1企業(yè)合同檔案管理規(guī)范本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了企業(yè)合同檔案管理的術(shù)語(yǔ)和定義、管理原則、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)、合同檔案的形成與收集、整理與歸檔、保管與保護(hù)、利用與借閱、鑒定與銷毀、信息化管理、監(jiān)督與考核等要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各類企業(yè)（包括國(guó)有企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)等）的合同檔案管理活動(dòng)，其他組織可參照?qǐng)?zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894-2016電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T22-2015歸檔文件整理規(guī)則DA/T50-2014數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)合同法》（注：現(xiàn)為《中華人民共和國(guó)民法典》合同編相關(guān)規(guī)定）《企業(yè)檔案管理規(guī)定》3術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1企業(yè)合同檔案企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，與自然人、法人及其他組織之間訂立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料（包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像材料等），是企業(yè)檔案的重要組成部分。3.2合同檔案管理對(duì)企業(yè)合同檔案從形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定到銷毀的全過(guò)程進(jìn)行的科學(xué)化、規(guī)范化管理活動(dòng)。3.3電子合同檔案以數(shù)字形式存在，依托計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備生成、傳輸、存儲(chǔ)和利用的合同檔案，包括電子合同正文、附2件、簽署憑證、流轉(zhuǎn)記錄等。3.4歸檔將辦理完畢且具有保存價(jià)值的合同文件材料，按照規(guī)定的要求和方法整理后，移交至檔案管理部門(mén)保存的過(guò)程。3.5保管期限合同檔案自形成之日起，按照其價(jià)值確定的保存時(shí)間，分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種。4管理原則4.1合法性原則合同檔案管理活動(dòng)應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章及標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，確保合同檔案的形成、管理和利用合法合規(guī)。4.2全程管理原則對(duì)合同檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全過(guò)程跟蹤管理，確保檔案的完整性和連續(xù)性。4.3安全保密原則建立健全安全保密管理制度，采取必要的安全防護(hù)措施，保障合同檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損毀、泄露。4.4實(shí)用高效原則結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的管理流程和方法，提高合同檔案管理效率，滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、決策、維權(quán)等工作對(duì)合同檔案的利用需求。4.5數(shù)字化優(yōu)先原則鼓勵(lì)企業(yè)采用數(shù)字化技術(shù)開(kāi)展合同檔案管理工作，推進(jìn)合同檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)合同檔案的在線存儲(chǔ)、檢索、利用和共享。5管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)5.1管理機(jī)構(gòu)設(shè)置企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身規(guī)模和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置專門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專人負(fù)責(zé)合同檔案管理工作。規(guī)模較3大的企業(yè)可設(shè)立檔案管理委員會(huì)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作。5.2檔案管理部門(mén)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定企業(yè)合同檔案管理規(guī)章制度和工作細(xì)則，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查；負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、保護(hù)、利用、鑒定、銷毀等全過(guò)程管理工作；指導(dǎo)和監(jiān)督企業(yè)各部門(mén)的合同文件材料形成、收集、整理和預(yù)歸檔工作；負(fù)責(zé)合同檔案的數(shù)字化加工、電子檔案的管理和維護(hù)工作，保障電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性；負(fù)責(zé)合同檔案的保密管理工作，制定保密措施，防止檔案信息泄露；開(kāi)展合同檔案管理宣傳和培訓(xùn)工作，提高企業(yè)員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平；負(fù)責(zé)與外部檔案管理部門(mén)、專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)等的溝通協(xié)調(diào)工作。5.3業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同文件材料的收集、整理和預(yù)歸檔工作，確保文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性；按照企業(yè)合同檔案管理規(guī)定，將預(yù)歸檔的合同檔案及時(shí)移交至檔案管理部門(mén)；配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展合同檔案的鑒定、利用等工作；遵守企業(yè)合同檔案管理規(guī)章制度和保密規(guī)定，不得擅自留存、銷毀或泄露合同檔案信息。5.4相關(guān)人員職責(zé)檔案管理人員：應(yīng)具備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，忠于職守，廉潔奉公，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度和保密規(guī)定，做好合同檔案管理的具體工作；業(yè)務(wù)部門(mén)檔案聯(lián)絡(luò)員：負(fù)責(zé)本部門(mén)合同文件材料的收集、整理和預(yù)歸檔的具體工作，協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展相關(guān)工作；企業(yè)員工：應(yīng)樹(shù)立檔案意識(shí)，自覺(jué)遵守企業(yè)合同檔案管理規(guī)定，妥善保管工作中形成和接觸的合同檔案，不得擅自處理或泄露。6合同檔案的形成與收集6.1形成要求合同文件材料的形成應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度的規(guī)定，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰、規(guī)范，載體合格；合同正文應(yīng)采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)格式或企業(yè)規(guī)范格式，條款明確、具體，語(yǔ)言嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范；電子合同的形成應(yīng)符合電子簽名法等相關(guān)規(guī)定，采用可靠的電子簽名技術(shù)，確保電子合同的真實(shí)性和有效性；合同文件材料的形成過(guò)程應(yīng)留有痕跡，包括合同談判記錄、審批流程、簽署憑證等相關(guān)材料。6.2收集范圍4合同檔案的收集范圍應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同立項(xiàng)相關(guān)材料：項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)審批文件等；合同談判相關(guān)材料：談判記錄、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件（包括紙質(zhì)函件、電子郵件、傳真等）；合同文本相關(guān)材料：合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等；合同審批相關(guān)材料：審批表、會(huì)簽單、審批意見(jiàn)等；合同簽署相關(guān)材料：簽署頁(yè)、授權(quán)委托書(shū)、法定代表人身份證明、經(jīng)辦人身份證明等；合同履行相關(guān)材料：履約通知書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、收款憑證、發(fā)票等；合同爭(zhēng)議解決相關(guān)材料：仲裁申請(qǐng)書(shū)、仲裁裁決書(shū)、起訴狀、判決書(shū)、調(diào)解書(shū)等；其他與合同相關(guān)的有保存價(jià)值的材料。6.3收集時(shí)間紙質(zhì)合同文件材料：在合同簽署完畢后3個(gè)工作日內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門(mén)檔案聯(lián)絡(luò)員收集；合同履行過(guò)程中形成的相關(guān)材料，應(yīng)在材料形成后5個(gè)工作日內(nèi)收集；電子合同文件材料：在電子合同簽署生效后即時(shí)收集，合同履行過(guò)程中形成的電子相關(guān)材料，應(yīng)在材料形成后2個(gè)工作日內(nèi)收集；合同終止或解除后，相關(guān)后續(xù)材料應(yīng)在材料形成后10個(gè)工作日內(nèi)收集完畢。6.4收集要求收集的合同文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確，無(wú)缺頁(yè)、漏項(xiàng)、涂改等情況；紙質(zhì)文件材料應(yīng)采用A4規(guī)格紙張，字跡清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書(shū)寫(xiě)工具書(shū)寫(xiě)；電子文件材料應(yīng)采用通用格式（如PDF、DOCX、JPG等），確保其可讀取性和兼容性；對(duì)收集到的合同文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步審核，審核合格后進(jìn)行登記備案。7合同檔案的整理與歸檔7.1整理原則合同檔案的整理應(yīng)遵循“分類科學(xué)、組卷合理、編號(hào)規(guī)范、目錄清晰”的原則，便于檔案的保管和利7.2分類方法企業(yè)可根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，采用以下一種或多種結(jié)合的分類方法：按業(yè)務(wù)類型分類：如采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、借款合同等；按合同標(biāo)的額分類：如重大合同（標(biāo)的額500萬(wàn)元及以上）、一般合同（標(biāo)的額100萬(wàn)元-500萬(wàn)元）、小額合同（標(biāo)的額100萬(wàn)元以下）；按合同相對(duì)方分類：如按客戶名稱、供應(yīng)商名稱等分類；按簽訂年度分類：按合同簽訂的自然年度分類。分類方法確定后，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，不得隨意變更。57.3組卷要求組卷應(yīng)遵循“一事一卷”或“一案一卷”的原則，將同一合同的所有相關(guān)文件材料組成一個(gè)案卷；案卷內(nèi)文件材料的排列順序：正文在前，附件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正本在前，副本在后；印件在前，定稿在后；有文字的頁(yè)面在前，圖表在后；案卷內(nèi)文件材料應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在文件材料正面右上角、背面左上角，空白頁(yè)不編頁(yè)號(hào)；案卷應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表，卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、文件題名、形成日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目；備考表應(yīng)包括案卷內(nèi)文件材料的完整性說(shuō)明、修改補(bǔ)充情況、立卷人、檢查人、立卷日期等項(xiàng)目。7.4編號(hào)規(guī)則合同檔案的編號(hào)應(yīng)具有唯一性和可追溯性，編號(hào)結(jié)構(gòu)可采用“年度-分類代碼-案卷順序號(hào)”的形式，示例如下：年度：采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2024；分類代碼：采用2-4位字母或數(shù)字表示，如采購(gòu)合同用“CG”，銷售合同用“XS”；案卷順序號(hào)：采用3-4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如001、0123。示例：2024-CG-008（表示2024年度采購(gòu)類第8卷合同檔案）。電子合同檔案的編號(hào)應(yīng)與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)合同檔案編號(hào)保持一致。7.5歸檔要求業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在合同終止或履行完畢后30個(gè)工作日內(nèi)，將整理完畢的合同檔案移交至檔案管理部門(mén)歸檔；特殊情況下，經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，可適當(dāng)延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不得超過(guò)60個(gè)工作日；移交歸檔時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案移交清單》，明確移交檔案的案卷數(shù)量、文件材料份數(shù)、載體類型等內(nèi)容，由移交部門(mén)和檔案管理部門(mén)雙方簽字確認(rèn)后存檔；檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的合同檔案進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的，辦理歸檔手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，退回移交部門(mén)重新整理后再移交；電子合同檔案歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)歸檔電子合同的元數(shù)據(jù)（如文件名稱、文件大小、形成時(shí)間、修改時(shí)間、電子簽名信息等），并采用脫機(jī)備份、異地備份等方式進(jìn)行備份；歸檔的合同檔案應(yīng)符合相關(guān)載體的保存要求，紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂整齊，電子檔案應(yīng)無(wú)病毒、無(wú)損壞。8合同檔案的保管與保護(hù)8.1保管設(shè)施檔案庫(kù)房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防光、防塵等“八防”措施；檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)備，如溫濕度控制系統(tǒng)（溫度控制在14℃-24℃,相對(duì)濕度控制在45%-60%）、防火設(shè)備（滅火器、火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)等）、防盜設(shè)備（防盜門(mén)、防盜窗、監(jiān)控系統(tǒng)等）、除濕設(shè)備、加濕設(shè)備、防蟲(chóng)藥劑、檔案柜（架）等；電子檔案保管應(yīng)配備專用的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備，具備防病毒、防黑客攻擊、數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)。68.2保管方法紙質(zhì)合同檔案應(yīng)存放在檔案柜（架）中，排列整齊，避免擠壓、折疊；不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于管理和查找；檔案柜（架）應(yīng)遠(yuǎn)離窗戶、墻壁、水源等，防止檔案受潮、受損；定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如對(duì)受潮的檔案進(jìn)行干燥處理，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)；電子合同檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)采用光盤(pán)、硬盤(pán)等可靠載體，備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢驗(yàn)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性；檔案庫(kù)房應(yīng)建立出入庫(kù)登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房；檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房應(yīng)履行登記手續(xù)。8.3保護(hù)措施加強(qiáng)檔案庫(kù)房的日常管理，定期打掃衛(wèi)生，保持庫(kù)房清潔；嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，定期監(jiān)測(cè)并記錄溫濕度數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)調(diào)整；定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行防蟲(chóng)、防鼠處理，投放防蟲(chóng)藥劑應(yīng)符合安全規(guī)定，避免對(duì)檔案和人體造成損害；防止檔案受到陽(yáng)光直射和紫外線照射，檔案庫(kù)房窗戶應(yīng)安裝遮光窗簾；對(duì)重要的合同檔案，可采用縮微、數(shù)字化等方式進(jìn)行永久保存；檔案管理人員在操作檔案時(shí)，應(yīng)佩戴手套，避免手上的汗液、污漬等對(duì)檔案造成損害。9合同檔案的利用與借閱9.1利用范圍企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要，可申請(qǐng)利用合同檔案；外部單位或個(gè)人因辦案、審計(jì)、查詢等合法理由，需利用企業(yè)合同檔案的，應(yīng)提供有效身份證明和相關(guān)證明文件，經(jīng)企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可利用。9.2利用方式合同檔案的利用方式包括查閱、復(fù)制、摘錄、借閱等，具體方式根據(jù)利用需求和檔案情況確定：查閱：在檔案庫(kù)房或指定的查閱場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自帶出查閱場(chǎng)所；復(fù)制：經(jīng)批準(zhǔn)后，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，與原件具有同等效力；摘錄：經(jīng)批準(zhǔn)后，可對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行摘錄，摘錄內(nèi)容應(yīng)注明檔案的編號(hào)、形成日期等信息；借閱：因工作需要確需將檔案借出檔案庫(kù)房的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)15個(gè)工作日，確需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過(guò)10個(gè)工作日。9.3利用程序內(nèi)部員工申請(qǐng)利用合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、利用方式、利用期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，報(bào)檔案管理部門(mén)審核辦理；外部單位或個(gè)人申請(qǐng)利用合同檔案的，應(yīng)提交《合同檔案利用申請(qǐng)表》、有效身份證明和相關(guān)證明文件，7經(jīng)企業(yè)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理；檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為利用者提供相應(yīng)的利用服務(wù)；審核不通過(guò)的，應(yīng)向利用者說(shuō)明理由。9.4利用要求利用者在利用合同檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改、勾畫(huà)、抽取檔案文件材料；不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息，不得利用檔案信息從事違法違規(guī)活動(dòng)；借閱的檔案應(yīng)妥善保管，按期歸還，歸還時(shí)檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況的，應(yīng)及時(shí)處理；利用涉密合同檔案的，應(yīng)遵守企業(yè)保密規(guī)定，不得泄露涉密信息。10合同檔案的鑒定與銷毀10.1鑒定組織企業(yè)應(yīng)成立合同檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)合同檔案的鑒定工作。鑒定小組由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成，必要時(shí)可邀請(qǐng)外部檔案專家參加。10.2鑒定周期合同檔案的鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，一般每5年進(jìn)行一次。對(duì)于保管期限屆滿的合同檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定；對(duì)于特殊類型的合同檔案，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)縮短或延長(zhǎng)鑒定周期。10.3鑒定內(nèi)容鑒定小組應(yīng)按照本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的保管期限和企業(yè)合同檔案管理規(guī)章制度，對(duì)合同檔案的保存價(jià)值進(jìn)行綜合鑒定，確定檔案是否繼續(xù)保存、延長(zhǎng)保管期限或予以銷毀。10.4銷毀程序經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的合同檔案，由檔案管理部門(mén)填寫(xiě)《合同檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的編號(hào)、題名、形成日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容；《合同檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)報(bào)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀；對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密等重要信息的合同檔案，銷毀前應(yīng)報(bào)上級(jí)主管部門(mén)或相