外貿(mào)企業(yè)合同管理規(guī)范模板一、總則（一）制定目的與依據(jù)為規(guī)范外貿(mào)企業(yè)合同全流程管理，防范法律、商業(yè)、外匯等風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)對(duì)外貿(mào)易法》等法律法規(guī)及國(guó)際商事慣例，結(jié)合企業(yè)外貿(mào)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)開展的貨物進(jìn)出口、技術(shù)進(jìn)出口、國(guó)際服務(wù)貿(mào)易等各類外貿(mào)合同的訂立、履行、變更、終止及檔案管理等活動(dòng)。（三）管理原則1.合法合規(guī)：嚴(yán)格遵守國(guó)內(nèi)外法律法規(guī)、國(guó)際慣例及行業(yè)規(guī)范，確保合同行為合法有效。2.風(fēng)險(xiǎn)可控：建立全流程風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，識(shí)別、評(píng)估并管控合同簽訂、履行中的各類風(fēng)險(xiǎn)。3.權(quán)責(zé)清晰：明確業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門職責(zé)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)部門主體責(zé)任，多部門協(xié)同監(jiān)督。4.效率協(xié)同：優(yōu)化管理流程，平衡風(fēng)險(xiǎn)防控與業(yè)務(wù)效率，保障外貿(mào)業(yè)務(wù)順暢開展。（四）職責(zé)分工業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同前期調(diào)研、談判、起草，跟蹤履約進(jìn)度，及時(shí)反饋異常情況。法務(wù)部門：審核合同法律合規(guī)性，提供法律意見，處理合同糾紛與爭(zhēng)議。財(cái)務(wù)部門：審核合同財(cái)務(wù)條款（如付款方式、匯率條款、稅務(wù)處理），管控資金收付風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理部門：負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、保管與借閱管理。二、合同訂立管理（一）前期準(zhǔn)備1.市場(chǎng)與客戶調(diào)研：業(yè)務(wù)部門通過行業(yè)調(diào)研、客戶實(shí)地考察、第三方資信機(jī)構(gòu)（如鄧白氏、中國(guó)信保）查詢等方式，核查境外客戶的商業(yè)信譽(yù)、經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、履約能力（重點(diǎn)關(guān)注注冊(cè)信息、歷史交易記錄、涉訴情況等）。2.交易背景審查：確認(rèn)交易標(biāo)的符合國(guó)內(nèi)外法律法規(guī)及政策要求（如出口管制、關(guān)稅政策），涉及特殊商品（如危險(xiǎn)品、受管制技術(shù)）需提前辦理審批手續(xù)。（二）合同談判1.談判授權(quán)：業(yè)務(wù)人員需取得企業(yè)書面授權(quán)，明確談判權(quán)限范圍（如價(jià)格浮動(dòng)區(qū)間、付款條件變更限度），禁止超越授權(quán)承諾條款。2.談判要點(diǎn)：重點(diǎn)協(xié)商標(biāo)的描述（商品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)）、交貨期（考慮國(guó)際物流周期、報(bào)關(guān)時(shí)效）、付款方式（信用證、托收、匯付的選擇及風(fēng)險(xiǎn)防控）、爭(zhēng)議解決方式（優(yōu)先選擇中國(guó)仲裁機(jī)構(gòu)或適用中國(guó)法律，境外爭(zhēng)議需評(píng)估當(dāng)?shù)厮痉ōh(huán)境）等核心條款。（三）合同起草1.必備條款：合同應(yīng)包含以下核心內(nèi)容：當(dāng)事人信息（中英文名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人）；標(biāo)的詳情（商品名稱、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，可附質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)文件）；價(jià)格條款（單價(jià)、總價(jià)、幣別、價(jià)格術(shù)語(yǔ)如FOB/CIF/DAP）；交貨條款（交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、提單要求）；支付條款（付款時(shí)間、方式、賬戶信息，信用證需明確開證行、有效期）；檢驗(yàn)與索賠（檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)、期限、索賠條件）；違約責(zé)任（違約情形、賠償范圍、違約金比例）；爭(zhēng)議解決（仲裁或訴訟的具體機(jī)構(gòu)、適用法律）；不可抗力（定義及免責(zé)范圍）；合同生效（簽署日期、生效條件）。2.語(yǔ)言版本：外貿(mào)合同原則上采用中英文雙語(yǔ)版本，明確“如中英文版本存在歧義，以中文版本為準(zhǔn)”（或根據(jù)交易需要約定效力優(yōu)先順序），避免因語(yǔ)言差異產(chǎn)生爭(zhēng)議。3.格式規(guī)范：使用企業(yè)統(tǒng)一合同模板，新增條款需經(jīng)法務(wù)審核，禁止隨意修改模板核心條款。（四）合同審核1.法務(wù)審核：重點(diǎn)審查合同主體資格（境外客戶是否具備簽約能力）、條款合法性（如貿(mào)易管制、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款）、爭(zhēng)議解決條款有效性、違約責(zé)任合理性等，出具書面審核意見。2.財(cái)務(wù)審核：評(píng)估付款方式的資金安全（如信用證軟條款風(fēng)險(xiǎn)）、匯率波動(dòng)對(duì)成本的影響、稅務(wù)合規(guī)性（如出口退稅條款），提出財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控建議。3.合規(guī)性審核：業(yè)務(wù)部門需確認(rèn)合同符合行業(yè)規(guī)范、企業(yè)內(nèi)部制度（如授權(quán)流程、預(yù)算管理），涉及特殊業(yè)務(wù)（如國(guó)際工程承包）需經(jīng)專項(xiàng)審批。（五）合同簽署1.簽署權(quán)限：合同簽署人需為企業(yè)法定代表人或經(jīng)授權(quán)的代理人，授權(quán)書應(yīng)明確授權(quán)范圍、期限，留存法務(wù)部門備案。2.簽署流程：業(yè)務(wù)部門完成審核后，將合同文本（含附件）提交簽署人，簽署人核對(duì)文本與審核意見的一致性后簽署。3.用印管理：合同用印需填寫《用印申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門加蓋公章，留存簽署后的合同原件。三、合同履行管理（一）履約計(jì)劃業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同條款制定履約進(jìn)度表，明確備貨、報(bào)關(guān)、運(yùn)輸、付款、交單等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的責(zé)任人員與完成時(shí)限，定期向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)進(jìn)度。（二）履約跟蹤1.物流與報(bào)關(guān)：跟蹤貨物生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸狀態(tài)（通過貨代、船公司查詢提單信息），確保報(bào)關(guān)單據(jù)（發(fā)票、裝箱單、報(bào)關(guān)單）與合同、信用證要求一致，避免單證不符。2.款項(xiàng)收付：財(cái)務(wù)部門按合同約定跟蹤收付款進(jìn)度，信用證結(jié)算需及時(shí)審核單據(jù)、向銀行交單；匯付結(jié)算需關(guān)注客戶付款履約情況，逾期付款及時(shí)預(yù)警。3.質(zhì)量檢驗(yàn)：出口前按合同標(biāo)準(zhǔn)完成出廠檢驗(yàn)，進(jìn)口時(shí)依約委托第三方機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)，檢驗(yàn)結(jié)果及時(shí)反饋業(yè)務(wù)部門，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題啟動(dòng)索賠程序。（三）變更與解除1.變更條件：因市場(chǎng)變化、政策調(diào)整等原因需變更合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對(duì)方協(xié)商，就變更內(nèi)容達(dá)成書面協(xié)議，經(jīng)法務(wù)、財(cái)務(wù)審核后簽署補(bǔ)充協(xié)議。2.解除流程：合同解除需符合法定或約定條件（如對(duì)方根本違約、不可抗力導(dǎo)致合同目的無(wú)法實(shí)現(xiàn)），由業(yè)務(wù)部門提出解除申請(qǐng)，經(jīng)法務(wù)審核解除的法律后果（如賠償責(zé)任、貨物處置），與對(duì)方協(xié)商簽署解除協(xié)議；無(wú)法協(xié)商的，通過爭(zhēng)議解決途徑處理。3.法律后果：合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門需及時(shí)通知相關(guān)方（如貨代、銀行），財(cái)務(wù)部門調(diào)整資金計(jì)劃，檔案管理部門歸檔變更/解除協(xié)議。（四）爭(zhēng)議處理1.協(xié)商與調(diào)解：合同履行中發(fā)生爭(zhēng)議，優(yōu)先由業(yè)務(wù)部門與對(duì)方協(xié)商解決，必要時(shí)邀請(qǐng)行業(yè)協(xié)會(huì)、商會(huì)調(diào)解，協(xié)商/調(diào)解過程需形成書面記錄。2.仲裁與訴訟：協(xié)商無(wú)果時(shí)，依合同約定啟動(dòng)仲裁或訴訟程序，法務(wù)部門負(fù)責(zé)案件代理（或委托外部律師），業(yè)務(wù)部門提供交易證據(jù)（合同、單據(jù)、溝通記錄），財(cái)務(wù)部門配合處理保全、執(zhí)行等資金事項(xiàng)。四、合同檔案管理（一）檔案分類按合同類型（貨物貿(mào)易、技術(shù)貿(mào)易、服務(wù)貿(mào)易）、狀態(tài)（履行中、已履行、爭(zhēng)議中）分類歸檔，每份合同建立獨(dú)立檔案，包含合同文本、附件、審核意見、履約單據(jù)（提單、發(fā)票、報(bào)關(guān)單）、溝通記錄等。（二）歸檔要求1.原件保存：合同原件（含簽署后的補(bǔ)充協(xié)議、解除協(xié)議）由檔案管理部門專人保管，電子檔案通過加密系統(tǒng)備份，確保可追溯。2.歸檔時(shí)限：合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將全套資料移交檔案管理部門；履約過程中產(chǎn)生的單據(jù)、函件等應(yīng)在事項(xiàng)完成后5個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（三）保管期限1.長(zhǎng)期保管：涉及重大交易、涉外仲裁/訴訟的合同，保管期限為合同終止后10年；一般外貿(mào)合同保管期限為合同終止后5年。2.定期清理：檔案管理部門每年度對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，經(jīng)法務(wù)、業(yè)務(wù)部門確認(rèn)無(wú)留存必要的，按企業(yè)檔案管理制度銷毀，銷毀記錄留存?zhèn)洳?。（四）查閱使用?nèi)部人員查閱合同檔案需填寫《查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；外部單位（如律師、審計(jì)機(jī)構(gòu)）查閱需持有效證明并經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，查閱過程需在檔案管理部門指定場(chǎng)所進(jìn)行，禁止復(fù)制核心商業(yè)條款。五、風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.法律風(fēng)險(xiǎn)：境外客戶主體資格瑕疵、合同條款違法（如違反國(guó)際制裁規(guī)定）、爭(zhēng)議解決條款無(wú)效。2.商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)：客戶信用違約（拖欠貨款、拒收貨物）、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、物流延誤/損壞。3.外匯風(fēng)險(xiǎn)：匯率波動(dòng)導(dǎo)致收匯損失，外匯管制政策變化影響資金收付。4.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：出口管制商品未獲審批、報(bào)關(guān)單據(jù)虛假、稅務(wù)違規(guī)（如騙取出口退稅）。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估業(yè)務(wù)部門聯(lián)合法務(wù)、財(cái)務(wù)部門每季度對(duì)在途合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，采用風(fēng)險(xiǎn)矩陣法（按發(fā)生概率、影響程度分級(jí)），重點(diǎn)評(píng)估高風(fēng)險(xiǎn)合同（如新客戶、大額交易、敏感地區(qū)交易），形成《風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告》。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：拒絕與高風(fēng)險(xiǎn)客戶交易，避免簽訂違法或顯失公平的合同條款。2.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：通過投保出口信用保險(xiǎn)（如中國(guó)信保）轉(zhuǎn)移信用風(fēng)險(xiǎn)，采用信用證結(jié)算轉(zhuǎn)移付款風(fēng)險(xiǎn)，購(gòu)買貨運(yùn)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移物流風(fēng)險(xiǎn)。3.風(fēng)險(xiǎn)降低：與客戶約定匯率調(diào)價(jià)機(jī)制（如匯率波動(dòng)超過±[X]%時(shí)調(diào)整價(jià)格），優(yōu)化物流方案（選擇優(yōu)質(zhì)貨代、增加運(yùn)輸保險(xiǎn)），加強(qiáng)履約跟蹤頻率。（四）應(yīng)急處理針對(duì)突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)（如客戶破產(chǎn)、貿(mào)易壁壘出臺(tái)），成立應(yīng)急小組（由業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人組成），制定應(yīng)急預(yù)案（如啟動(dòng)仲裁/訴訟、處置滯留貨物、調(diào)整業(yè)務(wù)布局），在24小時(shí)內(nèi)采取初步應(yīng)對(duì)措施，降低損失擴(kuò)大。六、附則1.本規(guī)范自發(fā)布之