企業(yè)采購申請審批流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊一、流程適用范圍與觸發(fā)條件本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購活動的申請與審批管理，涵蓋日常辦公物資、生產(chǎn)原材料、設(shè)備工具、服務(wù)外包等采購場景。當(dāng)員工或部門因工作需要獲取物資、服務(wù)或外部資源時(shí)，均需通過本流程發(fā)起申請，保證采購行為合規(guī)、高效，資源使用合理。具體觸發(fā)場景包括但不限于：部門日常運(yùn)營所需耗材補(bǔ)充（如文具、清潔用品等）；生產(chǎn)計(jì)劃所需原材料、零部件采購；設(shè)備新增、維修或升級改造采購；項(xiàng)目執(zhí)行涉及的外部服務(wù)采購（如咨詢、設(shè)計(jì)、運(yùn)維等）；其他經(jīng)企業(yè)確認(rèn)需納入流程管理的采購需求。二、全流程操作步驟詳解（一）采購申請發(fā)起責(zé)任人：需求部門申請人操作說明：申請人確認(rèn)采購需求必要性，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等核心信息；登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)（或填寫紙質(zhì)申請表），填寫《采購申請單》（詳見第三章模板），相關(guān)支撐材料（如技術(shù)參數(shù)要求、比價(jià)依據(jù)、項(xiàng)目立項(xiàng)批文等）；提交申請后，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點(diǎn)（部門負(fù)責(zé)人）。輸出物：《采購申請單》（含附件）（二）需求部門審核責(zé)任人：需求部門負(fù)責(zé)人操作說明：接收系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的申請后，1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)關(guān)注：采購需求是否與部門工作計(jì)劃匹配；物資規(guī)格/服務(wù)內(nèi)容是否清晰、合理；預(yù)算金額是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)；審核通過：“同意”，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門；審核不通過：注明原因，“駁回”，返回申請人修改后重新提交。關(guān)鍵動作：確認(rèn)需求真實(shí)性、合理性，把控部門預(yù)算執(zhí)行。（三）財(cái)務(wù)預(yù)算審核責(zé)任人：財(cái)務(wù)部審核專員操作說明：接收申請后，1個(gè)工作日內(nèi)完成預(yù)算審核，重點(diǎn)核查：預(yù)算科目是否正確；預(yù)算金額是否符合企業(yè)采購標(biāo)準(zhǔn)（如單次采購上限、年度總額控制）；是否存在超預(yù)算情況（若超預(yù)算，需確認(rèn)是否有預(yù)算調(diào)整批文）；審核通過：“同意”，流轉(zhuǎn)至對應(yīng)管理層；審核不通過：注明原因（如“預(yù)算科目錯誤”“超預(yù)算未調(diào)整”），駁回至需求部門。關(guān)鍵動作：保證采購支出符合財(cái)務(wù)管理制度，規(guī)避預(yù)算超支風(fēng)險(xiǎn)。（四）管理層審批責(zé)任人：按采購金額分級審批（示例：企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)，如以下）金額≤5000元：部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部雙審?fù)ㄟ^后即生效；5000元＜金額≤20000元：需增加部門分管副總審批；金額＞20000元：需增加總經(jīng)理審批；重大采購（如金額＞50000元或涉及核心設(shè)備）：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議。操作說明：審批人根據(jù)采購重要性、預(yù)算匹配度等，在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批；審批通過：系統(tǒng)《采購審批確認(rèn)單》，流轉(zhuǎn)至采購部門；審批不通過：注明具體意見，駁回至需求部門。關(guān)鍵動作：分級授權(quán)，保證重大采購決策審慎合規(guī)。（五）采購任務(wù)執(zhí)行責(zé)任人：采購部專員操作說明：接收審批通過的申請后，1個(gè)工作日內(nèi)與需求部門確認(rèn)采購細(xì)節(jié)（如交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、特殊要求等）；按企業(yè)采購制度選擇采購方式（如公開招標(biāo)、詢比價(jià)、單一來源采購等），完成供應(yīng)商篩選、價(jià)格談判；確定供應(yīng)商后，簽訂采購合同，同步將合同信息錄入系統(tǒng)；跟蹤訂單履約進(jìn)度，保證物資/服務(wù)按時(shí)交付，并組織需求部門驗(yàn)收。輸出物：采購合同、驗(yàn)收單（六）流程歸檔責(zé)任人：采購部+行政部（檔案管理）操作說明：采購執(zhí)行完成后，采購專員將《采購申請單》《審批確認(rèn)單》《合同》《驗(yàn)收單》等材料整理歸檔；紙質(zhì)材料存入采購檔案盒，電子材料至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，保存期限不少于3年。關(guān)鍵動作：保證采購全流程可追溯，符合檔案管理規(guī)范。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板工具表3-1：企業(yè)采購申請單基本信息填寫說明申請部門需求部門全稱申請人員工姓名（某）聯(lián)系方式內(nèi)部辦公電話申請日期YYYY-MM-DD采購明細(xì)物資/服務(wù)名稱需采購的具體物品或服務(wù)（如“A4打印紙”“年度審計(jì)服務(wù)”）規(guī)格/型號詳細(xì)技術(shù)參數(shù)或服務(wù)內(nèi)容描述單位采購計(jì)量單位（如“箱”“項(xiàng)”“臺”）數(shù)量需求數(shù)量預(yù)算單價(jià)（元）不含稅預(yù)估單價(jià)預(yù)算總價(jià)（元）總價(jià)=單價(jià)×數(shù)量資金來源預(yù)算科目（如“辦公經(jīng)費(fèi)-2024年”“生產(chǎn)成本-原材料”）用途說明詳細(xì)說明采購原因及使用場景（如“用于季度會議材料打印”）附件清單（可附技術(shù)參數(shù)、比價(jià)記錄、立項(xiàng)文件等）文件名稱及數(shù)量（如“技術(shù)規(guī)格書1份”）審批流程需求部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________財(cái)務(wù)部審核簽字：__________日期：__________分管副總（若需）簽字：__________日期：__________總經(jīng)理（若需）簽字：__________日期：__________備注其他需說明事項(xiàng)（如“緊急采購”“指定供應(yīng)商”）四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）預(yù)算與時(shí)效管理申請人需提前3個(gè)工作日發(fā)起常規(guī)采購申請，緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換的零部件）可啟動“綠色通道”，但需在申請單中標(biāo)注“緊急”，并說明原因，審批流程需同步加快，各環(huán)節(jié)責(zé)任人應(yīng)在4小時(shí)內(nèi)完成審核；年度預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度需按季度跟蹤，財(cái)務(wù)部每季度末向各部門反饋預(yù)算使用情況，超10%的部門需提交書面說明。（二）材料完整性與合規(guī)性申請時(shí)需保證物資/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確無誤，避免因信息模糊導(dǎo)致采購偏差；大額采購（金額＞20000元）或技術(shù)復(fù)雜采購，需附《供應(yīng)商比價(jià)表》（至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)）或《技術(shù)可行性評估報(bào)告》，保證采購性價(jià)比；禁化品、特種設(shè)備等特殊物資采購，需附相關(guān)資質(zhì)證明（如經(jīng)營許可證、合格證），保證符合國家法規(guī)要求。（三）審批權(quán)限與責(zé)任追溯嚴(yán)禁越級審批或代簽，審批人對審核意見的合規(guī)性、真實(shí)性承擔(dān)直接責(zé)任；采購過程中如發(fā)覺供應(yīng)商違規(guī)（如提供不合格物資、違約），采購部需立即終止合作，并啟動追責(zé)流程，同時(shí)向管理層書面報(bào)告。（四）特殊情況處理臨時(shí)追加采購：因突發(fā)情況（如政策變化、市場需求激增）導(dǎo)致預(yù)算外采購，需提交《預(yù)算調(diào)整申請》，經(jīng)總經(jīng)