合同管理通用工具模板風(fēng)險點識別與規(guī)避指南一、適用場景概覽本工具模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的合同全生命周期管理場景，具體包括但不限于：企業(yè)日常采購與銷售合同簽訂（如原材料采購、產(chǎn)品銷售、服務(wù)外包等）；項目合作合同管理（如研發(fā)項目、工程承包、市場推廣等）；勞動人事合同簽訂與續(xù)簽（如勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制等）；資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓與租賃合同（如設(shè)備買賣、廠房租賃、知識產(chǎn)權(quán)許可等）；對外合作框架協(xié)議與補充協(xié)議的風(fēng)險審核。通過系統(tǒng)化識別各環(huán)節(jié)風(fēng)險點，幫助使用者規(guī)范合同管理流程，降低法律與商業(yè)風(fēng)險。二、風(fēng)險識別與規(guī)避操作流程（一）合同準(zhǔn)備階段：需求與資料核查操作步驟：明確合同需求：由業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同需求，說明合作背景、交易標(biāo)的、雙方權(quán)利義務(wù)核心訴求（如付款方式、交付標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等），形成《合同需求說明書》。收集基礎(chǔ)資料：對方主體資料：營業(yè)執(zhí)照（需核對是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合同內(nèi)容）、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書（如簽約非法定代表人，需核實授權(quán)范圍及權(quán)限）；內(nèi)部審批資料：如項目立項批文、預(yù)算審批單、內(nèi)部決策文件（如股東會決議需合作事項需）。初步風(fēng)險篩查：法務(wù)或合規(guī)部門對對方主體資格進行背景調(diào)查（如通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢經(jīng)營異常、涉訴記錄等），評估合作方履約能力。風(fēng)險點與規(guī)避：風(fēng)險1：對方主體無資質(zhì)或超越經(jīng)營范圍簽訂合同，可能導(dǎo)致合同無效。規(guī)避：嚴(yán)格審查營業(yè)執(zhí)照及行業(yè)特殊資質(zhì)（如食品經(jīng)營許可證、建筑資質(zhì)等），保證經(jīng)營范圍與合同標(biāo)的匹配。風(fēng)險2：簽約人無代表權(quán)或超越代理權(quán)限，導(dǎo)致合同效力待定。規(guī)避：要求對方提供法定代表人親自簽署的授權(quán)書，并留存證件號碼復(fù)印件，必要時進行公證。（二）合同起草階段：條款設(shè)計與模板選用操作步驟：選擇合同模板：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《采購合同模板》《銷售合同模板》），針對特殊業(yè)務(wù)可基于模板修改，避免“空白合同”或“口頭約定”。核心條款設(shè)計：標(biāo)的條款：明確名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等，避免模糊描述（如“一批貨物”“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”）；質(zhì)量條款：約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、封樣標(biāo)準(zhǔn)）及驗收方法；履行條款：明確履行期限、地點、方式（如交付地點為“甲方倉庫”，驗收期限為“貨到后7個工作日內(nèi)”）；付款條款：約定金額、幣種、支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬）、賬戶信息（需核對賬戶名稱與合同主體一致）；違約責(zé)任：明確違約情形及賠償計算方式（如逾期付款違約金按日萬分之五計算），避免“違約方承擔(dān)一切損失”等模糊表述；爭議解決：約定訴訟或仲裁管轄（如“甲方所在地人民法院管轄”），明確適用法律（如“_________法律”）。內(nèi)部審核：起草部門自審后，提交法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)部門會簽，保證條款合規(guī)、可行。風(fēng)險點與規(guī)避：風(fēng)險1：合同條款模糊，導(dǎo)致履行爭議（如“驗收合格”無具體標(biāo)準(zhǔn)）。規(guī)避：量化關(guān)鍵條款（如“產(chǎn)品合格率≥98%”“驗收需提供第三方檢測報告”）。風(fēng)險2：違約責(zé)任不對等，加重自身責(zé)任（如“我方逾期付款需支付10%違約金，對方逾期交貨僅需承擔(dān)維修責(zé)任”）。規(guī)避：遵循公平原則，明確雙方違約責(zé)任對等，避免“霸王條款”。（三）合同審核階段：合規(guī)性與風(fēng)險把控操作步驟：合規(guī)性審核：法務(wù)部門重點審核合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)（如《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等）、行業(yè)監(jiān)管要求及企業(yè)內(nèi)部制度，是否存在無效情形（如違反強制性規(guī)定、惡意串通損害他人利益）。商務(wù)條款審核：業(yè)務(wù)部門審核標(biāo)的、價格、履行方式等是否與需求一致，財務(wù)部門審核付款方式、稅務(wù)處理（如發(fā)票類型、稅率）是否合規(guī)。風(fēng)險反饋與修改：審核部門提出修改意見，起草部門與對方協(xié)商調(diào)整，形成最終版本。審核意見需書面記錄（如《合同審核意見表》），由雙方簽字確認(rèn)。風(fēng)險點與規(guī)避：風(fēng)險1：合同違反法律法規(guī)強制性規(guī)定，導(dǎo)致合同無效（如簽訂“陰陽合同”逃避監(jiān)管）。規(guī)避：法務(wù)人員需熟悉最新法律法規(guī)，對特殊行業(yè)（如金融、醫(yī)療）的監(jiān)管要求重點關(guān)注。風(fēng)險2：審核意見未落實，合同仍存在漏洞（如審核要求增加“不可抗力條款”，但最終版本遺漏）。規(guī)避：建立審核閉環(huán)機制，要求起草部門反饋修改結(jié)果，審核人員確認(rèn)無誤后方可進入簽署環(huán)節(jié)。（四）合同簽署階段：主體與流程確認(rèn)操作步驟：最終版本確認(rèn)：簽署前再次核對合同文本與審核通過版本是否一致，關(guān)鍵條款（如金額、日期、違約責(zé)任）無修改。簽署儀式與留檔：雙方法定代表人或授權(quán)人簽字并加蓋公章/合同專用章（公章需備案，避免使用“財務(wù)章”“部門章”替代）；合同一式多份（如正本2份、副本4份），雙方各執(zhí)正本，副本分業(yè)務(wù)、財務(wù)、法務(wù)等部門留存；簽署過程可進行影像記錄（如拍照、錄像），留存“簽字頁”原件。風(fēng)險點與規(guī)避：風(fēng)險1：公章偽造或與備案不一致，導(dǎo)致合同效力爭議。規(guī)避：核對公章原件，要求對方提供公章備案證明，必要時通過公安機關(guān)印章系統(tǒng)核驗。風(fēng)險2：簽署流程倒置（如先蓋章后審核），導(dǎo)致風(fēng)險未及時發(fā)覺。規(guī)避：嚴(yán)格執(zhí)行“先審核、后簽署”流程，禁止“先蓋章、后補手續(xù)”。（五）合同履行階段：跟蹤與變更管理操作步驟：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門建立《合同履行臺賬》，記錄履行進度（如交付時間、驗收情況、付款節(jié)點），定期向法務(wù)、財務(wù)部門反饋。變更與解除：履行過程中如需變更（如調(diào)整標(biāo)的數(shù)量、履行期限），雙方需簽訂《補充協(xié)議》，明確變更內(nèi)容及生效條件；出現(xiàn)法定解除情形（如對方違約導(dǎo)致合同目的無法實現(xiàn)）或約定解除情形（如“連續(xù)3個月未完成交付，一方有權(quán)解除合同”）時，及時發(fā)出書面解除通知，并保留證據(jù)（如催告函、違約證明）。爭議處理：發(fā)生爭議時，優(yōu)先通過協(xié)商、調(diào)解解決；協(xié)商不成的，按約定申請仲裁或提起訴訟，注意訴訟時效（一般為3年，自知道或應(yīng)當(dāng)知道權(quán)利受損之日起計算）。風(fēng)險點與規(guī)避：風(fēng)險1：履行過程未跟蹤，導(dǎo)致逾期或違約未及時主張權(quán)利（如對方逾期付款超1年未催收）。規(guī)避：設(shè)置履行提醒機制，定期核對臺賬，發(fā)覺異常立即啟動應(yīng)對流程。風(fēng)險2：變更未簽訂書面協(xié)議，僅通過口頭約定，導(dǎo)致責(zé)任不清（如口頭同意延期交貨，事后對方否認(rèn)）。規(guī)避：任何變更均需簽訂書面補充協(xié)議，明確原合同相關(guān)條款的效力（如“本協(xié)議生效后，原合同第X條廢止”）。（六）合同歸檔階段：整理與電子化存儲操作步驟：資料整理：合同簽署后，業(yè)務(wù)部門將合同文本、審批文件、簽署頁、補充協(xié)議、履行憑證（如驗收單、付款憑證）等整理成冊，標(biāo)注“合同編號”（規(guī)則：年份-部門-序號，如“2024-采-001”）。電子歸檔：將合同掃描件（含所有附件）至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限（如法務(wù)部門可全查，業(yè)務(wù)部門僅查本部門合同），保證數(shù)據(jù)安全。定期review：每年末對已履行完畢或終止的合同進行復(fù)盤，分析風(fēng)險點發(fā)生原因，更新《合同風(fēng)險清單》及標(biāo)準(zhǔn)化模板。風(fēng)險點與規(guī)避：風(fēng)險1：合同資料丟失（如紙質(zhì)合同毀損、電子文件未備份），導(dǎo)致發(fā)生爭議時無據(jù)可查。規(guī)避：建立“紙質(zhì)+電子”雙歸檔制度，電子檔案定期備份（如每月刻錄光盤異地存放）。風(fēng)險2：歸檔信息不全（如遺漏補充協(xié)議），影響后續(xù)查閱或?qū)徲嫛Ｒ?guī)避：制定《合同歸檔清單》，明確需歸檔的資料清單，由專人核對后簽字確認(rèn)。三、合同管理風(fēng)險點識別與規(guī)避表單合同階段風(fēng)險點類別具體風(fēng)險點描述風(fēng)險識別方法規(guī)避與應(yīng)對措施責(zé)任部門/人完成時限備注準(zhǔn)備階段主體資格風(fēng)險對方營業(yè)執(zhí)照過期、經(jīng)營范圍不符查看營業(yè)執(zhí)照原件、工商信息查詢要求對方更新資質(zhì)，確認(rèn)經(jīng)營范圍覆蓋合同標(biāo)的業(yè)務(wù)部門/*經(jīng)辦人簽約前3個工作日需留存復(fù)印件起草階段條款模糊風(fēng)險標(biāo)的、質(zhì)量、驗收標(biāo)準(zhǔn)描述不清晰對照《合同需求說明書》逐條核對量化指標(biāo)（如“規(guī)格：長1m±0.1m，寬0.5m±0.05m”）業(yè)務(wù)部門/*起草人需求確認(rèn)后2個工作日參考行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審核階段合規(guī)性風(fēng)險違反法律強制性規(guī)定（如無資質(zhì)經(jīng)營）法務(wù)部門對照法律法規(guī)、監(jiān)管政策審核修改條款或終止合作，必要時咨詢外部律師法務(wù)部門/*審核人提交審核后1個工作日記錄審核意見簽署階段簽章效力風(fēng)險公章與備案不一致、授權(quán)書超期核對公章原件、檢查授權(quán)書日期暫停簽署，要求對方提供合法簽章文件行政部門/*蓋章人簽署當(dāng)日影像留存履行階段逾期履約風(fēng)險對方未按時交付、付款延遲跟蹤《合同履行臺賬》，設(shè)置提醒節(jié)點發(fā)送催告函，按約定主張違約金業(yè)務(wù)部門/*跟蹤人每周更新臺賬保留催告記錄歸檔階段資料缺失風(fēng)險遺漏補充協(xié)議、履行憑證對照《合同歸檔清單》逐項檢查補充收集缺失資料，電子檔案重新檔案管理員/*歸檔人合同終止后5個工作日清單一式兩份四、關(guān)鍵實施要點（一）動態(tài)更新風(fēng)險清單法律法規(guī)、行業(yè)政策及企業(yè)經(jīng)營策略變化可能導(dǎo)致風(fēng)險點調(diào)整，每半年由法務(wù)部門牽頭組織業(yè)務(wù)、財務(wù)部門對《合同風(fēng)險清單》進行修訂，保證風(fēng)險識別與時俱進。（二）加強跨部門協(xié)作建立“業(yè)務(wù)發(fā)起-法務(wù)審核-財務(wù)把關(guān)-領(lǐng)導(dǎo)審批-檔案歸檔”的協(xié)同機制，明確各部門職責(zé)（如業(yè)務(wù)部門對合同真實性負(fù)責(zé)，法務(wù)部門對合規(guī)性負(fù)責(zé)），避免責(zé)任推諉。（三）強化法律依據(jù)支撐合同條款制定、爭議處理等環(huán)節(jié)需以現(xiàn)行法律法規(guī)為依據(jù)，重點關(guān)注《民法典》《公司法》《電子商務(wù)法》等，必要時可邀請外部律師提供專項法律意見。（四）做好過程記錄留存從合同準(zhǔn)備到歸檔各環(huán)節(jié)的書面資料（如審核