合同管理標(biāo)準(zhǔn)化流程與歸檔系統(tǒng)工具模板一、系統(tǒng)適用范圍與核心價(jià)值本系統(tǒng)適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織（以下簡(jiǎn)稱“單位”）的合同全生命周期管理，覆蓋合同起草、審批、簽署、履行、變更、歸檔等環(huán)節(jié)。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程與規(guī)范化歸檔，可實(shí)現(xiàn)合同管理的合規(guī)性提升（降低法律風(fēng)險(xiǎn)）、效率優(yōu)化（減少跨部門溝通成本）、追溯增強(qiáng)（快速調(diào)取歷史合同數(shù)據(jù)），尤其適用于涉及高頻合同往來(lái)（如采購(gòu)、銷售、服務(wù)合作等）或?qū)弦?guī)性要求較高的場(chǎng)景（如金融、醫(yī)療、工程建設(shè)等領(lǐng)域）。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解流程總覽：需求提出→合同起草→內(nèi)部審批→簽署用印→履行跟蹤→變更/終止→歸檔管理1.需求提出與合同啟動(dòng)操作主體：業(yè)務(wù)部門（如采購(gòu)部、銷售部、項(xiàng)目部）關(guān)鍵動(dòng)作：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購(gòu)物資、提供服務(wù)、合作開發(fā)等），填寫《合同需求申請(qǐng)表》，明確合同相對(duì)方、核心標(biāo)的（品名/服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）、預(yù)算金額、履行期限等關(guān)鍵要素。需求表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，同步提交至法務(wù)部門（或指定合規(guī)崗）進(jìn)行前置合規(guī)性審查（如對(duì)方主體資格、業(yè)務(wù)可行性等）。輸出物：《合同需求申請(qǐng)表》（含部門負(fù)責(zé)人審批意見）2.合同起草與模板匹配操作主體：業(yè)務(wù)部門（初稿）+法務(wù)部門（審核）關(guān)鍵動(dòng)作：業(yè)務(wù)部門根據(jù)需求，優(yōu)先使用單位標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《采購(gòu)合同模板》《服務(wù)合同模板》），保證條款完整、風(fēng)險(xiǎn)可控；無(wú)模板時(shí)，可參考行業(yè)范本起草，但需經(jīng)法務(wù)部門審核。起稿內(nèi)容需包含：合同雙方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人）、標(biāo)的描述、權(quán)利義務(wù)條款、付款方式/期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、生效條件等核心要素。法務(wù)部門對(duì)合同條款進(jìn)行合規(guī)性審查，重點(diǎn)核查：主體資格（對(duì)方是否為合法存續(xù)企業(yè)）、法律風(fēng)險(xiǎn)（如違約責(zé)任是否明確、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰）、條款沖突（如與單位制度或法律法規(guī)沖突處），形成《合同審核意見表》。輸出物：合同初稿、《合同審核意見表》（含法務(wù)審核意見及修訂建議）3.內(nèi)部審批流程操作主體：業(yè)務(wù)部門→法務(wù)部門→財(cái)務(wù)部門→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理（根據(jù)合同金額/重要性分級(jí)）審批分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（示例）：A類合同（金額≤10萬(wàn)元）：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部門→分管領(lǐng)導(dǎo)審批；B類合同（10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元）：業(yè)務(wù)部門→法務(wù)→財(cái)務(wù)（審核付款條件、預(yù)算）→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理審批；C類合同（金額＞50萬(wàn)元或重大戰(zhàn)略合作）：在B類基礎(chǔ)上增加總經(jīng)理辦公會(huì)審議。關(guān)鍵動(dòng)作：各審批部門需在《合同審批表》中明確審批意見（“同意”“修改后同意”“不同意”并注明理由），審批時(shí)限一般不超過(guò)2個(gè)工作日（緊急合同可縮短至1個(gè)工作日，需標(biāo)注“急件”）。審批通過(guò)后，形成最終版合同文本；若需修改，由業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見調(diào)整后重新提交審批。輸出物：《合同審批表》（含各環(huán)節(jié)審批意見）、最終版合同文本（PDF+Word版）4.合同簽署與用印管理操作主體：行政部（用印崗）+業(yè)務(wù)部門（對(duì)接簽署）關(guān)鍵動(dòng)作：業(yè)務(wù)部門核對(duì)最終版合同文本與審批意見一致后，填寫《合同用印申請(qǐng)表》，附《合同審批表》《合同審核意見表》等材料，提交至行政部。行政部核驗(yàn)材料完整性（審批流程是否完結(jié)、關(guān)鍵條款是否與審批意見匹配），確認(rèn)無(wú)誤后，按單位《印章管理辦法》加蓋合同專用章或公章（嚴(yán)禁空白合同蓋章）。紙質(zhì)合同簽署需雙方當(dāng)面簽字蓋章，或通過(guò)合法電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大）進(jìn)行電子簽署（電子簽名與手寫簽名具有同等法律效力）。簽署完成后，行政部留存合同簽署頁(yè)（紙質(zhì)+掃描件），業(yè)務(wù)部門領(lǐng)取合同正本。輸出物：《合同用印申請(qǐng)表》、簽署完成合同文本（紙質(zhì)+電子）、用印登記記錄5.合同履行與跟蹤操作主體：業(yè)務(wù)部門（履約責(zé)任人）+財(cái)務(wù)部門（付款跟蹤）關(guān)鍵動(dòng)作：業(yè)務(wù)部門指定專人作為履約責(zé)任人，建立《合同履行跟蹤表》，實(shí)時(shí)記錄合同履行進(jìn)度（如交付時(shí)間、驗(yàn)收情況、付款節(jié)點(diǎn)等）。按合同約定履行義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)），并收集履約證據(jù)（驗(yàn)收單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、溝通函等），保證可追溯。財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同付款條款，跟蹤款項(xiàng)支付情況，核對(duì)發(fā)票、收款憑證等材料，保證付款合規(guī)。若出現(xiàn)履行異常（如對(duì)方違約、不可抗力導(dǎo)致無(wú)法履行），業(yè)務(wù)部門需在24小時(shí)內(nèi)上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)，并啟動(dòng)協(xié)商/變更/終止流程。輸出物：《合同履行跟蹤表》、履約證據(jù)材料（驗(yàn)收單、溝通函等）、付款憑證6.合同變更、終止與歸檔準(zhǔn)備操作主體：業(yè)務(wù)部門+法務(wù)部門關(guān)鍵動(dòng)作：變更：需變更合同時(shí)由業(yè)務(wù)部門與對(duì)方協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》，參照原合同審批流程履行審批手續(xù)，更新《合同履行跟蹤表》。終止：合同到期或滿足終止條件（如一方違約、協(xié)商解除）時(shí)，業(yè)務(wù)部門確認(rèn)終止事宜，收集終止協(xié)議（或書面通知）、結(jié)算憑證等材料，書面通知法務(wù)部門及相關(guān)方。歸檔準(zhǔn)備：業(yè)務(wù)部門整理合同全生命周期材料（需求申請(qǐng)、審批表、簽署文本、履行記錄、變更/終止文件等），按“一事一檔”原則初步分類，提交至檔案管理部門。輸出物：《合同變更協(xié)議》（若有）、合同終止證明材料、歸檔材料清單7.歸檔管理與數(shù)據(jù)維護(hù)操作主體：檔案管理部門+IT部門（系統(tǒng)維護(hù)）關(guān)鍵動(dòng)作：檔案管理部門接收歸檔材料，核對(duì)完整性（是否包含從需求到終止的全流程文件），對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行編號(hào)、裝訂（每份合同一個(gè)檔案盒，標(biāo)注“合同編號(hào)+名稱+年度”），對(duì)電子材料進(jìn)行分類存儲(chǔ)（按“部門-合同類型-簽署年度”建立文件夾）。將合同關(guān)鍵信息（編號(hào)、名稱、雙方主體、金額、簽署日期、履行狀態(tài)等）錄入合同管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、專業(yè)合同管理系統(tǒng)），支持關(guān)鍵詞檢索、統(tǒng)計(jì)分析。定期對(duì)歸檔材料進(jìn)行檢查（每半年一次），保證紙質(zhì)無(wú)破損、電子無(wú)丟失，重要合同（如C類合同）需異地備份（如紙質(zhì)檔案存放于檔案庫(kù)房，電子檔案存儲(chǔ)于加密服務(wù)器）。輸出物：合同檔案（紙質(zhì)+電子）、合同管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)記錄、檔案檢查報(bào)告三、關(guān)鍵場(chǎng)景模板工具模板1：合同需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期合同類型（采購(gòu)/銷售/服務(wù)等）需求描述（標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量要求等）預(yù)算金額履行期限對(duì)方單位信息（名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式）部門負(fù)責(zé)人簽字申請(qǐng)人模板2：合同審批表合同名稱合同編號(hào)金額起草部門起草人聯(lián)系方式審批意見欄業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：日期：法務(wù)部門：日期：財(cái)務(wù)部門：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)：日期：總經(jīng)理：日期：模板3：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱履約責(zé)任人履行階段（如：待交付/交付中/待驗(yàn)收/已完成）計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間履行進(jìn)展描述附件（驗(yàn)收單/照片等）異常情況說(shuō)明更新日期下一步計(jì)劃模板4：合同歸檔登記表檔案編號(hào)合同編號(hào)合同名稱簽署日期保管期限（如：5年/10年/永久）歸檔部門歸檔人歸檔日期存放位置（檔案柜編號(hào)/電子路徑）備注四、實(shí)施要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避合規(guī)性優(yōu)先：合同條款必須符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療、金融）需遵守監(jiān)管要求，禁止簽訂“陰陽(yáng)合同”或條款模糊的合同。權(quán)限管控：嚴(yán)格執(zhí)行審批分級(jí)制度，嚴(yán)禁越權(quán)審批；用印需雙人復(fù)核（如經(jīng)辦人+行政負(fù)責(zé)人），杜絕違規(guī)用印風(fēng)險(xiǎn)。信息安全：合同電子文檔需加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問權(quán)限（僅業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、法務(wù)、檔案管理員可查看），嚴(yán)禁通過(guò)QQ等非加密渠道傳輸合同敏感信息。時(shí)效管理：明確各環(huán)節(jié)時(shí)限（如審批≤2個(gè)工作日、履行跟蹤≤每周更新一