人力資源通用文件歸檔與保存標(biāo)準(zhǔn)模板一、人力資源檔案管理的適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于企業(yè)人力資源管理全流程中形成的正式文件，覆蓋員工從入職到離職的關(guān)鍵記錄，包括但不限于：?jiǎn)T工基礎(chǔ)信息文件、勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議、錄用材料（如入職申請(qǐng)、背景調(diào)查記錄）、培訓(xùn)與技能發(fā)展檔案、績(jī)效管理與考核記錄、異動(dòng)與晉升材料、離職手續(xù)文件等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化歸檔與保存，保證人力資源文件的完整性、可追溯性及合規(guī)性，為企業(yè)人事決策、勞動(dòng)爭(zhēng)議處理及審計(jì)檢查提供有效依據(jù)。二、人力資源檔案標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文件收集與初審收集范圍確認(rèn)：根據(jù)員工入職、在職、離職各階段，由人力資源部專(zhuān)員或指定崗位負(fù)責(zé)收集對(duì)應(yīng)階段的正式文件，保證文件為原件或加蓋公章的復(fù)印件，避免使用非正式或涂改過(guò)的材料。文件完整性檢查：核對(duì)文件是否包含必要信息（如員工姓名*、證件號(hào)碼號(hào)、崗位、部門(mén)、日期等），關(guān)鍵信息缺失的文件需及時(shí)補(bǔ)充，無(wú)法補(bǔ)充的需標(biāo)注原因并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。初審登記：對(duì)收集的文件進(jìn)行初步登記，記錄文件名稱(chēng)、份數(shù)、提供部門(mén)/人、接收日期，形成《文件收集登記表》（見(jiàn)模板1），保證每份文件均有來(lái)源可查。（二）分類(lèi)與編碼文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：按照人力資源業(yè)務(wù)模塊及文件性質(zhì)，將檔案分為一級(jí)類(lèi)目和二級(jí)類(lèi)目，例如：一級(jí)類(lèi)目：?jiǎn)T工基礎(chǔ)信息、勞動(dòng)合同管理、培訓(xùn)發(fā)展、績(jī)效管理、異動(dòng)管理、離職管理；二級(jí)類(lèi)目：如“員工基礎(chǔ)信息”下分“入職登記表”“證件號(hào)碼明復(fù)印件”“學(xué)歷學(xué)位證明”等。檔案編號(hào)規(guī)則：采用“一級(jí)類(lèi)目代碼+二級(jí)類(lèi)目代碼+年份+流水號(hào)”格式，例如：?jiǎn)T工基礎(chǔ)信息類(lèi)代碼為“JB”，勞動(dòng)合同管理類(lèi)為“HT”，2024年第5份勞動(dòng)合同檔案編號(hào)為“HT2024005”；流水號(hào)按年份從001開(kāi)始連續(xù)編排，不得重復(fù)或跳號(hào)。（三）系統(tǒng)錄入與存儲(chǔ)電子檔案錄入：將分類(lèi)編碼后的文件掃描為PDF格式（分辨率不低于300DPI，保證清晰可讀），通過(guò)企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)（HRMS）或檔案管理系統(tǒng)錄入，關(guān)聯(lián)員工編號(hào)及檔案編號(hào)，填寫(xiě)《電子檔案錄入登記表》（見(jiàn)模板2），錄入人需核對(duì)信息無(wú)誤后提交。實(shí)體檔案存儲(chǔ)：實(shí)體檔案使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒（長(zhǎng)×寬×cm：30×21×10），檔案盒正面標(biāo)注“一級(jí)類(lèi)目-二級(jí)類(lèi)目-檔案編號(hào)-年份-員工姓名*”，側(cè)面標(biāo)注檔案編號(hào)便于查找；檔案盒按類(lèi)目順序存放于專(zhuān)用檔案柜，檔案柜張貼類(lèi)目索引表，標(biāo)注存放區(qū)域及檔案盒編號(hào)范圍；存放環(huán)境需干燥、通風(fēng)、避光，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，定期檢查防潮、防蟲(chóng)措施。（四）借閱與歸還借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱檔案的，需填寫(xiě)《人力資源檔案借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板3），注明借閱人、借閱事由、檔案編號(hào)、借閱期限（最長(zhǎng)不超過(guò)5個(gè)工作日），經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批簽字后方可借閱。借閱管理：借閱時(shí)由檔案管理員核對(duì)檔案信息，與申請(qǐng)人當(dāng)面交接，借閱人不得涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，不得將檔案帶出指定辦公區(qū)域（特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并全程陪同）。歸還檢查：借閱到期后，借閱人需在1個(gè)工作日內(nèi)歸還檔案，管理員檢查檔案完整性及有無(wú)損壞，確認(rèn)無(wú)誤后在《借閱登記表》上記錄歸還日期，檔案恢復(fù)原位存放。（五）定期清理與銷(xiāo)毀定期清理：每年年底由人力資源部組織檔案清理，對(duì)超過(guò)保存期限的檔案進(jìn)行鑒定（如勞動(dòng)合同保存至員工離職后2年，離職證明保存至員工離職后5年等），確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的檔案需填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板4），經(jīng)法務(wù)部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷(xiāo)毀流程：銷(xiāo)毀時(shí)需由2人以上共同監(jiān)銷(xiāo)，保證檔案信息無(wú)法恢復(fù)（如使用碎紙機(jī)銷(xiāo)毀紙質(zhì)檔案，電子檔案徹底刪除并銷(xiāo)毀備份），監(jiān)銷(xiāo)人需在《檔案銷(xiāo)毀記錄表》（見(jiàn)模板5）簽字確認(rèn)，銷(xiāo)毀記錄永久保存。三、人力資源檔案核心模板示例模板1：文件收集登記表序號(hào)文件名稱(chēng)提供部門(mén)/人接收日期份數(shù)文件狀態(tài)（完整/待補(bǔ)充）備注1入職登記表招聘部-張*2024-03-011完整2證件號(hào)碼明復(fù)印件員工-李*2024-03-011待補(bǔ)充（缺證件號(hào)碼有效期）3月5日前補(bǔ)齊模板2：電子檔案錄入登記表檔案編號(hào)員工姓名*文件名稱(chēng)掃描日期錄入人系統(tǒng)路徑（如：HRMS/檔案/2024/HT）備注HT2024001王*勞動(dòng)合同（2024-2026）2024-03-02趙*HRMS/合同管理/2024/001正本掃描模板3：人力資源檔案借閱申請(qǐng)表借閱人所屬部門(mén)借閱事由檔案編號(hào)借閱日期歸還日期審批人（簽字）劉*績(jī)效部2024年一季度績(jī)效申訴處理PJ20240152024-04-102024-04-15陳*模板4：檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表檔案編號(hào)文件名稱(chēng)保存期限銷(xiāo)毀原因銷(xiāo)毀日期審批人（簽字）備注JB2020010入職登記表（張*）2年員工離職超期2024-03-15李*已鑒定無(wú)保存價(jià)值模板5：檔案銷(xiāo)毀記錄表銷(xiāo)毀日期銷(xiāo)毀檔案編號(hào)及名稱(chēng)監(jiān)銷(xiāo)人銷(xiāo)毀方式備注2024-03-15JB2020010等10份檔案趙、錢(qián)碎紙機(jī)銷(xiāo)毀記錄存檔10年四、人力資源檔案管理關(guān)鍵注意事項(xiàng)權(quán)限管理：人力資源檔案信息僅限人力資源部相關(guān)人員及經(jīng)授權(quán)的管理人員查閱，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員接觸員工隱私信息，電子檔案需設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，定期更新賬號(hào)密碼。存儲(chǔ)安全：實(shí)體檔案柜需上鎖，鑰匙由檔案管理員專(zhuān)人保管；電子檔案需定期備份（每月1次），異地備份（如云端存儲(chǔ)），防止因硬件故障或自然災(zāi)害導(dǎo)致檔案丟失。保密要求：檔案管理人員需簽訂《保密協(xié)議》，不得泄露員工個(gè)人信息及檔案內(nèi)容，檔案查閱需在指定區(qū)域進(jìn)行，嚴(yán)禁帶出辦公場(chǎng)所或復(fù)印傳播（因工作需要復(fù)印的需經(jīng)審批并標(biāo)注“復(fù)印件僅供用途”）。動(dòng)態(tài)更新：?jiǎn)T工在職期間發(fā)生異動(dòng)（