2026年燃?xì)夤?yīng)公司智能會(huì)議室預(yù)約調(diào)度管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司智能會(huì)議室的預(yù)約、調(diào)度、使用、運(yùn)維全流程管理，提升會(huì)議室資源利用效率，保障各類會(huì)議（安全生產(chǎn)會(huì)議、經(jīng)營分析會(huì)議、對(duì)外洽談會(huì)議等）有序開展，保護(hù)會(huì)議過程中的商業(yè)信息和數(shù)據(jù)安全，依據(jù)《數(shù)據(jù)安全法》《個(gè)人信息保護(hù)法》及公司行政辦公、信息安全相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司智能會(huì)議室數(shù)量、分布、設(shè)備配置及日常會(huì)議需求特點(diǎn)，制定本制度。第二條本制度適用于本公司所有智能會(huì)議室的預(yù)約調(diào)度管理工作，覆蓋預(yù)約申請(qǐng)、審核調(diào)度、現(xiàn)場使用、設(shè)備運(yùn)維、數(shù)據(jù)管理等全環(huán)節(jié)；適用于公司全體員工，以及行政部、IT部、各業(yè)務(wù)部門等涉及智能會(huì)議室管理和使用的主體，明確各主體在預(yù)約調(diào)度中的職責(zé)和操作規(guī)范。第三條智能會(huì)議室預(yù)約調(diào)度遵循“公平公正、高效利用、安全合規(guī)、便捷操作、權(quán)責(zé)對(duì)等”的基本原則，保障所有員工平等使用會(huì)議室資源，避免閑置或過度占用，確保會(huì)議數(shù)據(jù)和設(shè)備使用安全，簡化預(yù)約流程，明確使用人和管理人的責(zé)任。第四條各主體職責(zé)分工：行政部為智能會(huì)議室預(yù)約調(diào)度的管理主體，負(fù)責(zé)制定預(yù)約規(guī)則、維護(hù)預(yù)約系統(tǒng)、調(diào)度會(huì)議室資源、核查使用情況、統(tǒng)籌設(shè)備日常運(yùn)維；IT部負(fù)責(zé)智能會(huì)議室設(shè)備（智能投屏、視頻會(huì)議系統(tǒng)、簽到設(shè)備、音響設(shè)備）的技術(shù)支持、故障維修、系統(tǒng)升級(jí)、數(shù)據(jù)安全防護(hù)；各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門會(huì)議室預(yù)約統(tǒng)籌，避免重復(fù)預(yù)約；會(huì)議室使用人負(fù)責(zé)按預(yù)約時(shí)段使用、規(guī)范操作設(shè)備、保持會(huì)場整潔；行政部負(fù)責(zé)人審批會(huì)議室使用權(quán)限調(diào)整、重大設(shè)備維修方案，督促提升預(yù)約調(diào)度效率。第二章管理原則與覆蓋范圍第五條核心管理原則：一是公平公正原則，所有員工按統(tǒng)一規(guī)則預(yù)約會(huì)議室，無特殊權(quán)限（公司重大應(yīng)急會(huì)議除外），同一部門單日預(yù)約同一會(huì)議室不超過2次，單次預(yù)約時(shí)長不超過4小時(shí)，避免資源壟斷；二是高效利用原則，預(yù)約后未按時(shí)使用且未提前取消的，15分鐘后釋放資源，行政部定期統(tǒng)計(jì)會(huì)議室使用率，對(duì)閑置率超30%的時(shí)段優(yōu)化預(yù)約規(guī)則；三是安全合規(guī)原則，智能會(huì)議室的視頻、音頻記錄僅用于會(huì)議追溯（經(jīng)申請(qǐng)），不得私自錄制、傳播，會(huì)議數(shù)據(jù)存儲(chǔ)加密處理，保存期限不超過3個(gè)月，到期自動(dòng)刪除；四是便捷操作原則，預(yù)約系統(tǒng)支持PC端、移動(dòng)端（企業(yè)微信/釘釘）操作，預(yù)約流程不超過3步，緊急會(huì)議可申請(qǐng)即時(shí)調(diào)度；五是權(quán)責(zé)對(duì)等原則，使用人需愛護(hù)設(shè)備，因操作不當(dāng)導(dǎo)致?lián)p壞的承擔(dān)維修責(zé)任，行政部未及時(shí)調(diào)度導(dǎo)致會(huì)議延誤的需說明原因并整改。第六條管理覆蓋范圍：一是會(huì)議室類型覆蓋，包括小型智能會(huì)議室（容納5-10人）、中型智能會(huì)議室（容納10-20人）、大型智能會(huì)議室（容納20人以上），不同類型會(huì)議室按配置設(shè)定不同預(yù)約權(quán)限和使用規(guī)范；二是預(yù)約時(shí)段覆蓋，工作日8:00-18:00為常規(guī)預(yù)約時(shí)段，18:00-22:00及周末為非工作日預(yù)約時(shí)段，非工作日預(yù)約需提前1個(gè)工作日申請(qǐng)；三是使用場景覆蓋，包括內(nèi)部安全生產(chǎn)會(huì)議、經(jīng)營分析會(huì)議、部門溝通會(huì)議、對(duì)外合作洽談會(huì)議、員工培訓(xùn)會(huì)議等所有使用智能會(huì)議室的場景；四是設(shè)備類型覆蓋，包括智能投屏系統(tǒng)、視頻會(huì)議終端、電子簽到設(shè)備、智能音響、會(huì)議錄音錄像設(shè)備、中央空調(diào)智能調(diào)控設(shè)備等所有會(huì)議室智能設(shè)備；五是數(shù)據(jù)范圍覆蓋，包括預(yù)約記錄（申請(qǐng)人、部門、時(shí)段、會(huì)議主題）、使用記錄（實(shí)際使用時(shí)長、設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)）、維修記錄（故障類型、維修時(shí)長、維修人員）等所有與智能會(huì)議室相關(guān)的數(shù)據(jù)。第三章各環(huán)節(jié)具體管理措施第七條預(yù)約規(guī)則管理：員工需通過公司統(tǒng)一的智能預(yù)約系統(tǒng)申請(qǐng)會(huì)議室，預(yù)約時(shí)需填寫會(huì)議主題、參與人數(shù)、使用時(shí)段、所需設(shè)備（如視頻會(huì)議、投屏），系統(tǒng)自動(dòng)匹配可用會(huì)議室；常規(guī)會(huì)議需提前2小時(shí)預(yù)約，緊急會(huì)議（如燃?xì)鈶?yīng)急處置會(huì)商）可通過行政部人工調(diào)度，即時(shí)占用空閑會(huì)議室；同一會(huì)議室同一時(shí)段出現(xiàn)多人預(yù)約時(shí)，按“先申請(qǐng)先得”原則調(diào)度，如涉及公司重大會(huì)議（股東會(huì)、安全生產(chǎn)專題會(huì)），行政部可優(yōu)先調(diào)度，需提前告知原預(yù)約人并協(xié)調(diào)其他會(huì)議室；員工單次預(yù)約時(shí)長不超過4小時(shí)，如需延長需提前1小時(shí)在系統(tǒng)申請(qǐng)，單日累計(jì)預(yù)約不超過8小時(shí)。第八條調(diào)度管理：行政部設(shè)專人負(fù)責(zé)智能會(huì)議室調(diào)度，每日9:00、14:00兩次核查預(yù)約沖突，即時(shí)協(xié)調(diào)解決；預(yù)約后如需取消，需提前1小時(shí)在系統(tǒng)操作，未取消且未使用的，計(jì)入違規(guī)記錄，累計(jì)3次違規(guī)暫停預(yù)約權(quán)限3天；會(huì)議室使用過程中出現(xiàn)設(shè)備故障，使用人可通過預(yù)約系統(tǒng)一鍵報(bào)修，IT部需在30分鐘內(nèi)響應(yīng)，輕微故障1小時(shí)內(nèi)修復(fù)，重大故障（如視頻會(huì)議系統(tǒng)癱瘓）需即時(shí)調(diào)配備用會(huì)議室；行政部每月匯總調(diào)度情況，梳理高頻沖突時(shí)段和區(qū)域，優(yōu)化會(huì)議室資源分配。第九條現(xiàn)場使用管理：使用人需在預(yù)約時(shí)段前10分鐘到場，通過工牌/人臉識(shí)別開啟會(huì)議室，系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)試設(shè)備；會(huì)議期間禁止接入外網(wǎng)無關(guān)設(shè)備，禁止傳播涉密信息，如需使用外部視頻會(huì)議（如騰訊會(huì)議、Zoom），需經(jīng)IT部核查網(wǎng)絡(luò)安全；會(huì)議結(jié)束后，使用人需關(guān)閉所有設(shè)備電源，清理會(huì)場垃圾，將桌椅歸位，行政部管理員在會(huì)議結(jié)束后15分鐘內(nèi)核查會(huì)場狀態(tài)，未按要求清理的計(jì)入使用人違規(guī)記錄；禁止在智能會(huì)議室開展與工作無關(guān)的活動(dòng)（如聚餐、娛樂），行政部不定期巡查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)立即制止并通報(bào)。第十條設(shè)備運(yùn)維管理：IT部建立智能設(shè)備日常巡檢機(jī)制，每日班前、班后各核查一次設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，重點(diǎn)檢查視頻會(huì)議終端、投屏系統(tǒng)的連通性；每月對(duì)所有設(shè)備進(jìn)行一次全面維護(hù)，包括系統(tǒng)升級(jí)、清潔保養(yǎng)、性能檢測；設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人需暫停使用并報(bào)修，IT部維修完成后需在系統(tǒng)記錄故障原因和解決方案，形成維修臺(tái)賬；對(duì)老化無法維修的設(shè)備，行政部會(huì)同IT部評(píng)估后申請(qǐng)更換，更換周期不超過7個(gè)工作日，避免影響會(huì)議使用。第十一條數(shù)據(jù)安全管理：智能會(huì)議室的錄音錄像功能需經(jīng)會(huì)議組織者申請(qǐng)、部門負(fù)責(zé)人審批后方可開啟，開啟后的數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)在公司內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器，僅授權(quán)人員可查閱；預(yù)約系統(tǒng)中的會(huì)議主題、參與人員等信息僅行政部和IT部授權(quán)人員可查看，嚴(yán)禁泄露給無關(guān)人員；每季度IT部開展一次數(shù)據(jù)安全檢測，排查數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)現(xiàn)漏洞即時(shí)修復(fù)；員工離職后，系統(tǒng)自動(dòng)注銷其預(yù)約權(quán)限，刪除相關(guān)預(yù)約記錄（需留存的除外）。第十二條異常處置管理：預(yù)約系統(tǒng)故障時(shí)，行政部啟用人工登記預(yù)約，臨時(shí)使用紙質(zhì)臺(tái)賬記錄，系統(tǒng)恢復(fù)后2小時(shí)內(nèi)補(bǔ)錄數(shù)據(jù)；會(huì)議室突發(fā)停電、斷網(wǎng)等情況，IT部需在15分鐘內(nèi)排查原因，無法即時(shí)恢復(fù)的，行政部協(xié)調(diào)備用會(huì)議室，同時(shí)向使用人說明情況；外部人員參與會(huì)議需在前臺(tái)登記身份信息，使用會(huì)議室時(shí)需有公司員工全程陪同，禁止外部人員單獨(dú)操作智能設(shè)備。第四章監(jiān)督與改進(jìn)管理第十三條日常監(jiān)督管控：行政部每周統(tǒng)計(jì)智能會(huì)議室使用率、違規(guī)使用次數(shù)、設(shè)備故障率，形成《會(huì)議室管理周報(bào)》；每月抽查10%的預(yù)約記錄和使用記錄，核查是否存在虛假預(yù)約、違規(guī)使用情況；對(duì)使用率低的會(huì)議室，調(diào)整其預(yù)約優(yōu)先級(jí)或優(yōu)化設(shè)備配置，提升資源利用率。第十四條培訓(xùn)與能力提升：公司每季度組織一次智能會(huì)議室設(shè)備操作培訓(xùn)，內(nèi)容包括預(yù)約系統(tǒng)使用、投屏/視頻會(huì)議操作、故障報(bào)修流程等，新入職員工需完成培訓(xùn)后方可申請(qǐng)預(yù)約；IT部編制《智能會(huì)議室設(shè)備操作手冊(cè)》，放置在各會(huì)議室顯眼位置，方便使用人查閱；定期收集員工對(duì)預(yù)約調(diào)度的意見建議，優(yōu)化系統(tǒng)功能和管理規(guī)則。第十五條責(zé)任追究管理：員工虛假預(yù)約、違規(guī)使用會(huì)議室（如超時(shí)段占用、開展無關(guān)活動(dòng)）的，首次予以提醒，累計(jì)2次通報(bào)批評(píng)，累計(jì)3次暫停預(yù)約權(quán)限1周；因操作不當(dāng)導(dǎo)致智能設(shè)備損壞的，按維修成本承擔(dān)賠償責(zé)任；IT部未及時(shí)響應(yīng)設(shè)備故障報(bào)修導(dǎo)致會(huì)議延誤的，追究維修人員及負(fù)責(zé)人責(zé)任；行政部未按規(guī)則調(diào)度會(huì)議室引發(fā)投訴的，責(zé)令整改并納入績效考核；泄露會(huì)議數(shù)據(jù)或設(shè)備使用信息的，按公司信息安全規(guī)定追究責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的移交相關(guān)部門處理。第五章附則