辦公文件管理協(xié)議（2025年）鑒于甲乙雙方（或：甲方為[公司名稱]，乙方為[員工姓名/部門名稱]）在日常經(jīng)營管理和工作中涉及辦公文件的創(chuàng)建、存儲、使用、傳遞、保管和處置等事宜，為規(guī)范辦公文件管理，確保文件安全，提高工作效率，維護公司合法權(quán)益，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，甲乙雙方經(jīng)友好協(xié)商，達成如下協(xié)議，以資共同遵守。第一條定義與解釋1.1本協(xié)議所稱“辦公文件”是指在本協(xié)議適用范圍內(nèi)，由甲乙雙方在經(jīng)營管理和工作中形成或使用的各類文件資料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件（包括但不限于電子郵件、即時通訊記錄、數(shù)據(jù)庫記錄、文檔、圖片、音視頻等）、印章、有價證券、合同文本、樣品、圖紙、技術(shù)資料及其他具有保存價值的載體信息。1.2“涉密文件”是指根據(jù)國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度或文件本身標注，含有需要承擔保密義務的事項，并按照密級（如絕密、機密、秘密）進行管理的文件。1.3“非涉密文件”是指未標注密級或密級低于內(nèi)部規(guī)定可公開范圍的辦公文件。1.4“文件管理系統(tǒng)”是指甲方用于存儲、管理、檢索辦公文件的物理設施（如文件柜、檔案室）或電子系統(tǒng)（如公司內(nèi)部服務器、云存儲平臺、文檔管理系統(tǒng)等）。1.5“授權(quán)用戶”是指經(jīng)甲方授權(quán)，可以訪問、使用、處理特定辦公文件的員工。1.6“文件所有者/保管人”是指根據(jù)職責分工，負責特定文件或文件類別的創(chuàng)建、審核、保管、傳遞、利用和處置等管理的個人或部門。1.7“信息安全”是指采取技術(shù)和管理措施，保護辦公文件及其相關信息系統(tǒng)免遭未經(jīng)授權(quán)的訪問、使用、披露、破壞、修改、干擾或破壞，確保其機密性、完整性和可用性。1.8“備份”是指為了防止數(shù)據(jù)丟失而對原始數(shù)據(jù)進行復制的過程或操作。第二條適用范圍2.1本協(xié)議適用于甲方[指定部門或全體]員工在履行崗位職責過程中涉及辦公文件的管理活動。2.2本協(xié)議適用于甲方所有類型的辦公文件，包括但不限于前述第一條約定的文件范圍。2.3本協(xié)議的管理范圍覆蓋辦公文件的創(chuàng)建、標識、分類、歸檔、存儲、保管、使用、訪問、傳遞、借閱、備份、恢復、處置（包括銷毀）等全生命周期管理。第三條文件管理原則3.1合法合規(guī)原則：文件管理活動必須符合國家法律、法規(guī)、政策以及甲方的相關規(guī)章制度。3.2安全保密原則：確保辦公文件，特別是涉密文件的安全，防止泄露、篡改、丟失或被非法利用。3.3規(guī)范有序原則：文件分類清晰、編號規(guī)則統(tǒng)一、標識明確、存儲有序、便于檢索和管理。3.4高效利用原則：確保授權(quán)人員在需要時能夠及時、準確地獲取所需文件，支持業(yè)務高效開展。3.5及時處置原則：按照規(guī)定對具有保存價值的文件進行歸檔保存，對無保存價值的文件及時、規(guī)范地銷毀。第四條文件創(chuàng)建與標識4.1文件創(chuàng)建應遵循相關業(yè)務流程和規(guī)范，確保文件內(nèi)容的真實性、準確性、完整性和時效性。4.2所有辦公文件（包括電子文件和紙質(zhì)文件）均應按照甲方規(guī)定的命名規(guī)則或編號規(guī)則進行統(tǒng)一標識，確保標識的唯一性和規(guī)范性。4.3文件創(chuàng)建時應添加必要的元數(shù)據(jù)，包括但不限于文件標題、創(chuàng)建者、創(chuàng)建日期、密級（如適用）、版本號、保存期限建議、主題詞等。第五條文件分類與歸檔5.1甲方應建立科學合理的文件分類體系，根據(jù)文件的性質(zhì)、來源、用途、保管價值等進行分類。5.2不同類別的文件應按照分類體系的要求進行整理、組卷、編目，并確定相應的歸檔范圍和保管要求。5.3紙質(zhì)文件應指定地點集中歸檔保管，電子文件應統(tǒng)一納入甲方指定的文件管理系統(tǒng)進行存儲和管理。5.4文件所有者或保管人負責按照規(guī)定對文件進行分類、歸檔，并確保歸檔文件的質(zhì)量。第六條文件存儲與保管6.1紙質(zhì)文件的存儲應選擇安全、干燥、通風、防火、防盜的場所，并符合檔案管理的要求。重要或涉密紙質(zhì)文件應采取額外的物理防護措施。6.2電子文件的存儲應確保存儲介質(zhì)的安全，防止物理損壞、邏輯錯誤或病毒侵害。電子文件存儲應遵循安全策略，設置合理的訪問權(quán)限。6.3涉密文件（不論紙質(zhì)或電子）的存儲必須符合相應的密級管理要求，采取嚴格的物理隔離、技術(shù)防護措施，并指定專人負責保管。6.4文件所有者或保管人應妥善保管所負責的文件，確保文件在存儲期間的安全與完整，并按規(guī)定定期檢查。第七條文件使用與訪問控制7.1文件的使用和訪問應遵循最小必要原則和授權(quán)原則，即僅限工作需要且獲得相應授權(quán)的人員方可接觸相關文件。7.2甲方應建立文件訪問權(quán)限管理機制，明確不同密級文件和不同崗位人員的訪問權(quán)限，并定期進行審查和更新。7.3授權(quán)用戶在訪問和使用文件時，應遵守保密規(guī)定，不得擅自復印、摘抄、轉(zhuǎn)發(fā)、泄露文件內(nèi)容，特別是涉密文件和含有個人信息或商業(yè)秘密的文件。7.4處理涉密文件應嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和甲方的涉密文件管理規(guī)定，不得在非保密場所處理，不得使用非安全設備存儲或傳輸。7.5文件使用完畢后，應按原樣歸還或退出系統(tǒng)，不得擅自保留。第八條信息安全與保密8.1甲方應采取必要的技術(shù)和管理措施保障辦公文件信息安全，包括但不限于訪問控制、加密、安全審計、漏洞管理等。8.2所有員工應嚴格遵守保密義務，對在履行職責過程中知悉的甲方的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息、財務信息以及其他不宜公開的信息負有保密責任，即使在離職后也不例外。8.3任何人員不得利用辦公文件從事與工作無關的活動，不得非法獲取、泄露、篡改或破壞任何文件信息。8.4發(fā)生或發(fā)現(xiàn)文件信息泄露、丟失、被盜等安全事件時，相關責任人應立即向甲方指定部門報告，并配合采取補救措施。第九條文件備份與恢復9.1甲方應建立電子文件備份制度，明確備份范圍、備份頻率、備份方式、存儲位置（應考慮異地備份）和備份責任人。9.2備份的電子文件應定期進行恢復測試，確保備份有效，并能夠滿足數(shù)據(jù)恢復需求。9.3紙質(zhì)重要文件應根據(jù)需要考慮進行異地復制或拍照存檔。第十條文件借閱與傳遞10.1借閱文件應遵循申請、批準、登記手續(xù)，借閱人應按約定時間歸還文件。10.2外部傳遞文件（尤其是涉密文件和包含敏感信息的文件）必須經(jīng)過嚴格審批，并采取安全可靠的傳遞方式（如機要、專人遞送、加密郵件等），嚴禁通過公共網(wǎng)絡或非安全渠道傳遞涉密文件。10.3接收外部文件時，應檢查文件來源和內(nèi)容，對可疑文件應立即報告。第十一條文件保留期限與銷毀11.1甲方應根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、合同約定及內(nèi)部管理需要，制定各類文件的最短保存期限。11.2文件保存期滿后，由文件所有者或保管人提出銷毀申請，按審批權(quán)限報批。11.3銷毀文件（包括紙質(zhì)和電子文件）必須執(zhí)行嚴格的程序，紙質(zhì)文件應使用符合保密要求的碎紙機銷毀或?qū)I(yè)機構(gòu)處理，確保信息無法還原；電子文件應通過專業(yè)軟件或物理銷毀存儲介質(zhì)的方式徹底清除，并做好銷毀記錄。11.4銷毀過程應有專人監(jiān)督，重要或涉密文件的銷毀應記錄在案。第十二條違規(guī)處理與責任12.1任何違反本協(xié)議規(guī)定的行為，甲方可視情節(jié)輕重，對相關責任人給予批評教育、警告、記過、降職降級、解除勞動合同等處理。12.2對于違反保密規(guī)定，給甲方造成經(jīng)濟損失或嚴重聲譽損害的，責任人應承擔相應的賠償責任，構(gòu)成犯罪的，依法移交司法機關處理。12.3因違反文件管理規(guī)定導致甲方文件丟失、損毀、泄露等，給甲方造成損失的，責任人應根據(jù)其過錯程度承擔賠償責任。第十三條協(xié)議的生效、變更與終止13.1本協(xié)議自雙方簽字或蓋章之日起生效。13.2本協(xié)議的變更或補充，須經(jīng)雙方協(xié)商一致，并以書面形式作出。13.3員工離職時，應按規(guī)定交還所有屬于甲方的文件（包括紙質(zhì)和電子文件形式），并履行保密義務。部門撤銷時，應按甲方規(guī)定處理相關文件。13.4本協(xié)議長期有效，除非雙方另有約定或協(xié)議期滿。第十四條爭議解決14.1因本協(xié)議引起的或與本協(xié)議有關的