辦公設(shè)備與設(shè)施維護(hù)管理規(guī)范實(shí)施手冊一、手冊適用范圍與管理目標(biāo)本手冊適用于各類企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)及社會組織的辦公場所，涵蓋辦公設(shè)備（如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、投影儀、空調(diào)、飲水機(jī)、門禁系統(tǒng)等）與公共設(shè)施（如照明系統(tǒng)、水電管線、消防器材、電梯、會議室設(shè)備等）的日常維護(hù)管理。手冊旨在規(guī)范維護(hù)流程、明確責(zé)任分工、提升設(shè)備設(shè)施使用壽命、保障辦公環(huán)境安全穩(wěn)定運(yùn)行，降低故障率與維修成本，為員工提供高效、舒適的工作支持。二、部門職責(zé)分工（一）行政統(tǒng)籌部門行政部（或后勤部）作為辦公設(shè)備與設(shè)施維護(hù)管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)：制定年度維護(hù)計(jì)劃與預(yù)算，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實(shí)施；建立設(shè)備設(shè)施臺賬，動態(tài)更新設(shè)備型號、購置日期、維保記錄等信息；統(tǒng)籌第三方維保單位的選擇、合同簽訂與考核管理；協(xié)調(diào)跨部門維護(hù)需求，監(jiān)督維護(hù)工作落實(shí)情況；組織定期安全檢查與隱患排查，出具整改報(bào)告。（二）技術(shù)支持部門IT部（或設(shè)備部）負(fù)責(zé)專業(yè)設(shè)備的技術(shù)維護(hù)，具體職責(zé)包括：計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、投影儀等電子設(shè)備的日常巡檢、故障診斷與維修；軟件系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、辦公軟件）的故障處理與技術(shù)支持；制定電子設(shè)備數(shù)據(jù)備份與安全防護(hù)方案；協(xié)助行政部開展電子設(shè)備使用培訓(xùn)。（三）使用部門各部門作為設(shè)備設(shè)施的使用主體，需履行以下職責(zé)：指定專人（如部門聯(lián)絡(luò)員*）負(fù)責(zé)本部門設(shè)備設(shè)施的日常檢查與報(bào)修；規(guī)范使用設(shè)備，避免違規(guī)操作（如私自拆卸設(shè)備、超負(fù)荷用電等）；及時(shí)反饋設(shè)備故障與異常情況，填寫《故障報(bào)修單》；配合維護(hù)人員開展工作，提供設(shè)備使用歷史記錄。三、標(biāo)準(zhǔn)化維護(hù)操作流程（一）日常巡檢：預(yù)防為主，定期排查巡檢頻率：電子設(shè)備（電腦、打印機(jī)等）：每周1次，由IT部執(zhí)行；空調(diào)、飲水機(jī)等大型設(shè)備：每月1次，由行政部協(xié)同維保單位執(zhí)行；公共設(shè)施（照明、水電管線）：每季度1次，由行政部組織全面排查。巡檢內(nèi)容：設(shè)備外觀：無明顯破損、老化、松動（如電源線絕緣層是否完好、設(shè)備外殼是否有裂縫）；運(yùn)行狀態(tài)：設(shè)備運(yùn)行是否正常（如打印是否清晰、制冷制熱效果是否達(dá)標(biāo)、開關(guān)是否靈敏）；安全指標(biāo)：接地是否可靠、電源電壓是否穩(wěn)定、消防器材是否在有效期內(nèi)；環(huán)境衛(wèi)生：設(shè)備周邊無雜物堆積、通風(fēng)口無遮擋。巡檢記錄：巡檢人員需填寫《辦公設(shè)備日常巡檢記錄表》（見模板1），對異常情況拍照存檔，并同步至行政部。（二）故障報(bào)修：快速響應(yīng)，精準(zhǔn)上報(bào)報(bào)修方式：線上報(bào)修：通過單位內(nèi)部OA系統(tǒng)“設(shè)備報(bào)修”模塊提交，需填寫設(shè)備名稱、故障描述、使用位置、聯(lián)系人及電話；線下報(bào)修：緊急故障（如停電、漏水）可撥打行政部24小時(shí)值班電話（由單位內(nèi)部公布），由值班人員記錄后轉(zhuǎn)派。報(bào)修要求：描述準(zhǔn)確：明確故障現(xiàn)象（如“打印機(jī)無法開機(jī)”“空調(diào)漏水”），避免模糊表述（如“設(shè)備壞了”）；信息完整：包含設(shè)備編號（若臺賬中有編號）、故障發(fā)生時(shí)間、已嘗試的簡單處理方式（如“重啟設(shè)備無效”）。（三）維修處理：分級處置，限時(shí)辦結(jié)故障分級：輕微故障：不影響基本辦公，如打印機(jī)缺墨、軟件小故障（1小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，4小時(shí)內(nèi)修復(fù)）；一般故障：影響部門部分工作，如電腦無法聯(lián)網(wǎng)、空調(diào)制冷效果差（2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，24小時(shí)內(nèi)修復(fù)）；重大故障：影響單位整體辦公，如服務(wù)器宕機(jī)、大面積停電（立即響應(yīng)，4小時(shí)內(nèi)啟動應(yīng)急方案，24小時(shí)內(nèi)修復(fù)）。處理流程：IT部/行政部收到報(bào)修后，根據(jù)故障類型分配至技術(shù)人員或第三方維保單位；維修人員需攜帶工具上門，向使用人確認(rèn)故障現(xiàn)象，現(xiàn)場排查原因；對于需更換配件的故障，由行政部核對臺賬與庫存，無庫存時(shí)及時(shí)采購（緊急采購可通過綠色通道辦理）；維修完成后，測試設(shè)備功能正常，請使用人簽字確認(rèn)。（四）驗(yàn)收歸檔：閉環(huán)管理，有據(jù)可查驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)備功能恢復(fù)至故障前狀態(tài)，無新增故障；更換的配件為原廠或合格兼容產(chǎn)品，提供質(zhì)保憑證；維修現(xiàn)場清理干凈，無工具、配件遺留。歸檔要求：維修人員填寫《維修驗(yàn)收單》（見模板2），記錄故障原因、處理措施、更換配件、維修時(shí)間、驗(yàn)收人等信息；行政部將驗(yàn)收單與《故障報(bào)修單》《巡檢記錄表》整理歸檔，設(shè)備臺賬同步更新維保記錄；每季度匯總維修數(shù)據(jù)，分析故障高發(fā)設(shè)備類型與原因，優(yōu)化下階段維護(hù)計(jì)劃。四、管理記錄模板模板1：辦公設(shè)備日常巡檢記錄表巡檢日期設(shè)備名稱設(shè)備編號巡檢位置巡檢內(nèi)容（外觀/運(yùn)行/安全）異常情況描述處理意見巡檢人使用人確認(rèn)2023-10-01打印機(jī)AP-001一樓會議室外觀完好，打印清晰，電源線無破損無正常張*李*2023-10-01空調(diào)BAC-201二部辦公室制冷效果差，出風(fēng)口有異味濾網(wǎng)需清洗安排清洗王*趙*模板2：維修驗(yàn)收單報(bào)修單號設(shè)備名稱設(shè)備編號故障報(bào)修時(shí)間故障描述WX2023901電腦CPC-3052023-10-0109:30無法開機(jī)，電源指示燈不亮維修時(shí)間維修人員故障原因處理措施更換配件2023-10-0110:30-11:30劉*電源適配器故障更換電源適配器電源適配器（原廠）驗(yàn)收結(jié)果□功能正?！醪糠只謴?fù)□未修復(fù)使用人簽字維修人員簽字日期功能正常陳*劉*2023-10-01模板3：設(shè)備設(shè)施臺賬設(shè)備名稱規(guī)格型號購置日期使用部門責(zé)任人最近維保日期下次維保日期備注打印機(jī)AHPLaserJetProM4042022-05-15行政部張*2023-09-202023-12-20含打印服務(wù)協(xié)議空調(diào)B格力KFR-35GW2021-08-10二部趙*2023-10-012024-10-01年保到期五、關(guān)鍵執(zhí)行注意事項(xiàng)（一）安全操作規(guī)范維修人員需佩戴絕緣手套、防滑鞋等防護(hù)裝備，登高作業(yè)（如檢修燈具、空調(diào)外機(jī)）時(shí)必須使用安全帶；電氣設(shè)備維修前，務(wù)必切斷電源，并懸掛“禁止合閘”警示牌；消防器材（滅火器、消防栓）每月檢查壓力值與有效期，嚴(yán)禁挪用或遮擋消防通道。（二）使用行為約束嚴(yán)禁私自拆卸設(shè)備外殼或修改設(shè)備設(shè)置（如更改IP地址、刪除系統(tǒng)文件）；辦公設(shè)備不得用于與工作無關(guān)的用途（如長時(shí)間播放視頻、大文件）；飲水機(jī)、微波爐等公共設(shè)備使用后及時(shí)清理，避免水漬、食物殘?jiān)鼩埩粢l(fā)故障或衛(wèi)生問題。（三）溝通協(xié)作要求使用部門需提前1個(gè)工作日預(yù)約非緊急維修，避免影響正常工作；維修過程中若需暫停設(shè)備使用，需提前告知使用人并說明預(yù)計(jì)恢復(fù)時(shí)間；對于跨部門設(shè)備故障（如網(wǎng)絡(luò)問題涉及線路），由行政部牽頭協(xié)調(diào)IT部與后勤部共同處理。（四）記錄與追溯所有巡檢、報(bào)修、驗(yàn)收記錄需保存至少2年，以備追溯分析；設(shè)備報(bào)廢時(shí)，需填寫《設(shè)備報(bào)廢申請表》，注明報(bào)廢原因、處置