企業(yè)采購(gòu)詢(xún)證函模板合集企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)中，詢(xún)證函是連接采購(gòu)、財(cái)務(wù)與供應(yīng)商的核心工具——它以書(shū)面形式確認(rèn)交易細(xì)節(jié)、厘清權(quán)責(zé)，既為財(cái)務(wù)對(duì)賬提供依據(jù)，也能防范履約糾紛、審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。以下結(jié)合多場(chǎng)景需求，整理實(shí)用型采購(gòu)詢(xún)證函模板，供企業(yè)靈活調(diào)整使用。一、常規(guī)物資采購(gòu)詢(xún)證函：基礎(chǔ)交易的清晰確認(rèn)適用場(chǎng)景：采購(gòu)原材料、辦公用品、生產(chǎn)輔料等常規(guī)貨物，需確認(rèn)訂單執(zhí)行、貨款結(jié)算等基礎(chǔ)信息時(shí)使用。模板內(nèi)容：致[供應(yīng)商名稱(chēng)]：為規(guī)范采購(gòu)管理、保障交易雙方權(quán)益，現(xiàn)就貴我雙方于[業(yè)務(wù)發(fā)生期間]的采購(gòu)交易事項(xiàng)進(jìn)行詢(xún)證。相關(guān)信息如下：1.訂單信息：訂單編號(hào)[XX]，采購(gòu)貨物名稱(chēng)[XX]，約定數(shù)量[XX]，約定單價(jià)[XX]，約定交貨日期[YYYY年MM月DD日]。2.履約情況：截至[詢(xún)證日期]，貴方實(shí)際交貨數(shù)量[XX]，驗(yàn)收合格數(shù)量[XX]，存在質(zhì)量異議的數(shù)量[XX]（若無(wú)則填“無(wú)”）。3.貨款結(jié)算：訂單約定總金額[XX]元，我方已支付金額[XX]元，未支付金額[XX]元（含/不含質(zhì)保金[XX]元，根據(jù)合同約定填寫(xiě)）。請(qǐng)貴方核對(duì)上述信息：若與貴方記錄一致，請(qǐng)于[回函截止日期]前加蓋公章/財(cái)務(wù)章后，回函至我司[指定收件地址/郵箱]；若存在差異，請(qǐng)?jiān)敿?xì)說(shuō)明差異內(nèi)容及依據(jù)（如交貨數(shù)量不符、質(zhì)量問(wèn)題憑證號(hào)等），回函時(shí)一并反饋。順祝商祺！[采購(gòu)企業(yè)名稱(chēng)]（蓋章）[詢(xún)證日期：YYYY年MM月DD日]填寫(xiě)說(shuō)明：業(yè)務(wù)發(fā)生期間需明確時(shí)間段（如“2023年1月-6月”）；質(zhì)量異議需簡(jiǎn)要說(shuō)明問(wèn)題類(lèi)型（如“外觀瑕疵”“性能不達(dá)標(biāo)”）；回函截止日期建議設(shè)為“收到函件后5-10個(gè)工作日”，保障時(shí)效性。二、長(zhǎng)期合作供應(yīng)商詢(xún)證函：年度交易的整體核對(duì)適用場(chǎng)景：與供應(yīng)商簽訂年度框架協(xié)議，需對(duì)年度內(nèi)多筆交易的累計(jì)數(shù)量、金額、往來(lái)賬項(xiàng)進(jìn)行整體確認(rèn)時(shí)使用。模板內(nèi)容：致[供應(yīng)商名稱(chēng)]：基于貴我雙方[合作期限]的長(zhǎng)期合作協(xié)議，現(xiàn)對(duì)[年度]內(nèi)的采購(gòu)交易進(jìn)行匯總詢(xún)證，具體信息如下：1.交易匯總：年度采購(gòu)總訂單數(shù)：[XX]筆累計(jì)采購(gòu)金額（不含稅）：[XX]元累計(jì)已支付金額：[XX]元累計(jì)未支付金額：[XX]元（其中包含尚未到期的應(yīng)付賬款[XX]元、質(zhì)保金[XX]元）2.爭(zhēng)議事項(xiàng)：截至詢(xún)證日，雙方是否存在未解決的交易爭(zhēng)議（如交貨延遲、質(zhì)量糾紛、發(fā)票問(wèn)題等）？□是□否若為“是”，請(qǐng)簡(jiǎn)要說(shuō)明：_________________________請(qǐng)貴方于[回函截止日期]前完成核對(duì)：確認(rèn)無(wú)誤后，加蓋公章回函；若有異議，請(qǐng)附詳細(xì)說(shuō)明及相關(guān)憑證（如合同條款、驗(yàn)收單編號(hào)），回函至[指定地址]。[采購(gòu)企業(yè)名稱(chēng)]（蓋章）[詢(xún)證日期：YYYY年MM月DD日]填寫(xiě)說(shuō)明：合作期限需明確協(xié)議有效期（如“2023年1月-12月”）；爭(zhēng)議事項(xiàng)若勾選“是”，需描述爭(zhēng)議焦點(diǎn)及溝通進(jìn)展（如“3月訂單交貨延遲，協(xié)商延長(zhǎng)賬期至6月”）；未支付金額需區(qū)分“賬期內(nèi)應(yīng)付”和“質(zhì)保金”，便于財(cái)務(wù)分類(lèi)管理。三、服務(wù)類(lèi)采購(gòu)詢(xún)證函：專(zhuān)業(yè)服務(wù)的履約確認(rèn)適用場(chǎng)景：采購(gòu)技術(shù)服務(wù)、咨詢(xún)服務(wù)、物流服務(wù)、運(yùn)維服務(wù)等非實(shí)物類(lèi)服務(wù)，需確認(rèn)服務(wù)內(nèi)容、履約進(jìn)度、費(fèi)用結(jié)算時(shí)使用。模板內(nèi)容：致[服務(wù)提供方名稱(chēng)]：現(xiàn)就貴方向我司提供的[服務(wù)名稱(chēng)]（服務(wù)期間：[YYYY年MM月DD日]-[YYYY年MM月DD日]）進(jìn)行詢(xún)證，具體信息如下：1.服務(wù)內(nèi)容：約定服務(wù)范圍：[XX]（如“系統(tǒng)運(yùn)維服務(wù)，包含服務(wù)器巡檢、故障處理、軟件更新”）服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)要求：[XX]（如“響應(yīng)時(shí)間≤2小時(shí)，故障修復(fù)時(shí)間≤24小時(shí)”）2.履約進(jìn)度：已完成服務(wù)階段：[XX]（如“第一季度巡檢已完成，第二季度故障處理3次”）未完成服務(wù)階段：[XX]（如“第三季度軟件更新待執(zhí)行”）3.費(fèi)用結(jié)算：合同約定總費(fèi)用：[XX]元（其中固定服務(wù)費(fèi)[XX]元，浮動(dòng)服務(wù)費(fèi)[XX]元）已支付費(fèi)用：[XX]元未支付費(fèi)用：[XX]元（需說(shuō)明未支付原因：□服務(wù)未完成□發(fā)票未提供□其他：_________）請(qǐng)貴方核對(duì)上述信息：若一致，請(qǐng)于[回函截止日期]前回函；若存在差異，需詳細(xì)說(shuō)明服務(wù)完成情況、費(fèi)用計(jì)算依據(jù)（如“浮動(dòng)服務(wù)費(fèi)按實(shí)際運(yùn)維時(shí)長(zhǎng)計(jì)算，需補(bǔ)充簽到記錄”），回函至[指定地址]。[采購(gòu)企業(yè)名稱(chēng)]（蓋章）[詢(xún)證日期：YYYY年MM月DD日]填寫(xiě)說(shuō)明：服務(wù)期間需與合同約定一致；服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)需引用合同條款（如“按《運(yùn)維服務(wù)協(xié)議》第3.2條執(zhí)行”）；未支付原因需根據(jù)實(shí)際情況勾選或補(bǔ)充（如“發(fā)票未提供，需于5月10日前開(kāi)具”）。四、跨境采購(gòu)詢(xún)證函（含外匯結(jié)算）：國(guó)際交易的合規(guī)核對(duì)適用場(chǎng)景：從境外供應(yīng)商采購(gòu)貨物/服務(wù)，涉及外匯結(jié)算、海關(guān)報(bào)關(guān)、國(guó)際物流等環(huán)節(jié)，需確認(rèn)交易金額（含幣種）、報(bào)關(guān)信息、外匯支付情況時(shí)使用。模板內(nèi)容：致[境外供應(yīng)商名稱(chēng)/境外公司中文譯名]：現(xiàn)就貴我雙方于[業(yè)務(wù)發(fā)生期間]的跨境采購(gòu)交易進(jìn)行詢(xún)證，相關(guān)信息如下：1.交易基本信息：采購(gòu)貨物/服務(wù)名稱(chēng)：[XX]貿(mào)易術(shù)語(yǔ)：[XX]（如“FOB香港”“CIF上海”）計(jì)價(jià)幣種及金額：[XX]幣[XX]元2.報(bào)關(guān)與物流：報(bào)關(guān)單號(hào)：[XX]（如有）實(shí)際到貨/服務(wù)完成日期：[YYYY年MM月DD日]物流服務(wù)商：[XX]（如“DHL”“中遠(yuǎn)海運(yùn)”）3.外匯結(jié)算：已支付外匯金額：[XX]幣[XX]元，支付日期：[YYYY年MM月DD日]未支付外匯金額：[XX]幣[XX]元，約定支付日期：[YYYY年MM月DD日]匯率說(shuō)明：結(jié)算匯率按[XX]（如“付款當(dāng)日中國(guó)銀行外匯牌價(jià)”“合同約定匯率1:6.9”）請(qǐng)貴方確認(rèn)上述信息是否準(zhǔn)確：若有異議，請(qǐng)?jiān)敿?xì)說(shuō)明差異點(diǎn)及相關(guān)單據(jù)編號(hào)（如商業(yè)發(fā)票號(hào)、提單號(hào)）；請(qǐng)于[回函截止日期]前通過(guò)郵件（[指定郵箱]）或郵寄（[指定地址]）回函，回函需經(jīng)貴方法人代表或授權(quán)代表簽字并加蓋公章。[采購(gòu)企業(yè)名稱(chēng)]（蓋章）[詢(xún)證日期：YYYY年MM月DD日]填寫(xiě)說(shuō)明：跨境交易需關(guān)注外匯管理政策，金額、匯率需與報(bào)關(guān)單、外匯核銷(xiāo)單等憑證一致；貿(mào)易術(shù)語(yǔ)需明確責(zé)任劃分（如FOB下買(mǎi)方負(fù)責(zé)運(yùn)輸保險(xiǎn)，CIF下賣(mài)方負(fù)責(zé)）；回函方式建議優(yōu)先選擇郵件（提高效率），同時(shí)保留紙質(zhì)回函作為憑證。采購(gòu)詢(xún)證函使用的核心注意事項(xiàng)1.信息準(zhǔn)確性核查：詢(xún)證函中訂單編號(hào)、貨物/服務(wù)名稱(chēng)、數(shù)量、金額等信息，需與采購(gòu)合同、入庫(kù)單、發(fā)票、付款憑證逐一核對(duì)，避免筆誤。例如，數(shù)量需區(qū)分“約定數(shù)量”“實(shí)際交貨數(shù)量”“驗(yàn)收合格數(shù)量”，三者邏輯關(guān)系需清晰（實(shí)際交貨≥驗(yàn)收合格，特殊情況需備注）。2.時(shí)效與回函管理：回函截止日期需結(jié)合業(yè)務(wù)周期合理設(shè)置（避免過(guò)短/過(guò)長(zhǎng)）。建議在函件中注明“回函僅為詢(xún)證使用，不做其他用途”，避免回函被濫用。同時(shí)，指定專(zhuān)人跟蹤回函進(jìn)度，對(duì)逾期未回函的供應(yīng)商及時(shí)電話(huà)溝通，必要時(shí)重新發(fā)函。3.蓋章與回函規(guī)范：詢(xún)證函需加蓋企業(yè)公章或財(cái)務(wù)專(zhuān)用章，供應(yīng)商回函也需加蓋公章/財(cái)務(wù)章（個(gè)人簽字需附授權(quán)書(shū)）?；睾瘍?nèi)容若有修改，需在修改處加蓋公章確認(rèn)，避免單方涂改引發(fā)糾紛。4.法律風(fēng)險(xiǎn)與存檔要求：詢(xún)證函屬于重要交易憑證，需與采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等一并歸檔，保存期限不低于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的年限（一般為10年，涉及訴訟/審計(jì)的需延長(zhǎng)）。若回函存在爭(zhēng)議，需及時(shí)啟動(dòng)協(xié)商或法律程序，避免超過(guò)訴訟時(shí)效（一般為3年）。結(jié)語(yǔ)：以規(guī)范詢(xún)證，筑牢采購(gòu)管理基石采購(gòu)詢(xún)證函不僅是財(cái)務(wù)對(duì)賬的工