大學(xué)公文處理工作辦法

第一章總則

第一條為進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)校公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)

范化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，根據(jù)有關(guān)精神，結(jié)合

學(xué)校實(shí)際情況，特制定本辦法。

第二條學(xué)校的公文，是學(xué)校各級單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、

處理公務(wù)過程中所形成的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)

貫徹黨和國家的方針政策，公布規(guī)章制度，指導(dǎo)、布置和商洽工作,

請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。。

第三條公文處理指公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)

聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、

安全保密的原則。

第五條學(xué)校黨委辦公室、校長辦公室主管學(xué)校黨政的公文處

理工作，并對學(xué)院（中心）和職能部門的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指

導(dǎo)和督促檢查。校內(nèi)各單位應(yīng)高度重視公文處理工作，切實(shí)加強(qiáng)組

織領(lǐng)導(dǎo)，不斷提升本單位公文處理工作科學(xué)化水平。

第二章公文種類

第六條學(xué)校公文常用種類有：

（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項(xiàng)。

（二）決定。適用于對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，獎懲有

關(guān)單位及人員，變更或撤消下屬單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（三）公告。適用于向校內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。

（四）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng),

如校告等。

（五）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（六）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下屬單位辦理和需要和相

關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

（七）通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告

知重要情況。

（八）報告。適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，回復(fù)上

級機(jī)關(guān)的詢問。

（九）請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

（十）批復(fù)。適用于答復(fù)校內(nèi)各單位的請示事項(xiàng)。

（十一）函。適用于不相隸屬單位之間相互相商洽工作，詢叵

和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)有關(guān)事項(xiàng)。

（十二）紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項(xiàng)。

第三章公文格式

第七條公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文

單位標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、

發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單

位和印發(fā)日期、頁碼等組成。

第八條公文格式一般要求如下：

（一）份號Q公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。

一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密

公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期

限。一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。

（三）緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度,

緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”

“特急”"加急'’"平急”。一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上

角。

（四）發(fā)文單位標(biāo)志。由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文

件”二字組成，也可以使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行

文時，發(fā)文單位標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱，也可以單獨(dú)用主

辦單位名稱。

（五）發(fā)文字號。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組成。

聯(lián)合行文時，使用主辦單位的發(fā)文字號。年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括

號）”括入，發(fā)文順序號不加“第”字，在阿拉伯?dāng)?shù)字后加

“號”字。

（六）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名?！昂灠l(fā)人”用3

號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。居右空一字，編排在發(fā)文

機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置。

（七）標(biāo)題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。一般用2號

小標(biāo)宋體字。

（A）主送單位。公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、

規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。一般用3號

仿宋體字。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次用“一”、“（一）”、“L”、"（1）”

標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用

仿宋體字標(biāo)注。

（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。如有多個附件，

使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如"附件:1.XXXXXX”）；附件名

稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名

稱的首字對齊。

（十一）發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。

（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日

期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。用阿拉伯?dāng)?shù)

字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位。

（十三）印章。公文中有發(fā)文單位署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位

印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文單位標(biāo)志的普發(fā)性公文和電

報可以不加蓋印章。

（十四）附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。居左空

二字加圓括號編排在成文日期下一行。

（十五）附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料?！案郊?/p>

二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附

件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件

說明的表述一致。

（十六）抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容

的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。

一般用4號仿宋體字。

（十七）印發(fā)單位和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。

一般用4號仿宋體字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，月、日不

編虛位。

（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。一般用4號半角宋體阿拉伯

數(shù)字，數(shù)字左右各放一條一字線，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左

空一字，公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

第九條公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第十條公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標(biāo)點(diǎn)

符號等，按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。

第十一條公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，特殊形式的公文

用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定。

第四章行文規(guī)則

第十二條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對性和可操

作性。

第十三條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得

越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的單位。

第十四條向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

（一）原則上主送一個上級機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級

機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)，不抄送校內(nèi)單位。

（二）請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶

請示事項(xiàng)。

（三）除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本單位名義

向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報送公文，不得以本單位負(fù)責(zé)人名義向上級機(jī)關(guān)

報送公文。

（四）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的事項(xiàng)向上級機(jī)關(guān)行文，必要時抄送另一個

上級機(jī)關(guān)。

（五）向上級機(jī)關(guān)報送公文一律不得自行加急。

第十五條學(xué)校所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除黨委辦公室和校長辦公室外，

不得對外正式行文。部門（單位）不得印制和使用本單位名稱的發(fā)

文機(jī)關(guān)標(biāo)志，編制發(fā)文字號。

第十六條各職能部門履行其職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)可以向校內(nèi)各

單位行文或聯(lián)合行文，聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。

第五章公文擬制

第十七條公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第十八條公文起草應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)

發(fā)文單位意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

（二）一切從實(shí)際出發(fā)，分析問題實(shí)事求是，所提政策措施和

辦法切實(shí)可行。

（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確,

文字精煉。

（四）文種正確，格式規(guī)范。

（五）深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。

（六）公文涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位必須征

求相關(guān)部門意見，力求達(dá)成一致。

（七）各單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。

第十九條公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文起草單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行

初審，由黨委辦公室或校長辦公室負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。初審和審核的

重點(diǎn)是：

（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。

（二）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否

完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政

策措施和辦法是否切實(shí)可行。

（三）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)

字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點(diǎn)符

號等用法是否規(guī)范。

（四）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

第二十條經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并

說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草

單位修改后重新報送。

第二十一條公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。重要公文和上行

文由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和

完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署單位

的負(fù)責(zé)人會簽。

第六章公文辦理

第二十二條公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十三條收文辦理主要程序是：

（一）簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對無誤后簽字，

并注明簽收時間。

（二）制作傳閱單。根據(jù)公文的主要信息制作文件傳閱單。

（三）初審并分送校領(lǐng)導(dǎo)批閱。黨辦、校辦負(fù)責(zé)人對收到的公

文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本單位辦理，是否涉

及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。根據(jù)公文內(nèi)容報送相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)批閱。

（四）承辦u閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要

確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報校領(lǐng)導(dǎo)批示或者

轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。

緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理,

有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。

（五）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象

閱知或者批示，掃描電子版并在辦公信息網(wǎng)上轉(zhuǎn)發(fā)相應(yīng)部門（傳閱

前應(yīng)進(jìn)行保密審查，涉密公文不得通過辦公信息網(wǎng)傳閱）。辦理公文

傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部

門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。

（七）收集辦結(jié)反饋單。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單

位，并將辦理結(jié)果填寫在XX大學(xué)公文傳閱單上，存檔。

第二十四條發(fā)文辦理主要程序是：

（一）復(fù)核。已經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審

批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)

報原簽批人復(fù)審。

（二）登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍

和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。

（三）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在

符合保密要求的場所印制。

（四）核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷

質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。

第二十五條校內(nèi)辦公信息系統(tǒng)發(fā)布或以電子郵件形式發(fā)送的

公文，應(yīng)當(dāng)履行公文處理相關(guān)程序，并同印發(fā)的紙制公文具有同等

效力。

第二十六條涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、機(jī)

要文件交換站或者學(xué)校機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報或者

符合國家保密規(guī)定的計算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。

第二十七條需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案

法律法規(guī)以及學(xué)校檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個

以上單位聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位歸檔，相關(guān)單位保存復(fù)

制件。

第七章公文管理

第二十八條各職能部門、學(xué)院（中心）應(yīng)當(dāng)建立健全本單位

公文管理制度，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

第二十九條公文管理由各單位辦公室文秘人員負(fù)責(zé)，學(xué)校公

文由黨委辦公室和校長辦公室專人統(tǒng)一管理。學(xué)校設(shè)立機(jī)要保密室

和機(jī)要閱文室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保

密設(shè)施設(shè)備。

第三十條公文確定密級前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保

密措施。確定密級后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級嚴(yán)格管理。絕密級公文應(yīng)

當(dāng)由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的

單位或者其單位機(jī)關(guān)決定。

第三十一條公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文單位的要求執(zhí)

行；需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文單位批準(zhǔn)。

涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形

式和渠道，由發(fā)文單位確定。

經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同