③檔案的整理必須便于保管和利用。人們保管檔案的最終目的是讓檔案能發(fā)揮它改發(fā)揮的作用和價值而不是為了保管而保管。最后，以檔案的特點為前提，將大數(shù)據(jù)技術(shù)有效融入到檔案管理工作中，對檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)做出合理分類，以年度、內(nèi)容為依據(jù)進行分類，管理人員對各類基礎信息進行全部掃描，并且按正確路徑存入到檔案管理系統(tǒng)，錄入到與之對應的目錄里，形成新的電子文件，這樣的操作有利于檔案管理成本減少，還能對原始檔案加強保護。西夏區(qū)科學技術(shù)協(xié)會的精度檢索條件的設置過程中可以圍繞檔案需求進行，以保證不同主體多元化的檔案檢索要求都能滿足。對電子檔案管理系統(tǒng)的充分應用和改進能方便搜索，在搜索的界面直接輸入檔號就能快速查詢，搜索時間得到減少的同時還促進檢索速度提高，也在一定程度上促進檔案工作效率得到根本提升。在單位內(nèi)檔案管理信息系統(tǒng)可以建立一個信息共享平臺，對檔案信息資源可進行在線檢索查詢、共享，給員工利用檔案提供方便。（三）改進檔案管理的工作方法針對西夏區(qū)科學技術(shù)協(xié)會檔案管理的工作方法不合理做出以下幾點建議：檔案的收集工作要做到及時、準確、完整，檢查收集起來的資料是否符合歸檔的要求是否準確、完整。西夏區(qū)科學技術(shù)協(xié)會的檔案應該包括西夏區(qū)科學技術(shù)協(xié)會概況、日常工作篇、精彩活動篇。西夏區(qū)科學技術(shù)協(xié)會概況里面應該包括西夏區(qū)科學技術(shù)協(xié)會簡介、西夏區(qū)科學技術(shù)協(xié)會制度、西夏區(qū)科學技術(shù)協(xié)會大記事、干部人員檔案、干部通訊錄、協(xié)會所獲榮譽。日常工作篇里面應該包括各大部門的相關(guān)資料部門資料里面應該包含部門制度、部門人員檔案、部門日常工作。精彩活動篇應該包括每一年的活動記錄包含活動名稱、活動時間、活動地點活動前期準備方案(策劃書)、活動時圖片資料、活動后工作總結(jié)等。第四、做好檔案的管理工作。根據(jù)建立的內(nèi)部檔案管理制度合理規(guī)范科學的對檔案進行管理保存。最后，西夏區(qū)科學技術(shù)協(xié)會檔案管理工作落實，必須與時代步伐緊密銜接，其中融入數(shù)字化理念是必須落實的工作，應積極引進數(shù)字化技術(shù)，完善數(shù)字化設備，同時，基礎設施建設的完善為檔案管理的數(shù)字化發(fā)展提供技術(shù)保障。（四）強化對檔案管理的意識檔案管理在協(xié)會內(nèi)部控制中占據(jù)重要地位，必須首先意識到該項工作落實的必要性，要求協(xié)會內(nèi)部管理層予以高度關(guān)注，意識到檔案管理過程中的問題與阻礙，明確該項工作落實中的挑戰(zhàn)，必須結(jié)合檔案管理的需求，不斷優(yōu)化管理路徑，以提高檔案管理水平，為協(xié)會的長效發(fā)展輸送推動力。只有管理層提高重視，才能提供更多的資源與充沛的資金，進而引起檔案管理人員的重視，使其能夠從多個維度入手，優(yōu)化檔案管理路徑，并在實踐工作中發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢，使得檔案管理模式與現(xiàn)階段協(xié)會的發(fā)展需求相適應。（五）提高檔案管理人員素質(zhì)提高檔案人員的檔案素質(zhì)是做好檔案管理工作的前提條件。第一，要敢于擔當。機關(guān)檔案是指在其職能活動中形成、積累并歸檔保存的檔案的總稱，是單位活動的見證。檔案人員要有使命感，本著對黨、對人民、對歷史高度負責任的精神，維護歷史的真實面貌；要有責任感，有強烈的事業(yè)心，熱愛本職工作；要有緊迫感，對檔案工作一絲不茍、毫不懈怠。第二，要了解實情。檔案人員要全面了解本單位檔案管理工作的基本情況，摸清摸透本單位檔案管理工作的重點，存在的矛盾和困難，準確把握工作中的各個環(huán)節(jié)。第三，要勤于學習。隨著社會的發(fā)展，特別是現(xiàn)代化科學技術(shù)的廣泛應用，檔案工作逐漸走向信息化，由以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主向以電子檔案為主的轉(zhuǎn)變發(fā)展，這種變化對檔案人員的工作提出新的更高的要求。檔案管理人員不但要拓寬自己的視野，還要加強對檔案信息化工作等相關(guān)文件、前沿科技知識的關(guān)注和學習，提高素質(zhì)，應對檔案信息化發(fā)展所帶來的挑戰(zhàn)。檔案管理需要較高的水平來處理各類檔案業(yè)務，其中涉及的知識面也很寬，比如檔案收集、檔案真?zhèn)舞b定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案修補、檔案提供利用等專業(yè)知識。還要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)如：多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、圖片視頻處