采購申請與審批流程表規(guī)范采購流程與成本控制一、適用范圍與應(yīng)用場景本流程表適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購活動的規(guī)范化管理，涵蓋辦公設(shè)備、生產(chǎn)物料、服務(wù)外包、低值易耗品等采購需求。無論是日常運(yùn)營所需的常規(guī)采購，還是項(xiàng)目專項(xiàng)采購，均需通過本流程完成申請與審批，保證采購行為有據(jù)可依、責(zé)任到人，同時通過流程管控實(shí)現(xiàn)成本可控、資源高效利用。具體場景包括：部門因新增業(yè)務(wù)或人員擴(kuò)張產(chǎn)生的采購需求；現(xiàn)有資產(chǎn)更新、維修替換的采購申請；為完成特定項(xiàng)目需采購的物料或服務(wù)；季度/年度集中采購計劃的分解執(zhí)行。二、采購申請與審批全流程操作指引（一）需求發(fā)起與申請表填寫發(fā)起主體：由采購需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）指定申請人（一般為部門負(fù)責(zé)人或需求對接人），填寫《采購申請與審批流程表》。填寫內(nèi)容：基本信息：準(zhǔn)確填寫申請編號（格式：年份-部門簡稱-序號，如2024-行政-001）、申請部門、申請人及聯(lián)系方式、申請日期；采購詳情：詳細(xì)列明物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號（需明確技術(shù)參數(shù)或服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）、數(shù)量（預(yù)估或?qū)嶋H需求數(shù)量）、預(yù)估單價（參考?xì)v史采購價或市場詢價）、總價（數(shù)量×單價），并說明采購用途（如“替換報廢辦公電腦”“XX項(xiàng)目研發(fā)物料”）；附件：根據(jù)采購類型補(bǔ)充必要材料，如大額采購（單筆超5萬元）需提供至少3家供應(yīng)商的比價記錄或詢價單，定制化采購需提供技術(shù)規(guī)格說明書，服務(wù)類采購需提供服務(wù)需求明細(xì)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。提交要求：申請人核對信息無誤后，將電子版流程表及附件提交至部門負(fù)責(zé)人審批，紙質(zhì)版需簽字確認(rèn)后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。（二）部門負(fù)責(zé)人初審審核重點(diǎn)：需求部門負(fù)責(zé)人（如行政部經(jīng)理、生產(chǎn)部總監(jiān)）需對采購需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合部門年度預(yù)算及工作計劃，數(shù)量、規(guī)格是否與實(shí)際需求匹配。審核動作：若審核通過，在流程表“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字并注明“同意”，流轉(zhuǎn)至采購部門；若審核不通過，注明駁回理由（如“超年度預(yù)算”“規(guī)格冗余”），退回申請人調(diào)整后重新提交。時限要求：需在收到申請后1個工作日內(nèi)完成初審，緊急采購（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障維修）可縮短至4小時內(nèi)。（三）采購部門復(fù)核審核重點(diǎn)：采購部門（或采購專員）對采購需求的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行復(fù)核，包括：是否屬于企業(yè)集中采購目錄范圍（如通用辦公設(shè)備需優(yōu)先從集團(tuán)集采供應(yīng)商采購）；規(guī)格參數(shù)是否明確，避免模糊描述（如“高功能電腦”需具體到CPU、內(nèi)存、硬盤配置）；預(yù)估單價是否合理，參考?xì)v史采購數(shù)據(jù)或最新市場行情，對異常高價（如偏離均價20%以上）要求申請人補(bǔ)充說明；是否存在可替代方案（如租賃vs購買、復(fù)用閑置資產(chǎn)）。審核動作：復(fù)核通過，在“采購部門意見”欄簽字，并同步啟動供應(yīng)商尋源流程（小額采購可直接從合格供應(yīng)商庫選取，大額采購需組織比價、招標(biāo)）；復(fù)核不通過，注明問題（如“規(guī)格不明確”“需補(bǔ)充比價記錄”），退回需求部門完善。時限要求：常規(guī)采購2個工作日內(nèi)完成復(fù)核，緊急采購4小時內(nèi)完成。（四）財務(wù)部門預(yù)算與資金審核審核重點(diǎn)：財務(wù)部門根據(jù)采購申請及部門預(yù)算，審核資金安排是否合理，包括：采購項(xiàng)目是否納入年度/季度預(yù)算，預(yù)算額度是否充足；超預(yù)算采購是否按規(guī)定履行預(yù)算調(diào)整流程（如提交《預(yù)算外支出申請表》）；付款方式是否符合企業(yè)財務(wù)制度（如預(yù)付款比例不超過30%，尾款需驗(yàn)收后支付）。審核動作：預(yù)算匹配且合規(guī)，在“財務(wù)部門意見”欄簽字確認(rèn)；預(yù)算不足或流程不合規(guī)，注明處理意見（如“需補(bǔ)充預(yù)算調(diào)整審批”“付款方式不符合規(guī)定”），退回采購部門或需求部門調(diào)整。時限要求：1個工作日內(nèi)完成審核。（五）管理層審批根據(jù)采購金額及重要性，劃分審批權(quán)限：小額采購（單筆≤5萬元）：由分管副總審批，在“分管副總意見”欄簽字；大額采購（5萬元＜單筆≤20萬元）：由總經(jīng)理審批，需分管副總審核通過后提交；重大采購（單筆＞20萬元或戰(zhàn)略物資采購）：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議，會議記錄作為審批附件。審批通過后，流程表流轉(zhuǎn)至采購部門執(zhí)行采購；駁回則注明原因并退回。（六）采購執(zhí)行與結(jié)果反饋執(zhí)行主體：采購部門根據(jù)審批通過的流程表，組織供應(yīng)商談判、合同簽訂、訂單下達(dá)，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)）。反饋動作：采購?fù)瓿珊?，將采購合同、訂單詳情、供?yīng)商信息等同步至需求部門及財務(wù)部門；若實(shí)際采購價與預(yù)估價差異超過10%（如因市場波動導(dǎo)致），需在24小時內(nèi)書面說明原因并報財務(wù)部門備案。（七）入庫驗(yàn)收與歸檔驗(yàn)收主體：需求部門牽頭，采購部門、財務(wù)部門（必要時）共同參與，對照采購訂單及規(guī)格參數(shù)進(jìn)行驗(yàn)收：物料類：核對數(shù)量、質(zhì)量、外觀、包裝，出具《入庫驗(yàn)收單》；服務(wù)類：按服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收階段性成果，出具《服務(wù)驗(yàn)收報告》。歸檔要求：采購部門將《采購申請與審批流程表》、比價記錄、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票復(fù)印件等資料整理歸檔，電子版保存至企業(yè)共享服務(wù)器，紙質(zhì)版保存期限不少于3年。三、采購申請與審批流程表模板采購申請與審批流程表一、基本信息申請編號：申請人：*申請日期：____年__月__日二、采購詳情序號——12三、審批流程審批環(huán)節(jié)部門負(fù)責(zé)人采購部門財務(wù)部門分管副總（≤5萬）總經(jīng)理（＞5萬）四、附件清單□比價記錄/詢價單□技術(shù)規(guī)格說明書□服務(wù)需求明細(xì)□其他：________________五、備注申請人簽字：______________采購部門經(jīng)辦人：______________四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)信息真實(shí)性：申請人需對采購需求信息（規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估價）的真實(shí)性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁虛報、瞞報或拆分采購金額規(guī)避審批。審批權(quán)限不可越級：必須按流程逐級審批，不得跳過環(huán)節(jié)或逆向流轉(zhuǎn)，特殊緊急情況需提前向總經(jīng)理報備，事后補(bǔ)齊手續(xù)。預(yù)算剛性控制：無預(yù)算或超預(yù)算采購需嚴(yán)格履行預(yù)算調(diào)整流程，未經(jīng)審批不得擅自執(zhí)行，保證資金使用不超年度預(yù)算總額。附件完整性：大額采購、定制化采購必須提供比價記錄、技術(shù)參數(shù)等附件，避免因材料不全導(dǎo)致審批延誤或采購風(fēng)險。流程時效管理：各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成，申請人可定期跟進(jìn)進(jìn)度，超期未審批的