行業(yè)通用行政管理流程手冊(cè)前言本手冊(cè)旨在規(guī)范組織內(nèi)部行政管理行為，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，提升行政事務(wù)處理效率與質(zhì)量，適用于各類(lèi)企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的行政管理部門(mén)。手冊(cè)遵循“規(guī)范高效、權(quán)責(zé)清晰、持續(xù)優(yōu)化”的原則，涵蓋會(huì)議管理、公文處理、辦公用品管理、檔案管理、固定資產(chǎn)管理五大核心流程，為行政人員提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引。第一章會(huì)議管理流程一、適用場(chǎng)景適用于組織內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議的組織、召開(kāi)及后續(xù)跟進(jìn)，包括但不限于：周例會(huì)、月度工作會(huì)、專(zhuān)題研討會(huì)、項(xiàng)目評(píng)審會(huì)、對(duì)外協(xié)調(diào)會(huì)等。二、操作步驟（一）會(huì)前準(zhǔn)備明確會(huì)議需求：由發(fā)起部門(mén)（如*部）提出會(huì)議申請(qǐng)，明確會(huì)議主題、目標(biāo)、預(yù)期成果，確定是否需外部人員參與。確定會(huì)議要素：時(shí)間：根據(jù)參會(huì)人員日程協(xié)調(diào)，優(yōu)先選擇工作日上午9:00-11:00或下午14:00-16:00，避免臨近下班時(shí)間；地點(diǎn)：內(nèi)部會(huì)議室優(yōu)先，需確認(rèn)設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、白板）可用性，外部會(huì)議提前預(yù)訂并確認(rèn)交通指引；參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議內(nèi)容確定主持人（一般為部門(mén)負(fù)責(zé)人經(jīng)理）、記錄人、核心議題匯報(bào)人及必要參會(huì)人員（跨部門(mén)會(huì)議需提前溝通部門(mén)負(fù)責(zé)人主任），提前3天收集參會(huì)人員名單。準(zhǔn)備會(huì)議材料：議程：明確會(huì)議議題、順序、每項(xiàng)議題討論時(shí)間（總時(shí)長(zhǎng)控制在1.5-2小時(shí)內(nèi)），由主持人審核；背景材料：如項(xiàng)目方案、數(shù)據(jù)報(bào)表等，提前1天發(fā)送至參會(huì)人員，保證其有充足時(shí)間預(yù)覽。發(fā)出會(huì)議通知：通過(guò)OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送正式通知，包含主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、聯(lián)系人（行政部*專(zhuān)員）及聯(lián)系方式，附會(huì)議材料。（二）會(huì)中組織簽到與就座：會(huì)議開(kāi)始前15分鐘開(kāi)放簽到，參會(huì)人員簽到后按指定位置就座，記錄人發(fā)放會(huì)議材料、簽到表。會(huì)議主持：主持人按議程推進(jìn)，控制各環(huán)節(jié)時(shí)間，避免跑題或超時(shí)；對(duì)關(guān)鍵議題引導(dǎo)討論，保證各方觀點(diǎn)充分表達(dá)。記錄要點(diǎn)：記錄人實(shí)時(shí)記錄會(huì)議核心內(nèi)容，包括：各議題討論要點(diǎn)（分歧點(diǎn)、共識(shí)點(diǎn)）；決議事項(xiàng)（明確結(jié)論、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)）；行動(dòng)項(xiàng)（任務(wù)內(nèi)容、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)限）。（三）會(huì)后跟進(jìn)整理會(huì)議紀(jì)要：會(huì)后24小時(shí)內(nèi)，記錄人根據(jù)會(huì)議記錄整理紀(jì)要，格式包括：會(huì)議基本信息（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、缺席人及原因）、議程及討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)（負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間），經(jīng)主持人審核無(wú)誤后，于次日12:00前發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。跟蹤行動(dòng)項(xiàng)：行動(dòng)項(xiàng)負(fù)責(zé)人按截止時(shí)間推進(jìn)任務(wù)，提前1天反饋進(jìn)度至行政部；行政部每周匯總行動(dòng)項(xiàng)完成情況，形成《會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表》，提交*經(jīng)理審閱。資料歸檔：會(huì)議通知、簽到表、紀(jì)要、行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表等材料整理成冊(cè)，按“年度-會(huì)議類(lèi)型”分類(lèi)存檔，電子版?zhèn)浞葜罯A系統(tǒng)“會(huì)議檔案”文件夾。三、配套表單會(huì)議通知單項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議主題[如：2024年Q3銷(xiāo)售目標(biāo)研討會(huì)]時(shí)間[YYYY-MM-DDHH:MM-HH:MM]地點(diǎn)[如：總部301會(huì)議室/線(xiàn)上會(huì)議]參會(huì)人員[銷(xiāo)售部經(jīng)理、市場(chǎng)部主管、財(cái)務(wù)部*專(zhuān)員等]議程1.Q2銷(xiāo)售數(shù)據(jù)回顧（匯報(bào)人：專(zhuān)員）2.Q3目標(biāo)分解與資源需求（匯報(bào)人：經(jīng)理）3.跨部門(mén)協(xié)作討論聯(lián)系人行政部*專(zhuān)員，電話(huà)：[分機(jī)號(hào)]會(huì)議簽到表姓名部門(mén)職位簽到時(shí)間備注*經(jīng)理銷(xiāo)售部部門(mén)負(fù)責(zé)人09:00*主管市場(chǎng)部主管09:05會(huì)議紀(jì)要（節(jié)選）行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表行動(dòng)項(xiàng)內(nèi)容負(fù)責(zé)人截止時(shí)間完成狀態(tài)（□進(jìn)行中□已完成□延期）備注制定Q3銷(xiāo)售目標(biāo)分解方案*經(jīng)理2024-07-15□進(jìn)行中需財(cái)務(wù)部配合提供歷史數(shù)據(jù)四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)會(huì)議主題需聚焦，避免臨時(shí)增加議題；若需變更議程，需提前半數(shù)參會(huì)人員同意。會(huì)議時(shí)長(zhǎng)嚴(yán)格控制，超時(shí)10分鐘以上需主持人說(shuō)明原因并征詢(xún)多數(shù)人員是否繼續(xù)。行動(dòng)項(xiàng)需明確“做什么、誰(shuí)來(lái)做、何時(shí)完成”，避免使用“盡快”“適時(shí)”等模糊表述。第二章公文處理流程一、適用場(chǎng)景適用于組織內(nèi)部正式文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)及歸檔，包括通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等。二、操作步驟（一）公文起草確定公文類(lèi)型：根據(jù)發(fā)文目的選擇類(lèi)型，如“通知”（告知事項(xiàng)）、“請(qǐng)示”（請(qǐng)求批準(zhǔn)）、“報(bào)告”（匯報(bào)工作）。規(guī)范格式撰寫(xiě)：準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔，如“關(guān)于舉辦2024年度員工培訓(xùn)的通知”；主送機(jī)關(guān)：明確接收部門(mén)或人員，如“各部門(mén)”；邏輯清晰，包含背景、事項(xiàng)、要求（分條列項(xiàng)，序號(hào)用“一、”“（一）”“1.”“（1）”）；附件：如有附件，注明“附件：1.X清單”；發(fā)文機(jī)關(guān)：部門(mén)全稱(chēng)，如“行政部”；日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字，如“2024年7月10日”。（二）審核校對(duì)起草人自查：檢查內(nèi)容完整性、格式規(guī)范性、錯(cuò)別字及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，保證無(wú)歧義。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：審核公文內(nèi)容與部門(mén)業(yè)務(wù)的合規(guī)性、準(zhǔn)確性，確認(rèn)是否需調(diào)整表述或補(bǔ)充材料。行政部復(fù)核：檢查格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)（字體、字號(hào)、行距、頁(yè)碼等），發(fā)文權(quán)限是否恰當(dāng)（如“公司級(jí)通知”需經(jīng)*總經(jīng)理審批）。（三）簽發(fā)審批按權(quán)限簽發(fā)：一般文件：由部門(mén)負(fù)責(zé)人*主任簽發(fā)；重要文件（如涉及重大決策、資金支出）：由*總經(jīng)理簽發(fā)；越級(jí)簽發(fā)需備注原因（如“因緊急情況，請(qǐng)*總經(jīng)理代為簽發(fā)”）。確認(rèn)印發(fā)范圍：明確紙質(zhì)印發(fā)份數(shù)（如“各部門(mén)留存1份”）及電子分發(fā)范圍（OA系統(tǒng)、群等）。（四）印發(fā)歸檔印發(fā)：行政部統(tǒng)一排版打印，核對(duì)無(wú)誤后蓋章（騎縫章），按指定范圍分發(fā)；電子版OA系統(tǒng)“公文管理”模塊，標(biāo)注“已簽發(fā)”。歸檔：發(fā)文部門(mén)留存原件，行政部按“年度-文號(hào)”分類(lèi)整理，于次年1月前完成上年度公文歸檔，保存期限不少于5年（涉密文件按保密規(guī)定執(zhí)行）。三、配套表單公文處理單文件標(biāo)題[關(guān)于開(kāi)展2024年安全隱患排查的通知]文件類(lèi)型□通知□報(bào)告□請(qǐng)示□函□其他起草部門(mén)行政部部門(mén)審核*主任（簽字）：__________日期：______行政部復(fù)核*主管（簽字）：__________日期：______簽發(fā)意見(jiàn)*總經(jīng)理（簽字）：__________日期：______印發(fā)范圍紙質(zhì)：各部門(mén)1份；電子：OA系統(tǒng)全員四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)公文內(nèi)容需客觀準(zhǔn)確，避免主觀臆斷；數(shù)據(jù)、引用文件需注明來(lái)源。涉及多個(gè)部門(mén)的事項(xiàng)，需提前征求意見(jiàn)并達(dá)成一致后再發(fā)文。電子公文需加密存儲(chǔ)，禁止通過(guò)非指定渠道（如個(gè)人）傳輸涉密內(nèi)容。第三章辦公用品管理流程一、適用場(chǎng)景適用于組織內(nèi)部辦公消耗品（筆、紙、文件夾等）和耐用品（計(jì)算器、U盤(pán)、辦公椅等）的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用及庫(kù)存管理。二、操作步驟（一）需求統(tǒng)計(jì)月度申領(lǐng)：每月25日前，各部門(mén)填寫(xiě)《辦公用品申領(lǐng)表》，注明物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途（如“行政部：A4紙100張用于打印”），部門(mén)負(fù)責(zé)人*主管簽字確認(rèn)后提交行政部。臨時(shí)需求：因突發(fā)任務(wù)需額外領(lǐng)用，填寫(xiě)《臨時(shí)用品申領(lǐng)表》，說(shuō)明緊急原因，經(jīng)*經(jīng)理審批后領(lǐng)取。（二）采購(gòu)執(zhí)行制定采購(gòu)計(jì)劃：行政部匯總各部門(mén)需求，核對(duì)庫(kù)存（通過(guò)《庫(kù)存臺(tái)賬》確認(rèn)現(xiàn)有數(shù)量），編制《辦公用品采購(gòu)計(jì)劃》，列明物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總預(yù)算，經(jīng)*經(jīng)理審批。供應(yīng)商選擇：優(yōu)先選擇合作3年以上、資質(zhì)齊全的供應(yīng)商，至少比價(jià)2家，保證價(jià)格合理（如A4紙單價(jià)不高于市場(chǎng)均價(jià)5%），簽訂采購(gòu)合同（明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、退換貨條款）。（三）入庫(kù)登記驗(yàn)收核對(duì)：物品到貨后，行政部與采購(gòu)員共同驗(yàn)收，檢查數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量（如紙張無(wú)破損、計(jì)算器能正常使用），核對(duì)無(wú)誤后填寫(xiě)《辦公用品入庫(kù)登記表》。更新庫(kù)存：將入庫(kù)信息錄入《庫(kù)存臺(tái)賬》，標(biāo)注“入庫(kù)日期”“經(jīng)手人”，保證賬實(shí)一致。（四）領(lǐng)用發(fā)放領(lǐng)用流程：?jiǎn)T工填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用物品、數(shù)量、日期，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后到行政部領(lǐng)??；耐用品（如U盤(pán)）需在“領(lǐng)用人”欄簽字確認(rèn)，明確責(zé)任人。庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)：行政部每月末進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)際庫(kù)存，差異率超過(guò)5%需查明原因（如損耗、漏記）并調(diào)整臺(tái)賬，每季度形成《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》提交*經(jīng)理。三、配套表單辦公用品申領(lǐng)表部門(mén)行政部申領(lǐng)日期2024-07-25序號(hào)物品名稱(chēng)規(guī)格數(shù)量1A4復(fù)印紙80g5包2中性筆0.5mm黑色10支庫(kù)存臺(tái)賬（節(jié)選）物品名稱(chēng)規(guī)格期初數(shù)量入庫(kù)數(shù)量領(lǐng)用數(shù)量結(jié)存數(shù)量責(zé)任人A4紙80g3包5包4包4包*專(zhuān)員計(jì)算器普通型2臺(tái)01臺(tái)1臺(tái)*主管四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)按需申領(lǐng)，杜絕浪費(fèi)（如筆、紙等消耗品按月發(fā)放，非必要不額外領(lǐng)用）。采購(gòu)過(guò)程需公開(kāi)透明，禁止“人情采購(gòu)”，單次采購(gòu)金額超2000元需通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬。耐用品損壞需提交《損壞說(shuō)明》，人為損壞按折舊價(jià)賠償（使用1年內(nèi)賠償80%，2年內(nèi)50%）。第四章檔案管理流程一、適用場(chǎng)景適用于組織各類(lèi)重要文件、資料的系統(tǒng)化管理，包括合同、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目資料、人事檔案、財(cái)務(wù)憑證等具有保存價(jià)值的材料。二、操作步驟（一）檔案收集歸檔范圍：凡反映組織主要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均需歸檔，包括：文書(shū)類(lèi)：通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等；項(xiàng)目類(lèi)：項(xiàng)目方案、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；人事類(lèi)：?jiǎn)T工入職表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄等；其他：重要影像資料、榮譽(yù)證書(shū)等。收集時(shí)限：文件辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)，由形成部門(mén)提交至行政部，電子版同步OA系統(tǒng)“檔案庫(kù)”。（二）整理分類(lèi)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：按“年度-問(wèn)題”分類(lèi)，如“2024-人事-員工入職”“2023-項(xiàng)目-系統(tǒng)開(kāi)發(fā)”。排序編號(hào)：每類(lèi)檔案按時(shí)間順序排列，編寫(xiě)檔號(hào)（如“2024-HR-001”），填寫(xiě)《檔案整理清單》，注明檔號(hào)、文件名稱(chēng)、形成部門(mén)、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限。（三）保管存放實(shí)體檔案：使用專(zhuān)用檔案柜存放，標(biāo)注“檔案類(lèi)別”“年度”，庫(kù)房配備防火、防潮、防蟲(chóng)設(shè)備（如滅火器、除濕機(jī)），溫度控制在14-24℃，濕度45-60%。電子檔案：定期備份（每周增量備份，每月全量備份），刻錄光盤(pán)或加密存儲(chǔ)于服務(wù)器，禁止隨意刪除或修改。（四）查閱借閱內(nèi)部查閱：?jiǎn)T工填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案名稱(chēng)、事由、日期，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*主任審批后，在檔案室查閱（禁止帶出）。外部借閱：如需借出，需經(jīng)*總經(jīng)理審批，簽訂《檔案借閱協(xié)議》，借閱期限不超過(guò)7天，到期歸還；涉密檔案一律不外借。三、配套表單檔案整理清單檔號(hào)文件名稱(chēng)形成部門(mén)日期頁(yè)數(shù)保管期限2024-PRJ-001項(xiàng)目合同市場(chǎng)部2024-01-1510頁(yè)10年2024-HR-005員工培訓(xùn)記錄人力資源部2024-03-205頁(yè)永久檔案查閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人*專(zhuān)員部門(mén)行政部查閱日期2024-07-10檔案名稱(chēng)2023年度財(cái)務(wù)憑證事由審計(jì)需求審批人*主任四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)檔案收集需“齊全完整”，避免遺漏重要文件（如合同未簽字版本不得歸檔）。涉密檔案（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、未公開(kāi)項(xiàng)目資料）需單獨(dú)存放，查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*總經(jīng)理簽字。超過(guò)保管期限的檔案，需經(jīng)鑒定小組（行政部、法務(wù)部、*經(jīng)理）確認(rèn)后銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)需記錄《檔案銷(xiāo)毀清單》并由2人監(jiān)銷(xiāo)。第五章固定資產(chǎn)管理流程一、適用場(chǎng)景適用于單位價(jià)值2000元以上、使用年限1年以上的固定資產(chǎn)管理，包括電腦、打印機(jī)、辦公家具、投影儀等。二、操作步驟（一）資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)立項(xiàng)：部門(mén)因工作需要購(gòu)置資產(chǎn)，填寫(xiě)《固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表》，注明資產(chǎn)名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途（如“銷(xiāo)售部：筆記本電腦1臺(tái)用于客戶(hù)拜訪(fǎng)”），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*主管簽字。審批與采購(gòu)：行政部審核購(gòu)置必要性（如是否可調(diào)配閑置資產(chǎn)），*經(jīng)理審批后實(shí)施采購(gòu)；單次金額超5000元需公開(kāi)招標(biāo)，簽訂采購(gòu)合同（明保證修條款、質(zhì)保期）。（二）驗(yàn)收入賬驗(yàn)收：資產(chǎn)到貨后，行政部、使用部門(mén)、采購(gòu)員共同驗(yàn)收，核對(duì)型號(hào)、數(shù)量、配件（如電腦含電源、鼠標(biāo)），測(cè)試功能是否正常，填寫(xiě)《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》。建賬貼標(biāo)：行政部登記《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》，資產(chǎn)編號(hào)規(guī)則為“年份-部門(mén)類(lèi)別-序號(hào)”（如“2024-SALE-001”），制作資產(chǎn)標(biāo)簽（含編號(hào)、名稱(chēng)、購(gòu)置日期）粘貼于資產(chǎn)顯眼位置。（三）日常管理責(zé)任人明確：資產(chǎn)使用人為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)日常維護(hù)（如清潔、定期開(kāi)機(jī)），資產(chǎn)轉(zhuǎn)移（部門(mén)調(diào)動(dòng)）需填寫(xiě)《資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表》，行政部更新臺(tái)賬。定期檢查：行政部每季度檢查資產(chǎn)狀態(tài)（如電腦運(yùn)行速度、辦公桌椅穩(wěn)定性），形成《固定資產(chǎn)檢查記錄》，對(duì)閑置資產(chǎn)1個(gè)月內(nèi)協(xié)調(diào)調(diào)配。（四）報(bào)廢處置申請(qǐng)鑒定：資產(chǎn)達(dá)到折舊年限（如電腦5年）、無(wú)法修復(fù)或技術(shù)淘汰，使用部門(mén)提交《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，說(shuō)明報(bào)廢原因。審批與處置：行政部組織鑒定（確認(rèn)是否可修復(fù)、殘值），*總經(jīng)理審批后，按以下方式處置：可修復(fù)：聯(lián)系供應(yīng)商維修后重新投入使用；不可修復(fù)：公開(kāi)變賣(mài)（殘值入賬），或按環(huán)保規(guī)定銷(xiāo)毀（如打印機(jī)硒鼓需專(zhuān)業(yè)回收）。臺(tái)賬注銷(xiāo)：處置后，行政部在《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》中標(biāo)注“報(bào)廢日期”“處置方式”，保證賬實(shí)一致。三、配套表單固定資產(chǎn)臺(tái)賬（節(jié)選）資產(chǎn)編號(hào)名稱(chēng)規(guī)格購(gòu)置日期使用部門(mén)責(zé)任人原值（元）折舊年限狀態(tài)2024-SALE-001筆記本電腦聯(lián)想小新Pro2024-02-01銷(xiāo)售部*經(jīng)理60005年在用2023-ADMIN-005打印機(jī)惠普M4062023-05-10行政部*專(zhuān)員35004年報(bào)廢固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表資產(chǎn)名稱(chēng)打印機(jī)資產(chǎn)編號(hào)2023-ADMIN-005使用部門(mén)行政部報(bào)廢原因卡紙頻繁，維修成本過(guò)