某跑步俱樂部辦公用品采購制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范某跑步俱樂部（以下簡稱“俱樂部”）辦公用品采購行為，加強成本控制，保障日常辦公需求，提升資源使用效率，維護采購活動的公開、公平、公正，結(jié)合俱樂部實際運營情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于俱樂部總部及各分支機構(gòu)（含會員服務(wù)站、訓(xùn)練基地等）的辦公用品采購、庫存管理及相關(guān)監(jiān)督活動。本制度所稱“辦公用品”，指俱樂部日常辦公所需的消耗性物品、低值設(shè)備及相關(guān)輔助材料（具體分類詳見第三章）。第三條基本原則（一）按需采購原則：以各部門實際需求為導(dǎo)向，避免超量采購或重復(fù)購置，減少資源浪費；（二）預(yù)算控制原則：嚴(yán)格執(zhí)行年度預(yù)算管理，無預(yù)算或超預(yù)算采購需履行追加審批程序；（三）公開透明原則：采購過程接受多部門監(jiān)督，關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如供應(yīng)商選擇、價格談判）需留存記錄；（四）節(jié)約高效原則：優(yōu)先選擇性價比高的產(chǎn)品，兼顧采購效率與成本控制，保障辦公需求及時滿足。第二章管理機構(gòu)與職責(zé)分工第四條采購管理委員會俱樂部設(shè)立采購管理委員會（以下簡稱“管委會”），由行政總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)、各部門負(fù)責(zé)人組成，主要職責(zé)包括：（一）審議年度辦公用品采購預(yù)算；（二）審批單次采購金額超過5000元（含）的大額采購事項；（三）審定供應(yīng)商準(zhǔn)入及退出名單；（四）監(jiān)督采購制度執(zhí)行情況，處理重大采購爭議。第五條行政部（采購執(zhí)行部門）行政部為俱樂部辦公用品采購的執(zhí)行與管理部門，具體職責(zé)如下：（一）匯總各部門月度采購需求，編制采購計劃；（二）執(zhí)行采購流程（含供應(yīng)商對接、合同簽訂、訂單跟蹤等）；（三）建立并維護供應(yīng)商檔案及合格供應(yīng)商名錄；（四）負(fù)責(zé)辦公用品的驗收、入庫、保管及發(fā)放；（五）定期盤點庫存，編制庫存報表并提交管委會；（六）對各部門辦公用品使用情況進行監(jiān)督，提出節(jié)約建議。第六條財務(wù)部（預(yù)算與資金監(jiān)管部門）財務(wù)部負(fù)責(zé)采購活動的預(yù)算審核與資金管理，具體職責(zé)：（一）審核年度及月度采購預(yù)算的合理性；（二）監(jiān)督采購資金使用，確保專款專用；（三）核對采購合同、發(fā)票與驗收單的一致性，完成報銷流程；（四）參與供應(yīng)商價格評估，提供成本分析支持。第七條使用部門（需求提報與使用監(jiān)督部門）各部門（含分支機構(gòu)）為辦公用品的需求提報與使用主體，職責(zé)包括：（一）每月25日前提交次月《辦公用品需求清單》（緊急需求除外）；（二）指定專人負(fù)責(zé)本部門辦公用品領(lǐng)用與保管，杜絕私用或浪費；（三）配合行政部開展庫存盤點及使用情況調(diào)研；（四）反饋辦公用品質(zhì)量問題，提出優(yōu)化建議。第三章采購范圍與分類第八條采購范圍界定本制度覆蓋的辦公用品包括但不限于以下四類：（一）常用消耗品：筆、筆記本、便簽紙、回形針、膠水、打印紙、墨盒、硒鼓等；（二）低值易耗品：計算器、文件夾、檔案盒、U盤（8GB及以下）、電池等；（三）小型辦公設(shè)備：打印機（≤2000元）、掃描儀（≤1500元）、碎紙機（≤1000元）等；（四）其他定制物品：俱樂部標(biāo)識徽章、會員活動物料（如活動橫幅、簽到表）、培訓(xùn)資料等（需標(biāo)注“某跑步俱樂部專用”）。第九條分類管理要求（一）常用消耗品：實行“限額領(lǐng)用+月度計劃”管理，行政部根據(jù)歷史領(lǐng)用數(shù)據(jù)設(shè)定部門人均月消耗標(biāo)準(zhǔn)（如A4打印紙人均月領(lǐng)用量不超過50張）；（二）低值易耗品：實行“以舊換新”制度（如計算器、U盤），舊物需經(jīng)行政部確認(rèn)無使用價值后方可領(lǐng)取新品；（三）小型辦公設(shè)備：實行“登記備案”管理，領(lǐng)用需填寫《設(shè)備領(lǐng)用登記表》，明確使用人及保管責(zé)任；（四）定制物品：需經(jīng)活動主辦部門提交設(shè)計方案，行政部審核標(biāo)識規(guī)范性，管委會審批后采購。第四章采購流程規(guī)范第十條需求提報與計劃編制（一）常規(guī)需求：各部門每月25日前通過俱樂部OA系統(tǒng)提交次月《辦公用品需求清單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途；（二）緊急需求：因臨時活動、設(shè)備故障等突發(fā)情況需緊急采購的，需填寫《緊急采購申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、行政部確認(rèn)后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批（單次金額≤2000元）或管委會審批（單次金額＞2000元）；（三）計劃匯總：行政部于每月28日前匯總各部門需求，剔除超量或重復(fù)申請后，編制《月度采購計劃》，同步提交財務(wù)部審核預(yù)算。第十一條預(yù)算審核與審批（一）財務(wù)部于每月30日前完成《月度采購計劃》預(yù)算審核，重點核查是否符合年度預(yù)算總額、單價是否超出歷史采購均價10%（含）；（二）審核通過后，《月度采購計劃》提交管委會審批（單次采購金額≤5000元由行政總監(jiān)審批，＞5000元需管委會全體成員簽字）；（三）未通過審核的需求，行政部需與申請部門溝通調(diào)整，重新提報。第十二條供應(yīng)商管理（一）準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)：供應(yīng)商需具備合法經(jīng)營資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證），近3年無重大質(zhì)量或信用問題，能提供至少3家同類客戶合作案例；（二）名錄維護：行政部每年度組織供應(yīng)商評估，綜合考量價格（占比40%）、質(zhì)量（占比30%）、交貨時效（占比20%）、售后服務(wù)（占比10%），評分低于80分的供應(yīng)商列入“觀察名單”，連續(xù)兩次低于80分則退出合格名錄；（三）合作方式：優(yōu)先與合格名錄內(nèi)供應(yīng)商簽訂年度框架協(xié)議（有效期1年），約定采購品類、價格區(qū)間及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)；單次采購金額＞1萬元的，需通過比價（至少3家供應(yīng)商）或招標(biāo)方式確定供應(yīng)商。第十三條采購執(zhí)行（一）小額采購（≤2000元）：行政部直接從合格供應(yīng)商名錄中選擇，通過線上平臺（如京東企業(yè)購、1688企業(yè)采購）或線下門店采購，留存訂單截圖、發(fā)票及實物照片；（二）大額采購（＞2000元且≤1萬元）：行政部需提供3家以上供應(yīng)商報價單，經(jīng)財務(wù)部比價后，選擇綜合成本最低者簽訂合同；（三）緊急采購（≤2000元）：可臨時選擇非名錄內(nèi)供應(yīng)商，但需在采購后3個工作日內(nèi)補充提交供應(yīng)商資質(zhì)證明及價格說明，報行政總監(jiān)審批；（四）定制物品采購：需與供應(yīng)商簽訂《定制服務(wù)協(xié)議》，明確設(shè)計稿確認(rèn)流程（需經(jīng)活動主辦部門、行政部雙重確認(rèn)）、交貨時間及質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)（如印刷品色差≤ΔE3）。第十四條驗收與入庫（一）到貨驗收：采購物品送達后，由行政部指定2名工作人員共同驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、型號與訂單一致，檢查外觀無破損（設(shè)備類需通電測試功能）；（二）憑證留存：驗收合格后，填寫《入庫驗收單》（需驗收人、供應(yīng)商送貨人簽字），并將發(fā)票、訂單、驗收單一并存檔；（三）入庫登記：行政部倉庫管理員將物品按類別錄入電子臺賬（含名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、存放位置），紙質(zhì)臺賬與電子臺賬需每日核對。第五章庫存與領(lǐng)用管理第十五條庫存日常管理（一）倉儲要求：倉庫需干燥、通風(fēng)、防火，物品按類別分區(qū)存放（如消耗品區(qū)、設(shè)備區(qū)、定制物料區(qū)），標(biāo)識清晰；（二）定期盤點：行政部每季度末開展全面盤點，核對臺賬與實物，編制《庫存盤點表》，差異率超過2%的需提交書面說明；年度終了需委托第三方機構(gòu)審計；（三）安全預(yù)警：設(shè)置庫存警戒線（如A4打印紙最低庫存量為20包），低于警戒線時自動觸發(fā)采購提醒；（四）滯銷品處理：超過6個月未領(lǐng)用的物品（如過期便簽紙、淘汰型號墨盒），由行政部提出處置方案（報廢或低價轉(zhuǎn)賣），報管委會審批后執(zhí)行。第十六條領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用申請：各部門指定領(lǐng)用人（需備案），憑《辦公用品領(lǐng)用單》（經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字）到倉庫領(lǐng)?。唬ǘ┫揞~控制：常用消耗品按部門人均標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放（如筆每季度2支/人），超量領(lǐng)用需提交《超量領(lǐng)用說明》，經(jīng)行政部審核后發(fā)放；（三）登記存檔：倉庫管理員需在領(lǐng)用單上標(biāo)注實際發(fā)放數(shù)量、日期，并更新電子臺賬；設(shè)備類物品需登記使用人姓名及歸還日期（非消耗品原則上不歸還，但離職時需交回）；（四）分支機構(gòu)管理：各分支機構(gòu)每月5日前提交《分支機構(gòu)辦公用品需求表》，由總部行政部統(tǒng)一采購后配送，分支機構(gòu)需指定專人驗收并反饋接收情況。第六章監(jiān)督與考核第十七條內(nèi)部監(jiān)督機制（一）審計監(jiān)督：俱樂部審計部每半年對采購流程、資金使用及庫存管理進行抽查，重點核查超預(yù)算采購、供應(yīng)商選擇合規(guī)性及庫存差異問題；（二）部門互查：每季度組織各部門負(fù)責(zé)人交叉檢查辦公用品使用情況（如是否存在私用、浪費現(xiàn)象），檢查結(jié)果納入部門考核；（三）責(zé)任追溯：對因未按流程采購導(dǎo)致的質(zhì)量問題、超支或庫存積壓，追究相關(guān)責(zé)任人（申請部門、行政部、財務(wù)部）責(zé)任，視情節(jié)輕重給予警告、扣減績效或通報批評。第十八條外部監(jiān)督渠道（一）設(shè)立采購?fù)对V郵箱（cgts@xxx.club）和電話（010-xxxxxxx），接受會員及員工對采購違規(guī)行為的舉報；（二）對實名舉報事項，審計部需在10個工作日內(nèi)調(diào)查并反饋結(jié)果，核實后對舉報人給予500-2000元獎勵（視問題嚴(yán)重性）。第十九條考核與激勵（一）部門考核：將辦公用品費用占比（部門年度辦公費用/部門年度總預(yù)算）、領(lǐng)用合規(guī)率（合規(guī)領(lǐng)用次數(shù)/總領(lǐng)用次數(shù)）納入部門績效考核，占比5%；（二）個人考核：行政部采購人員的考核指標(biāo)包括采購及時率（≥95%）、庫存差異率（≤2%）、供應(yīng)商滿意度（≥85分），考核結(jié)果與績效獎金掛鉤；（三）節(jié)約獎勵：對年度辦公用品費用低于預(yù)算10%（含）且無浪費行為的