企業(yè)采購(gòu)合同管理模板（通用版）一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景二、合同管理全流程操作指南（一）采購(gòu)需求發(fā)起與確認(rèn)需求提報(bào)：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或工作需要，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)單》，明確采購(gòu)標(biāo)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、期望交付時(shí)間、預(yù)算金額及用途說(shuō)明，部門(mén)負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。需求審核：采購(gòu)部對(duì)需求的合理性（如是否符合預(yù)算、是否為必要采購(gòu)）、技術(shù)參數(shù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，必要時(shí)會(huì)同技術(shù)部、財(cái)務(wù)部共同評(píng)估，保證需求清晰、可執(zhí)行。（二）供應(yīng)商選擇與資質(zhì)審查供應(yīng)商尋源：采購(gòu)部通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢價(jià)比價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等方式篩選供應(yīng)商，至少邀請(qǐng)3家合格供應(yīng)商參與（特殊情況除外），并留存比價(jià)記錄、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單等資料。資質(zhì)審查：對(duì)候選供應(yīng)商的主體資格進(jìn)行嚴(yán)格核查，包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（保證在有效期內(nèi)，經(jīng)營(yíng)范圍涵蓋采購(gòu)標(biāo)的）；特殊行業(yè)資質(zhì)（如食品生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等，根據(jù)采購(gòu)標(biāo)的類(lèi)型要求）；財(cái)務(wù)狀況（近1年財(cái)務(wù)報(bào)表或銀行資信證明，評(píng)估履約能力）；業(yè)績(jī)證明（類(lèi)似項(xiàng)目合同復(fù)印件，參考過(guò)往合作評(píng)價(jià)）；信用記錄（通過(guò)“信用中國(guó)”等官方渠道查詢，無(wú)嚴(yán)重失信行為）。審查合格后，形成《供應(yīng)商資質(zhì)審查表》，由采購(gòu)經(jīng)理*簽字確認(rèn)。（三）合同起草與條款審核合同起草：采購(gòu)部根據(jù)雙方確認(rèn)的采購(gòu)需求、供應(yīng)商報(bào)價(jià)及談判結(jié)果，使用本模板起草合同，保證以下核心要素完整：雙方主體信息（名稱、地址、法定代表人、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、聯(lián)系方式）；采購(gòu)標(biāo)的詳細(xì)信息（名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)）；價(jià)格條款（單價(jià)、總價(jià)、幣種、價(jià)格包含內(nèi)容如運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等）；履行期限（交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式；服務(wù)類(lèi)項(xiàng)目的開(kāi)始/結(jié)束時(shí)間）；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（明確驗(yàn)收流程、方法、異議處理方式）；付款方式（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例及支付條件）；雙方權(quán)利義務(wù)（如供應(yīng)商對(duì)標(biāo)的的保修義務(wù)、采購(gòu)方的配合義務(wù)）；違約責(zé)任（逾期交貨/付款的質(zhì)量問(wèn)題、違約金計(jì)算方式、合同解除條件）；爭(zhēng)議解決方式（如協(xié)商解決不成，提交合同簽訂地人民法院訴訟/仲裁）；其他約定（如保密條款、不可抗力、合同生效條件等）。內(nèi)部審核：起草完成后，采購(gòu)部將合同提交至法務(wù)部（或指定審核人）、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)簽：法務(wù)部重點(diǎn)審核條款合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性，避免歧義；財(cái)務(wù)部審核價(jià)格合理性、付款方式與財(cái)務(wù)制度是否匹配；業(yè)務(wù)部門(mén)確認(rèn)技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否符合需求。審核通過(guò)后，由采購(gòu)總監(jiān)*簽字確認(rèn)。（四）合同簽署與用印最終確認(rèn)：采購(gòu)部將審核通過(guò)后的合同文本發(fā)送至供應(yīng)商，雙方就最終條款達(dá)成一致，簽字蓋章（供應(yīng)商為自然人的需簽字，為企業(yè)法人的需蓋公章或合同專(zhuān)用章）。用印管理：采購(gòu)部持簽署完整的合同至企業(yè)行政部門(mén)，按《公章管理辦法》辦理用印手續(xù)，注明“合同編號(hào)”及“用印日期”，留存用印申請(qǐng)單復(fù)印件。（五）合同履行與跟蹤交付/服務(wù)執(zhí)行：供應(yīng)商按合同約定履行交付（或提供服務(wù)）義務(wù)，采購(gòu)部指定專(zhuān)人跟蹤進(jìn)度，記錄交付時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量等情況，留存送貨單、簽收記錄等憑證。驗(yàn)收管理：采購(gòu)部組織業(yè)務(wù)部門(mén)、技術(shù)部門(mén)按合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收：貨物類(lèi)：核對(duì)數(shù)量、外觀、規(guī)格型號(hào)，必要時(shí)送第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)檢測(cè)；服務(wù)類(lèi)：評(píng)估服務(wù)成果是否達(dá)到合同約定目標(biāo)，出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。驗(yàn)收不合格的，供應(yīng)商需在指定期限內(nèi)整改，整改后重新驗(yàn)收。付款申請(qǐng)：驗(yàn)收合格且符合付款條件后，采購(gòu)部整理合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票（或合法收款憑證）等資料，提交財(cái)務(wù)部申請(qǐng)付款。（六）合同變更、解除與歸檔變更管理：履行過(guò)程中需變更合同（如數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間等）的，雙方應(yīng)簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、生效條件及影響，履行原審批流程后簽署。解除管理：因一方違約導(dǎo)致合同無(wú)法履行的，守約方可按約定發(fā)送《解除合同通知書(shū)》，明確解除事由、依據(jù)，并保留追究違約責(zé)任的權(quán)利；雙方協(xié)商解除的，需簽訂《解除合同協(xié)議》。歸檔管理：合同履行完畢（或解除/終止）后，采購(gòu)部將合同文本、審批文件、簽署頁(yè)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、變更/解除協(xié)議等資料整理成冊(cè)，標(biāo)注合同編號(hào)，移交檔案室保管，電子版同步備份至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，保存期限不少于合同履行結(jié)束后5年。三、合同核心要素模板企業(yè)采購(gòu)合同（通用版）合同編號(hào)：_________簽訂日期：____年_月_日簽訂地點(diǎn)：_________（一）合同雙方信息甲方（采購(gòu)方）乙方（供應(yīng)商）名稱：______________名稱：______________地址：______________地址：______________法定代表人：________法定代表人：________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：___統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：___聯(lián)系人：____________聯(lián)系人：____________聯(lián)系方式：__________聯(lián)系方式：__________（二）采購(gòu)標(biāo)的明細(xì)序號(hào)標(biāo)的名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)/技術(shù)要求交付時(shí)間交付地點(diǎn)1____年__月__日甲方指定地點(diǎn)2____年__月__日甲方指定地點(diǎn)…………合計(jì)金額（大寫(xiě)）：____________________合計(jì)金額（小寫(xiě)）：￥_________（三）履行條款質(zhì)量保證：乙方保證標(biāo)的符合國(guó)家、行業(yè)及合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，提供____個(gè)月質(zhì)保期（自驗(yàn)收合格之日起算），質(zhì)保期內(nèi)非因甲方使用不當(dāng)造成的質(zhì)量問(wèn)題，乙方負(fù)責(zé)免費(fèi)維修或更換。驗(yàn)收：甲方應(yīng)在收到標(biāo)的后____個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽署《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；逾期未驗(yàn)收且未提出異議的，視為驗(yàn)收合格。付款方式：預(yù)付款：合同簽訂后_個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價(jià)的_%，即￥______；到貨款：標(biāo)的交付并驗(yàn)收合格后_個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價(jià)的_%，即￥______；質(zhì)保金：質(zhì)保期滿無(wú)質(zhì)量問(wèn)題后_個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付剩余_%，即￥______。付款賬戶信息：開(kāi)戶名：____________________開(kāi)戶行：____________________賬號(hào)：____________________（四）違約責(zé)任乙方逾期交付標(biāo)的的，每逾期1日，按逾期部分總價(jià)的_%向甲方支付違約金；逾期超過(guò)_日的，甲方有權(quán)解除合同，乙方已收取的款項(xiàng)無(wú)息返還，并賠償甲方損失。甲方逾期付款的，每逾期1日，按逾期部分總價(jià)的____%向乙方支付違約金。標(biāo)的驗(yàn)收不合格且乙方未在指定期限內(nèi)整改的，甲方有權(quán)拒收，乙方承擔(dān)由此產(chǎn)生的運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)等費(fèi)用，并按合同總價(jià)的____%支付違約金。（五）爭(zhēng)議解決本合同履行過(guò)程中發(fā)生的爭(zhēng)議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。（六）其他約定本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，一式_份，甲乙雙方各執(zhí)_份，具有同等法律效力。本合同未盡事宜，可簽訂補(bǔ)充協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議與本合同具有同等法律效力。保密條款：雙方對(duì)在合作過(guò)程中獲知的對(duì)方商業(yè)秘密（包括技術(shù)信息、經(jīng)營(yíng)信息等）負(fù)有保密義務(wù)，未經(jīng)對(duì)方書(shū)面同意，不得向任何第三方泄露，保密義務(wù)不因本合同終止而免除。甲方（蓋章）：____________________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：_________日期：____年_月_日乙方（蓋章）：____________________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：_________日期：____年_月_日四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與管理建議（一）主體資格審查風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：與不具備合法經(jīng)營(yíng)資格的供應(yīng)商合作，可能導(dǎo)致合同無(wú)效或無(wú)法追責(zé)。建議：嚴(yán)格審查供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)原件，并通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實(shí)其存續(xù)狀態(tài)，保證簽約主體真實(shí)、合法。（二）合同條款模糊風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、違約責(zé)任等條款表述模糊（如“盡快交付”“合格產(chǎn)品”），易引發(fā)爭(zhēng)議。建議：技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或明確具體指標(biāo)；交付時(shí)間精確到“年/月/日”，違約金約定具體計(jì)算方式，避免使用“合理”“適當(dāng)”等主觀詞匯。（三）履行過(guò)程記錄缺失風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：未留存交付簽收單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、溝通記錄等憑證，發(fā)生糾紛時(shí)難以舉證。建議：指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)履行過(guò)程記錄，所有交付、驗(yàn)收、溝通均形成書(shū)面材料，雙方簽字確認(rèn)；重要溝通（如整改要求、變更協(xié)商）建議采用郵件、函件等可追溯方式。（四）審批流程不規(guī)范風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：未按企業(yè)內(nèi)控制度履行審批流程（如未經(jīng)財(cái)務(wù)部審核付款），可能導(dǎo)致合同無(wú)效或資金損失。