企業(yè)會(huì)議室使用申請(qǐng)及管理標(biāo)準(zhǔn)工具一、工具適用范圍與核心目標(biāo)本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各部門、員工及經(jīng)備案的外部合作方，旨在規(guī)范會(huì)議室的申請(qǐng)、使用、調(diào)度及后續(xù)管理流程，保證會(huì)議室資源高效利用、有序運(yùn)行，同時(shí)保障會(huì)議環(huán)境整潔、設(shè)備完好，滿足各類會(huì)議（如部門例會(huì)、項(xiàng)目研討、客戶接待、培訓(xùn)等）的基本需求。二、會(huì)議室申請(qǐng)與使用全流程指南第一步：明確會(huì)議需求與時(shí)間申請(qǐng)人需提前確認(rèn)會(huì)議的核心信息，包括：會(huì)議主題及目標(biāo)參會(huì)人數(shù)（預(yù)估實(shí)際人數(shù)，避免會(huì)議室過(guò)大或過(guò)小）希望使用的日期及具體時(shí)間段（建議避開9:00-10:00、14:00-15:00等高峰時(shí)段，優(yōu)先選擇非核心辦公時(shí)間以提高通過(guò)率）所需設(shè)備支持（如投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)、白板、麥克風(fēng)、茶歇服務(wù)等）第二步：登錄系統(tǒng)/填寫申請(qǐng)表企業(yè)可通過(guò)線上會(huì)議室管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、釘釘/企業(yè)審批模塊）或線下《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》（見模板）提交申請(qǐng)，填寫以下信息：申請(qǐng)人姓名（*）、所屬部門會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間（精確到開始/結(jié)束分鐘）參會(huì)人員范圍（內(nèi)部部門/外部單位）會(huì)議室需求（優(yōu)先選擇容量匹配的會(huì)議室，如10人以下選小型會(huì)議室，10-30人選中型，30人以上選大型多功能廳）設(shè)備及特殊服務(wù)需求（如需橫幅、鮮花擺放等，需提前1個(gè)工作日說(shuō)明）第三步：提交審批根據(jù)會(huì)議類型及規(guī)模，提交至對(duì)應(yīng)審批人：部門內(nèi)部會(huì)議：部門負(fù)責(zé)人審批跨部門會(huì)議：申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人+相關(guān)部門負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批重要客戶接待/大型培訓(xùn)：需額外報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)（*）審批外部合作方會(huì)議：需提前向行政部門提交《外部訪客備案表》，同步附上會(huì)議申請(qǐng)審批時(shí)限：常規(guī)會(huì)議需提前1個(gè)工作日完成審批；緊急會(huì)議（如臨時(shí)項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)）可申請(qǐng)加急，但需提前4小時(shí)聯(lián)系行政部門說(shuō)明情況。第四步：獲取審批結(jié)果與會(huì)議室信息審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送會(huì)議室確認(rèn)通知（或郵件/短信），包含：會(huì)議室編號(hào)及具體位置（如“3號(hào)樓5層-301會(huì)議室”）設(shè)備使用指引（如投影儀開機(jī)密碼、視頻會(huì)議系統(tǒng)連接方式）聯(lián)系人及緊急報(bào)修電話（如遇設(shè)備故障，可聯(lián)系行政專員*處理）審批未通過(guò)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)注明原因（如時(shí)間沖突、會(huì)議室容量不足等，申請(qǐng)人可調(diào)整后重新申請(qǐng)）。第五步：使用前準(zhǔn)備申請(qǐng)人需提前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，檢查設(shè)備是否正常（如投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)溫度），確認(rèn)桌椅擺放是否符合會(huì)議需求；如需茶歇，提前與行政部門確認(rèn)擺放時(shí)間及位置；外部訪客需引導(dǎo)至前臺(tái)登記，由申請(qǐng)人陪同至?xí)h室。第六步：會(huì)議進(jìn)行中的管理申請(qǐng)人作為會(huì)議第一責(zé)任人，需保證會(huì)議期間設(shè)備正常使用，如遇故障立即聯(lián)系行政報(bào)修；控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，避免超時(shí)影響后續(xù)會(huì)議安排（如需超時(shí)，需在原會(huì)議結(jié)束前30分鐘聯(lián)系行政部門協(xié)調(diào)續(xù)期）；提醒參會(huì)人員保持會(huì)議室安靜，避免大聲喧嘩或隨意走動(dòng)影響其他區(qū)域辦公。第七步：使用后整理與反饋會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)人需組織參會(huì)人員清理會(huì)場(chǎng)：帶走個(gè)人物品、垃圾，關(guān)閉設(shè)備（投影儀、燈光、空調(diào)），將桌椅恢復(fù)原位；如設(shè)備損壞或物品遺失，需第一時(shí)間向行政部門（聯(lián)系人*）報(bào)備并說(shuō)明情況；通過(guò)系統(tǒng)提交《會(huì)議室使用反饋表》，評(píng)價(jià)本次會(huì)議室使用體驗(yàn)（如設(shè)備滿意度、環(huán)境整潔度等），便于后續(xù)優(yōu)化管理。三、會(huì)議室使用申請(qǐng)表（模板）基本信息填寫內(nèi)容申請(qǐng)人姓名*所屬部門聯(lián)系方式（企業(yè)內(nèi)部短號(hào)/分機(jī)號(hào)，禁止填寫個(gè)人手機(jī)號(hào)）會(huì)議名稱會(huì)議類型□部門例會(huì)□項(xiàng)目研討□客戶接待□培訓(xùn)□其他（請(qǐng)注明：_________）參會(huì)人數(shù)_________人（實(shí)際參會(huì)人數(shù)不得超過(guò)預(yù)約人數(shù)的110%）預(yù)約日期_________年_月_日使用時(shí)間開始時(shí)間：____:____結(jié)束時(shí)間：____:____（單次使用最長(zhǎng)不超過(guò)4小時(shí)）會(huì)議室需求□小型（≤10人）□中型（11-30人）□大型（≥31人）優(yōu)先選擇：_________________所需設(shè)備□投影儀□視頻會(huì)議系統(tǒng)□白板+馬克筆□麥克風(fēng)□音響□其他（請(qǐng)注明：_________）特殊需求□茶歇（需提前____小時(shí)確認(rèn)）□橫幅/背景板□鮮花擺放□無(wú)參會(huì)人員范圍□內(nèi)部員工□外部訪客（需提前提交訪客備案表，聯(lián)系人：*）部門負(fù)責(zé)人審批簽字：_________日期：_________跨部門/分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：_________日期：_________（如需）行政部門審核□通過(guò)□不通過(guò)（原因：_________________）審核人：*日期：_________四、使用管理規(guī)范與責(zé)任說(shuō)明時(shí)間管理會(huì)議室按“先申請(qǐng)、后使用”原則分配，同一時(shí)間段同一會(huì)議室僅支持一場(chǎng)預(yù)約；會(huì)議需準(zhǔn)時(shí)開始，超時(shí)15分鐘以上且未提前續(xù)期的，行政部門有權(quán)安排后續(xù)會(huì)議入場(chǎng)，當(dāng)前會(huì)議需主動(dòng)終止；取消會(huì)議需提前2個(gè)工作日在系統(tǒng)中撤銷申請(qǐng)，未取消且未使用的，將記入申請(qǐng)人部門“會(huì)議室使用信用記錄”（月度累計(jì)3次及以上，部門下月會(huì)議室使用權(quán)限縮減20%）。設(shè)備與衛(wèi)生管理嚴(yán)禁私自拆卸、挪用會(huì)議室設(shè)備，如需移動(dòng)設(shè)備（如麥克風(fēng)、白板），使用后需歸位；會(huì)議期間如潑灑液體、損壞物品，申請(qǐng)人需承擔(dān)維修/清潔費(fèi)用（費(fèi)用從部門預(yù)算中扣除）；禁止在會(huì)議室吸煙、使用明火或攜帶易燃易爆物品，違者將按企業(yè)《辦公環(huán)境管理規(guī)定》處理。外部訪客管理外部訪客需由企業(yè)員工全程陪同，進(jìn)入會(huì)議室前在前臺(tái)出示有效證件號(hào)碼件登記，離場(chǎng)時(shí)需經(jīng)陪同人員簽字確認(rèn)；涉密會(huì)議（如未公開項(xiàng)目研討、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)討論）需提前向行政部門申請(qǐng)“保密會(huì)議室”，會(huì)議期間嚴(yán)禁手機(jī)、錄音錄像設(shè)備進(jìn)入，離開時(shí)需檢查文件是否遺落。應(yīng)急處理會(huì)議期間如遇火災(zāi)、斷電等突發(fā)情況，需立即疏散人員至安全區(qū)域，并聯(lián)系行政部門及企業(yè)安保部（緊急電話：*）；視頻會(huì)議系統(tǒng)故障時(shí)，可切換至備用會(huì)議室（提前向行政部門申請(qǐng)），或使用手機(jī)/電腦熱點(diǎn)臨時(shí)聯(lián)網(wǎng)，保證會(huì)議continuity。五、常見問(wèn)題與解答Q1：會(huì)議室已被預(yù)約，但臨時(shí)有更緊急的會(huì)議，如何協(xié)調(diào)？A：可聯(lián)系行政部門（聯(lián)系人*）說(shuō)明緊急情況，由行政部門協(xié)調(diào)原申請(qǐng)人調(diào)整時(shí)間（如無(wú)合適替代會(huì)議室，可申請(qǐng)臨時(shí)使用“應(yīng)急會(huì)議室”，需分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)）。Q2：會(huì)議需要使用會(huì)議室自帶的視頻會(huì)議系統(tǒng)，但不會(huì)操作怎么辦？A：可在申請(qǐng)時(shí)備注“需設(shè)備協(xié)助”，行政部門會(huì)安排專人提前30分鐘到場(chǎng)指導(dǎo)；或查閱《會(huì)議室設(shè)備操作手冊(cè)》（存放于會(huì)議室資料欄），按步驟操作。Q3：會(huì)議結(jié)束后發(fā)覺物品遺落，如何找回？A：聯(lián)系行政部門（聯(lián)系人*），提供會(huì)議室編號(hào)及遺失物品特征，行政部門會(huì)在1個(gè)工作內(nèi)核查并反饋；如無(wú)人