ICS01.140.20

CCSA14

DB36

江西省地方標(biāo)準(zhǔn)

DB36/T2171—2025

公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)

范

Specificationforelectronicdocumentsarchivingandelectronicrecordsmanagement

inhighwayprojectofJiangxiprovince

2025-08-27發(fā)布2026-03-01實施

江西省市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB36/T2171—2025

目??次

前?言............................................................................II

1范圍.............................................................................1

2規(guī)范性引用文件...................................................................1

3術(shù)語和定義.......................................................................1

4基本要求.........................................................................3

5基礎(chǔ)設(shè)施與系統(tǒng)建設(shè)...............................................................4

6電子文件收集與整理...............................................................5

7電子文件歸檔.....................................................................5

8電子檔案移交.....................................................................6

9電子檔案管理.....................................................................7

10電子檔案長期保存................................................................7

附錄A（資料性）電子文件歸檔登記表.................................................9

附錄B（資料性）電子檔案移交清單..................................................10

附錄C（資料性）電子檔案移交接收登記表............................................11

附錄D（資料性）電子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表....................................12

附錄E（資料性）電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表......................................13

I

DB36/T2171—2025

前??言

本文件按照GB/T1.1-2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起

草。

請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識別這些專利的責(zé)任。

本文件由江西省檔案局提出并歸口。

本文件起草單位：江西省交通投資集團(tuán)有限責(zé)任公司、江西省檔案館、江西省交通投資集團(tuán)有限責(zé)

任公司項目建設(shè)管理公司、江西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院、江西錦路科技開發(fā)有限公司。

本文件主要起草人：文旭卿、黃喜榮、胡志斌、鐘昆志、周鵬、李鵬達(dá)、甘志堅、姚學(xué)濤、涂九根、

翟勇、萬佳新、伍超揚(yáng)、陳釗正、曾武、陳勇、萬佳豪、邱興飛、羅賢明、鄧亮、席全琛、郭瑞、張正

輝、黃平運(yùn)、朱光偉、尹華杰、錢宇峰、劉偉達(dá)、陳震、傅清丁、王星、朱思瑤。

II

DB36/T2171—2025

公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件提供了公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理的總則、基礎(chǔ)設(shè)施與系統(tǒng)建設(shè)、電子文件收集、

整理、歸檔和電子檔案管理等要求。

本文件適用于公路工程非涉密電子文件與電子檔案的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T26162信息與文獻(xiàn)文件（檔案）管理概念與原則

GB/T26163.1信息與文獻(xiàn)文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分：原則

GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

GB/T39784電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求

DA/T47版式電子文件長期保存格式需求

DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

DA/T58電子檔案管理基本術(shù)語

DA/T70文書類電子檔案檢測一般要求

DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范

DB36/T1324公路建設(shè)項目檔案管理規(guī)范

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

公路工程電子文件electronicdocumentinhighwayproject

公路工程在建設(shè)過程中，基于工程建設(shè)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和

存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄，電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等信息組成。

3.2

電子文件歸檔electronicdocument

將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢的電子文件及其元數(shù)據(jù)管理權(quán)限向檔案部門提交的過程。

3.3

信息包informationpackage

1

DB36/T2171—2025

包含電子文件、電子檔案內(nèi)容及其元數(shù)據(jù)，按技術(shù)要求進(jìn)行封裝，用于不同環(huán)節(jié)之間信息傳遞的信

息集合對象。

[來源：DA/T70，3.10，有修改]

3.4

公路工程電子檔案digitalprojectarchiveinhighwayproject

具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的公路工程電子文件。

3.5

業(yè)務(wù)系統(tǒng)businesssystem

形成或管理機(jī)構(gòu)活動數(shù)據(jù)的計算機(jī)信息系統(tǒng)。

示例：辦公自動化系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)、進(jìn)度管理系統(tǒng)、計量支付系統(tǒng)、安全管理系統(tǒng)等促進(jìn)公路

建設(shè)項目事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)。

[來源：GB/T18894-3.9]

3.6

電子檔案管理系統(tǒng)electronicrecordsmanagementsystem

對電子文件、電子檔案進(jìn)行接收、歸檔、編目、管理和處置的計算機(jī)信息系統(tǒng)。

[來源：GB/T18894-3.10,有修改]

3.7

捕獲capture

適時獲取電子文件及其元數(shù)據(jù)的方法與過程。

[來源：DA/T58-3.1]

3.8

元數(shù)據(jù)metadata

描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其管理過程的數(shù)據(jù)。

[來源：GB/T18894-3.3]

3.9

移交accession

建設(shè)單位根據(jù)規(guī)定將電子檔案交付運(yùn)行管理單位、項目主管部門或有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)的過程。

3.10

轉(zhuǎn)換conversion

在維護(hù)真實性、完整性、可用性和安全性的前提下，將電子檔案從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體或從

一種格式轉(zhuǎn)換成另一種格式的過程。

[來源：GB/T18894-3.15]

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3.11

遷移relocation

在維護(hù)真實性、完整性、可用性和安全性的前提下，將電子檔案從一個系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個系統(tǒng)的過

程。

[來源：GB/T18894-3.16]

4基本要求

4.1總體要求

4.1.1公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)納入建設(shè)單位信息化建設(shè)規(guī)劃，遵循工程建設(shè)和信息

系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)律，堅持“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密”的管理原則。

4.1.2公路工程電子檔案的管理應(yīng)當(dāng)遵循其來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的基本要求，應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)維

護(hù)其真實性、完整性、可用性和安全性的基本目標(biāo)。

4.1.3應(yīng)建設(shè)、配備必要的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)，為公路工程電子文件歸檔與電子檔案管

理提供技術(shù)保障。

4.1.4應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和存儲設(shè)備實施電子文件歸檔和電子檔案管理，保障公路工程建設(shè)數(shù)據(jù)

信息安全。網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)應(yīng)達(dá)到二級及以上要求。

4.2工作原則

4.2.1來源可靠

電子文件與電子檔案應(yīng)由經(jīng)過授權(quán)和確認(rèn)的法定形成者在既定的業(yè)務(wù)活動中，在特定的時間內(nèi)通過

安全可靠的系統(tǒng)生成；應(yīng)采用合規(guī)的電子政務(wù)電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)提供的數(shù)字簽名技術(shù)，保證形成公路工

程電子文件的項目建設(shè)單位、各參建單位及個人身份經(jīng)過授權(quán)和認(rèn)證。

a)應(yīng)基于文件管理的業(yè)務(wù)分析，確定產(chǎn)生公路工程電子文件的業(yè)務(wù)活動、文件構(gòu)成要素以及文件

之間的相互關(guān)系；

b)公路工程電子文件的形成時間應(yīng)與工程建設(shè)同步，文件辦理完畢后及時收集；

c)公路工程電子文件及電子檔案管理系統(tǒng)功能的規(guī)劃設(shè)計，應(yīng)符合GB/T29194、GB/T39784、

GB/T26162、GB/T26163.1的規(guī)定；

d)公路工程電子文件應(yīng)能夠轉(zhuǎn)換成符合國家標(biāo)準(zhǔn)的版式文件格式，通過數(shù)字簽名、時間戳等技術(shù)

手段，保證公路工程電子文件不被非法篡改。

4.2.2程序規(guī)范

電子檔案管理應(yīng)明確管理和技術(shù)要求，對電子文件的形成、歸檔和電子檔案保存、利用等全過程進(jìn)

行控制，做到各環(huán)節(jié)程序規(guī)范。

a)公路工程電子文件形成應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)、公路工程技術(shù)規(guī)范的要求；

b)應(yīng)將規(guī)范的工作程序和必要的技術(shù)手段融合為電子文件、電子文件歸檔、電子檔案管理元數(shù)據(jù)

方案，內(nèi)置到業(yè)務(wù)系統(tǒng)、歸檔接口、電子檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)公路工程電子文件歸檔和電子檔

案全過程管理。

3

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4.2.3要素合規(guī)

電子檔案的內(nèi)容要素應(yīng)符合公路建設(shè)基本程序與質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)，元數(shù)據(jù)要素在國家層面尚未出

臺規(guī)范性文件前應(yīng)組織專家評審，針對不同項目、不同工序流程、不同的數(shù)據(jù)采集方式制定不同的元數(shù)

據(jù)方案。

4.3元數(shù)據(jù)要求

4.3.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置元數(shù)據(jù)方案，并實現(xiàn)元數(shù)據(jù)的傳輸、解析、交換、利用。

公路工程施工質(zhì)量管理系統(tǒng)元數(shù)據(jù)方案宜設(shè)置為一個業(yè)務(wù)流程配置一個元數(shù)據(jù)方案，強(qiáng)化施工質(zhì)量管

理。

4.3.2元數(shù)據(jù)的捕獲方式和捕獲節(jié)點應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)過程中進(jìn)行規(guī)劃，

實現(xiàn)元數(shù)據(jù)與電子文件的同時捕獲。

4.3.3元數(shù)據(jù)的捕獲方式包括直接提取、計算寫入、默認(rèn)賦值及人工錄入等。

4.3.4元數(shù)據(jù)的捕獲節(jié)點包括但不限于公路工程電子文件管理生命周期中的形成、收集、整理、歸檔、

接收、保管、利用、處置等各個節(jié)點。

4.3.5公路工程電子文件歸檔時，應(yīng)同時歸檔對應(yīng)的元數(shù)據(jù)，確保元數(shù)據(jù)與所描述的電子文件之間的

關(guān)聯(lián)關(guān)系。

4.3.6公路工程電子文件與電子檔案元數(shù)據(jù)按照文件實體、業(yè)務(wù)實體、機(jī)構(gòu)人員實體、法規(guī)實體、關(guān)

系實體設(shè)置。

5基礎(chǔ)設(shè)施與系統(tǒng)建設(shè)

5.1基礎(chǔ)設(shè)施要求

5.1.1檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和安全設(shè)施應(yīng)能夠保障業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，滿足電

子文件形成、歸檔與電子檔案管理活動的實際需求。

5.1.2業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境應(yīng)能滿足檔案安全管理的要求。

5.1.3應(yīng)配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的運(yùn)行環(huán)境：

a)硬件系統(tǒng)，包括但不限于：

1)服務(wù)器；

2)存儲等物理設(shè)備。

b)軟件系統(tǒng)，包括但不限于：

1)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；

2)網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)；

3)中間件。

c)網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備

5.1.4電子檔案管理系統(tǒng)備份設(shè)備，可采用但不限于：

a)虛擬帶庫；

b)物理帶庫；

c)藍(lán)光光盤帶庫；

d)磁盤陣列；

5.1.5根據(jù)系統(tǒng)硬件與基礎(chǔ)軟件生命周期、技術(shù)升級、故障、性能等實際情況，適時進(jìn)行更新、升級。

5.2系統(tǒng)建設(shè)要求

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5.2.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件管理功能應(yīng)符合GB/T18894要求，業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件管理及歸檔功能，

可對電子文件形成和流轉(zhuǎn)實施有效控制。

5.2.2公路工程電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)符合GB/T18894要求開發(fā)、配置電子檔案管理基本功能和擴(kuò)展功

能。

6電子文件收集與整理

6.1電子文件的收集

6.1.1在電子文件收集的前端環(huán)節(jié)，應(yīng)保證電子文件在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中合規(guī)形成。工程文件（記錄）齊全

完整性方面應(yīng)滿足公路工程質(zhì)量檢驗評定要求、工程建設(shè)管理需求；真實可靠性方面應(yīng)滿足施工檢查、

監(jiān)理抽檢、測量試驗規(guī)程、電子簽名、審批流程等要求。

6.1.2業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的原生電子文件，按歸檔范圍自動收集。質(zhì)量管理、計量支付等業(yè)務(wù)流程均應(yīng)

形成電子記錄表單，保存于業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件服務(wù)器。每一份電子記錄表應(yīng)配套生成描述其元數(shù)據(jù)項的XML

文件。電子記錄表單與描述其元數(shù)據(jù)項的XML文件應(yīng)通過鍵值對建立映射。

6.1.3描述電子文件的元數(shù)據(jù)XML文件應(yīng)與電子文件同步收集。

6.1.4外部來源如外部業(yè)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、數(shù)碼照片及音像等電子文件，應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)XML文件一

并收集。

6.1.5電子文件收集質(zhì)量要求：

a)電子文件的內(nèi)容必須真實、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，必須與工程實際相符合，能夠反映工程建設(shè)活

動的全過程，符合國家現(xiàn)行有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)要求。

b)電子文件應(yīng)包含有效的、完整的、可讀的電子簽章。

c)記錄重要文件的主要修改過程和辦理情況、有參考價值的不同稿本均應(yīng)保留；應(yīng)采取嚴(yán)密的安全措施，

保證電子文件在形成和處理過程中不被非法篡改。

d)對具有歸檔價值、記錄工程建設(shè)重要活動和工作成果的聲像類電子文件，應(yīng)符合DA/T50、DA/T78

要求。

6.2電子文件整理

6.2.1公路工程施工、監(jiān)理質(zhì)量管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)、計量支付系統(tǒng)等相關(guān)系統(tǒng)產(chǎn)生的文本類電子表單，遵

循傳統(tǒng)的組件、組卷辦法進(jìn)行整理。業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔模塊應(yīng)配置能夠生成件、卷實體信息的表單。

6.2.2施工、監(jiān)理記錄組件一般以一個子分項或一道工序的所有記錄歸集為一件，歸集操作宜通過記

錄的表單編號、表單在工序記錄中的排序等字段設(shè)置，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔模塊自動執(zhí)行、自動生成件的

題名及責(zé)任者、頁數(shù)等信息項，減少人工工作量與人為干預(yù)出錯概率。其他非業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的管理性電

子文件、技術(shù)性電子文件、未劃入分項工程收集范圍的電子文件組件，可參照DB36/T1324組件建議，

在檔案管理系統(tǒng)實施組件。

6.2.3分項工程開工報告單、施工與監(jiān)理記錄、中間交工證書、分項工程對應(yīng)的測量與試驗記錄（報

告單）等原生電子文件，宜以一個分項工程歸集為一卷，歸集操作宜通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔模塊通過識別歸

屬文件的排序規(guī)則自動執(zhí)行，且自動生成案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等卷實體信息表單。其他非業(yè)務(wù)

系統(tǒng)生成的施工日志、監(jiān)理日志、安全生產(chǎn)日志、變更文件、竣工圖等電子記錄（文件），建議在檔案

管理系統(tǒng)組卷，組卷規(guī)則可參照DB36/T1324執(zhí)行。

6.2.4照片及音像等電子文件，宜在檔案管理系統(tǒng)按件進(jìn)行整理。

7電子文件歸檔

5

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7.1歸檔程序

電子文件形成或辦理部門、檔案部門可在歸檔過程中基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文

件及其元數(shù)據(jù)的清點、鑒定、登記等主要?dú)w檔程序，填寫《電子文件歸檔登記表》，《電子文件歸檔登

記表》見附錄A。電子文件歸檔應(yīng)符合GB/T18894的相關(guān)規(guī)定。

7.2歸檔方式

7.2.1應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔的方式，由檔案管理系

統(tǒng)歸檔接口實現(xiàn)，歸檔接口通常包括但不限于以下兩種：

a)Webservice歸檔接口；

b)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲結(jié)構(gòu)。

7.2.2采用離線歸檔時，將帶有歸檔標(biāo)識的文件信息包拷貝至耐久性好的存儲介質(zhì)上，并采用數(shù)據(jù)防

篡改措施。

7.3歸檔時間

7.3.1施工、監(jiān)理原生電子文件應(yīng)按照單位、分部、分項工程劃分，在各分項工程完工評定合格后1

個月內(nèi)完成預(yù)歸檔，在合同段交工驗收后1個月內(nèi)完成歸檔，并填寫《電子文件歸檔登記表》，《電子

文件歸檔登記表》見附錄A。。

7.3.2非原生電子文件歸檔時間按照檔案部門、交通運(yùn)輸主管部門有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

7.4歸檔格式

7.4.1電子文件歸檔格式應(yīng)具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，

支持長期保存格式轉(zhuǎn)換。

7.4.2電子文件應(yīng)以版式文件歸檔。版式文件格式應(yīng)按照DA/T47執(zhí)行，可采用OFD、PDF/A等格式。

7.4.3照片類項目電子文件以JPG、TIFF等格式歸檔。

7.4.4錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔。

7.4.5錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔，珍貴且需永久保存的可按照原始格式文件

歸檔；

7.5元數(shù)據(jù)歸檔要求

7.5.1應(yīng)根據(jù)電子文件歸檔接口以及元數(shù)據(jù)形成情況確定電子文件元數(shù)據(jù)歸檔方式。

7.5.2經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的各門類電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)歸檔接口確定歸檔方式，選擇Webservice歸檔

接口或歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲結(jié)構(gòu)歸檔接口時，可以XML方式歸檔。

7.5.3聲像類電子文件元數(shù)據(jù)以XML方式歸檔。

7.6四性檢測要求

7.6.1電子文件在歸檔環(huán)節(jié)應(yīng)進(jìn)行真實性、完整性、可用性、安全性檢測確保質(zhì)量。

7.6.2四性檢測宜通過內(nèi)置于程序的檢測方案，由計算機(jī)自動完成并形成檢測報告保存至文件服務(wù)器。

8電子檔案移交

8.1檔案移交單位應(yīng)對電子檔案移交信息包的真實性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測，檢測合

格后方可提交。檢測方案應(yīng)參照DA/T70執(zhí)行。

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8.2項目建設(shè)單位應(yīng)在項目通過竣工驗收3個月內(nèi)，按照有關(guān)規(guī)定向有關(guān)單位辦理項目檔案移交手

續(xù)，并填寫《電子檔案移交清單》，《電子檔案移交清單》見附錄B。

8.3接收單位要進(jìn)行電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性檢測以符合移交接收規(guī)范要求，檢

測合格方可接收，填寫《電子檔案移交接收登記表》，《電子檔案移交接收登記表》見附錄C。

8.4移交的項目電子檔案數(shù)據(jù)包括電子檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)。

8.5電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、光盤、磁盤等載體的，應(yīng)當(dāng)著錄相關(guān)對應(yīng)信息。

8.6電子檔案的歸檔移交可采用離線或在線方式進(jìn)行。

9電子檔案管理

9.1電子檔案的存儲

9.1.1應(yīng)為公路工程電子檔案管理系統(tǒng)提供相適應(yīng)的在線存儲設(shè)備，根據(jù)實際情況選擇適用的在線存

儲設(shè)備。

9.1.2電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)檔號等標(biāo)識符構(gòu)成要素在計算機(jī)存儲器中逐級建立文件夾，分門別類、

集中有序地存儲電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動記錄電子檔案在線存儲路徑。

9.1.3在線存儲系統(tǒng)應(yīng)實施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處置。

9.2電子檔案的備份

9.2.1應(yīng)結(jié)合公路工程電子檔案管理和信息化建設(shè)實際，在確保電子檔案的真實、完整、可用和安全

基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌制定公路工程電子檔案備份方案和策略，實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及

其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等備份管理。

9.2.2電子檔案備份分為：近線備份、災(zāi)難備份、離線備份三種，均應(yīng)符合DA/T18894的要求。采用

離線備份時，應(yīng)對離線存儲介質(zhì)管理活動進(jìn)行登記，填寫《電子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表》，《電

子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表》見附錄D。

9.3電子檔案的利用

9.3.1公路工程電子檔案的提供利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。

9.3.2應(yīng)根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為利用者設(shè)置相應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限。

9.3.3利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)

9.3.4對公路工程電子檔案采用在線方式提供利用時，應(yīng)遵守國家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，從技術(shù)

和管理兩方面采取嚴(yán)格的管理措施。

9.4電子檔案的統(tǒng)計

9.4.1應(yīng)按照檔案統(tǒng)計年報要求及交通部門實際需要對公路工程電子檔案情況進(jìn)行統(tǒng)計。

9.4.2可按檔案門類、年度、保管期限、密級、卷數(shù)、件數(shù)、大小、格式、時長、銷毀、移交等要素，

對公路工程電子檔案數(shù)量等情況進(jìn)行統(tǒng)計。

9.4.3可按年度、檔案門類、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、利用人次、利用目的、復(fù)制、下載等要素對公

路工程電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計。

10電子檔案長期保存

10.1封裝

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利用脫機(jī)光盤工具，選擇XML封裝格式，將需要封裝的電子檔案內(nèi)容與其必要的來源、簽署、時

間等元數(shù)據(jù)通過一定的結(jié)構(gòu)組合在一起，確保長期保存的公路工程電子檔案可以被有效利用，能夠有

效表現(xiàn)所載內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及形成、管理過程信息，可被隨時調(diào)取查用。

10.2檢驗

對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗，抽樣率不低于10%,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及

時進(jìn)行遷移。

10.3轉(zhuǎn)換

在相關(guān)軟硬件系統(tǒng)發(fā)生更新或文件格式變化時，應(yīng)對公路工程電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，填寫《電

子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表》，《電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表》見附錄E。

10.4遷移

在公路工程電子檔案的存儲設(shè)備更新、系統(tǒng)擴(kuò)充、應(yīng)用軟件升級、存儲載體、文件格式淘汰等情

況發(fā)生時，應(yīng)對電子檔案進(jìn)行遷移，填寫《電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表》，《電子檔案格式轉(zhuǎn)換

與遷移登記表》見附錄E。

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AA

附錄A

（資料性）

電子文件歸檔登記表

表A.1規(guī)定了電子文件歸檔登記內(nèi)容

表A.1電子文件歸檔登記表

單位名稱

歸檔時間歸檔電子文件門類

卷件張（照片）

歸檔電子文件數(shù)量

分鐘（聲像）字節(jié)

歸檔方式□在線歸檔口離線歸檔

檢驗項目檢驗結(jié)果

真實性檢驗

完整性檢驗

可用性檢驗

安全性檢驗

技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明

登記表、軟件、說明資料檢驗

檔案部門

電子文件形成或辦理部門(簽章)

(簽章)

年月日

年月日

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BB

附錄B

（資料性）

電子檔案移交清單

表B.1規(guī)定了電子檔案移交清單的填寫項。

表B.1電子檔案移交清單

移交單位：

移交時間：

序號檔號題名文件數(shù)量密級保管期限備注

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CC

附錄C

（資料性）

電子檔案移交接收登記表

表C.1規(guī)定了電子檔案移交接收登記表的填寫項。

表C.1電子檔案移交接收登記表

移交接收事項

內(nèi)容描述

移交電子檔案數(shù)量移交數(shù)據(jù)量

移交載體類型、規(guī)格、數(shù)

載體起止順序號(或起止檔號)

量

單位名稱：

檢測內(nèi)容

移交單位：接收單位：

真實性檢測

完整性檢測

可用性檢測

安全性檢測

填表人(簽名)年月日年月日

審核人(簽名)年月日年月日

單位(印章)年月日年月日

注1：移交接收事項按移交單位或全宗號移交檔案的年度批次等內(nèi)容描述本次交接工作。

注2：內(nèi)容描述交接檔案內(nèi)容檔案門類數(shù)據(jù)類型格式交接方式過程等說明事項。

注3：移交電子檔案數(shù)量交接檔案的文件總數(shù)和案卷總數(shù)。

注4：移交數(shù)據(jù)量：一般以GB為單位精確到小數(shù)點后3位。

注5：載體起止順序號在線移交時按載體內(nèi)電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)組織數(shù)據(jù)并標(biāo)明其起止檔號。

注6：移交載體類型規(guī)格在線移交時填寫“在線”。

注7：真實性檢測對電子檔案來源內(nèi)容及移交信息包的真實性元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性元數(shù)據(jù)與內(nèi)容關(guān)聯(lián)一致性進(jìn)行檢

測。

注8：完整性檢測對電子檔案及其元數(shù)據(jù)的完整性進(jìn)行檢測。

注9：可用性檢測對電子檔案內(nèi)容移交信息包的內(nèi)容可讀性和格式規(guī)范性進(jìn)行檢測。

注10：安全性檢測對移交信息包計算機(jī)病毒移交載體和移交過程的安全性進(jìn)行檢測。

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