新員工入職及離職管理流程規(guī)范范本為規(guī)范員工入職、離職全流程管理，保障企業(yè)運營秩序與員工合法權(quán)益，提升人力資源管理精細化水平，結(jié)合企業(yè)實際運營需求，特制定本流程規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)全體員工（含試用期、正式員工）的入職、離職管理，各部門需協(xié)同配合，確保流程合規(guī)、高效落地。一、入職管理流程規(guī)范（一）入職前準(zhǔn)備階段企業(yè)需在員工入職前完成需求確認、錄用通知發(fā)放及入職資料引導(dǎo)，為員工順利到崗奠定基礎(chǔ)。用人需求確認：用人部門結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展、崗位空缺情況，向人力資源部（以下簡稱“HR”）提交《人員需求申請表》，明確崗位名稱、任職要求、到崗時間等信息。HR結(jié)合企業(yè)編制、崗位勝任力模型審核需求，確認后啟動招聘流程。錄用通知發(fā)放：招聘環(huán)節(jié)結(jié)束后，HR向擬錄用人員發(fā)送《錄用通知書》（書面或電子形式），明確入職時間、崗位、薪酬福利、需攜帶資料（如離職證明、學(xué)歷證明、入職登記表等，不含身份證號、手機號等敏感信息）及報到地點。錄用通知需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保內(nèi)容合法合規(guī)。入職資料預(yù)審核：HR可要求候選人提前提交入職資料電子版（如學(xué)歷證書、離職證明掃描件），通過背景調(diào)查、學(xué)歷驗證等方式核查資料真實性，避免用工風(fēng)險。（二）入職當(dāng)天辦理階段入職當(dāng)天需完成接待引導(dǎo)、手續(xù)辦理及入職培訓(xùn)，幫助員工快速融入企業(yè)。入職接待與環(huán)境介紹：HR或行政部門安排專人接待新員工，引導(dǎo)其熟悉辦公環(huán)境（如工位、會議室、茶水間、考勤機位置等），介紹部門架構(gòu)、團隊成員及周邊生活配套（如食堂、交通路線）。入職手續(xù)辦理勞動合同簽訂：HR向員工講解勞動合同條款（如試用期時長、薪資結(jié)構(gòu)、社保繳納等），雙方協(xié)商一致后簽訂勞動合同，合同期限、試用期約定需符合《勞動合同法》規(guī)定。信息錄入與系統(tǒng)開通：HR協(xié)助員工填寫《員工入職登記表》，錄入企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，同步開通辦公系統(tǒng)賬號（如OA、郵箱、考勤系統(tǒng)）、門禁權(quán)限及工位設(shè)備（電腦、打印機等）。工牌與物品發(fā)放：行政部門向員工發(fā)放工牌、辦公用品（如筆記本、筆）及辦公設(shè)備（如需），并登記物品領(lǐng)用信息。入職培訓(xùn)安排：HR組織新員工參加“入職Orientation”，內(nèi)容涵蓋企業(yè)發(fā)展歷程、組織架構(gòu)、規(guī)章制度（如考勤、休假、保密制度）、企業(yè)文化等；用人部門安排崗位導(dǎo)師，開展崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)流程、工具使用等專項培訓(xùn)。（三）入職后跟進階段入職后需通過試用期管理、檔案完善等工作，確保員工穩(wěn)定融入、合規(guī)管理。試用期管理：用人部門為新員工制定《試用期考核計劃》，明確試用期目標(biāo)、考核節(jié)點（如1個月、3個月復(fù)盤）及轉(zhuǎn)正標(biāo)準(zhǔn)；崗位導(dǎo)師定期與員工溝通，解決工作疑問，反饋績效表現(xiàn)。HR需在試用期屆滿前15日，提醒用人部門完成轉(zhuǎn)正考核。檔案與信息管理：HR收集員工入職資料原件（如離職證明、學(xué)歷證書復(fù)印件），整理歸檔至員工個人檔案；若員工信息發(fā)生變更（如聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人），需及時更新系統(tǒng)及檔案。合規(guī)性核查：HR定期核查新員工社保、公積金繳納情況，確保入職當(dāng)月或次月完成參保；若員工存在“雙重勞動關(guān)系”風(fēng)險（如未提交離職證明），需立即溝通并要求整改，必要時暫停入職流程。二、離職管理流程規(guī)范（一）離職申請階段員工需按規(guī)定提交離職申請，企業(yè)需明確申請形式、通知期限，保障雙方權(quán)益。申請?zhí)峤灰螅簡T工因個人發(fā)展、家庭原因等提出離職，需以書面形式（如《離職申請表》）向直屬領(lǐng)導(dǎo)提交申請，注明離職原因、離職日期（試用期員工提前3日，正式員工提前30日，或與企業(yè)協(xié)商一致）。若員工因緊急情況需立即離職，需說明原因并提供相關(guān)證明（如醫(yī)療證明），經(jīng)企業(yè)審批后可縮短通知期。電子申請補充：若企業(yè)使用線上辦公系統(tǒng)，員工可同步提交電子離職申請，確保申請記錄可追溯；HR需在系統(tǒng)中設(shè)置“離職申請”模塊，明確申請?zhí)峤缓蟮牧鞒坦?jié)點。（二）離職審批階段離職申請需經(jīng)直屬領(lǐng)導(dǎo)、部門負責(zé)人、HR等層級審批，過程中需兼顧員工關(guān)懷與企業(yè)利益。直屬領(lǐng)導(dǎo)溝通：直屬領(lǐng)導(dǎo)收到離職申請后，1個工作日內(nèi)與員工面談，了解離職真實原因（如職業(yè)發(fā)展、薪資福利、工作氛圍等），嘗試挽留（如調(diào)整崗位、優(yōu)化績效目標(biāo)）；若員工去意已決，需確認離職日期、工作交接要求，并填寫《離職面談記錄表》。部門與HR審批：直屬領(lǐng)導(dǎo)簽字后的《離職申請表》流轉(zhuǎn)至部門負責(zé)人審批（2個工作日內(nèi)完成），再提交至HR審核。HR需核查員工勞動合同期限、試用期狀態(tài)、社保繳納情況、未結(jié)清款項（如借款、報銷），并反饋審批意見。高層審批（如需）：核心崗位（如高管、技術(shù)骨干）離職，需提交至企業(yè)高層（如總經(jīng)理）審批，確保企業(yè)業(yè)務(wù)連續(xù)性。（三）離職交接階段離職交接是保障工作延續(xù)性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需明確工作、物品、財務(wù)交接要求，避免資產(chǎn)流失或業(yè)務(wù)中斷。工作交接：員工需與繼任者（或直屬領(lǐng)導(dǎo)指定人員）完成工作交接，內(nèi)容包括：未完成項目的進度、關(guān)鍵節(jié)點、合作方信息；客戶資源、供應(yīng)商資料、業(yè)務(wù)文檔（如合同、報告）的交接清單（需雙方簽字確認）；工作流程、操作手冊、賬號密碼（如辦公系統(tǒng)、客戶系統(tǒng)）的移交。交接完成后，需出具《工作交接確認單》，由員工、繼任者、直屬領(lǐng)導(dǎo)簽字。物品交接：員工需歸還辦公設(shè)備（如電腦、手機、U盤）、工牌、鑰匙、辦公用品等，行政部門核對《物品領(lǐng)用登記表》，確認無遺漏后出具《物品交接確認單》。財務(wù)交接：HR或財務(wù)部門核算員工未結(jié)清薪資（含工資、獎金、加班費）、未報銷費用、借款等，完成“多退少補”；若員工存在競業(yè)限制協(xié)議，需明確競業(yè)限制期限、補償金發(fā)放方式。（四）離職后管理階段離職后需妥善處理證明開具、檔案轉(zhuǎn)移等事宜，維護企業(yè)與員工的良性關(guān)系。離職證明開具：HR在員工離職手續(xù)辦結(jié)后3個工作日內(nèi)，開具《離職證明》，注明離職日期、崗位、在職期間表現(xiàn)（避免負面評價，可寫“無不良記錄”）。離職證明需加蓋企業(yè)公章，員工簽收后需留存記錄。檔案與社保轉(zhuǎn)移：HR協(xié)助員工辦理檔案轉(zhuǎn)移（如轉(zhuǎn)至戶籍地人才市場、新單位）、社保公積金停繳及轉(zhuǎn)移手續(xù)，確保員工權(quán)益不受影響；若員工未及時提供檔案接收地址，需書面告知其法律風(fēng)險（如影響工齡計算、社保繳納）。競業(yè)限制與保密管理：若員工簽訂《競業(yè)限制協(xié)議》，HR需在離職后按月發(fā)放競業(yè)限制補償金（需員工簽收確認），并提醒員工履行保密義務(wù)（如不得泄露企業(yè)商業(yè)秘密、客戶信息）；企業(yè)需定期核查員工競業(yè)限制履行情況，必要時通過法律途徑維權(quán)。離職員工關(guān)懷：HR可在員工離職后1個月內(nèi)進行電話回訪，了解其職業(yè)發(fā)展情況，邀請其加入企業(yè)“離職員工社群”（如行業(yè)交流群），維護企業(yè)人才生態(tài)。三、注意事項與風(fēng)險防控（一）入職環(huán)節(jié)風(fēng)險防控資料真實性核查：HR需通過學(xué)信網(wǎng)、背景調(diào)查機構(gòu)核查學(xué)歷、工作經(jīng)歷真實性，避免因“學(xué)歷造假”“履歷夸大”引發(fā)用工糾紛。勞動合同合規(guī)性：勞動合同條款需符合《勞動合同法》，避免約定“違約金”（除服務(wù)期、競業(yè)限制外）、“試用期無薪”等違法條款；試用期時長需與合同期限匹配（如合同期1年，試用期不超過2個月）。社保合規(guī)繳納：企業(yè)需在員工入職當(dāng)月或次月辦理社保、公積金參保手續(xù)，避免因“未參保”引發(fā)勞動仲裁。（二）離職環(huán)節(jié)風(fēng)險防控離職證明合法性：離職證明需客觀陳述事實，不得包含侮辱性、虛假性內(nèi)容，否則可能面臨《勞動合同法》第八十九條規(guī)定的賠償責(zé)任。競業(yè)限制履行：企業(yè)需按約定支付競業(yè)限制補償金，若連續(xù)3個月未支付，員工可解除競業(yè)限制協(xié)議；員工違反競業(yè)限制約定，企業(yè)可要求其支付違約金并賠償損失。工作交接完整性：若員工未完成工作交接擅自離職，企業(yè)可暫緩發(fā)放未結(jié)薪資（需在勞動合同或制度中明確約定），并要求其賠償業(yè)務(wù)損失（需提供證據(jù)鏈）。（三）流程優(yōu)化與人文關(guān)懷流程簡化：HR可通過“入職大禮包”（含入職指引、制度手冊、周邊禮品）提升新員工體驗；通過“離職綠色通道”（如核心崗位快速審批、交接模板化）縮短離職周期，減少員工抵觸