企業(yè)行政公文撰寫規(guī)范模板一、適用范圍與常見應用場景本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政公文的撰寫，涵蓋日常管理、工作部署、事項請示、情況匯報等場景。具體包括但不限于：事務通知：如會議安排、假期調(diào)休、制度發(fā)布等需周知各相關(guān)部門的事項；工作請示：如預算申請、項目立項、人事任免等需報請領(lǐng)導審批的事項；情況報告：如月度/季度工作總結(jié)、專項工作進展、突發(fā)事件處置等需向上級匯報的事項；函件往來：如跨部門協(xié)作、外部單位接洽等需正式書面溝通的事項；制度規(guī)范：如管理辦法、實施細則等需明確權(quán)責與流程的規(guī)范性文件。二、公文撰寫流程與操作步驟（一）擬稿：明確核心要素與內(nèi)容框架確定發(fā)文目的：清晰說明公文需解決的核心問題或傳達的核心信息（如“為規(guī)范會議管理，提高決策效率，現(xiàn)召開工作會議”）。收集背景材料：梳理相關(guān)政策依據(jù)、數(shù)據(jù)支撐、歷史文件等，保證內(nèi)容真實、有據(jù)可依（如引用公司《會議管理辦法》第X條、上季度會議數(shù)據(jù)等）。選擇文種：根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)匹配恰當文種（如請求事項用“請示”，周知事項用“通知”，匯報工作用“報告”）。搭建內(nèi)容框架：按“總-分-總”邏輯結(jié)構(gòu)撰寫，通常包括：開頭：說明發(fā)文依據(jù)、目的或背景（如“根據(jù)公司年度工作計劃安排，現(xiàn)將事項通知如下”）；主體：分條列項闡述具體事項、要求或措施（條理清晰，每條一事，用“一、”“二、”等序號）；結(jié)尾：提出執(zhí)行要求、聯(lián)系方式或總結(jié)性表述（如“請各部門于X月X日前反饋落實情況，聯(lián)系人：*，電話：X”）。（二）部門審核：保證內(nèi)容合規(guī)性與準確性初審：擬稿人自查公文格式、文字表述、數(shù)據(jù)準確性，重點檢查錯別字、標點符號、邏輯連貫性。部門負責人審核：審核公文內(nèi)容與本部門工作的一致性、事項的可行性及與其他部門的關(guān)聯(lián)性（如涉及跨部門協(xié)作，需提前溝通確認）。會簽（如需）：若公文內(nèi)容涉及財務、人力、法務等專項職能，需提交對應部門會簽，保證符合相關(guān)規(guī)定（如預算申請需財務部門審核金額合理性）。（三）領(lǐng)導簽發(fā)：明確審批權(quán)限與生效標志確定簽發(fā)權(quán)限：根據(jù)公文重要性及公司制度，提交對應層級領(lǐng)導簽發(fā)（如一般事務通知由部門負責人簽發(fā)，重要事項請示由分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理簽發(fā)）。簽批要求：領(lǐng)導需對公文內(nèi)容、格式進行最終審核，確認無誤后手寫簽名（或電子簽章），并注明簽發(fā)日期（如“同意，簽發(fā)人：*，2023年X月X日”）。（四）編號排版：規(guī)范格式與呈現(xiàn)形式公文編號：按“公司簡稱-部門代字-年份-序號”規(guī)則編號（如“行辦〔2023〕8號”），年份用六角括號“〔〕”標注，序號不編虛位（如“1”不編“01”）。格式排版：二號小標宋體字，居中排列，一般不超過36字（如“關(guān)于召開2023年度工作總結(jié)大會的通知”）；主送機關(guān)：標題下方頂格寫，后加冒號（如“各部門：”）；三號仿宋體字，首行縮進2字符，行間距28磅，一級標題用黑體（“一、”），二級標題用楷體（“（一）”），三級標題用仿宋加粗（“1.”）；附件：下空一行左空2字符寫“附件：”，后加全角冒號，附件名稱不加書名號（如“附件：2023年度會議安排表”）；發(fā)文機關(guān)：成文日期右空4字符編排，印章用紅色，上不壓、下壓成文日期（如“公司行政部”）；成文日期：用阿拉伯數(shù)字標注（如“2023年X月X日”）。（五）校對印發(fā)：保證無誤與及時傳達校對：由專人對照原稿檢查排版后的公文，重點核對編號、日期、附件、聯(lián)系方式等關(guān)鍵信息，避免錯漏。印發(fā)：通過公司OA系統(tǒng)、內(nèi)部公告欄或紙質(zhì)文件（需加蓋公章）正式發(fā)布，明確傳達范圍（如“請各部門負責人、全體員工周知”）。（六）歸檔管理：規(guī)范保存與后續(xù)查閱分類整理：按“發(fā)文-收文-存檔”類別分類，同一文種按年份、序號排序，電子版?zhèn)浞葜凉緳n案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版裝訂成冊。存檔期限：根據(jù)公文價值確定存檔年限（如一般事務通知保存3年，重要制度、請示報告保存10年以上）。三、公文格式要素與模板示例（一）通用公文格式要素表要素名稱內(nèi)容要求示例文頭一般用公司全稱或規(guī)范化簡稱，套紅印刷（正式文件）公司文件發(fā)文字號“部門代字〔年份〕序號”，年份用六角括號，序號不編虛位行辦〔2023〕8號標題簡明扼要概括公文核心內(nèi)容，一般不超過36字，居中關(guān)于規(guī)范辦公用品申領(lǐng)流程的通知主送機關(guān)公文的主要受理機關(guān)，頂格寫，后加冒號；多個機關(guān)用頓號分隔各部門、各子公司：闡明發(fā)文目的、具體事項、執(zhí)行要求，分條列項，邏輯清晰為規(guī)范辦公用品管理，降低成本，現(xiàn)就申領(lǐng)流程通知一、申領(lǐng)范圍……二、申領(lǐng)流程……附件的補充材料，注明附件名稱及數(shù)量附件：1.辦公用品申領(lǐng)表2.2023年度辦公用品采購標準發(fā)文機關(guān)署名公文制發(fā)機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱公司行政部成文日期簽發(fā)日期，用阿拉伯數(shù)字標注2023年10月15日印章公文生效憑證，加蓋在發(fā)文機關(guān)署名和成文日期上，騎年蓋月（加蓋公章）（二）常見文種模板示例1.通知類模板公司行政部文件行辦〔2023〕8號關(guān)于召開2023年度第四季度工作例會的通知各部門、各子公司：為總結(jié)第三季度工作完成情況，部署第四季度重點任務，保證年度目標達成，經(jīng)研究決定召開第四季度工作例會?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知一、會議時間2023年10月20日（星期五）14:30-17:00二、會議地點公司總部1號會議室（視頻會議接入號：）三、參會人員各部門負責人、各子公司總經(jīng)理，及業(yè)務骨干代表（每部門限2人）四、會議內(nèi)容通報第三季度各部門KPI完成情況；各部門匯報第四季度工作計劃及資源需求；分管領(lǐng)導部署重點任務；總經(jīng)理總結(jié)講話。五、其他事項請參會人員提前準備匯報材料（PPT格式，控制在10頁內(nèi)），于10月18日前發(fā)送至行政部郵箱：；原則上不得請假，確需請假者，須于10月17日前向行政部提交書面請假單，經(jīng)分管領(lǐng)導批準；請?zhí)崆?0分鐘入場，簽到后按指定就座。聯(lián)系人：*聯(lián)系方式：X公司行政部（公章）2023年10月12日2.請示類模板公司文件請〔2023〕5號關(guān)于申請購置辦公設(shè)備的請示尊敬的*總經(jīng)理：公司業(yè)務規(guī)模擴大，現(xiàn)有辦公電腦已使用超過5年，設(shè)備老化嚴重，頻繁出現(xiàn)卡頓、故障等問題，影響員工工作效率。經(jīng)行政部與信息技術(shù)部聯(lián)合排查，現(xiàn)有30臺電腦需立即更換（詳見附件《辦公設(shè)備更換清單》）。為保證日常工作有序開展，特向公司申請購置辦公電腦30臺，預算合計12萬元（含稅費），擬從2023年度辦公經(jīng)費中列支。具體型號、配置及供應商信息詳見附件《辦公設(shè)備采購方案》。妥否，請批示。公司行政部（公章）2023年9月25日四、撰寫規(guī)范與注意事項（一）格式規(guī)范：統(tǒng)一標準，避免隨意性嚴格遵循本模板中的字體、字號、行距、排版要求，不得擅自調(diào)整（如標題用二號小標宋體，用三號仿宋體）；文種使用準確，避免“請示”與“報告”混用（“請示”需批復，“報告”不批復）；成文日期以領(lǐng)導簽發(fā)日期為準，不得提前或延后；發(fā)文機關(guān)署名需與公章一致。（二）內(nèi)容表述：準確簡潔，邏輯清晰語言莊重、規(guī)范，避免口語化、網(wǎng)絡(luò)用語（如“搞定”“搞定啦”應改為“完成”“落實”）；數(shù)據(jù)、事例需真實準確，引用政策、文件需注明具體條款（如“依據(jù)《公司考勤管理制度》第5條規(guī)定”）；結(jié)構(gòu)層次分明，一級標題“一、”到三級標題“1.”序號連貫，避免跳級。（三）流程管理：責任到人，時效優(yōu)先擬稿、審核、簽發(fā)各環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成（如緊急事項請示需24小時內(nèi)提交簽發(fā)）；涉及多部門協(xié)作的公文，需提前溝通確認，避免內(nèi)容沖突或遺漏；印發(fā)后及時跟蹤傳達效果，重要事項需確認接收部門是否已閱知（如通過OA系統(tǒng)簽收功能確認）。（四）保密與存檔：分級管理，安全可控根據(jù)公文內(nèi)