2026年體育用品公司公章證照分級審批管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司公章、證照的使用與審批管理，防范公章證照濫用、盜用風險，保障公司經(jīng)營活動合法合規(guī)開展，依據(jù)《印章治安管理辦法》《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國民法典》等相關法律法規(guī)，結(jié)合公司體育用品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售的經(jīng)營實際，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有公章（包括公司公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章、部門專用章等）及核心證照（包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、商標注冊證、專利證書、行業(yè)資質(zhì)證書等）的申領、使用、審批、保管、歸還全流程管理，覆蓋公司總部及各分支機構(gòu)。第三條公章證照管理遵循四大原則：一是分級審批原則，根據(jù)使用場景、涉及金額/事項重要程度劃分審批權限，不同層級事項由對應權限人員審批；二是全程留痕原則，所有使用、審批、交接行為均書面記錄，可追溯；三是安全保管原則，指定專人保管公章證照，落實防盜、防丟失措施；四是合規(guī)使用原則，嚴格按照法律法規(guī)及公司規(guī)定使用，嚴禁私蓋、濫蓋公章或出借證照。第四條各部門職責劃分：行政部門為核心責任部門，負責公章證照的統(tǒng)一保管、使用登記、審批流程對接、定期盤點；法務部門負責審核公章證照使用的合規(guī)性，尤其是合同用章、對外文件用章的法律風險；財務部門負責財務專用章、發(fā)票專用章的使用審核；管理層按分級權限負責公章證照使用的最終審批，其中公司公章重大事項使用需經(jīng)法定代表人或其授權人審批。第二章公章證照分類與管理責任第五條公章分類及管理：一類公章為公司公章、法定代表人章，由行政部門指定專人（保管人）存入帶鎖保險柜保管，鑰匙由保管人專人持有，保險柜密碼單獨封存?zhèn)浒?；二類公章為財務專用章、合同專用章，財務專用章由財務部門專人保管，合同專用章由行政部門專人保管，均需存入專用保管柜；三類公章為部門專用章（如研發(fā)部章、銷售部章），由對應部門指定專人保管，僅可用于部門內(nèi)部非對外業(yè)務。第六條證照分類及管理：核心證照（營業(yè)執(zhí)照正副本、生產(chǎn)許可證、核心商標注冊證）由行政部門專人保管，存入防潮、防火的證照柜，復印件需加蓋“僅供XX使用”字樣后才可對外提供；普通證照（如一般資質(zhì)證明、備案文件）由對應業(yè)務部門保管，行政部門留存復印件備案。第七條保管人責任：保管人需簽訂《公章證照保管責任書》，明確保管責任，離職或調(diào)崗時需完成公章證照交接，填寫交接清單，由行政部門負責人監(jiān)交，交接完成后方可辦理離職/調(diào)崗手續(xù)；保管人不得擅自將公章證照交予他人保管，不得私自攜帶公章證照外出，確需外出的需按審批流程辦理。第三章分級審批權限劃分第八條一類公章（公司公章、法定代表人章）審批權限：一是日常非重大事項（如普通函件、內(nèi)部管理制度公示），由部門負責人審核、行政部門負責人復核、分管副總審批；二是重大事項（如對外投資、大額合同、貸款擔保、訴訟相關文件），需經(jīng)部門負責人審核、法務部門合規(guī)審核、分管副總復核、法定代表人（或授權人）最終審批；三是對外出具證明類文件（如員工在職證明、資質(zhì)證明），由人力資源/對應業(yè)務部門審核、行政部門負責人審批。第九條二類公章（財務專用章、合同專用章）審批權限：一是財務專用章，僅用于財務結(jié)算、銀行對賬、發(fā)票開具等財務業(yè)務，單筆金額低于一定標準的由財務部門負責人審批，高于標準的需經(jīng)財務負責人及分管財務副總審批；二是合同專用章，用于對外簽訂各類合同，金額低于一定標準的由業(yè)務部門負責人審核、法務部門審核、行政部門負責人審批，高于標準的需經(jīng)分管副總及法定代表人（或授權人）審批。第十條三類公章（部門專用章）審批權限：僅可用于部門內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)、內(nèi)部溝通函件，使用前需經(jīng)部門負責人審批，不得用于對外簽訂合同、出具證明等業(yè)務，違規(guī)使用的追究部門負責人及使用人責任。第十一條證照使用審批權限：核心證照原件使用（如辦理行政許可、招投標），由業(yè)務部門提交申請，部門負責人審核、行政部門負責人審批；核心證照復印件對外提供，由業(yè)務部門申請，注明使用用途，部門負責人審批后，行政部門加蓋限定用途章方可提供；普通證照使用由對應業(yè)務部門負責人審批。第四章使用審批流程管理第十二條申請發(fā)起：使用公章證照前，使用人需填寫《公章證照使用申請表》，注明使用事由、使用公章/證照名稱、使用時間、使用范圍（如合同名稱、文件內(nèi)容），附上需蓋章/使用證照的文件草稿或復印件，提交至審批流程。第十三條逐級審批：申請表按對應權限提交審核，審核人需核對使用事由的真實性、文件內(nèi)容的合規(guī)性，對不符合要求的申請予以退回并說明理由；審批流程未完成的，保管人不得提供公章證照。第十四條使用登記：審批通過后，使用人持申請表到保管人處領取公章證照，保管人核對審批手續(xù)齊全后，填寫《公章證照使用登記薄》，記錄使用人、使用時間、使用事由、歸還時間等信息，由使用人簽字確認；公章蓋章時需由保管人現(xiàn)場監(jiān)督，嚴禁使用人自行蓋章，證照使用需現(xiàn)場查閱或復印，原件原則上不外借。第十五條外出使用管理：確需攜帶公章證照外出（如異地簽訂合同、現(xiàn)場辦理資質(zhì)），需在申請表中注明外出事由、目的地、隨行人員、返回時間，按最高權限審批后，由保管人或行政部門指定人員隨行，使用過程全程監(jiān)督，返回后立即歸還并登記。第五章保管與歸還管理第十六條日常盤點：行政部門每月對一類公章、核心證照進行一次盤點，每季度對所有公章證照全面盤點，填寫盤點清單，確認數(shù)量、狀態(tài)無誤后由盤點人、保管人、行政部門負責人簽字；發(fā)現(xiàn)公章證照缺失、損壞的，立即上報管理層，同時采取掛失、補辦等措施。第十七條歸還要求：使用人需在申請使用時限內(nèi)歸還公章證照，保管人核對公章證照無損壞、無違規(guī)使用痕跡后，在登記薄中注明歸還時間，由使用人簽字確認；逾期未歸還的，保管人需及時提醒，超過24小時未歸還的，上報行政部門負責人及使用人所在部門負責人。第十八條作廢與補辦：公章磨損、證照到期的，由保管人提出作廢/補辦申請，經(jīng)行政部門審核、管理層審批后，按規(guī)定到公安機關辦理公章刻制/作廢手續(xù)，到相關行政部門辦理證照補辦手續(xù)；作廢公章需按規(guī)定封存或銷毀，銷毀時需有2人以上監(jiān)督，留存銷毀記錄。第六章監(jiān)督管理與責任追究第十九條內(nèi)部監(jiān)督：管理層每半年開展一次公章證照管理專項檢查，重點核查審批流程合規(guī)性、使用登記完整性、保管安全性，對發(fā)現(xiàn)的問題限期整改；行政部門設立監(jiān)督舉報渠道，接受員工對違規(guī)使用公章證照行為的舉報。第二十條責任追究：對未經(jīng)審批擅自使用、私蓋公章證照的，給予責任人通報批評、績效扣減處理，造成公司損失的，追究賠償責任；對保管不善導致公章證照丟失、被盜的，追究保管人及部門負責人責任；對違規(guī)出借公章證照、偽造審批手續(xù)使用公章證照的，給予解除勞動合同處理，情節(jié)嚴重涉嫌違法的，移交司法機關處理。第七章附則第