采購管理制度及流程第一章總則1.1目的為統一采購語言、固化最佳實踐、降低總擁有成本、保障供應鏈韌性，特制定本制度。1.2適用范圍適用于公司總部、分支機構、控股子公司及以公司名義對外簽署采購合同的全部主體，涵蓋生產物資、非生產物資、固定資產、軟件、服務、外包、租賃、維修、備件、樣品、試驗耗材、市場活動物料、員工福利、捐贈物品等全部采購場景。1.3管理原則（1）陽光透明：全部采購信息在授權范圍內可追溯、可查詢、可審計。（2）價值最優(yōu)：綜合評估價格、質量、交付、服務、創(chuàng)新、可持續(xù)、風險，追求生命周期總成本最低。（3）公平競爭：除法定或董事會特批情形外，均引入充分競爭。（4）契約精神：合同一旦生效，供需雙方均須嚴格履約，任何變更須書面確認。（5）合規(guī)廉潔：禁止任何形式的商業(yè)賄賂、利益輸送、圍標串標；采購人員須簽署《廉潔從業(yè)承諾書》，并實行三年輪崗與強制休假。第二章組織與職責2.1采購中心（1）制定并動態(tài)優(yōu)化采購戰(zhàn)略、品類策略、供應商布局。（2）建立并維護“供應商全生命周期管理”系統（SRM）。（3）牽頭組織重大招標、框架協議談判、價格基準庫維護。（4）發(fā)布月度采購指數（PCI），預警市場價格異動。2.2需求部門（1）負責在項目立項階段輸出《需求規(guī)格書》，明確技術參數、質量標準、驗收方法、環(huán)保法規(guī)、知識產權歸屬。（2）指定需求聯絡人，參與供應商考察、技術評標、樣品確認、驗收。2.3財務中心（1）審核采購預算、資金計劃、付款條款、稅務合規(guī)。（2）對預付款、信用證、保理、票據、外匯套保等金融工具進行風險評估。2.4法務與合規(guī)部（1）審查合同條款、出口管制、反壟斷、數據跨境傳輸、ESG披露。（2）建立“黑名單”與“灰名單”數據庫，動態(tài)更新訴訟、行政處罰、媒體負面信息。2.5紀檢審計部（1）每年對采購業(yè)務進行專項審計，覆蓋率不低于采購金額的30%。（2）對異常報價、異常中標率、異常變更、異常付款進行數據穿透。第三章采購分類與編碼3.1分類維度（1）ABC維度：A類年支出≥500萬元或關鍵不可斷料；B類年支出100–500萬元；C類年支出＜100萬元。（2）風險維度：R1供應壟斷、R2技術壟斷、R3物流長鞭、R4法規(guī)敏感、R5匯率高波動。（3）需求維度：項目型、庫存型、MRO型、福利型、市場型。3.2編碼規(guī)則采用“2+4+3+2”結構：前兩位為品類大類（01原料、02包材、03設備、04軟件、05服務……）；中間四位為物料小類；后三位為品牌或規(guī)格流水；最后兩位為版本號。編碼由采購中心統一維護，禁止手工錄入。第四章采購方式與適用條件4.1公開招標金額≥200萬元或政府強制招標目錄內項目，必須公開招標。公告期不少于5個工作日，文件售賣期不少于5日，投標保證金不超過估算價的2%。4.2邀請招標金額100–200萬元，技術復雜或專利壁壘高，經采購中心總經理審批后可向5家及以上供應商發(fā)出邀請。4.3競爭性談判金額50–100萬元，出現不可預見的緊急需求，或技術方案需二輪優(yōu)化，可組建3人及以上談判小組，談判過程全程錄音并歸檔。4.4詢比價金額5–50萬元，從合格供應商庫隨機抽取3家及以上，通過SRM系統發(fā)出詢價單，報價截止時長不少于2個工作日。4.5直接采購金額＜5萬元，或唯一來源、追加訂單≤原合同10%且價格不高于原單價，由采購經理、需求部門負責人、財務經理三方會簽，并在系統公示3日無異議后執(zhí)行。4.6戰(zhàn)略采購對A類且R1/R2風險物料，可與行業(yè)龍頭簽署3–5年框架協議，鎖定價格公式、產能、技術迭代路線，設置年度階梯返點。第五章需求計劃與預算5.1年度需求預測每年9月30日前，需求部門依據銷售預測、產能規(guī)劃、新品路線圖，在SRM系統提交下一年度《12個月滾動需求》，采購中心運行MonteCarlo模擬，輸出《年度采購預算草案》。5.2預算評審財務中心組織“預算質詢會”，對偏差＞10%的品類逐一質詢，最終預算報董事會審批后鎖定。5.3月度滾動調整每月5日前，需求部門可提出調整申請，經采購中心、財務中心聯簽后，在系統釋放或凍結預算額度。第六章供應商全生命周期管理6.1準入（1）資質預審：營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可、環(huán)評、社保證明、財報、征信報告。（2）現場審核：依據《供應商審核清單》128項打分，≥80分視為合格。（3）樣品承認：小試→中試→量產三階段，每階段出具《樣品測試報告》。6.2分級采用“績效+風險”雙軸矩陣，績效權重70%，風險權重30%?？冃ЬS度：Q（質量）35%、D（交付）25%、C（成本）20%、S（服務）10%、I（創(chuàng)新）10%；風險維度：財務健康40%、合規(guī)記錄30%、地緣20%、可持續(xù)10%。6.3激勵與淘汰A級供應商：優(yōu)先付款、共享需求預測、聯合研發(fā)、增加訂單10–20%。B級供應商：正常合作，提出3個月改進計劃。C級供應商：暫停新訂單，限期整改，整改不合格列入灰名單。D級供應商：黑名單，3年內禁止參與投標，已簽署合同啟動退出條款。第七章價格管理與成本分析7.1價格基準庫采購中心建立“原材料指數+加工費+物流費+利潤”模型，每月10日更新，作為預算、招標、談判的基準。7.2成本拆解對A類物料要求供應商提供BOM成本、損耗率、人工小時、能耗、包裝方案，采購工程師使用“ShouldCost”工具反向核算，差異＞8%須書面說明。7.3價格協議框架協議須明確調價公式：P=P0×(a×M1/M0+b×L1/L0+c×E1/E0)，其中M為材料指數，L為labor指數，E為匯率，a+b+c=1。調價窗口為每季度首月，觸發(fā)閾值±5%。第八章招標與談判流程8.1招標準備（1）立項：需求部門提交《采購申請單》，附技術規(guī)格書、預算批復、合規(guī)審查表。（2）招標文件：包括商務條款、技術規(guī)范、評分細則、合同草案、廉潔承諾。（3）標前答疑：統一在SRM系統發(fā)布，確保所有潛在投標人獲得一致信息。8.2評標（1）技術標：由5名專家組成，其中2名外部專家，打分去掉最高最低后取平均。（2）商務標：價格得分采用“最低價滿分，其余線性插值”法；交付、付款、服務采用扣分制。（3）綜合得分=技術×60%+商務×40%，得分最高者推薦為中標候選人。8.3談判與定標評標報告經采購中心總經理、法務、財務、紀檢會簽后，公示3日，無異議發(fā)出《中標通知書》。第九章合同管理9.1合同模板采購中心維護18類標準模板，涵蓋國際貿易術語（DAP、FCA、CIF）、國內貿易、軟件許可、服務外包、施工安裝、租賃、捐贈。9.2審批權限金額＜5萬元：采購經理；5–50萬元：采購中心總經理；50–200萬元：分管副總裁；≥200萬元：總裁。9.3履約保證金中標人須提交10%履約保證金或銀行保函，質保期不少于12個月，關鍵設備不少于24個月。9.4變更管理任何變更須填寫《合同變更單》，說明技術、價格、交期影響，經原審批路徑重新批準。變更金額≤合同10%且單價不變，可簡化流程；＞10%須重新招標或談判。第十章訂單與交付10.1訂單生成SRM系統根據框架協議自動生成PO，包含物料編碼、數量、單價、交貨日期、運輸方式、貿易術語、收貨地址、聯系人。10.2跟單采購工程師在系統中維護里程碑：備料→生產→檢驗→發(fā)貨→到港→入庫，異常24小時內升級。10.3運輸與保險A類物料須投保一切險，保險金額不低于110%貨值；進口段默認由賣方投保，國內段由公司物流部投保。10.4收貨倉庫依據《到貨通知單》2小時內完成外觀驗收，24小時內完成計量、理化、功能檢驗，出具《來料檢驗報告》。不合格品啟動MRB（MaterialReviewBoard）流程，判定退貨、讓步、挑選、返工。第十一章質量與售后11.1質量協議關鍵物料須簽署《質量協議》，明確缺陷率目標：PPM≤300，關鍵尺寸CPK≥1.33，可靠性試驗1000小時無失效。11.2索賠因供應商原因導致的停線、返工、市場投訴，按“1:10”原則索賠：直接損失×10倍，上限為合同金額。11.3售后響應供應商須在4小時內提供臨時對策，24小時內提供根本原因分析，7日內提供永久對策并橫向展開。第十二章付款與稅務12.1付款條件國內業(yè)務：貨到驗收合格30天付款；進口業(yè)務：信用證90天遠期；戰(zhàn)略協議可談“2–10–30”早付折扣。12.2發(fā)票增值稅專用發(fā)票，稅率13%或9%，須與PO、收貨單、質檢單、合同四單匹配，差異＞1%系統自動攔截。12.3外匯進口業(yè)務由財務中心統一購匯，采用遠期結售匯鎖定匯率，目標成本波動≤2%。第十三章緊急采購與例外管理13.1定義因自然災害、事故、客戶緊急插單、政府管制導致的需求，交期≤3個工作日，無法按正常流程執(zhí)行。13.2授權緊急采購由需求部門總監(jiān)、采購中心總經理、財務總監(jiān)三方短信+郵件確認，24小時內補錄系統，7日內補齊資料。13.3事后審計紀檢審計部對緊急采購100%專項審計，重點檢查價格合理性、供應商選擇依據、審批時效。第十四章信息系統與數據治理14.1SRM系統實現供應商注冊、績效、投標、訂單、對賬、評價全流程在線，所有節(jié)點留痕，日志保存10年。14.2BI分析每日自動輸出采購金額、節(jié)約金額、訂單準時率、PPM、供應商分布、品類價格指數，支持鉆取到PO級。14.3數據質量關鍵字段空值率＜0.5%，編碼重復率為0，價格異常波動自動預警。第十五章績效指標與考核15.1采購中心（1）節(jié)約率：（預算價－實際價）/預算價≥5%。（2）準時交付率：≥96%。（3）質量PPM：≤500。（4）戰(zhàn)略供應商占比：≥30%。15.2需求部門（1）需求準確率：≥90%。（2）技術文件一次性完整率：≥95%。（3）驗收及時率：≥98%。15.3供應商（1）A級比例：≥20%。（2）黑名單新增率：≤1%?？冃ЫY果與年度獎金、訂單份額、戰(zhàn)略協議直接掛鉤。第十六章培訓與人才發(fā)展16.1崗位勝任力模型采購工程師：談判、成本分析、合同法、供應鏈風險管理；招標專員：招標文件編制、評標規(guī)則、法律合規(guī)；供應商質量工程師：PPAP、8D、FMEA、SPC。16.2培訓路徑新員工：2周入職培訓+1個月導師制；專業(yè)序列：每年40學時，含CIPS、CPSM、PMP認證；管理序列：Mini-MBA、領導力、數字化供應鏈。16.3知識庫建立“案例庫”“失效庫”“價格指數庫”，內部開放，下載需實名，確保經驗不隨人員流動而流失。第十七章審計、問責與改進17.1審計方式日常抽檢、季度專項、年度全面、離任審計、舉報核查，五種方式交叉進行。17.2問責階梯（1）輕微違規(guī)：口頭警告+再培訓。（2）一般違規(guī)：書面警告+扣減20%績效獎金。（3）嚴重違規(guī)：降職或調崗+扣減100%績效獎金。（4）違法違紀：解除勞動合同并移送司法機關。17.3持續(xù)改進每季度召開“采購復盤會”，使用5Why、魚骨圖、PDCA，輸出《改進計劃表》，責任到人、閉環(huán)銷號。第十八章ESG與可持續(xù)采購18.1綠色準入供應商須提供ISO14001、ISO45001、碳排放核查報告，高耗能品類須承諾2025年單位產值碳排下降15%。18.2社會責任禁止使用童工、強迫勞動，尊重結社自由，每周工時≤60小時，提供法定社保。18.3