企業(yè)文檔歸檔及資料管理辦法模板一、總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)各類文檔的歸檔、保管、利用及銷毀工作，保證文檔的完整性、安全性、可追溯性，提高管理效率，防范信息泄露風(fēng)險，特制定本辦法。1.2依據(jù)根據(jù)《_________檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司內(nèi)部管理要求，結(jié)合實際情況制定。1.3適用范圍本辦法適用于公司各部門（含子公司、分支機(jī)構(gòu)，下同）在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各類紙質(zhì)、電子文檔的管理，包括但不限于合同、制度、報告、會議紀(jì)要、項目資料、財務(wù)憑證等。二、職責(zé)分工2.1檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善文檔歸檔管理制度及流程；指導(dǎo)各部門開展文檔分類、整理、歸檔工作；負(fù)責(zé)文檔的接收、保管、借閱、鑒定及銷毀組織工作；建立文檔管理臺賬，定期開展文檔保管狀況檢查。2.2各業(yè)務(wù)部門指定專人（部門文檔管理員*）負(fù)責(zé)本部門文檔的日常收集、整理、預(yù)歸檔工作；保證文檔內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，符合歸檔要求；按規(guī)定時間向檔案管理部門移交歸檔文檔。2.3相關(guān)崗位人員文件形成人：對文件內(nèi)容的真實性、規(guī)范性負(fù)責(zé)；部門負(fù)責(zé)人：對本部門歸檔文檔的完整性、及時性審核負(fù)責(zé)；檔案管理員*：對文檔的接收、保管、借閱等環(huán)節(jié)的合規(guī)性負(fù)責(zé)。三、文檔歸檔范圍與分類3.1歸檔范圍凡反映公司經(jīng)營管理活動、具有查考利用價值的各種形式文件材料，均需歸檔，主要包括：（1）管理類：公司章程、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、請示報告、人事任免、獎懲材料等；（2）業(yè)務(wù)類：合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶資料、項目方案、驗收報告、銷售數(shù)據(jù)等；（3）財務(wù)類：會計憑證、賬簿、報表、稅務(wù)資料、審計報告等；（4）科技類：研發(fā)報告、專利文件、技術(shù)圖紙、軟件文檔、設(shè)備資料等；（5）其他：具有保存價值的聲像材料（照片、音視頻）、電子數(shù)據(jù)、實物檔案等。3.2文檔分類與編號分類：按“年度—類別—部門—流水號”規(guī)則劃分，類別代碼為：管理類（GL）、業(yè)務(wù)類（YW）、財務(wù)類（CW）、科技類（KJ）、其他（QT）。編號：示例：2024-YW-銷售部-001（2024年度業(yè)務(wù)類銷售部第1號文件）。電子文檔：按電子檔案管理系統(tǒng)規(guī)則分類存儲，保證與紙質(zhì)文檔編號一致，便于檢索。四、文檔歸檔全流程操作指引4.1文件形成與初步整理（文件形成階段）文件形成：文件內(nèi)容需表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，格式統(tǒng)一（如合同需注明雙方信息、金額、履行期限等關(guān)鍵要素）；初步整理：文件形成人核對文件完整性，去除無關(guān)附件（如草稿、重復(fù)材料），對重要文件標(biāo)注“密級”（內(nèi)部、秘密、機(jī)密）。4.2部門預(yù)歸檔（每月/每季度末）部門文檔管理員*收集本階段需歸檔文件，按“3.2分類規(guī)則”初步排序、裝訂（紙質(zhì)文件需去除金屬夾，使用牛皮紙袋封裝）；填寫《文件歸檔登記表》（見模板一），核對文件數(shù)量、名稱、日期等信息，保證與實際一致；提交部門負(fù)責(zé)人*審核，簽字確認(rèn)后，于每月/每季度后5個工作日內(nèi)移交檔案管理部門。4.3檔案管理部門接收（接收階段）檔案管理員*核對《文件歸檔登記表》與實物文件，檢查文件是否完整、分類是否正確、編號是否規(guī)范；對符合要求的文件辦理簽收手續(xù)，在登記表上注明“接收日期”“接收人”；對不符合要求的，退回部門重新整理，并明確整改時限。4.4檔案整理與入庫（歸檔后10個工作日內(nèi)）紙質(zhì)檔案：編制檔案目錄，裝入檔案盒，標(biāo)注盒號（與編號一致），存入專用檔案柜；按年度、類別順序排列，做到整齊有序、便于查找。電子檔案：至公司電子檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限（如內(nèi)部文件僅本部門可見，秘密文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批），定期備份（每月1次，異地存儲）。4.5檔案保管與維護(hù)保管環(huán)境：紙質(zhì)檔案庫房需保持通風(fēng)、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)施；電子檔案服務(wù)器需定期維護(hù)，保證數(shù)據(jù)安全。定期檢查：檔案管理部門每半年對紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點，檢查是否有霉變、破損；每季度對電子檔案進(jìn)行備份有效性檢測，發(fā)覺問題及時修復(fù)。4.6檔案借閱與利用借閱申請：因工作需要借閱檔案的，填寫《文件借閱申請表》（見模板二），說明借閱用途、歸還期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批（涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）后，提交檔案管理部門。借閱流程：（1）紙質(zhì)檔案：檔案管理員核對審批手續(xù)，登記借閱信息，借閱人當(dāng)場檢查文件完整性，簽字領(lǐng)??；歸還時，檔案管理員核對文件是否完好，注銷借閱記錄。（2）電子檔案：經(jīng)審批后，由檔案管理員*在系統(tǒng)中開通臨時訪問權(quán)限，借閱人僅可在線查看或（需審批），禁止復(fù)制、傳播。歸還期限：一般檔案借閱期限不超過7天，涉密檔案不超過3天，確需延期的需重新申請。4.7檔案鑒定與銷毀鑒定：對保管期限屆滿的檔案（如保管期限為10年的合同、5年的會議紀(jì)要等），由檔案管理部門牽頭，會同業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門*組成鑒定小組，確認(rèn)是否具有繼續(xù)保存價值。銷毀：對無保存價值的檔案，填寫《文件銷毀審批表》（見模板三），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理員和監(jiān)銷人（2人以上）共同監(jiān)督銷毀；紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒方式，電子檔案進(jìn)行徹底刪除（不可恢復(fù)）。銷毀后，在登記表上注明銷毀日期、監(jiān)銷人，簽字存檔。五、配套管理表格模板模板一：文件歸檔登記表文件名稱文號/編號形成部門形成日期頁數(shù)密級保管期限歸檔人歸檔日期存放位置備注2024年度銷售工作總結(jié)2024-YW-銷售部-005銷售部2024-12-2512內(nèi)部10年張*2025-01-03A3-02-15含附件3份項目合同2024-YW-市場部-012市場部2024-11-0825秘密長期李*2025-01-05B1-01-08合同編號：HT20241108模板二：文件借閱申請表借閱部門借閱人聯(lián)系方式文件名稱及文號借閱用途借閱日期預(yù)計歸還日期研發(fā)部王*56782024-KJ-研發(fā)部-003（技術(shù)方案）新項目參考2025-03-102025-03-15部門負(fù)責(zé)人審批意見：檔案管理部門審批意見：同意借閱，請按期歸還。同意借閱，注意保管。簽字：趙*簽字：劉*日期：2025-03-10日期：2025-03-10借閱記錄：歸還日期：歸還人：檔案管理員簽字：2025-03-10王*領(lǐng)取2025-03-14王*劉*模板三：文件銷毀審批表文件名稱及文號形成部門保管期限鑒定意見銷毀理由數(shù)量（份/頁）銷毀方式銷毀日期監(jiān)銷人2022年度會議紀(jì)要（GL-行政部-001至020）行政部10年已過保管期，無查考價值節(jié)省存儲空間20份/200頁粉碎2025-03-20陳、楊審批部門負(fù)責(zé)人意見：檔案管理部門負(fù)責(zé)人意見：分管領(lǐng)導(dǎo)意見：同意銷毀。同意銷毀，按流程執(zhí)行。同意銷毀。簽字：孫*簽字：劉*簽字：周*日期：2025-03-18日期：2025-03-19日期：2025-03-20六、執(zhí)行關(guān)鍵要點與風(fēng)險提示6.1歸檔及時性年度總結(jié)、項目驗收等重要文檔需在事件結(jié)束后15個工作日內(nèi)完成歸檔；日常文檔按月/季度歸檔，不得拖延。6.2分類準(zhǔn)確性文檔分類需嚴(yán)格依據(jù)“3.2分類規(guī)則”，避免混類、錯號；跨部門協(xié)作形成的文檔，由主辦部門負(fù)責(zé)歸檔，協(xié)辦部門提供副本。6.3保密管理涉密文件（如商業(yè)合同、核心技術(shù)資料）需單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，嚴(yán)禁復(fù)印、拍照外傳；電子涉密文件需加密存儲，嚴(yán)禁通過郵箱等非加密渠道傳輸。6.4電子文檔備份電子檔案實行“本地備份+異地備份”雙機(jī)制，本地備份每周1次，異地備份每月1次，備份數(shù)據(jù)需定期驗證可恢復(fù)性。6.5定期檢查與培訓(xùn)檔案管理部門每年組織1次文檔管理培訓(xùn)，提升各部門歸檔規(guī)范性；每半年開展1次全公司文檔管理自查，重點檢查歸檔完整性、借閱合規(guī)性，發(fā)覺問題及時整改。6.6責(zé)任追究對未按