會計實操文庫1/1文書模板-釘釘平臺上的離職人員管理制度一、賬號權(quán)限管理及時凍結(jié)賬號：一旦員工提交離職申請或確定離職日期，人力資源部門應立即在釘釘管理后臺凍結(jié)該員工的賬號。凍結(jié)后，該賬號將無法登錄釘釘，無法查看企業(yè)內(nèi)部的聊天記錄、文件資料、審批流程等信息，防止企業(yè)信息泄露。例如，在員工離職手續(xù)辦理的當天上午，即可完成賬號凍結(jié)操作。權(quán)限回收：在凍結(jié)賬號之前，仔細檢查并回收該員工所擁有的特殊權(quán)限。如某些員工可能具有文件上傳下載的高級權(quán)限、審批流程的特殊節(jié)點權(quán)限等，這些權(quán)限在員工離職后應及時收回，分配給在職的相關(guān)負責人。通過權(quán)限回收，確保企業(yè)數(shù)據(jù)和業(yè)務流程的安全性和可控性。離職賬號備份（可選）：對于一些重要的工作溝通記錄、項目文檔等與離職員工賬號相關(guān)的數(shù)據(jù)，可在征得相關(guān)部門同意后，進行備份操作。備份的數(shù)據(jù)存儲在企業(yè)專門的服務器或數(shù)據(jù)存儲區(qū)域，按照規(guī)定的存儲期限進行保存，以備后續(xù)可能的查詢和審計需求。例如，對于涉及重大項目的離職員工賬號，可將其近半年的聊天記錄和相關(guān)項目文檔進行備份。二、數(shù)據(jù)與信息管理聊天記錄處理：在釘釘管理后臺設(shè)置，使離職員工自動退出所有企業(yè)內(nèi)部群聊。對于群聊中的聊天記錄，企業(yè)可根據(jù)自身的保密政策和法律法規(guī)要求，決定是否保留或刪除。若保留，應確保聊天記錄存儲在安全的環(huán)境中，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。例如，對于涉及商業(yè)機密的群聊記錄，在離職員工退出后，可將聊天記錄導出并加密存儲，設(shè)置只有企業(yè)高層管理人員和法務部門有權(quán)限查看。文件管理：檢查離職員工在釘釘云盤中存儲的文件，將與工作相關(guān)的重要文件轉(zhuǎn)移至企業(yè)指定的公共文件夾或由相關(guān)負責人接收。對于無用的文件或個人文件，在確認后可進行刪除操作。同時，設(shè)置云盤權(quán)限，確保離職員工無法再訪問企業(yè)云盤文件。比如，將離職員工負責的項目文件轉(zhuǎn)移至項目組的公共文件夾，由項目負責人重新分配權(quán)限。審批流程清理：對于離職員工發(fā)起但尚未完成的審批流程，在釘釘系統(tǒng)中進行相應處理。若審批流程可由其他在職員工繼續(xù)跟進，將審批流程轉(zhuǎn)移至合適的人員；若審批流程已無繼續(xù)執(zhí)行的必要，可在系統(tǒng)中終止該流程，避免流程積壓和混亂。三、離職人員溝通管理離職面談記錄留存：在進行離職面談時，可使用釘釘?shù)匿浺艄δ埽ㄐ杼崆案嬷獑T工并獲得同意），將面談過程進行記錄。面談記錄應包括員工離職原因、對企業(yè)的意見和建議、工作交接情況等重要信息。將面談記錄整理成電子文檔，保存在企業(yè)的人力資源管理文件夾中，以便后續(xù)分析和參考。后續(xù)溝通規(guī)范：若企業(yè)需要與離職員工進行后續(xù)溝通，如了解工作交接的遺留問題、進行客戶回訪等，應通過企業(yè)指定的溝通渠道（如企業(yè)郵箱）進行，避免使用釘釘進行私人性質(zhì)的頻繁溝通，以免造成信息混淆和管理混亂。同時，明確溝通的負責人和溝通內(nèi)容范圍，確保溝通的有效性和規(guī)范性。四、系統(tǒng)功能利用與優(yōu)化利用釘釘智能人事功能：釘釘智能人事系統(tǒng)提供了人員入離職管理模塊，企業(yè)應充分利用該功能，確保員工離職信息的準確錄入和及時更新。通過該模塊，可自動生成離職人員報表，方便人力資源部門進行數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計，如離職率分析、離職原因統(tǒng)計等，為企業(yè)的人才管理和運營決策提供數(shù)據(jù)支持。安全插件應用：考慮安裝如安恒密盾等第三方安全插件，進一步增強釘釘平臺的安全性。這些插件可以對企業(yè)數(shù)據(jù)進行加密保護，防止離職人員通過非法手段獲取企業(yè)信息。同時，安全插件還可對離職人員賬號進行更嚴格的管控，如禁止其在離職后一段時間內(nèi)嘗試登錄釘釘?shù)?，有效降低信息泄露風險。定期系統(tǒng)評估與優(yōu)化：定期對釘釘平臺的離職人員管理功能進行評估，收集各部門在管理過程中