企業(yè)合同管理模板及流程規(guī)范一、適用范圍與核心場景本規(guī)范適用于企業(yè)各類經(jīng)濟(jì)合同的全程管理，覆蓋采購、銷售、服務(wù)、租賃、合作研發(fā)等合同類型，涉及業(yè)務(wù)發(fā)起部門（如采購部、銷售部）、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、歸檔管理部門及相關(guān)管理層。核心場景包括：外部合作方簽約前的資質(zhì)審核、合同條款的法律風(fēng)險(xiǎn)評估、合同履行過程中的進(jìn)度跟蹤與異常處理、合同到期后的歸檔與復(fù)盤等，旨在保證合同簽訂的合規(guī)性、履行的可控性及檔案管理的規(guī)范性。二、合同管理全流程操作規(guī)范（一）合同準(zhǔn)備與起草需求發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求（如采購原材料、銷售產(chǎn)品、技術(shù)服務(wù)等），填寫《合同立項(xiàng)申請表》（模板1），明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、金額、履行期限、核心訴求等，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部。若合作方為新客戶，業(yè)務(wù)部門需同步收集其營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證）等復(fù)印件，并驗(yàn)證其有效性（如通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)狀態(tài)，避免與失信企業(yè)合作）。合同起草法務(wù)部根據(jù)業(yè)務(wù)需求及合作方性質(zhì)，選擇對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如《采購合同模板》《銷售合同模板》），或根據(jù)實(shí)際情況起草合同文本。合同內(nèi)容需包含核心條款：合同主體信息（雙方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式）、標(biāo)的物名稱/服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款與支付方式（含稅價(jià)、稅率、賬戶信息）、履行期限與地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與方法、違約責(zé)任、爭議解決方式（建議約定企業(yè)所在地法院訴訟）、保密條款、合同生效條件等。業(yè)務(wù)部門需配合法務(wù)部確認(rèn)技術(shù)條款、交付要求等業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，保證條款與實(shí)際需求一致。（二）內(nèi)部評審與修訂多部門聯(lián)合評審法務(wù)部組織召開合同評審會(huì)，參與部門包括業(yè)務(wù)發(fā)起部門、財(cái)務(wù)部、風(fēng)控部門（如設(shè)）。業(yè)務(wù)部門：審核標(biāo)的物/服務(wù)的可行性、交付期限的合理性、合作方履約能力等；財(cái)務(wù)部：審核價(jià)款支付方式是否符合財(cái)務(wù)制度、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及稅務(wù)處理、付款條件對企業(yè)現(xiàn)金流的影響等；法務(wù)部：審核條款的合法性、合規(guī)性，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款無效、違約責(zé)任不對等等），爭議解決方式是否明確等；風(fēng)控部門（如設(shè)）：評估合作方信用風(fēng)險(xiǎn)、行業(yè)政策風(fēng)險(xiǎn)、履約過程中的不確定性等。意見反饋與修訂各部門在《合同評審意見表》（模板2）中填寫評審意見，法務(wù)部匯總整理后，與業(yè)務(wù)部門共同修訂合同文本。若合作方對合同條款提出異議，由業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部溝通協(xié)商，必要時(shí)與合作方進(jìn)行多輪談判，修訂后重新履行評審流程。（三）審批與簽署分級審批根據(jù)合同金額及類型，確定審批權(quán)限（示例）：金額≤5萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部→財(cái)務(wù)部；5萬元＜金額≤50萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部→財(cái)務(wù)部→分管副總；金額＞50萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部→財(cái)務(wù)部→分管副總→總經(jīng)理。審批人需在審批系統(tǒng)中簽署意見，明確“同意”“修改后同意”或“不同意”，并說明理由。用印與簽署審批通過后，由行政部或法務(wù)部根據(jù)審批單加蓋企業(yè)合同專用章（或公章），嚴(yán)禁越權(quán)用印或空白合同用印。合同簽署需法定代表人或其授權(quán)代表簽字（需提供《授權(quán)委托書》，模板3），并注明簽署日期；若合作方為個(gè)人，需核對證件號碼原件并留存復(fù)印件。簽署完成后，法務(wù)部將合同文本掃描存檔，原件按份數(shù)分發(fā)給相關(guān)部門（業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部、歸檔管理部門各1份，合作方按約定份數(shù)）。（四）履行與跟蹤履行交底業(yè)務(wù)部門在合同生效后3個(gè)工作日內(nèi)，組織內(nèi)部交底會(huì)（法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、執(zhí)行團(tuán)隊(duì)參與），明確履行節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、付款節(jié)點(diǎn)）、責(zé)任人及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警點(diǎn)，保證執(zhí)行團(tuán)隊(duì)掌握合同核心條款。進(jìn)度跟蹤與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)合同履行跟蹤，按月填寫《合同履行跟蹤表》（模板4），記錄履行進(jìn)度（如“已交付50%”“驗(yàn)收通過”）、存在風(fēng)險(xiǎn)（如合作方延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及應(yīng)對措施。若出現(xiàn)可能影響合同履行的重大風(fēng)險(xiǎn)（如合作方破產(chǎn)、政策變動(dòng)），業(yè)務(wù)部門需在24小時(shí)內(nèi)提交《合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警報(bào)告》，法務(wù)部與財(cái)務(wù)部協(xié)同制定應(yīng)對方案（如協(xié)商變更、解除合同或追究違約責(zé)任）。驗(yàn)收與確認(rèn)標(biāo)的物/服務(wù)交付后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)組織驗(yàn)收（如技術(shù)參數(shù)測試、數(shù)量清點(diǎn)），形成《驗(yàn)收確認(rèn)單》（模板5），由雙方簽字蓋章確認(rèn)；若驗(yàn)收不合格，需在3個(gè)工作日內(nèi)書面通知合作方，明確整改要求及期限。（五）變更、解除與終止合同變更因不可抗力、政策調(diào)整或雙方協(xié)商一致需變更合同（如履行期限、價(jià)款、標(biāo)的物等），由業(yè)務(wù)部門填寫《合同變更申請表》（模板6），附變更原因說明及雙方協(xié)商記錄，重新履行評審、審批流程。變更協(xié)議需采用書面形式，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。合同解除出現(xiàn)法定或約定解除情形（如一方嚴(yán)重違約、不可抗力導(dǎo)致合同無法履行），守約方需書面通知違約方，說明解除理由及依據(jù)，并收集相關(guān)證據(jù)（如違約證明、不可抗力證明）。雙方協(xié)商一致解除合同的，需簽訂《合同解除協(xié)議》，明確財(cái)產(chǎn)返還、賠償損失等事宜；若協(xié)商不成，可通過訴訟或仲裁解決爭議。合同終止合同權(quán)利義務(wù)履行完畢、解除協(xié)議生效或法院/仲裁文書確認(rèn)終止后，業(yè)務(wù)部門在5個(gè)工作日內(nèi)通知財(cái)務(wù)部及歸檔管理部門，完成后續(xù)款項(xiàng)結(jié)算、資料歸檔等收尾工作。（六）歸檔與復(fù)盤檔案歸檔歸檔管理部門在合同終止或履行完畢后10個(gè)工作日內(nèi)，收集合同正本、評審意見表、簽署頁、變更/解除協(xié)議、驗(yàn)收確認(rèn)單、履行跟蹤表等全套資料，按“一合同一檔”原則整理，標(biāo)注合同編號、名稱、簽署日期、歸檔人信息，存入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)或檔案室。電子檔案需定期備份，保證數(shù)據(jù)安全；紙質(zhì)檔案保存期限不少于合同履行終止后10年（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。復(fù)盤與優(yōu)化每季度末，由法務(wù)部牽頭組織合同復(fù)盤會(huì)，分析當(dāng)期合同管理中的共性問題（如高頻風(fēng)險(xiǎn)條款、履約延遲原因），提出優(yōu)化建議（如修訂標(biāo)準(zhǔn)模板、完善合作方準(zhǔn)入機(jī)制），并更新《合同管理操作手冊》。三、常用合同管理模板工具模板1：合同立項(xiàng)申請表項(xiàng)目內(nèi)容合同名稱如“公司采購辦公設(shè)備合同”業(yè)務(wù)部門采購部合作方名稱科技有限公司合作方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合同標(biāo)的臺式電腦20臺、打印機(jī)5臺合同金額（含稅）人民幣8萬元履行期限自合同簽署之日起30日內(nèi)交付，驗(yàn)收合格后10日內(nèi)付款核心訴求保證設(shè)備質(zhì)量符合國家3C認(rèn)證，提供1年免費(fèi)保修部門負(fù)責(zé)人意見同意立項(xiàng)，請法務(wù)部、財(cái)務(wù)部評審簽字：_________（簽字）法務(wù)部評審意見條款需明確“質(zhì)量異議期”為驗(yàn)收合格后15日內(nèi)：_________（簽字）財(cái)務(wù)部評審意見付款方式調(diào)整為“驗(yàn)收合格后支付90%，質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題支付10%”：_________（簽字）模板2：合同評審意見表評審部門評審人評審意見是否通過業(yè)務(wù)部門張*交付時(shí)間需提前至15日內(nèi)，保證項(xiàng)目進(jìn)度：_________（簽字）是財(cái)務(wù)部李*發(fā)票需在交付后5日內(nèi)提供，否則影響付款：_________（簽字）是法務(wù)部王*第7條違約責(zé)任需補(bǔ)充“逾期付款按日萬分之五支付違約金”：_________（簽字）是分管副總趙*同意按修訂意見執(zhí)行，重點(diǎn)關(guān)注履約進(jìn)度：_________（簽字）是模板3：授權(quán)委托書委托人公司（統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：）受托人劉*（證件號碼號：）委托事項(xiàng)代表委托人與科技有限公司簽署《項(xiàng)目合作協(xié)議》，處理合同履行、變更、驗(yàn)收等相關(guān)事宜委托權(quán)限代為簽署合同文件、接收履約款項(xiàng)、確認(rèn)驗(yàn)收結(jié)果（不包含轉(zhuǎn)委托權(quán)）委托期限自2023年X月X日至2024年X月X日附件委托人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號碼明復(fù)印件、受托人證件號碼復(fù)印件聲明本委托書自簽署之日起生效，受托人不得超越委托權(quán)限從事相關(guān)活動(dòng)委托人（蓋章）公司法定代表人（簽字）陳*日期2023年X月X日模板4：合同履行跟蹤表合同編號CG-2023001合同名稱公司采購辦公設(shè)備合同合作方科技有限公司履行階段交付階段計(jì)劃節(jié)點(diǎn)2023年X月X日前交付實(shí)際進(jìn)度截至2023年X月X日，已交付15臺電腦，剩余5臺計(jì)劃X月X日前交付存在風(fēng)險(xiǎn)合作方反饋因物流延遲，剩余設(shè)備可能延遲3天交付應(yīng)對措施業(yè)務(wù)部門已與物流公司確認(rèn)加急運(yùn)輸，要求合作方每日反饋進(jìn)度，保證延遲不超過5天責(zé)任人張*（采購部）跟蹤人李*（法務(wù)部）更新日期2023年X月X日模板5：驗(yàn)收確認(rèn)單合同編號FW-2023002合同名稱公司網(wǎng)站建設(shè)服務(wù)合同服務(wù)方網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容企業(yè)官網(wǎng)設(shè)計(jì)與開發(fā)（含首頁、產(chǎn)品頁、關(guān)于我們頁，適配手機(jī)端）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)符合《網(wǎng)站建設(shè)需求說明書》（附件1），頁面加載時(shí)間≤3秒，無錯(cuò)鏈、死鏈驗(yàn)收日期2023年X月X日驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格需說明原因：首頁圖片加載緩慢，需優(yōu)化）驗(yàn)收意見服務(wù)方需在3個(gè)工作日內(nèi)完成首頁圖片優(yōu)化，復(fù)驗(yàn)通過后確認(rèn)合格驗(yàn)收小組成員業(yè)務(wù)部門：王、技術(shù)部：李、服務(wù)方代表：張*雙方簽字蓋章甲方（蓋章）：公司乙方（蓋章）：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司日期2023年X月X日模板6：合同變更申請表原合同編號HT-2023003原合同名稱公司設(shè)備租賃合同變更原因因生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整，租賃期限需延長3個(gè)月變更內(nèi)容原租賃期限“2023年X月X日至2023年X月X日”變更為“2023年X月X日至2023年X月X日”合作方意見同意變更，需補(bǔ)充延長期間的租金（按原標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算）：_________（蓋章）業(yè)務(wù)部門意見同意變更，符合生產(chǎn)需求：_________（簽字）法務(wù)部意見變更條款合法，需簽訂補(bǔ)充協(xié)議：_________（簽字）財(cái)務(wù)部意見延長期間租金預(yù)計(jì)1.5萬元，納入年度預(yù)算：_________（簽字）分管副總意見同意變更，按流程簽署補(bǔ)充協(xié)議：_________（簽字）日期2023年X月X日四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)與注意事項(xiàng)（一）合同主體審核合作方為企業(yè)的，需核實(shí)其營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明、資質(zhì)證書（如行業(yè)特許經(jīng)營許可證）的真實(shí)性，避免與“三無企業(yè)”或超越經(jīng)營范圍的企業(yè)合作；合作方為個(gè)人的，需核對證件號碼原件，留存復(fù)印件，確認(rèn)其完全民事行為能力，必要時(shí)通過司法平臺查詢其失信記錄。（二）條款嚴(yán)謹(jǐn)性合同條款不得違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定（如“霸王條款”“格式條款”需顯著提示）；價(jià)款、履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等核心內(nèi)容需明確具體（避免“合理期限”“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”等模糊表述），違約責(zé)任需對等（避免僅約束一方）；爭議解決方式優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院訴訟，避免選擇不明確的仲裁機(jī)構(gòu)。（三）履行過程管控嚴(yán)禁“先履行后補(bǔ)合同”或“口頭約定”，合同簽訂是履行的前提條件；付款前需確認(rèn)合作方已按約定履行義務(wù)（如驗(yàn)收合格、開具合規(guī)發(fā)票），避免提前付款導(dǎo)致資金風(fēng)險(xiǎn)；合同履行資料（如交付憑證、驗(yàn)收單、溝通記錄）需妥善保存，作為爭議解決的證據(jù)。（四）檔案管理規(guī)范合同檔案不得隨意涂改、損毀或丟棄，電子檔案需加密存儲(chǔ)，訪問權(quán)限分級管理；涉及商業(yè)秘密的合同（如技術(shù)保密協(xié)議），歸檔時(shí)需標(biāo)注“保