工藝美術(shù)協(xié)會(huì)檔案管理實(shí)施辦法第一章總則第一條為規(guī)范工藝美術(shù)協(xié)會(huì)檔案管理工作，保障檔案完整、安全與有效利用，服務(wù)會(huì)員發(fā)展與行業(yè)建設(shè)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本協(xié)會(huì)實(shí)際，制定本辦法。第二條本辦法適用于協(xié)會(huì)各類檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定及銷毀等全流程管理。所稱“檔案”，指協(xié)會(huì)在日常運(yùn)營(yíng)、會(huì)員服務(wù)、行業(yè)活動(dòng)、內(nèi)部管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)及實(shí)物等不同形式的歷史記錄。第三條檔案管理遵循以下原則：（一）集中統(tǒng)一管理原則。檔案由協(xié)會(huì)辦公室統(tǒng)籌管理，各部門配合歸檔，避免分散保存或流失；（二）分類科學(xué)原則。按檔案性質(zhì)、內(nèi)容及載體差異，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化分類與整理；（三）安全保密原則。采取必要措施保障檔案實(shí)體與信息安全，嚴(yán)格保密審查；（四）有效利用原則。在確保安全的前提下，優(yōu)化檔案利用流程，服務(wù)協(xié)會(huì)決策、會(huì)員需求與行業(yè)研究。第四條本辦法所稱“責(zé)任部門”為協(xié)會(huì)辦公室，負(fù)責(zé)檔案管理的組織、協(xié)調(diào)與監(jiān)督；各部門（含分支機(jī)構(gòu)）為檔案形成與歸檔責(zé)任主體，須指定專人配合完成檔案收集與移交。第二章檔案分類與歸檔范圍第五條協(xié)會(huì)檔案按內(nèi)容與載體分為以下六類：（一）文書檔案：協(xié)會(huì)制定的規(guī)章制度、會(huì)議記錄（含理事會(huì)、常務(wù)理事會(huì)、會(huì)員代表大會(huì)等）、請(qǐng)示批復(fù)、通知公告、工作計(jì)劃與總結(jié)、重要函件等；（二）業(yè)務(wù)檔案：行業(yè)調(diào)研資料、展覽展會(huì)（含策劃方案、參展記錄、現(xiàn)場(chǎng)照片/視頻、總結(jié)報(bào)告）、職稱評(píng)審（含申報(bào)材料、評(píng)審記錄、結(jié)果公示）、會(huì)員服務(wù)（含入會(huì)申請(qǐng)、會(huì)費(fèi)繳納、表彰獎(jiǎng)勵(lì)）、賽事活動(dòng)（含參賽作品信息、評(píng)委意見、獲獎(jiǎng)名單）等；（三）人事檔案：協(xié)會(huì)專職/兼職工作人員的招聘材料、勞動(dòng)合同、考核記錄、培訓(xùn)證書；會(huì)員（含個(gè)人會(huì)員、單位會(huì)員）的基本信息、資格證明、服務(wù)記錄等；（四）電子檔案：以數(shù)字化形式存儲(chǔ)的文件、郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)、音視頻資料等，包括但不限于電子公文、活動(dòng)直播錄像、線上展覽數(shù)據(jù)；（五）聲像檔案：照片（含活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)、作品展示）、錄音（含會(huì)議錄音、專家訪談）、視頻（含活動(dòng)全程錄像、工藝制作演示）等；（六）實(shí)物檔案：協(xié)會(huì)獲得的獎(jiǎng)牌、證書、榮譽(yù)獎(jiǎng)杯；會(huì)員捐贈(zèng)的代表性工藝品；具有歷史意義的活動(dòng)紀(jì)念品（如開幕式請(qǐng)柬、嘉賓簽名冊(cè)）等。第六條歸檔范圍包括：（一）反映協(xié)會(huì)職能活動(dòng)、重要決策與發(fā)展歷程的文件材料；（二）與會(huì)員權(quán)益、行業(yè)服務(wù)直接相關(guān)的證明性材料；（三）具有查考價(jià)值的往來(lái)函件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)憑證（非財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門單獨(dú)管理，定期移交副本）；（四）其他需長(zhǎng)期保存的重要記錄。第三章檔案收集與整理第七條檔案收集實(shí)行“部門立卷、定期移交”制度。各部門須在文件材料形成或辦理完畢后及時(shí)整理，于次年3月31日前向辦公室移交上一年度檔案；跨年度完成的工作（如展會(huì)籌備、賽事評(píng)審），應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)移交。第八條歸檔材料須符合以下要求：（一）真實(shí)、完整、清晰，簽字、蓋章等手續(xù)齊全；（二）紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料（如中性筆、鋼筆），禁止使用圓珠筆、鉛筆；（三）電子文件須與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，存儲(chǔ)格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（如PDF、JPEG、MP4），重要電子文件需同時(shí)移交元數(shù)據(jù)；（四）聲像檔案應(yīng)標(biāo)注時(shí)間、地點(diǎn)、事由、主要人物及拍攝者信息；（五）實(shí)物檔案應(yīng)附文字說(shuō)明（含來(lái)源、背景、意義）。第九條檔案整理應(yīng)遵循“保持文件歷史聯(lián)系、便于保管利用”的原則，按以下標(biāo)準(zhǔn)操作：（一）文書檔案：按“年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限”分類，保管期限分為永久、30年、10年；（二）業(yè)務(wù)檔案：按“項(xiàng)目—時(shí)間”分類，同一項(xiàng)目的文件材料集中整理，標(biāo)注項(xiàng)目名稱與編號(hào)；（三）人事檔案：個(gè)人會(huì)員檔案按“會(huì)員編號(hào)”排序，工作人員檔案按“入職時(shí)間”排序；（四）電子檔案：建立獨(dú)立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，與紙質(zhì)檔案目錄關(guān)聯(lián)，標(biāo)注存儲(chǔ)路徑與備份信息；（五）聲像與實(shí)物檔案：按“年度—類別”分類，實(shí)物檔案需登記造冊(cè)并拍照留存電子版本。第十條辦公室接收檔案時(shí)須進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的材料退回原部門補(bǔ)正；驗(yàn)收合格后，編制《檔案移交清冊(cè)》，由移交人、接收人雙方簽字確認(rèn)。第四章檔案保管與保護(hù)第十一條協(xié)會(huì)設(shè)立專用檔案庫(kù)房，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防磁等設(shè)施，確保溫濕度符合檔案保管標(biāo)準(zhǔn)（溫度14℃-24℃，相對(duì)濕度45%-60%）。第十二條檔案庫(kù)房實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入；鑰匙由檔案管理員專人保管，禁止外借或復(fù)制。第十三條電子檔案實(shí)行“雙備份”制度：一份存儲(chǔ)于協(xié)會(huì)內(nèi)部服務(wù)器，另一份異地存儲(chǔ)于安全云平臺(tái)；重要電子檔案每2年進(jìn)行一次可讀性檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修復(fù)或遷移。第十四條定期開展檔案檢查（每季度至少1次），重點(diǎn)核查檔案數(shù)量、完整性及保管環(huán)境，填寫《檔案保管檢查記錄表》；發(fā)現(xiàn)破損、霉變等問(wèn)題，應(yīng)立即采取修復(fù)措施并上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)。第十五條涉及國(guó)家秘密、會(huì)員隱私或行業(yè)敏感信息的檔案，須標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”等密級(jí)，嚴(yán)格限制知悉范圍；密級(jí)檔案的保管、利用按國(guó)家保密規(guī)定執(zhí)行。第五章檔案利用與查閱第十六條檔案利用堅(jiān)持“按需服務(wù)、嚴(yán)格審批”原則，優(yōu)先滿足協(xié)會(huì)內(nèi)部工作、會(huì)員權(quán)益保障及行業(yè)研究需求。第十七條協(xié)會(huì)工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到辦公室辦理登記手續(xù)；查閱密級(jí)檔案，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十八條會(huì)員查閱本人相關(guān)檔案（如入會(huì)材料、獲獎(jiǎng)記錄），需持有效身份證件及會(huì)員證，填寫《會(huì)員檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)會(huì)員服務(wù)部審核后，由辦公室提供查閱；查閱非本人檔案，需提交書面說(shuō)明并經(jīng)協(xié)會(huì)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)。第十九條外部單位或個(gè)人（如研究機(jī)構(gòu)、媒體）查閱檔案，需出具單位介紹信或個(gè)人身份證明，說(shuō)明查閱目的，經(jīng)協(xié)會(huì)秘書長(zhǎng)審批同意后，在檔案管理員陪同下查閱；涉及行業(yè)敏感信息的，須經(jīng)會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)審議。第二十條檔案原則上不外借；確需借出的，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，明確借閱期限（一般不超過(guò)15個(gè)工作日），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；借出期間須妥善保管，禁止折疊、涂改、復(fù)制或轉(zhuǎn)借，歸還時(shí)由辦公室驗(yàn)收。第二十一條復(fù)制檔案（含紙質(zhì)、電子、聲像）須經(jīng)檔案管理員確認(rèn)，復(fù)制件須標(biāo)注“復(fù)制件，與原件核對(duì)無(wú)誤”及復(fù)制時(shí)間；密級(jí)檔案禁止復(fù)制，特殊情況需經(jīng)會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)。第二十二條檔案利用過(guò)程中須遵守保密規(guī)定，禁止泄露檔案內(nèi)容；造成檔案損毀或信息泄露的，依法追究責(zé)任。第六章檔案鑒定與銷毀第二十三條成立檔案鑒定工作小組，由辦公室、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門代表組成，負(fù)責(zé)對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。第二十四條鑒定工作每5年開展一次，重點(diǎn)核查檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值與歷史保存價(jià)值；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。第二十五條銷毀檔案須履行以下程序：（一）辦公室編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等；（二）鑒定小組審核《檔案銷毀清冊(cè)》，簽署“同意銷毀”意見；（三）經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)備案；（四）選擇安全場(chǎng)所銷毀（紙質(zhì)檔案可采取焚燒或碎紙機(jī)處理，電子檔案需徹底格式化并覆蓋存儲(chǔ)介質(zhì)），由2名以上工作人員監(jiān)銷并簽字確認(rèn)；（五）銷毀完成后，在檔案目錄中標(biāo)注“已銷毀”，《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。第二十六條對(duì)仍有保存價(jià)值但已到保管期限的檔案，延長(zhǎng)其保管期限并重新標(biāo)注；對(duì)涉及重大歷史事件、行業(yè)關(guān)鍵數(shù)據(jù)的檔案，永久保存。第七章責(zé)任與監(jiān)督第二十七條各部門負(fù)責(zé)人為檔案管理第一責(zé)任人，須督促本部門及時(shí)、完整歸檔；檔案管理員負(fù)責(zé)檔案日常管理，確保規(guī)范操作。第二十八條有下列行為之一的，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)或紀(jì)律處分；造成檔案損毀、丟失或信息泄露的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)處理：（一）拒絕歸檔或拖延移交檔案；（二）擅自涂改、偽造、損毀檔案；（三）違規(guī)查閱、復(fù)制、傳播檔案信息；（四）因管理失職導(dǎo)致檔案安全事故