行政文件歸檔與文檔管理制度模板一、總則（一）制度目的為規(guī)范公司行政文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、借閱及銷毀等全流程管理，保證文件資料的完整性、系統(tǒng)性和安全性，提高行政工作效率，便于歷史查詢與責(zé)任追溯，依據(jù)國家《檔案法》及公司內(nèi)部管理要求，特制定本制度。（二）管理依據(jù)本制度依據(jù)《_________檔案法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管規(guī)定》及公司《行政管理辦法》等相關(guān)法規(guī)和制度制定。二、適用范圍與場景（一）適用范圍本制度適用于公司各部門（含各分支機(jī)構(gòu)、子公司）在行政管理活動中形成的具有保存價值的各類文件材料，包括但不限于：公司層面：紅頭文件、會議紀(jì)要、請示報告、批復(fù)、通知、通報等；部門層面：工作計劃、工作總結(jié)、培訓(xùn)記錄、部門規(guī)章制度、內(nèi)部溝通函等；合同協(xié)議類：行政類合同（如辦公場地租賃、采購合同等）、服務(wù)協(xié)議等；證照資質(zhì)類：公司營業(yè)執(zhí)照、各類許可證、資質(zhì)證書、年檢材料等；其他具有保存價值的行政文件材料。（二）典型應(yīng)用場景年度/季度/月度工作計劃、總結(jié)的歸檔；重要會議（如董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會）的會議紀(jì)要?dú)w檔；上級單位來文、公司下發(fā)文件的歸檔；合同簽訂、履行及歸檔管理；證照到期前年檢材料的整理與歸檔；員工入職、離職等人事行政文件的歸檔；審計、檢查等活動中形成的專項(xiàng)材料的歸檔。三、職責(zé)分工（一）檔案管理員*某某負(fù)責(zé)制定公司文件分類方案、編號規(guī)則及保管期限表；指導(dǎo)各部門文件歸檔工作，對歸檔文件的完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核；負(fù)責(zé)歸檔文件的接收、登記、整理、入庫保管及提供借閱服務(wù)；定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、檢查，保證檔案安全；負(fù)責(zé)到期檔案的鑒定、銷毀組織工作。（二）各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件歸檔工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)文件日常管理；保證本部門形成的文件材料及時、完整、準(zhǔn)確歸檔，不得擅自留存或銷毀；審核本部門歸檔文件清單，簽字確認(rèn)后移交檔案管理員。（三）文件形成人/經(jīng)辦人按照文件管理規(guī)范，及時將辦理完畢的文件材料整理齊全；在文件歸檔前，保證文件內(nèi)容清晰、簽字蓋章完整、附件齊全；配合部門負(fù)責(zé)人和檔案管理員完成文件移交工作。四、文件歸檔管理流程（一）文件收集及時收集：文件形成人/經(jīng)辦人在文件辦理完畢后1個工作日內(nèi)，將文件正本（含附件、電子版）整理完畢，提交至本部門文件管理員；全面收集：保證文件材料齊全，包括審批單、會簽單、修改稿等過程性材料，不得遺漏關(guān)鍵內(nèi)容；分類收集：按文件類型（如通知、會議紀(jì)要、合同等）初步分類存放，便于后續(xù)整理。（二）文件整理檢查核對：部門文件管理員對收集的文件進(jìn)行核對，檢查文件是否完整（如簽字、蓋章、附件是否齊全），如有缺失及時補(bǔ)充；排序編頁：按文件形成時間順序或邏輯關(guān)系排序，對頁數(shù)較多的文件編寫頁碼（正頁用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注于右下角，反頁可不標(biāo)注）；去除裝訂物：去除文件中的金屬夾、回形針等易銹蝕裝訂物，采用不銹鋼夾或線裝方式裝訂，保證文件長期保存。（三）文件分類與編號分類規(guī)則：采用“年度-部門-文件類型”三級分類法，例如：“2024-行政部-會議紀(jì)要”；編號規(guī)則：檔案編號由“分類代號-年度-流水號”組成，具體示例分類代號：用部門簡稱+文件類型簡稱表示（如“行政-會議紀(jì)要”簡寫為“XZ-HYJY”）；年度：文件形成年份（如“2024”）；流水號：按文件歸檔順序編制三位阿拉伯?dāng)?shù)字（如“001、002”）。示例：“XZ-HYJY-2024-001”表示2024年行政部第1份會議紀(jì)要。（四）文件登記填寫歸檔清單：部門文件管理員填寫《文件歸檔登記表》（見表1），注明文件名稱、文號、形成日期、頁數(shù)、密級、分類編號、歸檔人等信息；部門審核：部門負(fù)責(zé)人審核《文件歸檔登記表》，確認(rèn)無誤后簽字；移交檔案管理員：將整理好的文件及《文件歸檔登記表》一并移交至檔案管理員，雙方核對無誤后在登記表上簽字確認(rèn)。（五）檔案入庫保管入庫登記：檔案管理員接收文件后，在《檔案總登記表》（見表2）中登記檔案編號、文件名稱、移交部門、移交日期、保管期限等信息；上架存放：按分類編號順序?qū)n案存入檔案柜，并在檔案柜側(cè)面標(biāo)注分類代號，便于查找；電子備份：對重要文件進(jìn)行電子掃描，存儲至公司檔案管理系統(tǒng)，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理。五、文檔分類與保管期限表（一）分類標(biāo)準(zhǔn)一級分類：按文件性質(zhì)分為“綜合管理類”“合同協(xié)議類”“證照資質(zhì)類”“會議紀(jì)要類”“其他類”；二級分類：按部門劃分，如“綜合管理類”下設(shè)“行政部”“人力資源部”“財務(wù)部”等；三級分類：按文件類型劃分，如“行政部”下設(shè)“通知”“總結(jié)”“制度”等。（二）保管期限永久：公司章程、股東會決議、年度財務(wù)報告、重要合同、營業(yè)執(zhí)照正本等；長期（10-30年）：年度工作計劃與總結(jié)、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、審計報告、證照復(fù)印件等；短期（3-10年）：日常通知、工作請示與批復(fù)、培訓(xùn)記錄、內(nèi)部溝通函等。六、檔案借閱與使用管理（一）借閱范圍因工作需要查閱本部門或跨部門檔案的員工；外部單位（如審計、合作單位）需查閱檔案的，須持單位介紹信及有效證件號碼件。（二）借閱流程提交申請：借閱人填寫《檔案借閱申請表》（見表3），注明借閱檔案名稱、編號、借閱事由、借閱期限、用途等信息；審批權(quán)限：部門內(nèi)部檔案：部門負(fù)責(zé)人審批；跨部門檔案：借閱部門負(fù)責(zé)人審批，檔案管理員備案；涉密檔案：分管副總經(jīng)理審批。借閱登記：審批通過后，檔案管理員核對檔案信息，借閱人在《檔案借閱登記表》（見表4）簽字登記，領(lǐng)取檔案；歸還與檢查：借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理員檢查檔案是否完好、有無缺失，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄。（三）借閱要求借閱人須愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容；檔案原則上不得帶出檔案室，確需帶出的須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由檔案管理員全程陪同；涉密檔案僅限在檔案室查閱，不得復(fù)制；非涉密檔案如需復(fù)制，須經(jīng)檔案管理員審核并登記；借閱期限一般不超過5個工作日，到期需續(xù)借的應(yīng)提前1天申請。七、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定組織檔案管理員每年年底對到期檔案進(jìn)行清點(diǎn)，編制《到期檔案鑒定清單》，報分管副總經(jīng)理；由分管副總經(jīng)理牽頭，組織檔案管理員、法務(wù)專員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人成立鑒定小組，對到期檔案進(jìn)行價值鑒定。（二）銷毀流程鑒定確認(rèn)：鑒定小組對檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無保存價值的檔案，在《到期檔案鑒定清單》上簽字；審批報備：將《到期檔案鑒定清單》及銷毀意見報總經(jīng)理審批，審批通過后報當(dāng)?shù)貦n案管理部門備案（如需）；監(jiān)銷銷毀：由檔案管理員和監(jiān)銷人（2人以上）共同負(fù)責(zé)銷毀，銷毀時須核對檔案信息，保證銷毀徹底，并在《檔案銷毀記錄表》（見表5）上簽字；留存記錄：銷毀后的《檔案銷毀記錄表》及審批文件由檔案管理員永久保存。八、管理規(guī)范與注意事項(xiàng)（一）文件歸檔要求及時性：文件應(yīng)在辦理完畢后3個工作日內(nèi)完成歸檔，不得拖延；完整性：歸檔文件必須為正本，內(nèi)容與附件齊全，審批手續(xù)完備；規(guī)范性：文件分類、編號、登記須符合本制度規(guī)定，保證檔案條理清晰、查找便捷；安全性：涉密文件應(yīng)單獨(dú)存放，加密管理，非相關(guān)人員不得查閱。（二）檔案保管要求環(huán)境管理：檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、避光，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，配備防火、防蟲、防盜、防潮設(shè)施；定期檢查：檔案管理員每季度對檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)檢查，發(fā)覺問題及時處理；電子檔案：電子檔案應(yīng)定期備份（至少每月一次），備份數(shù)據(jù)存儲于專用服務(wù)器或移動硬盤，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）責(zé)任追究對未按規(guī)定歸檔、擅自銷毀或遺失檔案的，視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育、績效考核扣分；因檔案管理不當(dāng)造成公司損失或法律糾紛的，追究相關(guān)負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人的行政責(zé)任；借閱人違反檔案借閱規(guī)定，造成檔案損壞、丟失的，須承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的追究法律責(zé)任。九、附則本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行；各部門可根據(jù)本制度結(jié)合實(shí)際情況制定部門細(xì)則，報行政部備案；本制度如遇國家法律法規(guī)調(diào)整，按新規(guī)定執(zhí)行。表1：文件歸檔登記表序號文件名稱文號形成日期頁數(shù)密級分類編號歸檔部門歸檔人接收人歸檔日期備注12024年行政工作計劃*行字〔2024〕1號2024-01-058普通XZ-GHZH-2024-001行政部張*李*2024-01-062第三次總經(jīng)理辦公會紀(jì)要*總辦字〔2024〕3號2024-02-205秘密ZDBH-2024-003總經(jīng)辦王*李*2024-02-21表2：檔案總登記表檔案編號文件名稱形成部門形成日期保管期限存放位置移交日期移交人接收人備注XZ-GHZH-2024-0012024年行政工作計劃行政部2024-01-05長期A-01-012024-01-06張*李*ZDBH-2024-003第三次總經(jīng)理辦公會紀(jì)要總經(jīng)辦2024-02-20永久B-02-032024-02-21王*李*表3：檔案借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期趙*市場部2024-03-01借閱檔案信息檔案編號文件名稱借閱事由借閱期限XZ-GHZH-2024-0012024年行政工作計劃制定市場部計劃參考3個工作日審批意見部門負(fù)責(zé)人：簽字：日期：檔案管理員：簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)（如需）：簽字：日期：表4：檔案借閱登記表借閱日期檔案編號文件名稱借閱人部門借閱事由歸還日期接收人備注2024-03-01XZ-GHZH-2024-0012024年行政工作計劃趙*