采購管理供應(yīng)商篩選與合同管理通用工具模板一、模板應(yīng)用背景本工具模板聚焦企業(yè)采購管理中的核心環(huán)節(jié)——供應(yīng)商篩選與合同管理，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程和工具規(guī)范采購行為，降低采購風(fēng)險(xiǎn)，提升供應(yīng)商合作質(zhì)量與合同履約效率。適用于企業(yè)各類采購場(chǎng)景（如原材料采購、服務(wù)外包、設(shè)備采購等），尤其適用于需要多部門協(xié)同、對(duì)合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)控制要求較高的采購項(xiàng)目，可作為采購部門、需求部門及法務(wù)部門的工作指引。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）采購需求確認(rèn)：明確采購目標(biāo)與邊界操作步驟：需求發(fā)起：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃填寫《采購需求說明書》，明確采購標(biāo)的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)）、數(shù)量、預(yù)算上限、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及特殊要求（如環(huán)保認(rèn)證、定制化需求等）。需求審核：采購部門聯(lián)合財(cái)務(wù)、技術(shù)部門對(duì)需求的合理性、預(yù)算合規(guī)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查技術(shù)參數(shù)是否清晰、預(yù)算是否符合公司成本控制要求，審核通過后形成《采購需求確認(rèn)單》。關(guān)鍵輸出：《采購需求說明書》《采購需求確認(rèn)單》（二）供應(yīng)商尋源：建立初步供應(yīng)商池操作步驟：尋源渠道：根據(jù)采購標(biāo)的特性選擇合適渠道，如公開招標(biāo)（采購平臺(tái)、第三方招標(biāo)平臺(tái)）、邀請(qǐng)招標(biāo)（定向邀請(qǐng)行業(yè)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商）、詢價(jià)（針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品，向3家及以上供應(yīng)商詢價(jià)）、行業(yè)協(xié)會(huì)推薦、供應(yīng)商自薦等。信息收集：通過渠道收集供應(yīng)商信息，要求供應(yīng)商提供基本資料（營業(yè)執(zhí)照副本、相關(guān)資質(zhì)證書如ISO9001、行業(yè)準(zhǔn)入許可等），填寫《供應(yīng)商信息登記表》（見模板工具1）。初步篩選：采購部門根據(jù)需求中的“基本門檻條件”（如注冊(cè)資金、經(jīng)營范圍、資質(zhì)有效期等）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除明顯不符合要求的供應(yīng)商，形成《候選供應(yīng)商名單》。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商信息登記表》《候選供應(yīng)商名單》（三）供應(yīng)商資格預(yù)審：評(píng)估履約基本能力操作步驟：預(yù)審標(biāo)準(zhǔn)制定：結(jié)合采購需求，從“基本資格”（如合法存續(xù)、無嚴(yán)重違法記錄、財(cái)務(wù)狀況良好等）和“專項(xiàng)資格”（如同類項(xiàng)目業(yè)績、技術(shù)團(tuán)隊(duì)配置、生產(chǎn)/服務(wù)能力等）兩方面制定《資格預(yù)審評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》（見模板工具2）。資料審核：向候選供應(yīng)商發(fā)放《資格預(yù)審申請(qǐng)資料清單》，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供業(yè)績證明（近3年同類合同復(fù)印件）、財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表）、質(zhì)量體系認(rèn)證文件等。量化評(píng)分：組織采購、技術(shù)、財(cái)務(wù)部門成立評(píng)審小組，對(duì)照《資格預(yù)審評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分（總分100分，60分以上為合格），形成《資格預(yù)審結(jié)果報(bào)告》，確定通過預(yù)審的供應(yīng)商名單（一般不少于3家，以保障競爭充分性）。關(guān)鍵輸出：《資格預(yù)審評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》《資格預(yù)審結(jié)果報(bào)告》（四）現(xiàn)場(chǎng)考察（可選）：驗(yàn)證實(shí)際履約條件操作步驟：考察計(jì)劃：對(duì)通過資格預(yù)審的供應(yīng)商，尤其是金額較大、技術(shù)復(fù)雜的采購項(xiàng)目，制定《現(xiàn)場(chǎng)考察計(jì)劃》，明確考察時(shí)間、行程、考察人員（采購、技術(shù)、質(zhì)量部門代表）及考察重點(diǎn)（如生產(chǎn)車間設(shè)備狀況、倉儲(chǔ)管理、質(zhì)量控制流程、售后服務(wù)團(tuán)隊(duì)配置等）。實(shí)地核查：通過現(xiàn)場(chǎng)查看、文件查閱（如生產(chǎn)記錄、客戶反饋表）、人員訪談（生產(chǎn)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人）等方式，核實(shí)供應(yīng)商信息與申報(bào)資料的一致性，評(píng)估其持續(xù)履約能力?？疾煸u(píng)估：填寫《現(xiàn)場(chǎng)考察評(píng)估表》（見模板工具3），明確考察結(jié)論（推薦/不推薦），作為供應(yīng)商選擇的參考依據(jù)。關(guān)鍵輸出：《現(xiàn)場(chǎng)考察計(jì)劃》《現(xiàn)場(chǎng)考察評(píng)估表》（五）商務(wù)談判：確定合作核心條款操作步驟：談判準(zhǔn)備：明確談判目標(biāo)（如價(jià)格、交付周期、付款方式、違約責(zé)任等）、底線及優(yōu)先級(jí)，整理供應(yīng)商報(bào)價(jià)文件（報(bào)價(jià)單、技術(shù)方案、服務(wù)承諾等）。多輪談判：與供應(yīng)商就商務(wù)條款、技術(shù)條款進(jìn)行溝通，重點(diǎn)就價(jià)格構(gòu)成（是否含稅、運(yùn)費(fèi)等）、交付節(jié)點(diǎn)（分批交付計(jì)劃）、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（國標(biāo)/行標(biāo)/企標(biāo)）、售后服務(wù)（響應(yīng)時(shí)間、質(zhì)保期）等達(dá)成一致。形成紀(jì)要：談判結(jié)束后，整理《商務(wù)談判紀(jì)要》（見模板工具4），由雙方談判代表簽字確認(rèn)，作為合同草擬的基礎(chǔ)。關(guān)鍵輸出：《商務(wù)談判紀(jì)要》（六）合同草擬與審核：合規(guī)性與條款嚴(yán)謹(jǐn)性把控操作步驟：草擬合同：依據(jù)《商務(wù)談判紀(jì)要》和公司《合同管理標(biāo)準(zhǔn)模板》，起草采購合同，明確合同主體（供應(yīng)商全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）、標(biāo)的（產(chǎn)品/服務(wù)詳細(xì)描述）、數(shù)量與價(jià)格（含稅價(jià)、總價(jià)、價(jià)格調(diào)整機(jī)制）、交付（時(shí)間、地點(diǎn)、方式）、驗(yàn)收（標(biāo)準(zhǔn)、流程、異議處理）、付款（比例、節(jié)點(diǎn)、賬戶信息）、違約責(zé)任（逾期交付、質(zhì)量不合格等的賠償標(biāo)準(zhǔn)）、爭議解決方式（仲裁/訴訟管轄地）等核心條款。部門審核：采購部門：審核條款是否與談判結(jié)果一致，供應(yīng)商信息準(zhǔn)確無誤；財(cái)務(wù)部門：審核付款方式、發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票）是否符合財(cái)務(wù)制度；法務(wù)部門：審核合同合法性、條款完整性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如不可抗力、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等）；技術(shù)部門：審核技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方案是否滿足需求。修訂確認(rèn)：根據(jù)審核意見修改合同，最終由需求部門、采購部門、法務(wù)部門共同確認(rèn)定稿。關(guān)鍵輸出：《采購合同（草稿）》《合同審核意見匯總表》（七）合同審批與簽訂：履行內(nèi)部授權(quán)程序操作步驟：提交審批：將定稿合同及《合同審批表》（見模板工具5）按公司審批權(quán)限提交審批（如部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理/董事會(huì)），明確審批節(jié)點(diǎn)（一般不超過5個(gè)工作日）。用印管理：審批通過后，由采購部門申請(qǐng)合同用印，保證合同文本與審批版本一致，嚴(yán)禁“先簽后批”或“簽批版本不一致”的情況。合同簽訂：雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公章（或合同專用章），合同正式生效。采購部門將合同原件分發(fā)至需求、財(cái)務(wù)、法務(wù)部門存檔，同時(shí)向供應(yīng)商發(fā)送《合同簽訂通知書》。關(guān)鍵輸出：《合同審批表》《采購合同（正本）》《合同簽訂通知書》（八）合同執(zhí)行與履約監(jiān)控：動(dòng)態(tài)跟蹤保證落地操作步驟：交付跟蹤：采購部門根據(jù)合同約定的交付節(jié)點(diǎn)，提前與供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)/服務(wù)進(jìn)度，督促供應(yīng)商按時(shí)交付，填寫《合同執(zhí)行跟蹤表》（見模板工具6），記錄交付時(shí)間、數(shù)量、異常情況（如延遲原因、整改措施）。驗(yàn)收管理：需求部門聯(lián)合技術(shù)、質(zhì)量部門按合同約定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（需明確驗(yàn)收結(jié)論：合格/不合格），不合格產(chǎn)品/服務(wù)要求供應(yīng)商限期整改，整改后重新驗(yàn)收。付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門根據(jù)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、合同約定的付款節(jié)點(diǎn)及供應(yīng)商開具的有效發(fā)票，辦理付款手續(xù)，保留付款憑證（如銀行回單、發(fā)票簽收記錄）。異常處理：若供應(yīng)商出現(xiàn)延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等問題，采購部門應(yīng)及時(shí)發(fā)函溝通，按合同約定追究違約責(zé)任（如扣減貨款、解除合同），必要時(shí)啟動(dòng)供應(yīng)商退出機(jī)制。關(guān)鍵輸出：《合同執(zhí)行跟蹤表》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《付款憑證》（九）供應(yīng)商績效評(píng)價(jià)：優(yōu)化供應(yīng)商庫建設(shè)操作步驟：評(píng)價(jià)周期：合同履行完成后（或年度/半年度），對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行績效評(píng)價(jià)，建立“評(píng)價(jià)-反饋-優(yōu)化”閉環(huán)機(jī)制。評(píng)價(jià)維度：從質(zhì)量（產(chǎn)品/服務(wù)合格率、驗(yàn)收通過率）、交付（準(zhǔn)時(shí)交付率、響應(yīng)速度）、價(jià)格（性價(jià)比、價(jià)格穩(wěn)定性）、服務(wù)（售后服務(wù)滿意度、配合度）、合規(guī)性（合同履約、票據(jù)合規(guī)）等5個(gè)維度設(shè)置評(píng)分指標(biāo)（見模板工具7），采用量化打分（100分制）與定性評(píng)價(jià)結(jié)合的方式。結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果將供應(yīng)商分為A類（優(yōu)秀，優(yōu)先合作）、B類（合格，持續(xù)合作）、C類（待改進(jìn)，限期整改）、D類（不合格，終止合作），更新《供應(yīng)商績效評(píng)價(jià)表》和《合格供應(yīng)商名錄》，為后續(xù)采購項(xiàng)目提供決策依據(jù)。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商績效評(píng)價(jià)表》《合格供應(yīng)商名錄（更新版）》三、模板工具清單工具1：供應(yīng)商信息登記表序號(hào)供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)地址聯(lián)系人聯(lián)系方式主營業(yè)務(wù)主要產(chǎn)品/服務(wù)資質(zhì)證書（編號(hào)及有效期）近3年同類項(xiàng)目業(yè)績（合同名稱、金額、合作方）備注1[供應(yīng)商全稱][填寫完整][填寫][姓名][電話][填寫][填寫][如ISO9001:2015,有效期至2025-12-31][項(xiàng)目A,金額50萬,公司]2[供應(yīng)商全稱][填寫完整][填寫][姓名][電話][填寫][填寫][填寫][項(xiàng)目B,金額30萬,YY公司]工具2：資格預(yù)審評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（示例：設(shè)備采購類）評(píng)分維度分值評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商得分基本資格20分1.營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)（5分）；2.具備相關(guān)行業(yè)生產(chǎn)許可證（如3C認(rèn)證，10分）；3.無重大違法記錄（5分，提供承諾函）專項(xiàng)資格30分1.近3年同類設(shè)備采購業(yè)績≥3項(xiàng)（每項(xiàng)5分，滿分15分）；2.技術(shù)團(tuán)隊(duì)中高級(jí)工程師≥3人（每項(xiàng)5分，滿分15分）財(cái)務(wù)狀況20分1.上年度營收≥采購預(yù)算2倍（10分）；2.資產(chǎn)負(fù)債率≤60%（10分，附財(cái)務(wù)報(bào)表）商業(yè)信譽(yù)15分1.銀行信用等級(jí)AA及以上（5分）；2.無重大訴訟記錄（5分，提供承諾函）；3.客戶好評(píng)率≥90%（5分）技術(shù)方案15分1.設(shè)備參數(shù)完全滿足需求（8分）；2.售后服務(wù)方案（響應(yīng)時(shí)間≤24小時(shí)，7分）合計(jì)100分工具3：現(xiàn)場(chǎng)考察評(píng)估表供應(yīng)商名稱考察日期考察地點(diǎn)考察人員[填寫][YYYY-MM-DD][生產(chǎn)地址][、]考察項(xiàng)目具體情況描述評(píng)估結(jié)果（優(yōu)/良/中/差）生產(chǎn)設(shè)備狀況主要設(shè)備清單：型號(hào)設(shè)備5臺(tái)（購置日期2020年，運(yùn)行正常），設(shè)備利用率85%良質(zhì)量控制流程檢驗(yàn)流程：來料檢驗(yàn)→過程檢驗(yàn)→出廠檢驗(yàn)，記錄完整，有ISO9001認(rèn)證優(yōu)倉儲(chǔ)管理原材料、成品分區(qū)存放，標(biāo)識(shí)清晰，溫濕度控制符合要求良售后團(tuán)隊(duì)售后人員5人，24小時(shí)響應(yīng)，承諾48小時(shí)內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)優(yōu)綜合評(píng)估結(jié)論[推薦/不推薦]，理由：生產(chǎn)設(shè)備充足，質(zhì)量控制規(guī)范，售后服務(wù)完善推薦工具4：商務(wù)談判紀(jì)要談判項(xiàng)目[設(shè)備采購項(xiàng)目]談判時(shí)間[YYYY-MM-DD]供應(yīng)商名稱[科技有限公司]談判地點(diǎn)[公司會(huì)議室]我方談判人員[（采購經(jīng)理）、趙六（技術(shù)主管）]供應(yīng)商談判人員[孫七（銷售總監(jiān)）、周八（技術(shù)經(jīng)理）]談判核心內(nèi)容及結(jié)論1.價(jià)格：原報(bào)價(jià)120萬元，經(jīng)談判降至110萬元（含13%增值稅，含運(yùn)費(fèi)及安裝調(diào)試費(fèi)）；2.交付：合同簽訂后45天內(nèi)交付，分批交付（首批30%預(yù)付款后15天內(nèi)交付首批，余款70%驗(yàn)收合格后支付）；3.質(zhì)保期：驗(yàn)收合格后2年，終身維護(hù)；4.違約責(zé)任：延遲交付按日0.05%支付違約金，質(zhì)量問題7天內(nèi)無條件退換。未決事項(xiàng)無（所有條款已達(dá)成一致）附件1.供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（最終版）；2.技術(shù)參數(shù)確認(rèn)書工具5：合同審批表合同名稱[設(shè)備采購合同]合同編號(hào)[CG-2024-X]供應(yīng)商名稱[科技有限公司]合同金額110萬元需求部門[生產(chǎn)部]采購部門[采購部]合同主要內(nèi)容采購型號(hào)設(shè)備10臺(tái)，含13%增值稅，交付期45天，質(zhì)保期2年審批意見部門負(fù)責(zé)人（需求）：同意，技術(shù)參數(shù)符合生產(chǎn)要求。采購部：同意，價(jià)格合理，條款合規(guī)。財(cái)務(wù)部：同意，付款方式符合財(cái)務(wù)制度。法務(wù)部：同意，合同條款無法律風(fēng)險(xiǎn)。分管領(lǐng)導(dǎo)：同意，按流程簽訂?？偨?jīng)理：批準(zhǔn)，同意執(zhí)行。審批簽字[需求負(fù)責(zé)人：*][采購經(jīng)理：*][財(cái)務(wù)經(jīng)理：*][法務(wù)經(jīng)理：*][分管領(lǐng)導(dǎo)：*][總經(jīng)理：*]審批日期[YYYY-MM-DD]工具6：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號(hào)[CG-2024-X]供應(yīng)商名稱[科技有限公司]采購標(biāo)的型號(hào)設(shè)備合同金額110萬元計(jì)劃交付節(jié)點(diǎn)2024-06-30實(shí)際交付日期2024-07-02異常情況記錄因暴雨導(dǎo)致物流延遲2天，供應(yīng)商已提前告知，同意延期。驗(yàn)收情況2024-07-05完成驗(yàn)收，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編號(hào)：YZ2024-X，結(jié)論：合格付款情況首批付款33萬元（2024-05-20支付），尾款77萬元（2024-07-10支付）備注無工具7：供應(yīng)商績效評(píng)價(jià)表供應(yīng)商名稱[科技有限公司]評(píng)價(jià)周期[2024年1月-6月]評(píng)價(jià)維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)得分（100分制）權(quán)重質(zhì)量合格率≥98%（40分），驗(yàn)收通過率100%（30分），投訴次數(shù)≤1次（30分）9030%交付準(zhǔn)時(shí)交付率≥95%（50分），異常響應(yīng)及時(shí)率100%（50分）8525%價(jià)格性價(jià)比高于行業(yè)平均水平（50分），價(jià)格穩(wěn)定性（無漲價(jià)，50分）8020%服務(wù)售后滿意度≥90%（40分），配合度（需求響應(yīng)速度，60分）8815%合規(guī)性合同履約率100%（50分），票據(jù)合規(guī)率100%（50分）10010%綜合得分100%評(píng)價(jià)等級(jí)B類（合格，85≤綜合得分＜90）改進(jìn)建議交付準(zhǔn)時(shí)率需提升，建議加強(qiáng)生產(chǎn)計(jì)劃管理四、關(guān)鍵操作要點(diǎn)（一）合規(guī)性優(yōu)先，嚴(yán)守紅線供應(yīng)商篩選需嚴(yán)格審查資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證），保證供應(yīng)商具備合法履約資格；合同條款必須符合《_________民法典》《_________招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，嚴(yán)禁設(shè)置歧視性條款或規(guī)避招標(biāo)行為。（二）數(shù)據(jù)真實(shí)，動(dòng)態(tài)管理供應(yīng)商信息（如資質(zhì)、業(yè)績、財(cái)務(wù)狀況）需定期核實(shí)（建議每年更新一次），避免“過期資質(zhì)”或“虛假業(yè)績”導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)；合同執(zhí)行跟蹤表、績效評(píng)價(jià)表等工具需實(shí)時(shí)更新，保證數(shù)據(jù)與實(shí)際履約情況一致。（三）風(fēng)險(xiǎn)