，可附物品照片或驗(yàn)收單，避免因物品狀態(tài)描述模糊引發(fā)糾紛；違約責(zé)任的賠償標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)清晰，如貴重設(shè)備可約定“按購(gòu)置價(jià)扣除折舊后賠償”，日常物資可約定“按市場(chǎng)價(jià)賠償”。（二）流程執(zhí)行需嚴(yán)格規(guī)范審批環(huán)節(jié)應(yīng)避免“人情借物”，確保每筆借物都經(jīng)過(guò)必要的審核；借出與歸還時(shí)的物品核對(duì)需雙人在場(chǎng)、簽字確認(rèn)，避免事后爭(zhēng)議。（三）資產(chǎn)維護(hù)與盤(pán)點(diǎn)結(jié)合資產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)定期（如每季度）盤(pán)點(diǎn)借物，確保賬實(shí)相符；對(duì)易損耗、高價(jià)值物品，可要求借用人定期提交使用報(bào)告，跟蹤物品狀態(tài)。（四）法律風(fēng)險(xiǎn)防范借物合同應(yīng)符合《民法典》關(guān)于租賃合同、借用合同的相關(guān)規(guī)定，必要時(shí)可咨詢法律顧問(wèn)，確保合同合法有效；涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的物品（如軟件、設(shè)計(jì)圖紙）