采購申請審批流程標(biāo)準(zhǔn)化操作指南一、前言為規(guī)范企業(yè)采購行為，明確采購申請審批權(quán)責(zé)，提高采購效率與透明度，控制采購成本，保證采購活動(dòng)合規(guī)、有序開展，特制定本操作指南。本指南適用于企業(yè)各部門各類采購申請的審批管理，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程減少操作隨意性，保障采購需求與資源匹配的合理性。二、應(yīng)用場景說明本指南適用于企業(yè)所有因業(yè)務(wù)開展、日常運(yùn)營或生產(chǎn)需要發(fā)生的采購申請場景，具體包括但不限于：日常辦公類采購：如辦公用品、耗材、設(shè)備配件等；生產(chǎn)物料類采購：如原材料、半成品、生產(chǎn)輔料等；服務(wù)外包類采購：如維修服務(wù)、咨詢服務(wù)、IT支持、保潔服務(wù)等；固定資產(chǎn)類采購：如辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、運(yùn)輸工具等。根據(jù)采購金額與風(fēng)險(xiǎn)等級，審批流程可分級執(zhí)行（例如：5000元以下由部門負(fù)責(zé)人審批；5000-2萬元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；2萬元以上由總經(jīng)理審批），具體分級標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)企業(yè)規(guī)模與實(shí)際管理需求調(diào)整。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟（一）采購申請發(fā)起操作主體：采購需求部門申請人操作動(dòng)作：確認(rèn)采購需求：申請人需明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途及需求時(shí)間，保證需求合理、必要。準(zhǔn)備附件材料：根據(jù)采購類型，需提供以下支撐材料（至少一項(xiàng)）：供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（至少2家比價(jià)，獨(dú)家供應(yīng)商需說明原因）；技術(shù)參數(shù)或需求說明（如設(shè)備采購需提供功能要求、使用場景描述）；部門預(yù)算確認(rèn)表（需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)預(yù)算額度）；其他相關(guān)證明（如舊設(shè)備更換需提供報(bào)廢單、緊急采購需附緊急說明）。填寫《采購申請審批單》：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)單據(jù)完整填寫申請信息，附件材料，提交至部門負(fù)責(zé)人審核。注意事項(xiàng)：申請材料需真實(shí)、完整，預(yù)估價(jià)格與市場行情基本一致；緊急采購需在“備注”欄標(biāo)注“緊急”，并說明緊急原因（如生產(chǎn)停工風(fēng)險(xiǎn)、客戶緊急需求等）。（二）部門負(fù)責(zé)人審核操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人審核重點(diǎn)：采購需求的必要性：是否符合部門年度工作計(jì)劃或業(yè)務(wù)實(shí)際需要，是否存在重復(fù)采購或可替代方案；預(yù)算匹配性：申請金額是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算采購需說明資金來源；規(guī)格參數(shù)合理性：采購物品/服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量是否滿足使用需求，是否存在過度配置。操作動(dòng)作：收到申請后1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，在《采購申請審批單》“部門審核意見”欄簽署意見（“同意”“不同意”或“需補(bǔ)充材料”）；審核通過后，提交至財(cái)務(wù)部門復(fù)核；審核不通過需注明原因并退回申請人，要求補(bǔ)充或修改后重新提交。（三）財(cái)務(wù)部門復(fù)核操作主體：財(cái)務(wù)部門專員/負(fù)責(zé)人復(fù)核重點(diǎn)：預(yù)算合規(guī)性：采購項(xiàng)目是否納入年度預(yù)算，預(yù)算科目使用是否準(zhǔn)確；價(jià)格合理性：對比歷史采購價(jià)格、市場均價(jià)或供應(yīng)商報(bào)價(jià)，判斷預(yù)估價(jià)格是否合理，是否存在虛高；付款方式與資金安排：付款周期是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度，資金是否已落實(shí)。操作動(dòng)作：收到申請后1個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核，在“財(cái)務(wù)復(fù)核意見”欄簽署意見；對預(yù)算內(nèi)、價(jià)格合理的采購申請，標(biāo)注“同意”并流轉(zhuǎn)至下一審批環(huán)節(jié)；對超預(yù)算、價(jià)格異?；蚋犊罘绞讲划?dāng)?shù)纳暾?，?biāo)注“不同意”并說明理由，退回需求部門；對于需進(jìn)一步核價(jià)的采購項(xiàng)目（如大額或復(fù)雜采購），可要求申請人補(bǔ)充供應(yīng)商資質(zhì)文件或第三方比價(jià)報(bào)告。（四）分級審批決策操作主體：根據(jù)采購金額與類型確定的審批人（分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理/決策委員會(huì)）審批權(quán)限劃分（示例）：采購金額≤5000元：部門負(fù)責(zé)人審批（已完成部門審核環(huán)節(jié)，此環(huán)節(jié)可簡化為最終確認(rèn)）；5000元＜采購金額≤2萬元：分管領(lǐng)導(dǎo)審批；采購金額＞2萬元：總經(jīng)理審批；重大采購項(xiàng)目（如戰(zhàn)略物資、大型固定資產(chǎn)）：提交決策委員會(huì)集體審議。操作動(dòng)作：審批人根據(jù)審核意見與采購項(xiàng)目重要性，在“審批意見”欄簽署“同意”“不同意”或“暫緩”；審批通過后，審批單流轉(zhuǎn)至采購部門執(zhí)行；審批不通過需明確退回理由，需求部門可根據(jù)意見調(diào)整后重新發(fā)起申請。（五）審批結(jié)果反饋與執(zhí)行操作主體：采購部門、需求部門動(dòng)作流程：采購部門收到審批通過的《采購申請審批單》后，1個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系申請人確認(rèn)采購需求細(xì)節(jié)，啟動(dòng)采購流程（如供應(yīng)商選擇、合同擬定）；采購?fù)瓿珊?，采購部門將供應(yīng)商信息、合同編號(hào)、交付時(shí)間等反饋至需求部門；需求部門收到物品/服務(wù)后，需在2個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收（數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等），驗(yàn)收合格后在《采購驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，同步反饋至財(cái)務(wù)部門。（六）資料歸檔操作主體：采購部門/行政部歸檔要求：每筆采購項(xiàng)目審批完成后，采購部門需收集完整資料（含《采購申請審批單》、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等），按月整理歸檔；電子檔案保存期限不少于3年，紙質(zhì)檔案需裝訂成冊、標(biāo)注清晰，便于后續(xù)查閱與審計(jì)。四、采購申請審批單模板采購申請審批單申請單號(hào)申請日期年月日申請人所屬部門聯(lián)系方式采購類型□日常辦公□生產(chǎn)物料□服務(wù)外包□固定資產(chǎn)采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）預(yù)算科目需求理由（簡要說明采購用途、必要性及預(yù)期效果）附件清單□報(bào)價(jià)單（家比價(jià)）□技術(shù)參數(shù)□預(yù)算確認(rèn)表□緊急說明□其他：部門審核意見財(cái)務(wù)復(fù)核意見負(fù)責(zé)人簽字：負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見總經(jīng)理審批意見（5000元-2萬元填寫）（2萬元以上填寫）簽字：簽字：日期：年月日日期：年月日備注（如緊急采購、特殊說明等）五、操作要點(diǎn)與常見問題提示（一）關(guān)鍵操作要點(diǎn)預(yù)算先行：采購申請前需確認(rèn)部門預(yù)算余額，無預(yù)算或超預(yù)算申請需提前履行預(yù)算調(diào)整流程，避免審批延誤。材料完整：附件材料需真實(shí)、有效，供應(yīng)商報(bào)價(jià)單需加蓋公章，技術(shù)參數(shù)需與使用需求匹配，避免因材料不全導(dǎo)致退回。時(shí)限控制：各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核，緊急采購可通過“綠色通道”加急處理，但需同步補(bǔ)全手續(xù)。職責(zé)明確：申請人需對需求真實(shí)性負(fù)責(zé)，審核人需對審批意見準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，采購部門需對執(zhí)行效率負(fù)責(zé)，保證權(quán)責(zé)清晰。（二）常見問題處理審批不通過：若因需求不合理、超預(yù)算或材料不全被退回，申請人應(yīng)根據(jù)反饋意見調(diào)整后重新發(fā)起申請，不得擅自修改審批單內(nèi)容。緊急采購：突發(fā)情況（如設(shè)備故障停機(jī)）需緊急采購時(shí)，申請人需先通過電話向部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備，獲批后可先行采購，1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)填審批單并提交。供應(yīng)商變更：審批通過后若需變更供應(yīng)商，需重新履行比價(jià)與審批流程，不得自行替換；若因市場原因?qū)е聝r(jià)格大幅波動(dòng)，需及時(shí)反饋至財(cái)務(wù)部門復(fù)核。信息保密：審批過程中涉及的供應(yīng)商信息、采購價(jià)格等敏感內(nèi)容，需嚴(yán)格遵守企業(yè)保密制度