ICS35.240.01

CCSL70

12

天津市地方標準

DB12/T1449—2025

電子公文數(shù)據(jù)智能化管理規(guī)范

Intelligentmanagementspecificationforelectronicofficialdocumentdata

2025-06-04發(fā)布2025-07-05實施

天津市市場監(jiān)督管理委員會發(fā)布

DB12/T1449—2025

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

本文件由天津市人民政府辦公廳提出并歸口。

本文件起草單位：天津市人民政府辦公廳。

本文件主要起草人：曹迎黎、賈文博、高麗慧、李磊、劉洋、王琪、張文婷。

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電子公文數(shù)據(jù)智能化管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了電子公文數(shù)據(jù)智能化管理的基本功能規(guī)范，包括資源管理要求、應用管理要求、安全

要求等。

本文件適用于機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體對于電子公文資源管理的規(guī)劃、設(shè)計、開發(fā)、部署和應

用，建設(shè)單位可依據(jù)本規(guī)范對開發(fā)商提出建設(shè)要求。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T33190電子文件存儲與交換格式版式文檔

GB/T41867信息技術(shù)人工智能術(shù)語

3術(shù)語和定義

GB/T41867界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

電子公文electronicofficialdocument

以數(shù)字形式存儲于磁盤、光盤等媒體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)墓摹?/p>

3.2

版式fixedlayout

將文字、圖形、圖像等多種數(shù)字內(nèi)容對象按照一定規(guī)則進行版面固化呈現(xiàn)的一種格式。

3.3

人工智能artificialintelligence；AI

人工智能系統(tǒng)相關(guān)機制和應用的研究和開發(fā)。

4縮略語

下列縮略語適用于本文件。

OFD：開放版式文檔(OpenFixedlayoutDocument)

AI：人工智能（ArtificialIntelligence）

OCR：光學字符識別（OpticalCharacterRecognition）

NLP：自然語言處理（NaturalLanguageProcessing）

5技術(shù)架構(gòu)

5.1標準技術(shù)框架

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電子公文數(shù)據(jù)智能化管理規(guī)范基礎(chǔ)資源依托于國產(chǎn)化軟硬件，核心分為資源管理、應用服務和安全

要求，并且可以通過接口方式為各類業(yè)務系統(tǒng)提供文件搜索、智能寫作、智能問答、智能對比、智能糾

錯等方面賦能。詳見圖1標準技術(shù)框架圖。

終端用戶業(yè)務系統(tǒng)調(diào)用

標準安全支撐

領(lǐng)導辦公人員社會公眾協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA）……

規(guī)范體系用戶體系

使用

版式軟件流式軟件檢索服務目錄服務推送服務

API接口

WEB端客戶端標簽服務校對服務……大語

格式安全言模

規(guī)范存儲智能搜索智能閱讀智能寫作其他智能應用型

數(shù)據(jù)多維度檢索智能閱讀模板引用智能校對智能查重

關(guān)聯(lián)閱讀智能問答

應用以文搜文范文樣例引用素材引用

公文借閱智能對比

......自然

標識安全…………智能成文…………

規(guī)范傳輸語言

處理

數(shù)據(jù)

目錄管理元數(shù)據(jù)管理標簽管理模板管理范文管理敏感詞管理素材管理

管理

歸檔安全

知識

規(guī)范閱讀數(shù)據(jù)基礎(chǔ)信息庫目錄信息庫元數(shù)據(jù)庫共享資源庫業(yè)務過程庫模板庫基礎(chǔ)樣本庫

存儲圖譜

非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)采集標準化處理

元數(shù)安全

據(jù)規(guī)電子文件采集紙質(zhì)件采集標準格式轉(zhuǎn)換公文元數(shù)據(jù)提取

外發(fā)版式

范數(shù)據(jù)第三方數(shù)據(jù)接入數(shù)據(jù)質(zhì)量檢測公文合規(guī)性檢測智能文字識別

處理

采集……

數(shù)據(jù)接入實時同步定時同步離線上傳OCR

……

…

基礎(chǔ)資源國產(chǎn)計算資源國產(chǎn)操作系統(tǒng)國產(chǎn)存儲資源國產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)資源國產(chǎn)安全設(shè)備

圖1標準技術(shù)框架圖

5.2標準功能結(jié)構(gòu)

電子公文數(shù)據(jù)智能化管理規(guī)范功能結(jié)構(gòu)主要分為資源管理要求、應用管理要求和安全要求，詳見圖

2標準功能結(jié)構(gòu)圖。

數(shù)據(jù)采集

資源管理要求數(shù)據(jù)存儲

數(shù)據(jù)管理

智能搜索

智能查重

智能問答

應用管理要求智能閱讀

電子公文數(shù)據(jù)智能化管理

智能寫作

智能對比

終端聯(lián)動

存儲安全

文檔使用安全

安全要求

文檔傳輸安全

系統(tǒng)安全

圖2標準功能結(jié)構(gòu)圖

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6資源管理要求

6.1數(shù)據(jù)采集

6.1.1電子文件采集

電子文件采集通過實時傳輸、定時同步兩種方式獲取業(yè)務系統(tǒng)增量數(shù)據(jù)，離線上傳采用手動

上傳方式獲取歷史數(shù)據(jù)與個人終端數(shù)據(jù)。

電子文件數(shù)據(jù)采集過程中檢測電子文件格式是否滿足GB/T33190格式要求，對不符合格式要

求的電子文件統(tǒng)一格式轉(zhuǎn)換。

應包含表1中列出的功能。

表1電子文件采集功能

序號功能指標功能要求約束

采用手動上傳方式，選擇目標文件（單個文件/含有目錄結(jié)構(gòu)的文

1文檔上傳必選

件夾）上傳

非可視化界面操作，通過系統(tǒng)配置，對接第三方系統(tǒng)，進行實時

2自動采集必選

同步或定時采集數(shù)據(jù)

通過頁簽篩選不同入庫狀態(tài)，并可根據(jù)各個文檔詳細處理狀態(tài)進

3文檔列表必選

行相應操作

對非OFD格式的文件進行格式轉(zhuǎn)化，包括pdf、doc、docx、wps、

4格式轉(zhuǎn)換必選

jpg、jpeg、png、bmp、tif、tiff、xls、xlsx等

6.1.2紙質(zhì)件采集

紙質(zhì)件采集，紙質(zhì)件掃描為圖片后利用OCR技術(shù)完成文字識別，采用標準化處理技術(shù)獲取文

件中元數(shù)據(jù)、關(guān)鍵詞、標簽等信息。

紙質(zhì)件材料在數(shù)字化過程中，應根據(jù)GB/T33190格式要求統(tǒng)一格式轉(zhuǎn)換。

應包含表2中列出的功能。

表2紙質(zhì)件采集功能

序號功能指標功能要求約束

自動識別文件格式（JPG/JPEG/PNG/BMP/單層OFD/單層PDF），并

1OCR調(diào)用智能文字識別引擎進行文字識別，保存為三層OFD文件進行必選

入庫

掃描后的紙質(zhì)件標準化處理，并自動獲取文件關(guān)鍵詞及元數(shù)據(jù)等

2標準化處理必選

信息

3格式轉(zhuǎn)換掃描后圖片格式文件統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為OFD版式格式必選

6.1.3第三方數(shù)據(jù)接入

第三方數(shù)據(jù)采用線下數(shù)據(jù)包導入方式，利用標準化處理技術(shù)提取元數(shù)據(jù)、關(guān)鍵詞、標簽等信

息，并按照GB/T33190格式要求統(tǒng)一格式轉(zhuǎn)換。

應包含表3中列出的功能。

4

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表3第三方數(shù)據(jù)接入功能

序號功能指標功能要求約束

手動上傳方式，選擇目標文件（單個文件/含有目錄結(jié)構(gòu)的文件夾）

1文檔上傳必選

上傳

2標準化處理自動獲取文件關(guān)鍵詞及元數(shù)據(jù)等信息，并轉(zhuǎn)換識別為雙層OFD格式必選

6.1.4數(shù)據(jù)質(zhì)量檢測

對采集的電子文件進行質(zhì)量檢測，預先排查并提供檢測報告。檢測包括：1）合規(guī)性檢測：檢

測電子公文是否為OFD格式，是否為合規(guī)的OFD文件；2）真實性檢測：檢測簽名、簽章是否完整，是

否有效；3）完整性檢測：檢測核心元數(shù)據(jù)是否完整，元數(shù)據(jù)是否具有連續(xù)編號；4）可用性檢測：元數(shù)

據(jù)是否可以正常訪問，內(nèi)容是否可正常打開。

應包含表4中列出的功能。

表4數(shù)據(jù)質(zhì)量檢測功能

序號功能指標功能要求約束

1質(zhì)量檢測對采集的電子文件進行檢測，檢測通過后方可入庫必選

針對檢測異常的電子文件，進行人工處理，如添加元數(shù)據(jù)、標簽

2人工處理必選

等

6.2數(shù)據(jù)存儲

6.2.1結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲

自動提取電子文件的元數(shù)據(jù)、標簽、關(guān)鍵詞等信息，針對內(nèi)容分詞、分段、分句，以多維結(jié)

構(gòu)化方式進行結(jié)構(gòu)化存儲。

應包含表5中列出的功能。

表5結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲功能

序號功能指標功能要求約束

1結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲非可視化界面操作，由研發(fā)通過代碼配置必選

6.2.2非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)存儲

通過數(shù)據(jù)采集的電子文件以及掃描件格式文件，采用標準化處理后以O(shè)FD格式進行存儲。

應包含表6中列出的功能。

表6非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲功能

序號功能指標功能要求約束

1非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲非可視化界面操作，文件上傳后會根據(jù)設(shè)置規(guī)則分級分類存儲必選

6.2.3分庫存儲

分庫存儲，一個原文庫+N個主題庫，主題庫包括：基礎(chǔ)信息庫、目錄信息庫、元數(shù)據(jù)庫、共

享資源庫、業(yè)務過程庫、模板庫、樣本庫等。

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應包含表7中列出的功能。

表7分庫存儲功能

序號功能指標功能要求約束

1新建庫支持添加主題庫、專題庫、部門庫、個人庫等功能必選

2庫權(quán)限管理設(shè)置庫范圍內(nèi)文檔的前臺查看、復制、打印、下載等權(quán)限必選

3展示文庫列表展示已有文庫名稱、類型、所有者必選

4庫重命名對文庫名稱進行修改必選

5轉(zhuǎn)移所有權(quán)設(shè)置文庫負責人必選

6安全設(shè)置設(shè)置文庫脫敏規(guī)則、是否開啟水印必選

7是否前臺展示設(shè)置文庫是否在前臺展示可選

8刪除刪除庫，僅允許刪除空庫必選

設(shè)置前臺可展示哪些文庫檢索條件，包括：分類標簽、文檔類型、

9庫的檢索條件配置必選

目錄等

6.3數(shù)據(jù)管理

6.3.1目錄管理

目錄管理，新建、管理（包括權(quán)限范圍內(nèi)的修改、刪除、重命名、權(quán)限設(shè)定等）個別類目及

其子類，按層級組織方式組織分類，不限制分類方案的層級數(shù)目。

應包含表8中列出的功能。

表8目錄管理功能

序號功能指標功能要求約束

1新建目錄在指定文庫下創(chuàng)建目錄必選

2新建子目錄創(chuàng)建子目錄必選

3移動目錄調(diào)整目錄/子目錄位置必選

4刪除目錄刪除目錄，僅允許刪除空目錄必選

5設(shè)置目錄權(quán)限設(shè)置該目錄范圍內(nèi)文檔的前臺查看、復制、打印、下載等權(quán)限必選

6目錄重命名對目錄名稱進行修改必選

7子目錄重命名對子目錄名稱進行修改必選

8下載下載目錄下的所有文檔必選

6.3.2元數(shù)據(jù)管理

元數(shù)據(jù)管理，元數(shù)據(jù)分為核心元數(shù)據(jù)與擴展元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)管理包括自動識別、采集、解析、

分類、存儲、維護（修改、更新、刪除）、備份恢復、批量導入導出以及元數(shù)據(jù)與文件類型的配置管理。

應包含表9中列出的功能。

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表9元數(shù)據(jù)管理功能

序號功能指標功能要求約束

1新增元數(shù)據(jù)新增元數(shù)據(jù)，或從已有元數(shù)據(jù)中關(guān)聯(lián)必選

2編輯元數(shù)據(jù)修改元數(shù)據(jù)相關(guān)信息必選

3刪除元數(shù)據(jù)刪除該元數(shù)據(jù)，同時解除該元數(shù)據(jù)在元數(shù)據(jù)類型中的關(guān)聯(lián)必選

4導入元數(shù)據(jù)通過導入數(shù)據(jù)表格批量新增元數(shù)據(jù)可選

5導出元數(shù)據(jù)通過表格導出當前選擇類型中的全部元數(shù)據(jù)可選

6.3.3標簽管理

標簽管理，標簽可分為3類：基礎(chǔ)標簽、組合標簽、業(yè)務標簽。在實際的分類定義中，支持

自定義擴展分類，分類定義有：要素分類、業(yè)務分類、專題分類、應用分類等。

應包含表10中列出的功能。

表10標簽管理功能

序號功能指標功能要求約束

按標簽類別展示分類標簽，支持查看標簽的子分類；支持分類名

1標簽列表必選

稱檢索；支持對分類標簽操作，包括新建子分類、重命名、刪除

2新建分類新建分類標簽必選

3重命名分類標簽對分類名稱進行修改必選

4新建子分類在選擇上級分類下新建子分類必選

5刪除分類標簽將分類標簽及分類下子分類一并刪除必選

6導入分類標簽通過導入數(shù)據(jù)表格批量新建分類標簽可選

7導出分類標簽通過表格導出當前列表全部標簽可選

6.3.4模板管理

模板管理分為預置模板與自定義模板。

應包含表11中列出的功能。

表11模板管理功能

序號功能指標功能要求約束

1查看模板點擊某個模板，查看模板樣式及內(nèi)容必選

2選擇公文類型點擊選擇行政公文或事務公文，展示相應的公文模板必選

3插入/應用模板將公文模板插入到正文中，進行套版寫作必選

4下載模板支持將模板下載至本地必選

6.3.5范文管理

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范文管理，數(shù)據(jù)采集過程中進行收集、分類、整理，通過自定義分類上傳保持范文樣例的規(guī)

范性、可靠性與實時性。

應包含表12中列出的功能。

表12范文管理功能

序號功能指標功能要求約束

在后臺自定義創(chuàng)建范文子分類，支持上傳、下載、移動和刪除范

1自定義分類上傳必選

文樣例文件

2關(guān)鍵詞搜索根據(jù)輸入的關(guān)鍵詞進行搜索匹配必選

3篩選支持選擇篩選范圍，對應顯示符合的范文必選

4重置點擊重置可清空篩選項，恢復到默認全部選中狀態(tài)必選

5查看范文原文點擊某個標題后可以瀏覽范文內(nèi)容必選

6.3.6敏感詞管理

包括敏感詞管理與敏感詞設(shè)置，敏感詞管理對敏感詞進行查看、添加、修改與刪除的維護，

敏感詞設(shè)置對適用范圍、文件類型、處理方式進行配置與管理。

應包含表13中列出的功能。

表13敏感詞管理功能

序號功能指標功能要求約束

以敏感詞類型為維度展示敏感詞列表，支持對列表中的具體敏感

1敏感詞類型列表必選

詞類型操作，包括：編輯、刪除，支持按條件檢索敏感詞類型

2新增敏感詞類型新增敏感詞類型必選

3編輯敏感詞類型修改敏感詞類型名稱必選

4刪除敏感詞類型刪除敏感詞類型（刪除將導致相關(guān)內(nèi)容脫敏失效）必選

5添加敏感詞在對應敏感詞類型下添加新的敏感詞必選

6編輯敏感詞編輯某敏感詞類型下的敏感詞必選

7刪除敏感詞刪除某敏感詞類型下的敏感詞必選

8批量導入敏感詞通過導入數(shù)據(jù)表格批量新增敏感詞及所屬敏感詞類型必選

6.3.7素材管理

素材管理，允許添加素材、刪除素材，針對素材添加標簽。

應包含表14中列出的功能。

表14素材管理功能

序號功能指標功能要求約束

1添加素材添加素材必選

2刪除素材刪除素材必選

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3素材標簽管理指定素材分類及標簽必選

7應用管理要求

7.1智能搜索

7.1.1多維度檢索

多維度檢索，檢索維度包括：文件類型、文件主題、文件時間（起草時間、發(fā)布時間等）、緊急程

度等。

7.1.2以文搜文

以文搜文，采用NLP技術(shù)分析文檔內(nèi)容，利用AI技術(shù)查詢相似文件。

7.2智能查重

7.2.1智能查重，通過自然語言處理和語義理解技術(shù)進行文件內(nèi)容查重。

7.2.2應包含但不限于表15中列出的功能。

表15智能查重功能

序號功能指標功能要求約束

1上傳文檔上傳本地文檔必選

2選擇范圍支持指定文庫、主題和時間范圍進行智能查重必選

3重復率顯示重復率數(shù)據(jù)必選

4查重結(jié)果列表顯示查重結(jié)果列表，包括重復率、原文標題、重復內(nèi)容必選

5篩選重復率根據(jù)篩選重復率對應顯示重復段落必選

6查看相似文檔原文在查重結(jié)果列表中點擊標題即可查看原文必選

7.3智能問答

7.3.1智能問答利用AI技術(shù)與NLP技術(shù)，根據(jù)問題的語境和意圖提供準確、全面的答案。

7.3.2可包含但不限于表16中列出的功能。

表16智能問答功能

序號功能指標功能要求約束

1推薦問題點擊某一個預置推薦問題，觸發(fā)指令，系統(tǒng)進行回答可選

2自主發(fā)問在下方輸入框輸入內(nèi)容進行提問，系統(tǒng)進行回答可選

點擊新主題圖標，即清空上方所有問題及回答，重新開始，保留

3清空可選

推薦語

4插入支持將生成結(jié)果插入到在線編輯的文檔中可選

5復制復制回答內(nèi)容，同時支持快捷鍵ctrl+c復制可選

7.4智能閱讀

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7.4.1智能閱讀

智能閱讀，通過AI技術(shù)與NLP技術(shù)分析與理解文件內(nèi)容形成摘要、元數(shù)據(jù)、附件、關(guān)鍵詞、

高頻詞、標簽、系列文件、相關(guān)文件等信息。

應包含但不限于表17中列出的功能。

表17智能閱讀功能

序號功能指標功能要求約束

支持在線閱讀文檔，支持翻頁、放大縮小、旋轉(zhuǎn)、切換視圖等，

1在線閱讀必選

可收藏文檔到個人收藏夾，根據(jù)權(quán)限也可進行下載和打印

2文檔信息支持展示該文檔的各類元數(shù)據(jù)信息列表必選

3附件查看支持公文中含有附件，可展示并通過瀏覽器直接查看或下載必選

7.4.2關(guān)聯(lián)閱讀

關(guān)聯(lián)閱讀，通過AI技術(shù)與NLP技術(shù)分析與理解文件內(nèi)容利用知識關(guān)聯(lián)，快速關(guān)聯(lián)人名/地名/

機構(gòu)名/文件/會議/專業(yè)術(shù)語等內(nèi)容。

應包含表18中列出的功能。

表18關(guān)聯(lián)閱讀功能

序號功能指標功能要求約束

1知識提取支持展示該文檔包含的機構(gòu)、人物、事件等的實體信息必選

2相關(guān)文檔支持展示與該文檔相關(guān)的文檔列表必選

3系列文件展示該文檔相關(guān)的系列文件，若無則不展示可選

7.4.3公文借閱

公文借閱包含借閱申請、借閱審批、借閱管理、文件歸還與借閱查詢。

應包含表19中列出的功能。

表19文檔借閱功能

序號功能指標功能要求約束

支持對無權(quán)限查看的文檔提交借閱申請，應包含借閱申請、借閱

1提交借閱申請必選

審批、借閱管理、文件歸還與借閱查詢等