會(huì)議紀(jì)要撰寫及管理標(biāo)準(zhǔn)化模板一、適用范圍與典型場(chǎng)景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確會(huì)議基礎(chǔ)要素確認(rèn)會(huì)議核心信息：提前獲取會(huì)議名稱、時(shí)間（起止時(shí)刻）、地點(diǎn)（會(huì)議室/線上會(huì)議）、主持人、記錄人，以及參會(huì)人員名單（含主參會(huì)人、列席人員）。梳理會(huì)議議程與目標(biāo)：向主持人或會(huì)議發(fā)起人確認(rèn)會(huì)議核心議題、預(yù)期達(dá)成的目標(biāo)（如“明確項(xiàng)目Q3里程碑”“解決部門協(xié)作卡點(diǎn)”），并按優(yōu)先級(jí)排序。準(zhǔn)備記錄工具與模板：記錄人提前打開標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議紀(jì)要模板（含基本信息、議程記錄、決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)等模塊），準(zhǔn)備好錄音設(shè)備（需提前征得參會(huì)人同意）或速記工具，保證信息記錄完整。（二）會(huì)中記錄：聚焦關(guān)鍵信息維度記錄會(huì)議基礎(chǔ)信息：實(shí)時(shí)填寫模板中的“會(huì)議基本信息”欄，包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人、參會(huì)人員（標(biāo)注“主參會(huì)”或“列席”）、缺席人員及原因（如“請(qǐng)假：*主管-因公出差”）。按議程記錄討論過程：逐項(xiàng)記錄議題討論內(nèi)容，重點(diǎn)標(biāo)注：不同參會(huì)人的核心觀點(diǎn)（如“經(jīng)理建議優(yōu)先推進(jìn)A方案，主管補(bǔ)充需評(píng)估資源成本”）；分歧點(diǎn)及討論結(jié)論（如“經(jīng)表決，暫緩B方案，后續(xù)需補(bǔ)充數(shù)據(jù)再議”）；關(guān)鍵數(shù)據(jù)、引用文件或外部意見（如“參考行業(yè)報(bào)告《》顯示，用戶留存率需提升15%”）。明確決議事項(xiàng)與行動(dòng)項(xiàng)：對(duì)會(huì)議達(dá)成的共識(shí)性決議，需記錄“決議編號(hào)、決議內(nèi)容、決策依據(jù)”；對(duì)需后續(xù)執(zhí)行的任務(wù)，單獨(dú)記錄“行動(dòng)項(xiàng)”，包含：任務(wù)描述（具體做什么，如“完成系統(tǒng)需求文檔初稿”）；負(fù)責(zé)人（明確到具體人，如“*專員”）；配合人（如有，如“*部門支持?jǐn)?shù)據(jù)提供”）；完成時(shí)限（精確到日期，如“2024年X月X日下班前”）；交付物（需提交的成果，如“簽字版需求文檔郵件發(fā)送至*經(jīng)理”）。（三）會(huì)后整理：核對(duì)與完善紀(jì)要內(nèi)容信息核對(duì)與補(bǔ)充：會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人根據(jù)會(huì)議記錄、錄音（如有）及會(huì)議材料，補(bǔ)充完善紀(jì)要內(nèi)容，重點(diǎn)核對(duì)：參會(huì)人員名單是否準(zhǔn)確，行動(dòng)項(xiàng)負(fù)責(zé)人及時(shí)限是否清晰；討論結(jié)論與決議事項(xiàng)是否無歧義，避免模糊表述（如“盡快完成”改為“X月X日前完成”）；專業(yè)術(shù)語、數(shù)據(jù)、文件名稱是否與實(shí)際一致。格式規(guī)范與排版：統(tǒng)一字體（如標(biāo)題黑體、宋體）、字號(hào)（標(biāo)題四號(hào)、小四）、行間距（1.5倍），對(duì)決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)等關(guān)鍵內(nèi)容加粗或使用表格呈現(xiàn)，保證結(jié)構(gòu)清晰。（四）審核與分發(fā)：保證信息準(zhǔn)確傳遞內(nèi)部審核：整理完成后，先將紀(jì)要提交給主持人或會(huì)議發(fā)起人審核，重點(diǎn)確認(rèn)決議事項(xiàng)與行動(dòng)項(xiàng)的準(zhǔn)確性，審核通過后由記錄人定稿。范圍分發(fā)：在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，將定稿紀(jì)要通過郵件或企業(yè)內(nèi)部通訊工具發(fā)送至所有參會(huì)人員、需知曉的部門及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，抄送存檔部門。郵件標(biāo)題注明“【會(huì)議紀(jì)要】[會(huì)議名稱]-[日期]”，簡(jiǎn)要說明“附件為本次會(huì)議紀(jì)要，請(qǐng)查收并關(guān)注行動(dòng)項(xiàng)落實(shí)”。（五）歸檔與跟蹤：保證執(zhí)行閉環(huán)分類歸檔：紀(jì)要定稿后，由記錄人或指定人員按“年份-月份-會(huì)議類型”（如“2024-07-項(xiàng)目例會(huì)”）命名文件（格式：“[日期]-[會(huì)議名稱]紀(jì)要.pdf”），存儲(chǔ)至指定服務(wù)器或共享文件夾，保存期限不少于2年（重要項(xiàng)目紀(jì)要可長(zhǎng)期保存）。行動(dòng)項(xiàng)跟蹤：建立“行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表”（詳見模板），每周/每月由記錄人或項(xiàng)目助理更新行動(dòng)項(xiàng)狀態(tài)（如“進(jìn)行中”“已完成”“延期”），對(duì)逾期未完成的任務(wù)及時(shí)提醒負(fù)責(zé)人，并在下次會(huì)議中同步進(jìn)展。三、核心模板表格設(shè)計(jì)（一）會(huì)議基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱例：“項(xiàng)目Q3啟動(dòng)會(huì)”會(huì)議時(shí)間例：2024年7月15日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)例：公司3樓會(huì)議室A/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議ID：X）主持人*經(jīng)理記錄人*專員主參會(huì)人員主管、工程師、*專員（共5人）列席人員*助理（文檔記錄）缺席人員及原因*主管（因公出差，已提前提交意見）會(huì)議主題明確項(xiàng)目Q3目標(biāo)、拆解關(guān)鍵任務(wù)、分配責(zé)任分工（二）會(huì)議議程與議題記錄表議程編號(hào)議題名稱討論內(nèi)容摘要發(fā)言人結(jié)論/決議1Q3項(xiàng)目目標(biāo)確認(rèn)經(jīng)理介紹Q3核心目標(biāo)：用戶增長(zhǎng)20%，新功能上線2個(gè)；工程師提出需評(píng)估技術(shù)可行性。經(jīng)理、工程師確認(rèn)目標(biāo)為“用戶增長(zhǎng)18%，新功能上線1個(gè)（優(yōu)先級(jí)：A功能）”，技術(shù)可行性評(píng)估由*工程師牽頭，7月20日前提交報(bào)告。2任務(wù)分工與資源協(xié)調(diào)主管提出設(shè)計(jì)資源不足，專員反饋市場(chǎng)部需同步配合推廣方案。主管、專員決議：設(shè)計(jì)資源優(yōu)先保障A功能，*專員協(xié)調(diào)市場(chǎng)部于7月25日前提交推廣初稿。（三）決議事項(xiàng)匯總表決議編號(hào)決議內(nèi)容決策依據(jù)負(fù)責(zé)人完成時(shí)限備注J-20240715-01Q3項(xiàng)目目標(biāo)調(diào)整為“用戶增長(zhǎng)18%，新功能上線1個(gè)（A功能）”基于技術(shù)評(píng)估報(bào)告風(fēng)險(xiǎn)*經(jīng)理7月18日更新項(xiàng)目章程J-20240715-02設(shè)計(jì)資源優(yōu)先保障A功能開發(fā)，暫停非緊急需求迭代當(dāng)前設(shè)計(jì)人力有限*主管立即執(zhí)行每周同步資源占用情況（四）行動(dòng)項(xiàng)分配與跟蹤表任務(wù)編號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人配合人完成時(shí)限交付物當(dāng)前狀態(tài)更新人更新日期A-20240715-01完成A功能技術(shù)可行性評(píng)估報(bào)告*工程師-2024-7-20簽字版評(píng)估報(bào)告（PDF）進(jìn)行中*專員2024-7-16A-20240715-02提交Q3項(xiàng)目推廣初稿*專員*助理2024-7-25推廣方案PPT（含預(yù)算）未開始--A-20240715-03更新項(xiàng)目章程（含新目標(biāo)）*經(jīng)理*主管2024-7-18更新版項(xiàng)目章程（郵件抄送全員）進(jìn)行中*經(jīng)理2024-7-15四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與規(guī)范內(nèi)容客觀性：記錄需忠實(shí)于會(huì)議討論內(nèi)容，不添加個(gè)人觀點(diǎn)或主觀評(píng)價(jià)，對(duì)分歧點(diǎn)需同時(shí)保留多方意見（如“建議方案A，認(rèn)為方案B更優(yōu)，未達(dá)成一致，需進(jìn)一步調(diào)研”）。信息完整性：保證“5W1H”要素齊全（Who、What、When、Where、Why、How），尤其是行動(dòng)項(xiàng)需明確“誰負(fù)責(zé)、做什么、何時(shí)完成、交付什么”，避免模糊表述。時(shí)效性管理：會(huì)中記錄需實(shí)時(shí)同步，會(huì)后整理不超過2個(gè)工作日，審核分發(fā)不超過1個(gè)工作日，行動(dòng)項(xiàng)跟蹤需每周更新，避免信息滯后影響執(zhí)行。保密與權(quán)限：涉及敏感信息（如未公開的戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）的會(huì)議紀(jì)要，需標(biāo)注“內(nèi)部保密”，限定分發(fā)范圍，嚴(yán)禁外傳；存檔文件需設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可