企業(yè)采購(gòu)審批及流程管控指南一、適用情境與目標(biāo)本指南適用于企業(yè)各類(lèi)采購(gòu)活動(dòng)的全流程管理，涵蓋日常運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)（如辦公用品、生產(chǎn)耗材）、項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)（如設(shè)備采購(gòu)、工程材料）、緊急零星采購(gòu)（如突發(fā)維修物資）等場(chǎng)景。通過(guò)規(guī)范審批權(quán)限、明確操作節(jié)點(diǎn)、強(qiáng)化過(guò)程管控，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和高效性，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)資源合理配置。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）采購(gòu)需求提出操作描述：需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》，詳細(xì)說(shuō)明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、期望交付時(shí)間及預(yù)算來(lái)源等信息。責(zé)任崗位：需求部門(mén)經(jīng)辦人、部門(mén)負(fù)責(zé)人。關(guān)鍵要點(diǎn)：物資描述需清晰準(zhǔn)確，避免模糊表述（如“一批辦公用紙”應(yīng)明確為“A4復(fù)印紙，70g，500張/包，20包”）；預(yù)估金額需符合市場(chǎng)行情，可通過(guò)歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)或詢(xún)價(jià)初步確認(rèn)；大額采購(gòu)（如單筆超5萬(wàn)元）需附《采購(gòu)需求說(shuō)明》，闡述采購(gòu)必要性及替代方案比選情況。（二）部門(mén)內(nèi)部審核操作描述：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)《采購(gòu)申請(qǐng)單》的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)需求是否符合部門(mén)工作計(jì)劃、預(yù)算是否在可控范圍內(nèi)。審核通過(guò)后，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。責(zé)任崗位：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人。關(guān)鍵要點(diǎn)：對(duì)于非日常、超預(yù)算或新增品類(lèi)采購(gòu)，需組織部門(mén)內(nèi)部會(huì)議討論，形成審核意見(jiàn)；審核不通過(guò)的，需退回需求部門(mén)并說(shuō)明理由，重新發(fā)起或調(diào)整需求。（三）預(yù)算與采購(gòu)方式確認(rèn)操作描述：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的預(yù)算匹配度進(jìn)行審核，確認(rèn)預(yù)算科目、金額是否準(zhǔn)確；采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)金額、物資特性及公司制度，確定采購(gòu)方式（公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢(xún)比價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等）。責(zé)任崗位：財(cái)務(wù)專(zhuān)員、采購(gòu)經(jīng)理。關(guān)鍵要點(diǎn)：預(yù)算審核需核對(duì)年度預(yù)算分解表，保證無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)履行特殊審批流程（如提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)）；采購(gòu)方式選擇需符合《企業(yè)采購(gòu)管理辦法》規(guī)定（如單筆10萬(wàn)元以上原則上采用公開(kāi)招標(biāo)，緊急采購(gòu)可走應(yīng)急審批流程）。（四）采購(gòu)執(zhí)行操作描述：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)確定的采購(gòu)方式，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)：詢(xún)比價(jià)：向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)單，收集報(bào)價(jià)及供貨方案，編制《詢(xún)價(jià)記錄表》對(duì)比分析；招標(biāo)：編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商；緊急采購(gòu)：可簡(jiǎn)化流程，但需保留至少2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)記錄，經(jīng)采購(gòu)負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。責(zé)任崗位：采購(gòu)專(zhuān)員、采購(gòu)經(jīng)理。關(guān)鍵要點(diǎn)：供應(yīng)商需在合格供應(yīng)商名錄內(nèi)，新供應(yīng)商需經(jīng)資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)證明等）；詢(xún)比價(jià)過(guò)程需保證公平公正，避免傾向性選擇，記錄保存不少于3年。（五）合同簽訂操作描述：采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商根據(jù)談判結(jié)果擬定采購(gòu)合同，明確物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，按合同審批流程簽署。責(zé)任崗位：采購(gòu)專(zhuān)員、法務(wù)專(zhuān)員（需審核時(shí)）、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理（重大合同）。關(guān)鍵要點(diǎn)：合同條款需完整嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義（如“驗(yàn)收合格后付款”需明確驗(yàn)收時(shí)限及標(biāo)準(zhǔn)）；金額50萬(wàn)元以上的合同需經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核，重大合同需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審批。（六）物資交付與驗(yàn)收操作描述：供應(yīng)商按合同約定交付物資，需求部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、質(zhì)檢部門(mén)（需質(zhì)檢時(shí)）共同到場(chǎng)驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)送貨單與實(shí)際到貨數(shù)量是否一致；質(zhì)量驗(yàn)收：檢查物資規(guī)格、型號(hào)、外觀(guān)是否符合合同要求，必要時(shí)送檢或提供質(zhì)量證明文件；驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》，各方簽字確認(rèn)；不合格的，當(dāng)場(chǎng)拒收并通知采購(gòu)部門(mén)處理（如退換貨、索賠）。責(zé)任崗位：需求部門(mén)經(jīng)辦人、采購(gòu)專(zhuān)員、質(zhì)檢專(zhuān)員。關(guān)鍵要點(diǎn)：驗(yàn)收需在物資送達(dá)2個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急物資可例外）；驗(yàn)收不合格的，需書(shū)面記錄問(wèn)題原因，留存樣品，并啟動(dòng)供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制。（七）財(cái)務(wù)結(jié)算與付款操作描述：采購(gòu)部門(mén)匯總《采購(gòu)申請(qǐng)單》《合同》《物資驗(yàn)收單》《發(fā)票》等資料，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核；財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)無(wú)誤后，按合同約定方式辦理付款（如轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等）。責(zé)任崗位：采購(gòu)專(zhuān)員、財(cái)務(wù)專(zhuān)員、財(cái)務(wù)經(jīng)理。關(guān)鍵要點(diǎn)：發(fā)票需與合同、驗(yàn)收單信息一致（名稱(chēng)、金額、物資等），避免稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；付款需履行審批權(quán)限（如10萬(wàn)元以下由財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，10萬(wàn)元以上由總經(jīng)理審批）；款項(xiàng)支付后，相關(guān)資料歸檔保存，保證可追溯。三、常用表單模板（一）采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期采購(gòu)編號(hào)物資名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位預(yù)估單價(jià)預(yù)估總價(jià)預(yù)算科目用途說(shuō)明（需詳細(xì)描述采購(gòu)原因及使用場(chǎng)景）期望交付時(shí)間交貨地點(diǎn)需求部門(mén)意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)專(zhuān)員簽字：__________經(jīng)理簽字：__________日期：__________采購(gòu)審核意見(jiàn)經(jīng)辦人簽字：__________經(jīng)理簽字：__________日期：__________總經(jīng)理審批（如需）簽字：__________日期：__________（二）詢(xún)價(jià)記錄表采購(gòu)編號(hào)物資名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)數(shù)量詢(xún)價(jià)日期供應(yīng)商A報(bào)價(jià)：__________供貨周期：__________聯(lián)系人：____________________供應(yīng)商B報(bào)價(jià)：__________供貨周期：__________聯(lián)系人：____________________供應(yīng)商C報(bào)價(jià)：__________供貨周期：__________聯(lián)系人：____________________比選分析（對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、供貨周期、售后服務(wù)等，推薦供應(yīng)商及理由）采購(gòu)經(jīng)理意見(jiàn)簽字：__________日期：__________（三）物資驗(yàn)收單驗(yàn)收日期采購(gòu)編號(hào)合同編號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)物資名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量單價(jià)驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因：__________________________）質(zhì)檢意見(jiàn)（如需質(zhì)檢）專(zhuān)員簽字：__________日期：__________需求部門(mén)確認(rèn)經(jīng)辦人簽字：__________負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________采購(gòu)部門(mén)確認(rèn)經(jīng)辦人簽字：__________經(jīng)理簽字：__________日期：__________（四）付款審批表付款單位采購(gòu)編號(hào)合同編號(hào)付款金額付款方式預(yù)付□/到付□/貨到后XX天付□付款事由（附：合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料清單）財(cái)務(wù)審核專(zhuān)員簽字：__________經(jīng)理簽字：__________日期：__________總經(jīng)理審批（如需）簽字：__________日期：__________付款記錄出納簽字：__________日期：__________付款憑證號(hào)：__________四、關(guān)鍵管控要點(diǎn)（一）合規(guī)性管理采購(gòu)活動(dòng)需嚴(yán)格遵守《_________招標(biāo)投標(biāo)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司內(nèi)部采購(gòu)管理制度，禁止任何形式的虛假采購(gòu)、違規(guī)指定供應(yīng)商；采購(gòu)方式、審批權(quán)限、合同條款需符合制度規(guī)定，特殊采購(gòu)（如單一來(lái)源采購(gòu)）需提供充分依據(jù)并履行特殊審批。（二）預(yù)算控制所有采購(gòu)需納入年度預(yù)算管理，無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)及總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行；預(yù)算執(zhí)行情況按季度通報(bào)，需求部門(mén)需對(duì)預(yù)算偏差原因進(jìn)行說(shuō)明。（三）審批時(shí)效各環(huán)節(jié)審批需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成（如部門(mén)審核1個(gè)工作日、財(cái)務(wù)審核2個(gè)工作日、采購(gòu)執(zhí)行3-5個(gè)工作日，緊急采購(gòu)可縮短時(shí)限），避免流程積壓；超時(shí)未審批的，需由上一級(jí)負(fù)責(zé)人催辦，必要時(shí)升級(jí)處理。（四）供應(yīng)商管理建立合格供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估（每年至少1次），評(píng)估指標(biāo)包括價(jià)格、質(zhì)量、供貨及時(shí)性、售后服務(wù)等，淘汰不合格供應(yīng)商；供應(yīng)商信息變更