采購(gòu)與供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)化工具一、適用業(yè)務(wù)范圍本工具模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、零售業(yè)等）的采購(gòu)與供應(yīng)商管理全流程，覆蓋供應(yīng)商生命周期管理（準(zhǔn)入、評(píng)估、優(yōu)化、淘汰）、采購(gòu)執(zhí)行（需求提報(bào)、詢比價(jià)、合同簽訂、訂單跟蹤、交付驗(yàn)收）及供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)等核心場(chǎng)景。特別適用于需規(guī)范采購(gòu)行為、降低采購(gòu)成本、提升供應(yīng)鏈穩(wěn)定性的企業(yè)，可支持企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門及供應(yīng)商協(xié)同工作。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入管理目的：規(guī)范供應(yīng)商引入標(biāo)準(zhǔn)，保證合作供應(yīng)商具備履約能力，從源頭控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。操作步驟：供應(yīng)商信息收集：采購(gòu)部門通過公開渠道（行業(yè)展會(huì)、招標(biāo)平臺(tái)、主動(dòng)尋源等）收集潛在供應(yīng)商信息，初步篩選符合基本資質(zhì)（如經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)規(guī)模、行業(yè)口碑）的供應(yīng)商名單。資質(zhì)文件審核：向供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》（含附件：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、質(zhì)量體系認(rèn)證、生產(chǎn)許可證、過往合作案例等），采購(gòu)部門聯(lián)合質(zhì)量、技術(shù)部門審核文件真實(shí)性、有效性，重點(diǎn)核查資質(zhì)是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營(yíng)范圍與采購(gòu)需求是否匹配?，F(xiàn)場(chǎng)考察（必要時(shí)）：對(duì)關(guān)鍵物料或高價(jià)值采購(gòu)品類供應(yīng)商，組織跨部門（采購(gòu)、質(zhì)量、技術(shù)）現(xiàn)場(chǎng)考察，評(píng)估其生產(chǎn)環(huán)境、工藝流程、質(zhì)量控制體系、產(chǎn)能及交付能力，填寫《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察記錄表》。樣品測(cè)試（必要時(shí)）：需提供樣品的品類，由質(zhì)量部門組織樣品測(cè)試，出具《樣品測(cè)試報(bào)告》，確認(rèn)產(chǎn)品是否符合技術(shù)要求。準(zhǔn)入評(píng)審決議：采購(gòu)部門匯總審核結(jié)果、考察記錄、測(cè)試報(bào)告，組織供應(yīng)商評(píng)審會(huì)議（參會(huì)人員：采購(gòu)經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、使用部門代表），形成《供應(yīng)商準(zhǔn)入評(píng)審決議》，明確“通過”“暫緩?fù)ㄟ^”（需整改）或“不通過”結(jié)論。供應(yīng)商信息建檔：對(duì)準(zhǔn)入通過的供應(yīng)商，納入《合格供應(yīng)商名錄》，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建供應(yīng)商檔案，記錄基本信息、資質(zhì)文件、評(píng)估結(jié)果等，并分配唯一供應(yīng)商編碼。（二）采購(gòu)需求提報(bào)與審批目的：規(guī)范采購(gòu)需求提報(bào)流程，保證采購(gòu)內(nèi)容合理、預(yù)算可控，避免盲目采購(gòu)。操作步驟：需求發(fā)起：使用部門根據(jù)生產(chǎn)/運(yùn)營(yíng)計(jì)劃，填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，注明物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、需求數(shù)量、用途、期望交付日期、預(yù)算金額（如有），部門負(fù)責(zé)人審核需求必要性。技術(shù)參數(shù)確認(rèn)：技術(shù)部門對(duì)需求中的技術(shù)參數(shù)（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、功能指標(biāo)）進(jìn)行審核，保證參數(shù)清晰、可執(zhí)行，避免后續(xù)爭(zhēng)議。預(yù)算審核：財(cái)務(wù)部門審核采購(gòu)預(yù)算是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需求需提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)方式確定：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)金額、品類特性（如是否為獨(dú)家物料）、市場(chǎng)供應(yīng)情況，確定采購(gòu)方式（公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢比價(jià)、單一來源采購(gòu)等），并按權(quán)限審批（如金額≥10萬元需總經(jīng)理審批）。需求下達(dá)：審批通過后，采購(gòu)部門在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)，轉(zhuǎn)至采購(gòu)執(zhí)行環(huán)節(jié)。（三）詢比價(jià)與供應(yīng)商選擇目的：通過公平競(jìng)爭(zhēng)獲取最優(yōu)采購(gòu)價(jià)格與條件，保證采購(gòu)性價(jià)比。操作步驟：編制詢價(jià)文件：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求，編制《詢價(jià)單》（含物料規(guī)格、數(shù)量、交付要求、付款條件、報(bào)價(jià)截止時(shí)間等），明確供應(yīng)商需提供報(bào)價(jià)單（含單價(jià)、總價(jià)、報(bào)價(jià)有效期）、產(chǎn)品樣本（如有）、資質(zhì)證明（如需）。供應(yīng)商邀請(qǐng)：從《合格供應(yīng)商名錄》中篩選至少3家符合資質(zhì)的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單（特殊情況下可邀請(qǐng)名錄外供應(yīng)商，但需完成臨時(shí)準(zhǔn)入流程）。報(bào)價(jià)收集與整理：在截止時(shí)間前收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)，填寫《詢比價(jià)記錄表》，對(duì)比不同供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量承諾、交付周期、付款條件、售后保障等維度，形成《詢比價(jià)分析報(bào)告》。供應(yīng)商選擇與審批：根據(jù)“性價(jià)比最優(yōu)”原則（綜合評(píng)估價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等，非單純最低價(jià)），確定候選供應(yīng)商，按采購(gòu)金額權(quán)限審批（如5萬-20萬元由采購(gòu)經(jīng)理審批，≥20萬元由總經(jīng)理審批）。結(jié)果通知：向中選供應(yīng)商發(fā)出《成交通知書》，向未中選供應(yīng)商發(fā)送《結(jié)果告知書》（說明未中選原因，如需）。（四）合同簽訂與執(zhí)行目的：明確雙方權(quán)利義務(wù)，規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)，保障采購(gòu)順利執(zhí)行。操作步驟：合同起草：采購(gòu)部門根據(jù)《成交通知書》及談判結(jié)果，起草《采購(gòu)合同》，重點(diǎn)約定標(biāo)的物（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）、價(jià)格與支付方式（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例）、交付（時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式）、驗(yàn)收（標(biāo)準(zhǔn)、流程、異議處理）、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決條款等，保證條款清晰、無歧義。合同評(píng)審：法務(wù)部門審核合同合法性、合規(guī)性，財(cái)務(wù)部門審核付款條款，質(zhì)量/技術(shù)部門審核質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)條款，使用部門確認(rèn)需求匹配性，形成《合同評(píng)審記錄表》。合同審批與簽訂：按合同金額權(quán)限逐級(jí)審批（如10萬元以下由采購(gòu)經(jīng)理審批，10萬-50萬元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，≥50萬元由總經(jīng)理審批），審批通過后，雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，合同生效。訂單下達(dá)：采購(gòu)部門根據(jù)合同在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購(gòu)訂單，發(fā)送給供應(yīng)商，明確交貨批次、時(shí)間、地點(diǎn)。（五）交付驗(yàn)收與結(jié)算目的：保證采購(gòu)物料/服務(wù)符合約定要求，規(guī)范驗(yàn)收流程，及時(shí)完成結(jié)算。操作步驟：交付跟蹤：供應(yīng)商按訂單交付前，提前通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門協(xié)調(diào)使用部門/倉(cāng)庫做好收貨準(zhǔn)備；跟蹤物流信息，保證按時(shí)交付。初步驗(yàn)收：倉(cāng)庫對(duì)到貨物料進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)、外包裝檢查，核對(duì)送貨單與采購(gòu)訂單信息（物料名稱、規(guī)格、數(shù)量），填寫《到貨驗(yàn)收記錄表》，數(shù)量不符或包裝破損需當(dāng)場(chǎng)記錄并反饋供應(yīng)商。質(zhì)量檢驗(yàn)：質(zhì)量部門對(duì)物料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)（如抽檢、全檢），依據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)、行標(biāo)、企標(biāo)）出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》，合格物料辦理入庫手續(xù)，不合格物料按《不合格品控制程序》處理（如退貨、換貨、讓步接收）。入庫與確認(rèn)：倉(cāng)庫對(duì)合格物料辦理入庫，入庫單，采購(gòu)部門在ERP系統(tǒng)中確認(rèn)收貨，更新訂單狀態(tài)。發(fā)票與結(jié)算：供應(yīng)商根據(jù)交付情況開具合規(guī)發(fā)票（注明采購(gòu)訂單號(hào)），采購(gòu)部門核對(duì)發(fā)票信息（與訂單、入庫單一致），提交財(cái)務(wù)部門；財(cái)務(wù)部門審核無誤后，按合同約定支付貨款（如到貨后30天內(nèi)支付），完成結(jié)算。（六）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估與優(yōu)化目的：動(dòng)態(tài)監(jiān)控供應(yīng)商表現(xiàn)，激勵(lì)優(yōu)秀供應(yīng)商，淘汰不合格供應(yīng)商，持續(xù)提升供應(yīng)鏈質(zhì)量。操作步驟：評(píng)估周期與范圍：定期開展評(píng)估，月度評(píng)估適用于關(guān)鍵物料供應(yīng)商，季度評(píng)估適用于一般物料供應(yīng)商，年度綜合評(píng)估覆蓋所有合作供應(yīng)商；評(píng)估范圍包括質(zhì)量、交付、價(jià)格、服務(wù)、合作配合度等維度。數(shù)據(jù)收集：采購(gòu)部門從ERP系統(tǒng)、質(zhì)量部門、使用部門收集供應(yīng)商績(jī)效數(shù)據(jù)，如：質(zhì)量合格率（檢驗(yàn)合格批次數(shù)/總交付批次數(shù)×100%）、交付準(zhǔn)時(shí)率（按時(shí)交付批次數(shù)/總交付批次數(shù)×100%）、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（對(duì)比市場(chǎng)平均價(jià)或歷史采購(gòu)價(jià)）、服務(wù)響應(yīng)速度（問題解決及時(shí)率）、配合度（如文檔提交及時(shí)性、變更響應(yīng)速度）。評(píng)分與評(píng)級(jí)：采用《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》量化評(píng)分（各維度權(quán)重示例：質(zhì)量40%、交付30%、價(jià)格15%、服務(wù)10%、配合度5%），總分100分，劃分為優(yōu)秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（＜60分）四級(jí)。評(píng)估結(jié)果應(yīng)用：優(yōu)秀供應(yīng)商：增加訂單份額、優(yōu)先參與新項(xiàng)目采購(gòu)、頒發(fā)“優(yōu)秀供應(yīng)商”證書；良好供應(yīng)商：維持合作，針對(duì)弱項(xiàng)提出改進(jìn)建議；合格供應(yīng)商：發(fā)出《改進(jìn)通知書》，要求30日內(nèi)提交整改計(jì)劃，跟蹤整改效果；不合格供應(yīng)商：?jiǎn)?dòng)淘汰流程，停止新訂單合作，納入《不合格供應(yīng)商名錄》。供應(yīng)商優(yōu)化：每年度結(jié)合評(píng)估結(jié)果，對(duì)《合格供應(yīng)商名錄》進(jìn)行更新，引入新供應(yīng)商，淘汰長(zhǎng)期表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，保證供應(yīng)商隊(duì)伍活力。三、標(biāo)準(zhǔn)化工具模板（一）《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)地址聯(lián)系人職務(wù)聯(lián)系方式主營(yíng)業(yè)務(wù)成立時(shí)間注冊(cè)資本供應(yīng)品類（可多選）□原材料□零部件□服務(wù)□設(shè)備□其他資質(zhì)文件清單□營(yíng)業(yè)執(zhí)照□ISO認(rèn)證□行業(yè)許可證□3C認(rèn)證□其他（請(qǐng)注明）過往合作案例（3項(xiàng)以內(nèi)）項(xiàng)目名稱、合作時(shí)間、合作金額供應(yīng)商自述（優(yōu)勢(shì)說明）采購(gòu)部門初審意見經(jīng)理簽字：日期：質(zhì)量部門審核意見經(jīng)理簽字：日期：技術(shù)部門審核意見經(jīng)理簽字：日期：（二）《詢比價(jià)記錄表》采購(gòu)申請(qǐng)單號(hào)物料名稱規(guī)格型號(hào)需求數(shù)量詢價(jià)截止時(shí)間供應(yīng)商數(shù)量（家）供應(yīng)商信息及報(bào)價(jià)供應(yīng)商A名稱：?jiǎn)蝺r(jià)：總價(jià)：報(bào)價(jià)有效期：供應(yīng)商B名稱：?jiǎn)蝺r(jià)：總價(jià)：報(bào)價(jià)有效期：供應(yīng)商C名稱：?jiǎn)蝺r(jià)：總價(jià)：報(bào)價(jià)有效期：價(jià)格對(duì)比分析最低價(jià)：次低價(jià)：平均價(jià)：綜合評(píng)估（質(zhì)量、交付、服務(wù)等）中選供應(yīng)商審批人：日期：（三）《采購(gòu)合同關(guān)鍵條款表》合同編號(hào)簽訂日期甲方（采購(gòu)方）乙方（供應(yīng)商）標(biāo)的物信息名稱：規(guī)格：數(shù)量：?jiǎn)蝺r(jià)：總價(jià)：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如：符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)，提供出廠檢驗(yàn)報(bào)告）交付條款時(shí)間：地點(diǎn)：運(yùn)輸方式：費(fèi)用承擔(dān)：付款方式（如：預(yù)30%，到貨60%，質(zhì)保10%）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與流程（如：到貨后3個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，異議期7天）違約責(zé)任（如：逾期交付按日萬分之三違約金；質(zhì)量不符無條件退換）爭(zhēng)議解決（如：協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟）（四）《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》供應(yīng)商名稱評(píng)估周期供應(yīng)商編碼評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)權(quán)重（%）得分質(zhì)量（40%）合格率≥99%得40分，95%-98%得30分，90%-94%得20分，＜90%得0分40交付（30%）準(zhǔn)時(shí)率≥98%得30分，95%-97%得20分，90%-94%得10分，＜90%得0分30價(jià)格（15%）低于市場(chǎng)均價(jià)5%以上得15分，持平得10分，高5%以內(nèi)得5分，高5%以上得0分15服務(wù)（10%）響應(yīng)及時(shí)率100%得10分，90%-99%得7分，＜90%得0分10配合度（5%）文檔提交及時(shí)、配合度高得5分，一般得3分，差得0分5總分100評(píng)級(jí)□優(yōu)秀□良好□合格□不合格改進(jìn)建議（針對(duì)合格/不合格供應(yīng)商）采購(gòu)部門意見經(jīng)理簽字：日期：四、關(guān)鍵管理要點(diǎn)（一）合規(guī)性優(yōu)先嚴(yán)格遵守《_________招標(biāo)投標(biāo)法》《_________采購(gòu)法》（如適用）及企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)管理制度，保證采購(gòu)流程公開、公平、公正，避免“暗箱操作”。禁止設(shè)置排他性條款，杜絕商業(yè)賄賂，所有采購(gòu)決策需留存書面記錄（如評(píng)審決議、審批單）備查。（二）數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)管理供應(yīng)商檔案、采購(gòu)訂單、合同、績(jī)效評(píng)估數(shù)據(jù)需在ERP系統(tǒng)中實(shí)時(shí)更新，保證信息準(zhǔn)確、可追溯。定期（如每季度）對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行復(fù)核，更新資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照到期前3個(gè)月提醒供應(yīng)商換證），避免因信息失效導(dǎo)致合作風(fēng)險(xiǎn)。（三）跨部門協(xié)同采購(gòu)、質(zhì)量、技術(shù)、財(cái)務(wù)、使用部門需明確職責(zé)邊界，建立“需求-采購(gòu)-驗(yàn)收-評(píng)估”閉環(huán)管理機(jī)制。例如：質(zhì)量部門負(fù)責(zé)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)制定與執(zhí)行，使用部門參與需求確認(rèn)與驗(yàn)收，財(cái)務(wù)部門監(jiān)控預(yù)算與結(jié)算，保證各環(huán)節(jié)