公司內(nèi)部溝通平臺(tái)建設(shè)與管理手冊(cè)前言為規(guī)范公司內(nèi)部溝通協(xié)作流程，提升信息傳遞效率與團(tuán)隊(duì)協(xié)同能力，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于全體員工，涵蓋平臺(tái)功能應(yīng)用、操作規(guī)范及管理要求，旨在構(gòu)建高效、安全、有序的內(nèi)部溝通環(huán)境。請(qǐng)各部門組織學(xué)習(xí)并嚴(yán)格執(zhí)行，保證平臺(tái)發(fā)揮最大效能。一、平臺(tái)概述1.1核心功能模塊公司內(nèi)部溝通平臺(tái)（以下簡(jiǎn)稱“平臺(tái)”）集成以下核心功能：即時(shí)通訊：支持單聊、群聊、語音/視頻通話，滿足日常溝通需求；公告發(fā)布：公司/部門通知、制度更新等官方信息的統(tǒng)一發(fā)布渠道；項(xiàng)目協(xié)作：為各項(xiàng)目提供專屬空間，支持任務(wù)分配、進(jìn)度跟蹤、文件共享；知識(shí)庫：沉淀公司制度、流程、案例等知識(shí)資源，支持檢索與更新；日程管理：個(gè)人及團(tuán)隊(duì)日程安排、會(huì)議預(yù)約與提醒功能。1.2平臺(tái)定位平臺(tái)是公司內(nèi)部信息傳遞、任務(wù)協(xié)同、知識(shí)共享的核心載體，替代傳統(tǒng)分散溝通工具（如個(gè)人QQ），保證信息可追溯、責(zé)任可明確、協(xié)作更高效。二、典型應(yīng)用場(chǎng)景2.1跨部門項(xiàng)目協(xié)作場(chǎng)景描述：市場(chǎng)部與產(chǎn)品部聯(lián)合推進(jìn)“新產(chǎn)品上市”項(xiàng)目，需實(shí)時(shí)同步需求、設(shè)計(jì)稿、測(cè)試反饋等信息，保證項(xiàng)目按節(jié)點(diǎn)推進(jìn)。適用對(duì)象：項(xiàng)目組成員、部門負(fù)責(zé)人操作目標(biāo)：集中管理項(xiàng)目資料，實(shí)時(shí)同步進(jìn)度，減少信息差。2.2重要通知傳達(dá)場(chǎng)景描述：公司發(fā)布“2024年春節(jié)放假安排”，需保證全體員工及時(shí)查看并確認(rèn)，避免信息遺漏。適用對(duì)象：全體員工、行政部操作目標(biāo)：官方信息精準(zhǔn)觸達(dá)，可追溯閱讀狀態(tài)。2.3知識(shí)經(jīng)驗(yàn)共享場(chǎng)景描述：技術(shù)部*工程師在項(xiàng)目中解決了“服務(wù)器負(fù)載優(yōu)化”難題，需將解決方案沉淀至知識(shí)庫，供后續(xù)團(tuán)隊(duì)參考。適用對(duì)象：技術(shù)團(tuán)隊(duì)、知識(shí)管理員操作目標(biāo)：積累復(fù)用知識(shí)，提升團(tuán)隊(duì)整體能力。2.4日常辦公溝通場(chǎng)景描述：設(shè)計(jì)部*員工需要向市場(chǎng)部同事確認(rèn)活動(dòng)海報(bào)的修改意見，通過平臺(tái)快速溝通并確認(rèn)最終版本。適用對(duì)象：跨部門同事、同部門成員操作目標(biāo)：高效解決日常協(xié)作問題，留存溝通記錄。三、平臺(tái)操作指南3.1即時(shí)通訊功能使用3.1.1創(chuàng)建群聊步驟：登錄平臺(tái)，“通訊錄”-“新建群聊”；選擇“部門群”或“自定義群”：部門群：系統(tǒng)自動(dòng)同步部門成員，不可編輯；自定義群：手動(dòng)輸入成員姓名（支持跨部門），設(shè)置群名稱（如“新產(chǎn)品上市項(xiàng)目組”）；“創(chuàng)建”，群聊后可添加/移除成員（僅群主及管理員可操作）。3.1.2發(fā)送文件與消息步驟：在群聊/單聊窗口“+”號(hào)，選擇“文件”或“消息”；發(fā)送文件：支持本地文件（大小不超過100MB），可添加文件說明（如“2024Q1銷售數(shù)據(jù).xlsx”）；發(fā)送消息：支持文字、表情、語音（最長60秒），成員可觸發(fā)提醒（如*經(jīng)理請(qǐng)查閱附件）。3.1.3語音/視頻通話步驟：在聊天窗口“語音通話”或“視頻通話”按鈕；選擇“單人通話”或“多人會(huì)議”（需提前預(yù)約，最多支持20人）；通話過程中可切換“靜音”“攝像頭開關(guān)”“共享屏幕”（共享時(shí)需選擇屏幕或特定窗口）。3.2公告發(fā)布與管理3.2.1創(chuàng)建公告步驟：登錄平臺(tái)，“公告”-“新建公告”；填寫公告標(biāo)題（需明確主題，如“關(guān)于2024年端午節(jié)放假的通知”）、選擇發(fā)布范圍（公司全體/指定部門）；編輯公告內(nèi)容：支持文字、圖片（單張不超過5MB）、附件（如放假安排表）；設(shè)置“置頂時(shí)間”（可選）、“是否允許評(píng)論”（默認(rèn)關(guān)閉）；“發(fā)布”，公告將同步至公告列表及用戶首頁。3.2.2查看與確認(rèn)公告步驟：用戶登錄后，首頁“公告”模塊顯示最新公告；公告標(biāo)題查看詳情，底部顯示“閱讀狀態(tài)”（“未讀”/“已讀”）；重要公告需在“確認(rèn)閱讀”處“已確認(rèn)”，系統(tǒng)記錄確認(rèn)時(shí)間（用于后續(xù)追溯）。3.3項(xiàng)目協(xié)作空間搭建3.3.1創(chuàng)建項(xiàng)目空間步驟：登錄平臺(tái)，“項(xiàng)目”-“新建項(xiàng)目”；填寫項(xiàng)目名稱（如“新產(chǎn)品上市項(xiàng)目”）、項(xiàng)目周期（起止日期）、負(fù)責(zé)人（*總監(jiān)）；選擇項(xiàng)目成員（可添加跨部門成員，如市場(chǎng)部主管、產(chǎn)品部專員）；設(shè)置項(xiàng)目模塊：默認(rèn)包含“任務(wù)”“文件”“日程”，可自定義添加“討論區(qū)”“風(fēng)險(xiǎn)日志”等模塊；“創(chuàng)建”，項(xiàng)目空間，成員將收到系統(tǒng)通知。3.3.2任務(wù)分配與跟蹤步驟：進(jìn)入項(xiàng)目空間，“任務(wù)”-“新建任務(wù)”；填寫任務(wù)名稱（如“完成競(jìng)品分析報(bào)告”）、描述（詳細(xì)說明任務(wù)目標(biāo)）、負(fù)責(zé)人（*專員）；設(shè)置優(yōu)先級(jí)（高/中/低）、截止日期（如2024-03-31）；關(guān)聯(lián)任務(wù)：可關(guān)聯(lián)其他任務(wù)（如“報(bào)告完成后提交評(píng)審”）或文件（如“競(jìng)品分析模板.xlsx”）；“創(chuàng)建”，任務(wù)自動(dòng)添加至“待辦清單”，負(fù)責(zé)人將收到任務(wù)提醒。3.3.3文件共享與管理步驟：進(jìn)入項(xiàng)目空間“文件”模塊，“文件”或“新建文件夾”；新建文件夾：輸入文件夾名稱（如“需求文檔”），設(shè)置訪問權(quán)限（僅項(xiàng)目成員可訪問/指定成員可編輯）；文件：拖拽文件至區(qū)域或選擇文件，填寫文件說明（如“V1.0版產(chǎn)品需求說明書”）；文件版本管理：新版本時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)保留歷史版本（最多10個(gè)），可對(duì)比差異或恢復(fù)舊版本。3.4知識(shí)庫內(nèi)容維護(hù)3.4.1創(chuàng)建知識(shí)條目步驟：登錄平臺(tái)，“知識(shí)庫”-“新建條目”；選擇知識(shí)分類（如“管理制度-人事”“技術(shù)文檔-開發(fā)規(guī)范”）；填寫條目標(biāo)題（需簡(jiǎn)潔明確，如“員工請(qǐng)假流程指南”）、內(nèi)容（支持文字、表格、圖片、附件）；設(shè)置標(biāo)簽（如“請(qǐng)假”“HR流程”），便于檢索；“發(fā)布”，知識(shí)條目同步至對(duì)應(yīng)分類。3.4.2檢索與更新知識(shí)步驟：檢索知識(shí)：在知識(shí)庫首頁搜索框輸入關(guān)鍵詞（如“報(bào)銷”），系統(tǒng)顯示匹配條目，支持按分類、標(biāo)簽篩選；更新知識(shí)：條目“編輯”按鈕（僅創(chuàng)建者及知識(shí)管理員可編輯），修改后“保存”，系統(tǒng)記錄更新日志（更新人、時(shí)間、內(nèi)容摘要）。四、常用模板示例4.1會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議基本信息會(huì)議名稱新產(chǎn)品上市項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)會(huì)議時(shí)間2024-03-0114:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)3樓會(huì)議室A/線上會(huì)議主持人*總監(jiān)參會(huì)人員市場(chǎng)部主管、產(chǎn)品部專員、技術(shù)部工程師、設(shè)計(jì)部主管記錄人*助理會(huì)議議題與決議序號(hào)議題討論內(nèi)容1項(xiàng)目目標(biāo)確認(rèn)明確產(chǎn)品上市時(shí)間為2024年6月，首月銷量目標(biāo)10萬臺(tái)2分工安排市場(chǎng)部負(fù)責(zé)推廣方案，產(chǎn)品部負(fù)責(zé)需求文檔，技術(shù)部負(fù)責(zé)開發(fā)周期評(píng)估3風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別技術(shù)開發(fā)周期可能延遲，需提前資源協(xié)調(diào)后續(xù)跟進(jìn)下次會(huì)議時(shí)間2024-03-0810:00會(huì)議資料存放位置項(xiàng)目空間-文件-會(huì)議紀(jì)要4.2項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤表模板項(xiàng)目名稱新產(chǎn)品上市項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*總監(jiān)當(dāng)前階段需求分析任務(wù)列表任務(wù)名稱負(fù)責(zé)人計(jì)劃開始時(shí)間計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成/延期）競(jìng)品分析報(bào)告*專員2024-03-012024-03-072024-03-06已完成產(chǎn)品需求文檔*主管2024-03-082024-03-152024-03-14已完成技術(shù)方案設(shè)計(jì)*工程師2024-03-162024-03-25-進(jìn)行中4.3問題反饋表模板問題基本信息問題描述平臺(tái)無法超過50MB的文件，提示“文件過大”反饋人*員工（市場(chǎng)部）反饋時(shí)間2024-03-1009:30所屬模塊即時(shí)通訊-文件傳輸嚴(yán)重程度一般（不影響核心功能，但影響工作效率）處理過程處理人IT支持*工號(hào)001處理時(shí)間2024-03-1010:15處理結(jié)果已確認(rèn)平臺(tái)文件限制為100MB，用戶50MB文件屬正常范圍，建議檢查文件格式（如壓縮視頻文件）是否解決是（用戶已理解并嘗試壓縮文件）五、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示5.1信息安全管理禁止泄露機(jī)密：不得在平臺(tái)發(fā)布公司未公開的商業(yè)信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料等（如客戶名單、未上市產(chǎn)品方案）；賬號(hào)專人專用：禁止出借、共用賬號(hào)，密碼需定期更換（每3個(gè)月一次），避免使用簡(jiǎn)單密碼（如56）；文件權(quán)限管控：敏感文件時(shí)，需設(shè)置“僅指定成員可訪問”，避免全員公開。5.2溝通禮儀規(guī)范文明用語：溝通時(shí)保持專業(yè)、禮貌，避免使用攻擊性、歧視性語言；及時(shí)響應(yīng)：工作消息需在2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)（非工作時(shí)間緊急事務(wù)除外），重要事項(xiàng)可電話提醒；群聊管理：群聊名稱需明確用途（如“產(chǎn)品設(shè)計(jì)討論群”），避免無關(guān)人員加入，群管理員需定期清理閑置成員。5.3平臺(tái)使用禁止行為禁止發(fā)布與工作無關(guān)內(nèi)容：如廣告、游戲、閑聊信息等；禁止惡意刷屏：頻繁發(fā)送重復(fù)消息、表情包等干擾正常溝通；禁止篡改他人信息：不得偽造他人身份發(fā)送消息，或未經(jīng)允許修改共享文件。5.4問題與異常處理技術(shù)問題：遇到平臺(tái)卡頓、無法登錄等問題，可“幫助中心”-“技術(shù)支持”，或聯(lián)系IT支持*工號(hào)001，描述問題現(xiàn)象及截圖；內(nèi)容違規(guī)：發(fā)覺違規(guī)信息（如不當(dāng)言論、機(jī)密泄露），可消息右上角“舉報(bào)”，平臺(tái)管理員將在24小時(shí)內(nèi)處理；權(quán)限申請(qǐng)：需調(diào)整文件訪問權(quán)限、創(chuàng)建跨部門群組等，可提交“權(quán)限申請(qǐng)表”（見附錄）至部門負(fù)責(zé)人審批。六、管理規(guī)范6.1賬號(hào)管理開通：?jiǎn)T工入職時(shí)，由HR*專員統(tǒng)一在平臺(tái)創(chuàng)建賬號(hào)，同步配置部門權(quán)限；變更：?jiǎn)T工轉(zhuǎn)崗/離職時(shí)，HR*專員需及時(shí)更新部門信息，離職員工賬號(hào)將在離職當(dāng)日凍結(jié)（保留數(shù)據(jù)30天，期滿后刪除）。6.2內(nèi)容審核公告審核：公司級(jí)公告需行政部*經(jīng)理審核，部門級(jí)公告需部門負(fù)責(zé)人審核，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、合規(guī)；知識(shí)庫審核：知識(shí)條目發(fā)布前，由部門負(fù)責(zé)人審核（技術(shù)類文檔需技術(shù)負(fù)責(zé)人*工號(hào)002審核），避免錯(cuò)誤信息傳播。6.3數(shù)據(jù)備份與歸檔數(shù)據(jù)備份：平臺(tái)數(shù)據(jù)每日自動(dòng)備份，保存期為6個(gè)月；歸檔規(guī)則：項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目空間將自動(dòng)歸檔至“歷史項(xiàng)目”分類，保留3年供查閱；數(shù)據(jù)導(dǎo)出：因業(yè)務(wù)需要導(dǎo)出數(shù)據(jù)（如聊天記錄、項(xiàng)目文件），需提交申請(qǐng)至部門負(fù)責(zé)人及IT支持審批。附錄附錄1：常見問題（FAQ）Q：如何找回忘記的平臺(tái)密碼？A：登錄頁面“忘記密碼”，輸入綁定的手機(jī)號(hào)，獲取驗(yàn)證碼后重置密碼（新密碼將發(fā)送至手機(jī)）。Q：如何導(dǎo)出項(xiàng)目文件？A：進(jìn)入項(xiàng)目空間“文件”模塊，勾選需導(dǎo)出的文件，“導(dǎo)出”，選擇“打包”或“逐個(gè)”。Q：如何申請(qǐng)創(chuàng)建新功能模塊？A：“幫助中心”-“功能建議”，填寫需求描述及用途，提交后平臺(tái)管理員將在5個(gè)工作日內(nèi)評(píng)估反饋。附