機關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度匯編第一章總則為規(guī)范機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，有效保護和利用檔案資源，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際，制定本制度。本制度適用于本單位各類檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定及銷毀等管理活動。本制度所指檔案，是單位在各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。第二章管理體制與職責檔案管理部門單位設(shè)立檔案管理部門（或指定專人），統(tǒng)籌檔案管理工作，配備符合要求的檔案管理人員，保障檔案管理所需的場地、設(shè)施及經(jīng)費。部門職責檔案管理部門：制定檔案管理細則，指導各部門歸檔工作；負責檔案集中保管、整理編目、鑒定銷毀及利用服務(wù)；組織檔案業(yè)務(wù)培訓與考核；建立管理臺賬，定期匯報工作。各業(yè)務(wù)部門：指定兼職檔案員，負責本部門文件材料的收集、初步整理及移交；配合檔案管理部門開展利用與鑒定工作；確保歸檔材料完整、準確。人員要求檔案管理人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識或相關(guān)經(jīng)驗，熟悉保密規(guī)定，定期參加業(yè)務(wù)培訓，保持隊伍相對穩(wěn)定。第三章檔案歸檔范圍與要求文書檔案涵蓋單位公文（請示、報告、批復、通知等）、會議材料（紀要、議程、講話稿）、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、對外交往文件、榮譽表彰材料等。凡反映單位主要職能活動、具有查考價值的文件材料，均應(yīng)歸檔。人事檔案包含職工履歷、入職離職材料、考核鑒定、職稱評聘、工資調(diào)整、獎懲記錄、教育培訓檔案等。人事檔案由專人管理，嚴格執(zhí)行保密與借閱規(guī)定。會計檔案包括會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)分析報告、銀行對賬單、工資發(fā)放表等。會計檔案按《會計檔案管理辦法》整理，保管期限分永久、定期（如3年、10年、30年）。科技檔案涉及基建項目（立項文件、設(shè)計圖紙、施工記錄、竣工驗收材料）、設(shè)備檔案（購置合同、使用說明書、維修記錄、報廢申請）等?？萍紮n案應(yīng)與項目同步形成、同步歸檔。聲像與電子檔案照片、錄音、錄像等聲像檔案需標注時間、地點、人物、事件；電子檔案應(yīng)保證載體清潔、格式規(guī)范，定期備份，與紙質(zhì)檔案同步歸檔并建立關(guān)聯(lián)。歸檔要求歸檔材料需完整、準確、系統(tǒng)，紙質(zhì)材料用藍黑或碳素墨水書寫，字跡清晰；電子文件確?？勺x取、無病毒。各部門應(yīng)在工作完成后及時整理材料，每年年底前向檔案管理部門移交，移交時填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。第四章檔案整理與編目收集與分類檔案管理部門對移交材料進行核查，按檔案類型（文書、人事、會計、科技等）及年度、保管期限分類。跨年度文件以辦結(jié)年度為準，成套材料按項目或主題集中。整理與編號文書檔案：采用“年度—機構(gòu)（問題）—保管期限”或“年度—保管期限—機構(gòu)（問題）”分類法，按件裝訂，每件編檔號，填寫《文件歸檔目錄》?？萍紮n案：按項目或設(shè)備型號分類，圖紙折疊為A4規(guī)格，編制圖號；文字材料按問題或階段排序。電子檔案：按內(nèi)容、格式分類，建立元數(shù)據(jù)信息（如創(chuàng)建時間、責任人、版本號），確保與紙質(zhì)檔案對應(yīng)。編目與裝盒編制《檔案總目錄》《分類目錄》，檔案裝盒時填寫盒脊標簽（年度、類別、起止件號、保管期限）；電子檔案刻錄光盤或存儲至專用服務(wù)器，標注檔案信息。第五章檔案保管與利用保管條件檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵功能，配備溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材、監(jiān)控系統(tǒng)。檔案柜架排列有序，預留通風空間，定期檢查檔案狀況，發(fā)現(xiàn)霉變、破損及時處理。借閱利用單位內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準；借閱期限一般不超過一周，逾期需續(xù)借。外單位借閱檔案，需持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導批準，原則上在檔案閱覽室查閱；確需借出的，需簽訂借閱協(xié)議并限期歸還。檔案利用可提供復制件（注明“復制件與原件一致”），重要檔案利用需登記利用效果。檔案統(tǒng)計檔案管理部門定期統(tǒng)計檔案數(shù)量、利用次數(shù)、完好率等，填寫《檔案管理統(tǒng)計表》，為管理決策提供依據(jù)。第六章檔案鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)專家組成，定期對檔案進行鑒定。鑒定程序鑒定小組對照《檔案保管期限表》，審核檔案價值，提出保留或銷毀意見，形成《檔案鑒定意見書》。對擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，列明檔案名稱、編號、數(shù)量、形成時間等，經(jīng)單位領(lǐng)導批準后執(zhí)行。銷毀要求銷毀檔案需兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人核對檔案與清冊無誤后簽字，銷毀過程全程記錄（如拍照、錄像），銷毀清冊永久保存。第七章檔案安全與保密安全管理檔案庫房鑰匙專人保管，非工作時間鎖閉；檔案管理人員離開時關(guān)閉設(shè)備電源，檢查門窗。定期開展安全檢查，排查火災、漏電、蟲害等隱患；電子檔案定期備份，存儲載體異地存放。保密規(guī)定檔案管理人員需遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容；借閱涉密檔案需嚴格審批，限定知悉范圍。銷毀涉密檔案需按保密規(guī)定處理，嚴禁將涉密檔案作為廢品出售或隨意丟棄。第八章責任追究對違反本制度的行為，視情節(jié)輕重給予批