影視協(xié)會(huì)合同簽訂管理實(shí)施辦法第一章總則第一條制定目的為規(guī)范XX影視協(xié)會(huì)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“協(xié)會(huì)”）合同簽訂與管理行為，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)協(xié)會(huì)合法權(quán)益，提升工作規(guī)范化水平，助力影視行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《社會(huì)團(tuán)體登記管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，結(jié)合協(xié)會(huì)實(shí)際，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于協(xié)會(huì)與自然人、法人或非法人組織之間簽訂的各類(lèi)合同（協(xié)議），包括但不限于：1.影視項(xiàng)目合作協(xié)議（含聯(lián)合制片、劇本開(kāi)發(fā)、拍攝制作等）；2.服務(wù)采購(gòu)合同（含設(shè)備租賃、場(chǎng)地使用、技術(shù)服務(wù)等）；3.活動(dòng)承辦協(xié)議（含電影節(jié)、研討會(huì)、培訓(xùn)課程等）；4.知識(shí)產(chǎn)權(quán)授權(quán)或轉(zhuǎn)讓合同（含劇本版權(quán)、影視素材使用等）；5.捐贈(zèng)或贊助協(xié)議；6.其他涉及協(xié)會(huì)權(quán)利義務(wù)的書(shū)面約定。第三條管理原則1.合法合規(guī)：合同內(nèi)容須符合國(guó)家法律法規(guī)及協(xié)會(huì)章程規(guī)定；2.權(quán)責(zé)對(duì)等：明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免顯失公平條款；3.風(fēng)險(xiǎn)可控：強(qiáng)化事前審核與全程監(jiān)管，防范法律、財(cái)務(wù)及信譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)；4.全程留痕：合同簽訂、履行、變更等環(huán)節(jié)均需記錄可查。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條管理機(jī)構(gòu)設(shè)置協(xié)會(huì)合同管理實(shí)行“業(yè)務(wù)部門(mén)主責(zé)、多部門(mén)協(xié)同、分級(jí)審批”的管理機(jī)制，由行政部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，法務(wù)部、財(cái)務(wù)部及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)分工負(fù)責(zé)。第五條各部門(mén)職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門(mén)（如項(xiàng)目策劃部、會(huì)員服務(wù)部等）：-負(fù)責(zé)合同前期調(diào)研與需求論證，提交立項(xiàng)申請(qǐng)；-起草或組織起草合同文本，確保內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致；-跟蹤合同履行情況，處理履行中的問(wèn)題；-配合完成合同歸檔及后評(píng)估工作。2.法務(wù)部：-制定協(xié)會(huì)合同示范文本，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門(mén)規(guī)范起草；-對(duì)合同合法性、條款完備性、風(fēng)險(xiǎn)防控措施進(jìn)行審核；-參與合同糾紛處理，提供法律支持。3.財(cái)務(wù)部：-審核合同涉及的資金預(yù)算、支付方式、稅費(fèi)承擔(dān)等條款；-監(jiān)督合同款項(xiàng)收支，確保符合財(cái)務(wù)管理制度；-對(duì)合同履行中的資金風(fēng)險(xiǎn)提出預(yù)警。4.行政部：-統(tǒng)一管理合同專(zhuān)用章，規(guī)范用印流程；-歸檔保存合同原件及相關(guān)材料；-定期匯總合同簽訂及履行情況，向理事會(huì)報(bào)告。5.分管領(lǐng)導(dǎo)：-審核分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的必要性、可行性；-對(duì)重大合同提出決策建議，提交理事會(huì)審議。第三章合同簽訂流程第六條立項(xiàng)與前期準(zhǔn)備1.業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)展合同簽訂前，須進(jìn)行必要性論證，形成《合同立項(xiàng)報(bào)告》，內(nèi)容包括：合作背景、對(duì)方主體信息（含資質(zhì)、信譽(yù)調(diào)查）、合同主要內(nèi)容、預(yù)算金額及資金來(lái)源、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。2.立項(xiàng)報(bào)告需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重大資金支出（單次金額50萬(wàn)元及以上）或重大權(quán)益處置的，須提交理事會(huì)審議通過(guò)。第七條合同起草1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)優(yōu)先使用協(xié)會(huì)法務(wù)部制定的合同示范文本；無(wú)示范文本的，可參考行業(yè)通用模板，結(jié)合實(shí)際需求起草。2.合同內(nèi)容應(yīng)涵蓋以下必備條款：-合同雙方名稱(chēng)、住所、法定代表人或授權(quán)代表信息；-合同標(biāo)的（含數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等）；-價(jià)款或報(bào)酬（含支付方式、時(shí)間、條件）；-履行期限、地點(diǎn)和方式；-知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬及使用限制；-違約責(zé)任（含違約金計(jì)算方式或賠償范圍）；-爭(zhēng)議解決方式（優(yōu)先約定協(xié)商或調(diào)解，協(xié)商不成可約定仲裁或訴訟）；-生效條件（如簽字、蓋章、履行特定手續(xù)等）；-其他根據(jù)業(yè)務(wù)需要約定的條款（如保密義務(wù)、不可抗力等）。3.涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)授權(quán)或轉(zhuǎn)讓的合同，須明確授權(quán)范圍（如地域、期限、權(quán)利類(lèi)型）、轉(zhuǎn)讓費(fèi)支付方式及后續(xù)收益分配規(guī)則；涉及影視項(xiàng)目合作的，須約定成片權(quán)屬、署名權(quán)、收益分成等核心條款。第八條合同審核1.業(yè)務(wù)部門(mén)完成合同起草后，須填寫(xiě)《合同審核表》，附合同草案、立項(xiàng)報(bào)告、對(duì)方主體資格證明（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)等）及其他必要材料，依次提交以下部門(mén)審核：-法務(wù)部：重點(diǎn)審核合同合法性（主體適格性、內(nèi)容合規(guī)性）、條款完備性（是否遺漏必備條款）、風(fēng)險(xiǎn)防控（如違約責(zé)任是否對(duì)等、爭(zhēng)議解決條款是否明確），出具書(shū)面審核意見(jiàn)；-財(cái)務(wù)部：重點(diǎn)審核資金預(yù)算合理性、支付方式合規(guī)性（是否符合協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)制度）、稅費(fèi)承擔(dān)條款（如增值稅發(fā)票開(kāi)具要求），出具書(shū)面審核意見(jiàn)；-其他相關(guān)部門(mén)：涉及設(shè)備采購(gòu)、場(chǎng)地使用等專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)的，需由技術(shù)部或后勤保障部審核技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、安全條款等。2.審核部門(mén)應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)（重大復(fù)雜合同可延長(zhǎng)至5個(gè)工作日）；審核不通過(guò)的，業(yè)務(wù)部門(mén)須修改后重新提交。3.經(jīng)部門(mén)審核通過(guò)的合同，由業(yè)務(wù)部門(mén)提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同（定義見(jiàn)附則）須提交理事會(huì)審議，形成會(huì)議紀(jì)要作為合同附件。第九條合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)與對(duì)方協(xié)商確認(rèn)最終文本，確保雙方無(wú)異議。2.合同簽署須由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋公章或合同專(zhuān)用章；授權(quán)代表簽署的，須提供加蓋公章的《授權(quán)委托書(shū)》，明確授權(quán)范圍及期限。3.協(xié)會(huì)合同專(zhuān)用章由行政部專(zhuān)人保管，用印前須核對(duì)《合同審核表》及審批文件，確認(rèn)無(wú)誤后方可蓋章；禁止在空白合同上蓋章。4.合同簽署后，業(yè)務(wù)部門(mén)須留存合同原件至少2份（協(xié)會(huì)與對(duì)方各執(zhí)1份），并在3個(gè)工作日內(nèi)將原件及《合同審核表》《立項(xiàng)報(bào)告》等材料移交行政部歸檔。第四章合同履行與變更第十條履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)為合同履行第一責(zé)任部門(mén)，須指定專(zhuān)人（合同執(zhí)行人）負(fù)責(zé)跟蹤，定期（每月）填寫(xiě)《合同履行情況記錄表》，記錄履行進(jìn)度、資金支付、對(duì)方履約情況等；重大合同需每半月匯報(bào)一次。2.合同執(zhí)行人發(fā)現(xiàn)對(duì)方未按約履行（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等），應(yīng)立即向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并在3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送書(shū)面催告函；對(duì)方累計(jì)2次催告仍未整改的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)啟動(dòng)糾紛處理程序（見(jiàn)第十四條）。第十一條變更與解除1.合同履行過(guò)程中需變更或解除的，業(yè)務(wù)部門(mén)須與對(duì)方協(xié)商一致，形成書(shū)面變更協(xié)議或解除協(xié)議；變更內(nèi)容涉及資金調(diào)整、權(quán)利義務(wù)重大變化的，需重新履行審核審批程序（同第三章流程）。2.因不可抗力或?qū)Ψ礁具`約導(dǎo)致合同無(wú)法履行的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集證據(jù)（如氣象證明、對(duì)方違約記錄等），經(jīng)法務(wù)部確認(rèn)后，可單方解除合同，并書(shū)面通知對(duì)方。第十二條資金支付與結(jié)算1.財(cái)務(wù)部須嚴(yán)格按照合同約定的支付條件、時(shí)間及金額執(zhí)行付款；對(duì)方未履行在先義務(wù)（如未提供合格服務(wù)、未開(kāi)具發(fā)票）的，可暫停支付并通知業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)調(diào)。2.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在10個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，形成《合同履行驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（需對(duì)方簽字確認(rèn)）；驗(yàn)收合格的，財(cái)務(wù)部辦理最終結(jié)算；驗(yàn)收不合格的，按合同約定追究對(duì)方責(zé)任。第五章合同歸檔與后評(píng)估第十三條歸檔管理1.行政部須在合同簽署后5個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，建立合同管理臺(tái)賬，記錄合同編號(hào)、名稱(chēng)、對(duì)方主體、金額、履行期限、歸檔時(shí)間等信息。2.合同檔案包括：合同原件、《合同審核表》《立項(xiàng)報(bào)告》《授權(quán)委托書(shū)》《履行情況記錄表》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》等相關(guān)材料，以紙質(zhì)版和電子版（PDF格式）雙軌保存，保存期限不少于10年（涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合同延長(zhǎng)至20年）。3.合同檔案查閱需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)單》，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批；外部單位查閱需持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十四條后評(píng)估機(jī)制1.每年12月，行政部會(huì)同法務(wù)部、財(cái)務(wù)部對(duì)當(dāng)年合同簽訂及履行情況進(jìn)行后評(píng)估，形成《年度合同管理評(píng)估報(bào)告》，重點(diǎn)分析：-合同履約率、糾紛發(fā)生率及處理結(jié)果；-審核環(huán)節(jié)的效率與質(zhì)量（如平均審核時(shí)長(zhǎng)、常見(jiàn)修改問(wèn)題）；-示范文本適用性及優(yōu)化建議；-風(fēng)險(xiǎn)防控薄弱環(huán)節(jié)及改進(jìn)措施。2.評(píng)估報(bào)告提交理事會(huì)審議，作為下一年度合同管理優(yōu)化的依據(jù)。第六章監(jiān)督與責(zé)任追究第十五條監(jiān)督檢查1.協(xié)會(huì)監(jiān)事會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督，每年至少開(kāi)展1次專(zhuān)項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查：-合同立項(xiàng)、審核、簽訂程序是否合規(guī)；-合同履行是否存在重大偏差或失職行為；-檔案管理是否規(guī)范（如是否存在遺失、篡改）。2.檢查結(jié)果向理事會(huì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改要求，限期落實(shí)。第十六條責(zé)任追究1.有下列行為之一的，視情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任部門(mén)及個(gè)人給予批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)或經(jīng)濟(jì)處罰（扣除績(jī)效獎(jiǎng)金）；造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)令賠償；涉嫌違法犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)處理：-未履行立項(xiàng)審批程序擅自簽訂合同；-故意隱瞞重要信息或提供虛假材料導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)；-未按規(guī)定審核或超越權(quán)限審批合同；-因疏忽大意未跟蹤履行情況，導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大；-泄露合同涉及的商業(yè)秘密或協(xié)會(huì)機(jī)密；-其他違反本辦法的行為。2.審核部門(mén)未履行審核職責(zé)，導(dǎo)致合同出現(xiàn)重大法律或財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的，追究審核人員責(zé)任。第七章附則第十七條術(shù)語(yǔ)定義本辦法所稱(chēng)“重大合同”，指符合以下任一情形的合同：1.涉及資金金額