企業(yè)雙控檔案管理制度范本一、總則為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化管控與安全化管控（“雙控”），保障檔案真實(shí)、完整、可用，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、合規(guī)風(fēng)控、歷史傳承中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定本制度。本制度適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理活動(dòng)，涵蓋文書、科技、會(huì)計(jì)、人事、業(yè)務(wù)等各類檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全流程管理。檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、安全第一、便于利用”原則，通過(guò)“管理流程合規(guī)管控+實(shí)體與信息安全管控”的雙控機(jī)制，確保檔案管理工作規(guī)范、安全、高效。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門（如綜合管理部/檔案管理中心）統(tǒng)籌企業(yè)檔案管理工作，制定檔案管理實(shí)施細(xì)則，監(jiān)督各部門檔案管理執(zhí)行情況；組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門開(kāi)展檔案工作；協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問(wèn)題，定期向企業(yè)負(fù)責(zé)人匯報(bào)檔案管理情況。（二）各部門職責(zé)各部門指定兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理、預(yù)立卷及移交工作；配合檔案管理部門開(kāi)展檔案檢查、培訓(xùn)及專項(xiàng)工作；對(duì)本部門檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。（三）檔案管理員職責(zé)檔案管理員需熟悉檔案管理規(guī)范，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度；做好本部門檔案的分類、編號(hào)、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理質(zhì)量；遵守檔案保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自提供、復(fù)制檔案。（四）企業(yè)負(fù)責(zé)人職責(zé)審批檔案管理制度及重大檔案事項(xiàng)，保障檔案管理所需的人員、場(chǎng)地、設(shè)備等資源投入；協(xié)調(diào)跨部門檔案管理工作，對(duì)檔案管理的合規(guī)性、安全性負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。三、檔案分類與歸檔范圍（一）檔案分類按載體類型分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案（照片、視頻、音頻等）；按內(nèi)容屬性分為文書檔案（企業(yè)公文、會(huì)議記錄、管理制度等）、科技檔案（研發(fā)文檔、工程圖紙、設(shè)備說(shuō)明書等）、會(huì)計(jì)檔案（憑證、賬簿、報(bào)表等）、人事檔案（員工履歷、勞動(dòng)合同、考核記錄等）、業(yè)務(wù)檔案（項(xiàng)目資料、客戶檔案、合同協(xié)議等）。（二）歸檔范圍1.文書檔案：企業(yè)章程、股東會(huì)/董事會(huì)決議、年度工作計(jì)劃/總結(jié)、對(duì)外發(fā)文、收文、重要會(huì)議記錄、管理制度、榮譽(yù)證書等；2.科技檔案：產(chǎn)品研發(fā)方案、技術(shù)圖紙、工藝流程圖、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、技改項(xiàng)目資料等；3.會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等（按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行）；4.人事檔案：?jiǎn)T工入職登記表、學(xué)歷/職稱證書、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核記錄、離職資料等；5.業(yè)務(wù)檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)書、合同協(xié)議、客戶信息、業(yè)務(wù)往來(lái)函件、營(yíng)銷方案等。（三）歸檔要求檔案需真實(shí)反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，簽字、蓋章、日期等要素完整；電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，格式符合長(zhǎng)期保存要求（如PDF、TIFF等）；聲像檔案需清晰可辨，標(biāo)注拍攝/錄制時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。四、檔案的收集與整理（一）收集時(shí)限文書檔案：辦理完畢后1個(gè)月內(nèi)移交檔案管理部門；科技檔案：項(xiàng)目完成后3個(gè)月內(nèi)移交；會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管1年，期滿后移交；人事檔案：?jiǎn)T工入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)崗、離職等變動(dòng)時(shí)及時(shí)更新，年度考核檔案次年1季度內(nèi)移交；業(yè)務(wù)檔案：業(yè)務(wù)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)移交。（二）收集要求各部門檔案管理員定期收集本部門檔案，檢查文件完整性、準(zhǔn)確性，補(bǔ)充缺失材料；電子檔案需同步收集元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建人、修改時(shí)間、版本號(hào)等），并進(jìn)行異地備份；聲像檔案需整理成組，附文字說(shuō)明。（三）整理規(guī)則紙質(zhì)檔案：按“年度-類別-保管期限”分類，編制卷內(nèi)目錄，裝訂成冊(cè)（或裝入檔案盒），標(biāo)注檔號(hào)、案卷題名、起止日期等；電子檔案：按格式、內(nèi)容分類，建立電子文件夾，命名規(guī)范（如“2023-文書檔案-制度文件”），確保檢索便捷；聲像檔案：按主題、時(shí)間分類，制作說(shuō)明文檔（含拍攝背景、人物身份等），與載體一并歸檔。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所檔案庫(kù)房需滿足“六防”（防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防高溫）要求，配備溫濕度記錄儀、消防器材、監(jiān)控設(shè)備；電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或可信云平臺(tái)，設(shè)置物理隔離或防火墻；涉密檔案單獨(dú)存放，庫(kù)房實(shí)行雙人雙鎖管理。（二）保管期限按《企業(yè)檔案保管期限表》執(zhí)行，分為永久（如企業(yè)章程、戰(zhàn)略規(guī)劃）、30年（如年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要合同）、10年（如會(huì)計(jì)憑證、一般性文件）等，到期檔案需重新鑒定。（三）安全管控實(shí)體安全：建立檔案出入庫(kù)登記制度，庫(kù)房鑰匙專人保管，定期檢查檔案完好情況，發(fā)現(xiàn)霉變、破損及時(shí)修復(fù)；信息安全：電子檔案設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（如只讀、修改、管理員），定期進(jìn)行病毒查殺、漏洞掃描；涉密檔案借閱需經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，復(fù)制件標(biāo)注“涉密”字樣并登記；應(yīng)急管理：制定檔案應(yīng)急預(yù)案，定期開(kāi)展消防、防汛演練，電子檔案每周備份，異地存儲(chǔ)。六、檔案的利用與借閱（一）利用方式內(nèi)部利用：?jiǎn)T工通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查詢電子檔案，紙質(zhì)檔案在檔案閱覽室查閱，需遵守閱覽室管理制度；外部利用：外部單位需持介紹信，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定場(chǎng)所查閱非涉密檔案，禁止復(fù)制、摘抄涉密內(nèi)容。（二）借閱流程1.內(nèi)部員工填寫《檔案借閱單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；2.檔案管理員核對(duì)身份，登記借閱信息（檔案編號(hào)、借閱人、期限、用途等）；3.借閱期限一般不超過(guò)15天，延期需重新審批；4.歸還時(shí)檢查檔案完整性，確認(rèn)無(wú)誤后銷記。（三）利用要求查閱者不得涂改、抽取、損毀檔案，如需復(fù)制檔案，需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，復(fù)制件標(biāo)注“復(fù)制件”字樣，與原件核對(duì)一致后存檔。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、法律部門人員組成，每5年對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定流程鑒定小組審核檔案內(nèi)容，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)需求、法律要求，確定是否繼續(xù)保存或銷毀；形成《檔案鑒定報(bào)告》，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。（三）銷毀要求銷毀檔案需編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列明檔案編號(hào)、題名、期限、銷毀原因等；銷毀工作由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)檔案，銷毀后簽字確認(rèn)；電子檔案銷毀需徹底清除存儲(chǔ)介質(zhì)數(shù)據(jù)（如硬盤消磁、云存儲(chǔ)注銷），涉密檔案按《保密法》規(guī)定處理。八、檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)建立企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用的全流程電子化，具備全文檢索、統(tǒng)計(jì)分析、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份等功能。（二）電子檔案管理電子檔案需符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，確?？勺x性、安全性；定期遷移文件格式（如從DOC轉(zhuǎn)換為PDF），防止技術(shù)迭代導(dǎo)致文件失效。（三）數(shù)據(jù)安全檔案系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)網(wǎng)物理隔離或邏輯隔離，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)；用戶權(quán)限分級(jí)管理（如普通員工僅可查閱，管理員可修改）；每周備份數(shù)據(jù)，異地存儲(chǔ)（如上傳至企業(yè)云備份中心）。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查檔案管理部門每季度檢查各部門檔案管理情況，重點(diǎn)檢查檔案收集完整性、整理規(guī)范性、保管安全性；每年開(kāi)展一次全面審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題責(zé)令限期整改，逾期未改的通報(bào)批評(píng)。（二）考核機(jī)制將檔案管理納入部門績(jī)效考核，對(duì)檔案工作突出的部門和個(gè)人給予表彰（如評(píng)選“檔案管理先進(jìn)部門”“優(yōu)秀檔案管理員”）；對(duì)檔案丟失、泄密、逾期未移交等違規(guī)行