行政辦公室文件歸檔管理手冊第一章總則1.1目的為規(guī)范行政辦公室文件歸檔管理工作，確保文件資料的完整性、安全性與可利用性，提高辦公效率，為單位運營與發(fā)展提供可靠的檔案支持，特制定本手冊。1.2依據(jù)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規(guī)定》及單位內(nèi)部管理制度，結(jié)合行政辦公室工作實際制定本手冊。1.3適用范圍本手冊適用于行政辦公室及各部門移交至辦公室的各類文件資料的歸檔管理工作，涵蓋文件的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等全流程管理。第二章歸檔文件范圍行政辦公室需歸檔的文件資料按業(yè)務屬性分類，各部門應按要求及時移交相關文件：2.1公文類文件上級來文：上級單位下發(fā)的政策文件、通知、批復、函件等，留存正式文本及附件。本級發(fā)文：以單位名義制發(fā)的請示、報告、決定、通知等公文，留存發(fā)文稿紙、正文、附件及簽發(fā)記錄。平行文：與其他單位往來的函件、合作協(xié)議、會簽文件等，留存雙方簽署的正式文本。2.2業(yè)務管理類文件行政管理：規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要、調(diào)研材料、檢查報告等，反映單位日常管理與業(yè)務開展的文件。項目管理：項目立項申請、審批文件、實施方案、進度報告、驗收材料等，按項目單獨整理歸檔。對外聯(lián)絡：與客戶、合作伙伴的溝通記錄、商務洽談資料、合作意向書等，涉及重要業(yè)務往來的文件需完整留存。2.3會議類文件會議籌備：會議通知、議程安排、參會人員名單、講話稿、匯報材料等會前資料。會議記錄：正式會議的原始記錄、決議事項、簽到表等，確保記錄準確完整。會后材料：會議紀要、落實情況跟蹤表、文件執(zhí)行反饋等，與會議主題對應歸檔。2.4人事與財務類文件（密級管理）人事資料：員工入職、離職、調(diào)動、考核、培訓、職稱評定等文件，按人員或類別分類歸檔，涉及隱私的文件嚴格保密。財務資料：財務報表、預算方案、報銷憑證、合同付款記錄等，需符合財務檔案管理規(guī)范，與財務部門協(xié)同歸檔。2.5其他類文件榮譽資質(zhì)：單位獲得的榮譽證書、資質(zhì)證明、媒體報道等，整理成冊并標注獲取時間。影像資料：重要會議、活動、項目現(xiàn)場的照片、視頻，標注拍攝時間、地點、內(nèi)容及相關人員，電子影像需備份存儲。電子文件：辦公系統(tǒng)傳輸?shù)墓?、郵件、電子報表等，轉(zhuǎn)換為PDF等長期保存格式，與紙質(zhì)文件對應歸檔。第三章文件整理流程3.1收集工作定期收集：各部門每月末移交需歸檔文件；年度總結(jié)、重要項目文件等在工作完成后15個工作日內(nèi)移交。即時收集：緊急文件、重要會議材料、突發(fā)事件相關文件等，事件結(jié)束后3個工作日內(nèi)移交。收集要求：移交文件需為原件（特殊情況留存復印件并注明原因），內(nèi)容完整、字跡清晰，電子文件確保可正常打開。3.2分類與排序分類原則：按“年度—類別—保管期限”分類（保管期限參考《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》）。排序方法：同一年度、同一類別內(nèi)的文件，按發(fā)文時間或事項流程排序；批復類文件與請示文件合并，會議文件按“籌備—記錄—會后”順序排列。3.3編號與裝訂編號規(guī)則：采用“年度-類別代碼-件號”（如2024年公文類第5件，編號為“2024-GW-005”）。裝訂要求：去除金屬物，線裝或膠裝；單份文件頁數(shù)較少時可合并裝訂，每份文件首頁粘貼編號標簽。3.4裝盒與編目檔案盒標注：盒面標注年度、類別、保管期限、起止件號、盒號（如“2024年公文類永久件號____盒號001”）。編目要求：填寫《檔案目錄》，內(nèi)容包括件號、文號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等，電子目錄與紙質(zhì)目錄同步更新。第四章檔案保管與利用4.1保管要求環(huán)境管理：檔案存放場所干燥、通風、避光，溫度14-24℃，相對濕度45%-60%；配備防火、防潮、防蟲、防盜設施。期限管理：嚴格執(zhí)行國家規(guī)定的保管期限，永久檔案長期留存，定期檔案到期后鑒定（見4.3節(jié)）。移交管理：保管滿20年的檔案，按規(guī)定移交至單位綜合檔案館或?qū)I(yè)機構(gòu)，辦理交接手續(xù)。4.2利用規(guī)定借閱流程：內(nèi)部人員填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人及辦公室主任審批后，到檔案管理員處辦理借閱手續(xù)；電子檔案在線查閱需權(quán)限設置。復制與摘抄：復制檔案需經(jīng)審批，復制件標注“復制件”及日期；摘抄檔案注明出處，嚴禁擅自修改或偽造。保密要求：涉密檔案（國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私）借閱、復制需額外審批，接觸人員簽訂保密協(xié)議。4.3鑒定與銷毀鑒定小組：由辦公室主任、檔案管理員、業(yè)務部門負責人組成，每5年對到期檔案進行鑒定，評估保存價值。銷毀流程：無保存價值的檔案編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)單位負責人審批后，兩人以上監(jiān)督銷毀，銷毀記錄存檔備查。第五章責任與監(jiān)督5.1崗位責任辦公室主任：統(tǒng)籌檔案管理，審批重要檔案借閱、銷毀，監(jiān)督制度執(zhí)行，協(xié)調(diào)部門工作。檔案管理員：負責文件收集、整理、保管、利用，維護檔案目錄，定期檢查檔案狀況。部門負責人：督促本部門文件移交，審核文件完整性，配合檔案利用與鑒定工作。5.2監(jiān)督機制日常檢查：檔案管理員每月檢查檔案環(huán)境與完整性，每季度提交檢查報告。專項審計：審計部門每年對檔案管理進行專項審計，檢查流程執(zhí)行情況，提出改進建議。責任追究：因失職導致檔案丟失、損毀、泄密的，視情節(jié)追究責任；涉及違法的移交司法機關。5.3考核與改進考核指標：檔案歸檔及時率、完整率、利用效率納入部門及個人績效考核，優(yōu)秀者予以表彰。持續(xù)改