2026年橡膠制品公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范管理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)本公司會(huì)計(jì)檔案管理，保障會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和可追溯，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案收集、整理、保管、借閱、移交、銷毀等工作流程，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際經(jīng)營管理需要，制定本制度。第二條本制度所稱會(huì)計(jì)檔案，是指本公司在會(huì)計(jì)核算過程中形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，以及存儲(chǔ)這些資料的電子載體。第三條本制度適用于本公司所有職能部門、生產(chǎn)車間及各業(yè)務(wù)單元（以下統(tǒng)稱“各部門”）涉及會(huì)計(jì)檔案形成、使用、保管的全部活動(dòng)，全體員工均需嚴(yán)格遵守本制度相關(guān)規(guī)定。第四條會(huì)計(jì)檔案管理遵循“統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、安全保密、方便利用”的原則，財(cái)務(wù)部門為公司會(huì)計(jì)檔案的歸口管理部門，指定專人擔(dān)任會(huì)計(jì)檔案管理員，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作。第五條公司建立會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任制，明確財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)檔案管理員、各部門相關(guān)人員的職責(zé)，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作落到實(shí)處。第二章會(huì)計(jì)檔案的范圍第六條公司會(huì)計(jì)檔案主要包括以下類別：（一）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證（含外來原始憑證、自制原始憑證）、記賬憑證（含收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證）、匯總憑證及其他會(huì)計(jì)憑證；（二）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿及其他會(huì)計(jì)賬簿；（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注、財(cái)務(wù)情況說明書等；（四）其他會(huì)計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表及完稅憑證、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、合同協(xié)議（含采購合同、銷售合同、融資合同等涉及財(cái)務(wù)收支的文件）、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。第七條電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案管理范圍，包括以電子形式存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料，電子會(huì)計(jì)檔案需滿足真實(shí)、完整、可用、安全的要求，其保管要求與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案一致。第三章會(huì)計(jì)檔案的收集與整理第八條每月結(jié)賬結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)，財(cái)務(wù)人員需將本月形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等資料進(jìn)行收集、核對(duì)，確保資料完整、編號(hào)連續(xù)、內(nèi)容真實(shí)，核對(duì)無誤后移交會(huì)計(jì)檔案管理員。第九條會(huì)計(jì)檔案整理需按照“分類統(tǒng)一、裝訂規(guī)范、編號(hào)有序”的要求執(zhí)行：（一）會(huì)計(jì)憑證整理：按憑證編號(hào)順序整理，去除金屬物，加裝憑證封面和封底，裝訂成冊(cè)并填寫封面信息（含單位名稱、憑證所屬期間、憑證冊(cè)數(shù)、起止編號(hào)、裝訂人、保管人等）；（二）會(huì)計(jì)賬簿整理：年度結(jié)賬后，將各類賬簿整理齊全，加具封面，注明賬簿名稱、所屬年度、冊(cè)數(shù)等信息，訂本式賬簿保持原有裝訂形式，活頁式賬簿按賬戶順序裝訂成冊(cè)并編頁碼；（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告整理：按年度、季度、月度分類整理，裝訂成冊(cè)并標(biāo)注報(bào)告名稱、所屬期間、編制單位等；（四）其他會(huì)計(jì)資料整理：按類別、形成時(shí)間排序，裝訂成冊(cè)并編制目錄。第十條電子會(huì)計(jì)檔案需在形成時(shí)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)至公司指定的安全存儲(chǔ)介質(zhì)，同時(shí)建立電子會(huì)計(jì)檔案目錄，記錄文件名、形成時(shí)間、存儲(chǔ)位置、責(zé)任人等信息，確保電子檔案可追溯。第十一條會(huì)計(jì)檔案整理完成后，會(huì)計(jì)檔案管理員需及時(shí)立卷，編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，明確檔案編號(hào)、類別、名稱、形成時(shí)間、保管期限、存放位置等信息，做到一案一卷、目錄清晰。第四章會(huì)計(jì)檔案的保管第十二條會(huì)計(jì)檔案保管場(chǎng)所需符合安全、防潮、防火、防盜、防蟲蛀、防鼠咬、防霉變的要求，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防盜設(shè)施，定期檢查存儲(chǔ)環(huán)境，確保檔案保存條件達(dá)標(biāo)。第十三條會(huì)計(jì)檔案保管期限嚴(yán)格按照國家規(guī)定執(zhí)行：（一）永久保管的會(huì)計(jì)檔案：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、涉及重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的合同協(xié)議及相關(guān)會(huì)計(jì)資料；（二）保管期限為30年的會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)；（三）保管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表及完稅憑證。第十四條會(huì)計(jì)檔案管理員需對(duì)保管的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期檢查，每季度抽查一次，每年全面盤點(diǎn)一次，發(fā)現(xiàn)檔案破損、丟失、霉變等情況需立即上報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人，并采取補(bǔ)救措施，檢查及盤點(diǎn)情況需形成書面記錄留存。第十五條電子會(huì)計(jì)檔案需定期進(jìn)行有效性檢測(cè)，每年至少一次，確保存儲(chǔ)介質(zhì)無損壞、檔案可正常讀取，同時(shí)每半年進(jìn)行一次異地備份，防止電子檔案丟失或損壞。第十六條會(huì)計(jì)檔案管理員崗位變動(dòng)時(shí)，需辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)，編制移交清冊(cè)，列明移交檔案的種類、數(shù)量、編號(hào)、保管期限等，由移交人、接收人、監(jiān)交人簽字確認(rèn)，移交清冊(cè)作為會(huì)計(jì)檔案留存。第五章會(huì)計(jì)檔案的借閱與移交第十七條公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，需填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可到會(huì)計(jì)檔案管理員處辦理借閱手續(xù)。第十八條外部單位（如稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)構(gòu)、司法機(jī)關(guān)等）需借閱或查閱會(huì)計(jì)檔案的，需出具單位正式介紹信及經(jīng)辦人有效身份證件，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批同意后，在會(huì)計(jì)檔案管理員陪同下查閱，必要時(shí)需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。第十九條會(huì)計(jì)檔案借閱期間，借閱人需妥善保管檔案，不得涂改、勾畫、拆封、抽取檔案資料，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，借閱期限原則上不超過5個(gè)工作日，確需延長的需重新辦理審批手續(xù)。第二十條會(huì)計(jì)檔案歸還時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理員需仔細(xì)核對(duì)檔案完整性，確認(rèn)無誤后在借閱申請(qǐng)表上標(biāo)注歸還日期，如有檔案損壞、缺失等情況，需立即上報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人并追究借閱人責(zé)任。第二十一條公司因合并、分立、注銷等原因需移交會(huì)計(jì)檔案的，需編制移交清冊(cè)，經(jīng)交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)，移交清冊(cè)需留存副本，移交的會(huì)計(jì)檔案需保持原卷冊(cè)的封裝，電子會(huì)計(jì)檔案需一并移交存儲(chǔ)介質(zhì)及備份文件。第六章會(huì)計(jì)檔案的銷毀第二十二條會(huì)計(jì)檔案達(dá)到保管期限且無保存價(jià)值的，可按規(guī)定程序申請(qǐng)銷毀。未達(dá)到保管期限的會(huì)計(jì)檔案，不得擅自銷毀；涉及未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)檔案，即使達(dá)到保管期限，也需延續(xù)保管至事項(xiàng)完結(jié)。第二十三條會(huì)計(jì)檔案銷毀程序：（一）申請(qǐng)：財(cái)務(wù)部門對(duì)達(dá)到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清理，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀檔案的編號(hào)、名稱、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因等，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核；（二）審批：《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司總經(jīng)理審批，重大會(huì)計(jì)檔案銷毀需經(jīng)公司決策層審議；（三）實(shí)施：銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需由財(cái)務(wù)部門指定兩名以上監(jiān)銷人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷，監(jiān)銷人需核對(duì)銷毀檔案與銷毀清冊(cè)是否一致，確認(rèn)無誤后方可銷毀；（四）記錄：銷毀完成后，監(jiān)銷人需在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、監(jiān)銷人等信息，銷毀清冊(cè)永久留存。第二十四條電子會(huì)計(jì)檔案銷毀前，需確保所有備份介質(zhì)中的檔案均已銷毀，銷毀過程需有記錄，防止電子檔案被非法恢復(fù)。第七章責(zé)任追究第二十五條對(duì)違反本制度規(guī)定的行為，公司將追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任：（一）未按規(guī)定收集、整理會(huì)計(jì)檔案，導(dǎo)致檔案不完整的，給予責(zé)任人警告處分，責(zé)令限期整改；（二）擅自借閱、涂改、勾畫、拆封會(huì)計(jì)檔案的，給予責(zé)任人記過處分，造成檔案損壞的，需承擔(dān)賠償責(zé)任；（三）丟失、損毀重要會(huì)計(jì)檔案的，給予責(zé)任人記大過及以上處分，情節(jié)嚴(yán)重的追究經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任；（四）擅自銷毀會(huì)計(jì)檔案的，給予責(zé)任人降職